文件编号规则.docx

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QCT/WJ-ZH-GZ-1801-001

文件编号规则

1.目的

确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。

2.适用范围

适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。

3.总则

1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。

2.由综合部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。

3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

4.文件类别

4.1文件

1.管理制度

2.技术文件

3.合同（招投标）

4.外来文件

4.2记录

1.会议记录

2.检查记录

3.工作总结（周报、月报）

4.工作计划

5.文件编号规则

5.1编码元素使用规则

5.1.1公司名称

公司全称：

XXXXXX有限公司

简称：

QCT

5.1.2部门代号

CW--财务部ZH--综合部XM--项目部GC--工程部YX--营销部

5.1.3日期代号

统一采用“yyxx”的格式，例如“1801”代表该文件是2018年1月制定的。

5.1.4流水号

统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：

“001”代表第一份文件。

5.1.5文件版本编号vdd

下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：

起草版本的编号为0.1,0.2,0.3,...,1.0。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。

例如，0.1,0.1.1,0.1.1.1。

一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。

版本编号不断变化为：

1.0,1.1,1.2,...,1.10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1,2.2等。

5.2文件编码结构

QCT/XX—XX—XX—YYXX—LLL

流水号

日期代号（年年月月）

文件类型

部门代号

企业代号/文件（记录）

5.3文件分类编码规则

5.3.1规章制度和管理文件

格式：

QCT/WJ-ZH-ZD-vdd

格式说明：

公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号

5.3.2合同（招投标）协议

格式：

QCT/WJ-CW-T-yyxx-nnn

格式说明：

公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号T：

合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；O-其他合同）

5.3.3外来文件

格式：

QCT/WJ-AA-RM-yyxx-nnn

格式说明：

公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号

5.3.4技术文件

格式：

QCT/WJ-XM-（AB）BB-yyxx-vdd

格式说明：

公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-版本号

5.3.5会议记录

格式：

QCT/JL-ZH-HY-yyxx-nnn

格式说明：

公司名称/文件类别-部门缩写-会议缩写-年月-流水号

5.3.6工作总结或工作计划

格式：

QCT/JL-QF-ZJ/JH-yyxx-nnn

格式说明：

公司名称/文件类别-部门缩写-总结/计划缩写-年月-流水号