企业合同管理办法2014.doc

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XXXXXX关于公布《XXXXXXX合同管理办法》的通知

管内各单位：

为进一步规范合同管理工作，依法维护段合法权益，结合我段实际，重新修订《XXXXXX合同管理办法》，前发[2011]94号合同管理办法同时废止，现予公布，请各部门认真贯彻执行。

XXXXXXX合同管理办法

第一章总则

第一条为落实精细化管理，规范全段合同管理工作，有效防范经营风险，维护段合法权益，根据有关法律法规和铁道部、路局《合同管理办法》及《XXXXXXX局法律事务管理信息系统管理办法》的规定，制定本办法。

第二条本办法所称的合同是指XXXXXXX对外设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

劳动合同不适用本办法。

第三条段行政主要负责人是本单位合同管理的第一责任人，对合同管理工作全面负责。

第四条段合同管理要遵守国家法律法规和政策规定，坚持依法签订、全面履行、平等互利、协商一致的原则，必须遵守法律、法规和本办法的规定，任何部门和个人不得利用合同进行违法活动，牟取非法收入，损害国家和段的利益。

第二章合同管理部门、人员及职责

第五条合同管理是铁路企业管理的重要内容，各部门应当重视合同管理工作，完善合同管理制度，规范合同管理程序，认真做好合同的签订、履行和管理。

第六条段经营管理科是段合同管理部门，负责全段的合同管理工作。

职责是：

（一）制定、修改段合同管理办法及相关管理制度；

（二）参与段重大合同招投标、谈判等事宜，依法提出法律意见；

（三）负责对本办法第二十三条规定的合同文本进行合法性审查；

（四）办理企业法人的转托委托事宜；

（五）负责段合同专用章管理；

（六）对全段合同管理工作进行检查、指导和考核；

（七）负责全段合同管理人员的培训；

（八）负责合同管理其他相关工作。

第七条合同管理人员的基本职责：

（一）制定、修改本单位合同管理制度，建立合同管理台账；

（二）参与本单位重大合同招投标、谈判等事宜；

（三）负责合同专用章和授权委托书、转托委托书的管理；

（四）对本单位的合同文本进行合法性审查，并负责送路局审查事宜；

（五）监督检查合同的履行；

（六）负责合同资料整理、归档工作；

（七）报告并参与处理本单位的合同纠纷；

（八）负责合同报表的填记上报工作；

（九）负责合同管理其他相关工作。

第三章合同签订

第八条订立合同，除能够即时清结外，应当采用书面形式。

合同文本应当使用路局公布的合同示范文本。

第九条合同文本应当由法定代表人或授权的委托代理人签字。

委托代理人必须在授权的范围内代表路局签订合同，不得转委托。

但遇有疾病、外出或其他特殊情形无法行使代理权时，可转委托。

第十条禁止任何人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以路局或段的名义订立合同。

禁止代理人利用合同谋取不正当利益或与第三人串通，损害路局或段的利益。

第十一条合同签订前，承办部门应当审查确认对方当事人的下列情况:

（一）主体真实、合法；

（二）资质可靠、信誉良好，具有履约能力；

（三）代理人的代理事项、权限和期限与拟签订的合同相符；

（四）其他应当审查确认的情况。

第十二条合同签订时，承办部门必须留存对方当事人提供的下列资料：

1.《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》原件及与原件核对无误的法定代表人、委托代理人身份证复印件。

2.加盖对方当事人印章的《企业法人营业执照》及其他相关资质证书的复印件;

3.对方为自然人的，应留存与原件核对无误的《居民身份证》复印件。

第十三条合同必须通过法律事务管理信息系统办理，合同审查联签后方可签字、盖章，合同审查联签实行归口把关，分工负责，按照以下程序进行：

（一）合同承办部门负责提供或起草拟签订的合同文本和相关资质

（二）各用户要严格按照路局公布的系统使用说明和操作流程办理相关法律事务。

（三）合同审查联签，承办部门要按照路局规定输入相关信息，上传相关资料。

（四）法律事务管理员对输入信息和上传资料进行审查合格后，选择与本事项审查有关的用户，启动审查流程。

（五）审查人员（计划部门、业务部门、财务部门、法律事务管理员、主管领导、行政主要领导）必须签署详细的审查意见，并加盖电子合同印章。

（六）审核完毕的合同文本，由法定代表人或委托代理人在合同文本上签字。

对于本办法第二十三条规定的合同，除履行上述第一至五款规定的程序外，报送局企业管理和法律事务处审查。

重大合同须经企业管理和法律事务处负责人审核后方可在合同文本上签字。

第十四条合同承办部门对报送审查合同所提供资料的真实性负责；计划、技术（业务）、财务等部门按照其职责范围对合同相关内容负责；合同管理人员对合同文本的合法性负责。

第十五条合同承办部门应保证留给审查部门合理的合同审查期间，一般不少于2个工作日。

第十六条重大合同签订前，承办部门应通知合同管理人员参加前期调研、谈判、招投标等工作，并充分尊重合同管理人员提出的法律意见。

未通知合同管理人员参加，或者无正当理由而未采纳合同管理人员提出的法律意见的，合同风险由承办部门承担。

第十七条合同签订过程中，应当对双方往来的电报、电传、信函和电子邮件等电文数据资料妥善保存。

如有异议，应当及时书面回复对方，避免引发纠纷。

第十八条合同设立担保的，应当明确担保的方式、范围和期限，可以作为主合同的一个条款，也可以订立独立的担保合同，作为主合同的从合同。

第十九条合同文本末页无正文的，应当注明“此页无正文”字样。

第二十条对外签订合同的主体名称应当为XXXXXXX局XXXXXXX，严禁使用行政章对外签订合同，局属非法人单位之间签订合同使用行政章。

严禁将仅有我方签字、盖章却无合同条款的合同末页，交、寄给对方签字盖章。

严禁向对方出具盖有我方合同专用章，而无填记内容的空白合同书。

第二十一条合同专用章由局办公室统一刻制、企业管理和法律事务处统一管理，登记发放、回收，段经营管理科具体管理，任何部门和个人不得擅自刻制。

合同专用章应当妥善保管，并按照规定使用。

合同专用章被盗或遗失的，应立即向公安机关报案，同时报告局企业管理和法律事务处，并登报声明作废。

第二十二条使用合同专用章时，合同管理人员应确认合同审查联签手续齐全，法定代表人或委托代理人已在合同文本上签字。

对符合用印规定的，由合同承办人员进行登记（附表六）后，合同管理人员方可加盖合同专用章。

合同文本两页以上的应当加盖骑缝章。

第二十三条下列合同须报送局企业管理和法律事务处进行合法性审查：

（一）涉外、对外投资、担保、借款、不动产转让、股权转让等合同；

（二）签订的标的额在100万元及以上的建设工程合同，标的额在50万元及以上的其他类型合同。

第四章合同履行、变更和解除

第二十四条合同生效后，应当全面履行。

合同管理人员应当加强对合同履行情况的跟踪检查，发现问题后，及时提出处理意见。

第二十五条合同承办部门应当对合同履行的全过程负责。

遇有不可抗力等原因影响我方履行合同时，应立即将相关情况报告段主管领导、合同管理人员，研究提出处理意见，报局企业管理和法律事务处审查同意后，通知对方当事人。

发现对方不履行或不完全履行合同时，除及时督促对方继续履行外，应立即报告段主管领导、合同管理人员，并积极采取补救措施，防止损失扩大。

同时，注意收集、保全有关证据资料。

对符合本办法第二十三条规定的合同，应在2日内书面报告路局，由企业管理和法律事务处组织有关部门和单位调查了解情况，提出应对方案。

第二十六条在合同履行过程中，财务部门要严格把关，对具有下列情形之一的，不予付款：

（一）应当订立书面合同而未订立的；

（二）收款单位名称与合同对方当事人名称不一致的。

但合同约定可变更付款单位的除外；

（三）合同未经审查联签的。

第二十七条当事人协商一致，可以变更合同。

我方提出变更时，合同承办部门应当书面通知对方，说明变更理由、内容、对方答复的形式及期限等，对方同意变更的，双方另行签订变更协议。

当我方接到对方的变更通知时，应立即审查对方的变更理由是否合法、正当。

对于符合变更条件的，双方应订立变更协议，并对因变更给我方造成经济损失的赔偿方式及数额予以明确。

第二十八条对设有担保的合同进行变更时，应当征得担保人的同意，并由担保人在变更协议上签字盖章。

第二十九条当事人协商一致，可以解除合同。

我方依照合同约定或法律规定解除合同的，应当以书面形式通知对方，并让对方签收解除合同通知。

我方接到对方解除合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否合法、正当，如有异议，应当及时以书面形式提出。

对于符合解除条件的，双方应订立书面解除协议。

并对因解除合同而给我方造成经济损失的赔偿方式及数额予以明确。

第三十条在合同履行过程中，合同管理人员应填写《XXXXXXX局合同履行信息表》（附表四），主要记载合同履行过程中的变更、纠纷处理等情况。

第五章合同档案管理

第三十一条应当加强合同档案的管理工作，合同承办部门应及时收集保存合同相关资料。

第三十二条合同档案资料主要包括：

（一）对方当事人《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、法定代表人身份证复印件、委托代理人身份证复印件以及合同文本、补充协议、合同审查联签表原件；

（二）对方当事人《企业法人营业执照》和相关资质证明复印件；

（三）招投标文件、会议纪要、来往信函及签收单据等其他相关资料。

第三十三条合同档案资料中除技术性资料原件和财务凭证原件由有关职能部门保管外，合同承办部门在合同履行完毕后，应当及时将合同档案资料移交合同管理人员，合同管理人员填写《合同档案封面》（附表二）和《合同基础资料目录》（附表三）后归档，并按照会计档案规定期限保管。

第三十四条段合同管理人员应于每年7月5日和次年1月5日前，向局企业管理和法律事务处报送半年和全年的《XXXXXXX局合同管理统计表》（附表五）及合同管理工作总结。

第六章检查考核和责任追究

第三十五条段将根据路局合同管理考核标准，做好每半年路局对合同管理工作进行的检查考核的迎检工作。

第三十六条合同检查考核的主要内容:

（一）合同管理制度的制定与落实情况；

（二）合同审查联签制度的执行情况；

（三）合同的签订和履行情况；

（四）授权委托书的保管、使用及转委托情况；

（五）合同专用章的使用登记情况；

（六）合同基础资料保管和档案建立情况；

（七）合同管理人员及相关人员的教育培训情况；

（八）合同纠纷处理情况。

第三十七条合同检查考核实行百分制。

采取在段自查的基础上，路局进行全面检查考核的方式，考核结果分为优秀、合格和不合格三个档次。

90分以上为优秀，75分至89分为合格，75分以下为不合格。

第三十八条根据考核评定结果，路局对合同管理优秀单位通报表扬，并给予奖励；对不合格单位通报批评，并纳入安全经营业绩考核。

第三十九条有下列情形之一的，路局除下发限期整改通知书，通报批评外，并给予300-10000元的罚款。

（一）未经授权擅自对外签订合同的；

（二）未执行合同审查联签制度或未按审查意见修改完善合同文本的；

（三）因管理不善致使合同专用章或法定代表人授权委托书、转委托书丢失的；

（四）单位撤销、合并或名称变更后，未按照本办法第二十一条规定交回合同专用章的；

（五）未建立合同档案的；

（六）因保管不善致使合同资料丢失的；

（七）未按照规定报送合同管理统计表等相关资料的；

（八）发生合同纠纷后隐瞒不报，导致纠纷案件发生的；

（九）其他违反本办法规定的行为。

第四十条合同签订、履行过程中，因严重不负责任，有失职、渎职等行为，给段造成经济损失的，按照段有关规定进行责任追究。

第七章合同纠纷处理

第四十一条发生非诉讼合同纠纷后，合同承办部门应及时报告段主管领导和合同管理人员，并研究提出应对措施，妥善处理。

因本办法第二十三条所列合同发生纠纷的，应在2日内书面报告路局业务主管部门和企业管理和法律事务处，由业务主管部门牵头，企业管理和法律事务处配合依法研究处理方案。

第四十二条非诉讼合同纠纷处理，应尽可能与对方当事人协商，妥善解决纠纷。

经协商达成一致意见的，应当及时签订书面协议，避免引发诉讼案件。

第四十三条需要通过诉讼或仲裁解决的合同纠纷，按照《XXXXXXX局法律纠纷案件管理办法》的有关规定执行。

第八章附则

第四十四条本办法所称重大合同是指涉及对外投资、担保、借款、不动产转让、股权转让、涉外及其他法律关系复杂、履行期限在六个月以上的合同。

第四十五条本办法由段经营管理科负责解释。

第四十六条本办法自公布之日起实施，原有关合同管理规定与本办法不一致的，按照本办法执行。

附件：

XXXXXXX局合同审查联签表

XXXXXXX局合同档案（封面）

合同基础资料目录

XXXXXXX局合同履行信息表

XXXXXXX局合同管理统计表

签订合同用印登记表

附件1

XXXXXXX局合同审查联签表

合同名称：

编号：

送审单位

送审时间

送审人

职务

联系电话

对方单位

合同标的

标的额（万元）

履行期限

计划部门

审查意见

审查人：

年月日

业务部门

审查意见

审查人：

年月日

财务部门

审查意见

审查人：

年月日

合同管理人员

审查意见

审查人：

年月日

主管领导

审查意见

审核人：

年月日

行政主要负责人审核意见

签名：

（单位章）年月日

大中型建设项目主管部门审核意见

审查人：

年月日

路局法律顾问

审查意见

审查人：

年月日

重大合同

企管处负责人

审核意见

审核人：

年月日

附件2

XXXXXXX局合同档案（封面）

单位（部门）：

合同名称：

合同编号：

合同类别：

合同标的额：

履行期限：

附件3

合同基础资料目录

序号

名称

页码

1

合同审查联签表

2

合同履行信息表

3

合同文本

4

补充协议

5

招标文件

6

投标文件

7

中标通知书

8

对方当事人企业法人营业执照复印件

9

对方当事人法定代表人身份证明

10

对方当事人法人授权委托书

11

对方当事人委托代理人、法定代表人的身份证复印件

12

会议纪要

13

双方往来的其他文件资料等

14

15

16

附件4

XXXXXXX局合同履行信息表

合同名称：

编号：

履行

期限

履行

部门

合同

履行

情况

记录

履行

完毕

时间

附件5

XXXXXXX局合同管理统计表

单位（章）：

年月日

铁路局本级

运输生产站段

备注

签订合同件数

标的额（万元）

重大合同件数

履行完合同件数

法律顾问审查件数

引发纠纷件数

签订合同件数

标的额（万元）

重大合同件数

履行完合同件数

法律顾问审查件数

引发纠纷件数

一、经营类合同

1.买卖合同

2.承揽合同

3.租赁合同

4.联营合同

5.委托理财

6.对外投资、担保、借款合同

7.运输合同（不含铁路客货运输）

8.其他

二、建设工程合同

9.工程招投标合同

10.工程物资采购合同

11.征地拆迁合同

12.其他

三、劳务合同

13.劳务派遣合同

14.劳动合同

15.非全日制用工合同

四、不动产合同

16.土地合同

17.房产合同

18.其他

五、其他合同

合计

填表人：

负责人：

填写说明：

1、“履行完合同件数”栏填写统计年度履行完毕（含转让）的合同件数；2、“法律顾问审查数”栏填写经本企业法律顾问或律师审查后签订的合同件数；3、“引发纠纷”包括合同执行中引发的各类诉讼和非诉讼纠纷；4.“联营合同”包括各类合资、合作、联营合同；5.“工程招投标合同”包括铁路建设工程中的勘查、设计、施工、监理、咨询等各类招投标合同；6.“经营合同”中涉及不动产买卖、租赁的，列“不动产”合同。

-17-

附件6

签订合同用印登记表

编号

合同名称

对方单

位名称

标的额

（万元）

合同

份数

合同

文本

签字人

用印

时间

经办人

签字