商务英语信函的信头Word格式文档下载.docx

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　　商务信函必须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要意义。

　　书写日期应注意以下几点：

　　1.“年”应完全写出，如20XX，不能简写成06；

　　2.在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出来；

　　3.书写“日”可以用序数词，但最好用基数词；

　　英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如：

12July20XX；

美式信函日期按月、日、年的顺序，中间加逗号，如：

July12，20XX。

　　第五讲：

英文信内地址写法Insideaddress

　　由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人地址应按照对方公司信纸中的信头书写，切勿擅自更改。

写国际地址时，不要忘记在最后一行写上国家名。

航空投递的信函，要在信内地址之上注明。

以下为几种信内地址的写作实例：

　　致某公司：

　　messrs.LakeKane＆co.，Ltd.

　　66martinsLane

　　Londonec3V7bh

　　致公司中某职位：

　　Themanager

　　eaglepressInc.

　　致公司某人：

　　mrs.Juttabrown

　　英文请某人注意行写法Attention/Attn.

　　请某人注意行（Attention，缩写：

Attn.）用于写信人在把信寄给一个单位时，希望把信递交给某人或某部门处理。

　　Attention位于信内地址下空一行，加上底线；

写法分英式和美式两种，例如：

Fortheattentionofmr.Davidschiller（英式），Attention:

mr.Davidschiller（美式）。

使用Attention时，因为信函实际上是寄给公司的，所以开头的称呼（salutation）为Dearsirs,（英式）和gentlemen（美式）。

　　英文称呼写法salutation

　　如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：

“Dearsirs,”（英式）或

　　“gentlemen:

”（美式）。

在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用TowhomItmayconcern或Dearsirormadam。

在写信给特定的组织时，更愿意使用Dearmember,Dearcustomer,和DearhumanResourcesmanager这样的称呼。

　　如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。

　　商务信函一般用Dearmissbrown，Dearmr.smith。

Dear纯属公务上往来的客气形式。

写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。

例如：

mydearfather，DearTom等。

　　英文主题写法subject

　　书写subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。

一般来说如果信内有Referencenumber，就不一定再写subject。

　　subject位于salutation下空一行。

一般有三种书写形式：

直接书写、subject:

和Re:

。

为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如：

　　InVoIce12345Re:

Invoice12345

　　subject:

　　英文信正文写法body

　　正文是信函的核心内容。

一封内容得体的商务信函，不仅能够达到把事情办好的目的，而且还能促进双方的友谊。

在商业界人们通常用5个c来衡量一封信函的好坏：

conciseness（简洁）、clarity（明了）、correctness（正确）、completeness（完整）、courtesy（礼貌）。

　　Dearmr.smith,

　　Aswementionedinourpreviousquotation,thepriceislikelytorise.sincematerialpriceisaverycrucialelementforourcostaccounting,wearecompelledtoshiftthisrisetoourcustomers.

　　Thepricefor33eurohasincreasedto33.5euro,packingchargeandfreightremainingunchanged.

　　wethankyouforyourunderstandingandlookforwardtohavingagoodcooperationwithyou.

　　Yourssincerely，

　　mingLi

　　英文结尾敬辞写法complimentaryclose

　　几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。

它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。

　　至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系，例如：

　　1.如果不知到收件人的姓名，开头的称呼是Dearsirs，（英式）或gentelmen:

（美式），则结尾敬辞采用Yoursfaithfully，（英式）或Yourstruly，（美式）；

　　2.如果知到收件人的姓名，开头的称呼是Dearmr.brown，则结尾敬辞采用Yourssincerely，（英式）或sincerely，（美式）。

　　3.如果是写给朋友，家人或同事，开头的称呼是DearDavid，则结尾敬辞采用bestwishes

　　英文签名、附件写法signature/enclosure

　　签名代表了写信人，所以其形体和写法应保持固定。

签名最好用钢笔。

署名既要难以模仿又要清晰易解。

为便于辨认，一般商务书信，还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。

　　签名格式和规则有以下一些约定：

　　1.签名者代表公司、某单位名义时，应在结束词下方打出全部大写的单位名称，然后再签名。

　　2.女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（miss）或（mrs.）。

　　3.当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by,for,perpro或p.p.字样。

　　如果信函中有附件，在信纸的左下角，与签名间隔1行或是2行的位置打上“enclosure”或其缩写encl.或enc.。

　　如果附件不止一项，应写成encls.或encs.，并应注明有几个附件，以便收信人查点，例如：

encl.onecheck

　　encls.catalogueand2photos

　　encl.a/s（指附件如信中所述，a/s即Asstated）

　　英文抄送、附言写法carboncopy/postscript

　　如果本信函需要抄送他人阅览，则须注明抄送人的名称，例如：

　　cc.mr.Davidschiller,executingmanager

　　附言（postscript，简写为p.s.）用来说明没有包括在信中的想法和内容。

有时一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时可用附言填补遗漏内容。

在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑。

附言应尽量做到简明扼要。

附言通常在签名下方，从左侧顶格书写，例如：

　　p.s.eachindividual’se-mailaddressremainsunchanged

　　英文书信格式及英美差异

　　英文书信通常由下列五个部分组成：

　　A信头（heading）

　　信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。

在比较熟识的朋友之间的通信，写信人的地址常可略去。

本课的信头就只写了写信日期，而没有写信人的地址。

日期通常有下列两种定法：

（a）月、日、年：

如August15,200__（b）日、月、年：

如15thaugust,200__

　　地址的写法通常是由小到大，如：

门牌号、街道名、市（县）名、省名、国名（邮政编码通常写在城市名之后）。

这同中文书信的地址写法完全相反。

地址可以写1～3行，日期写在地址的下方（见信笺格式）。

　　b称呼（salutation）

　　称呼指写信人对收信人的称呼，如Dearxiaojun，写在信头的下方和信笺的左边。

称呼一般用Dear?

或mydear?

开头，称呼后一般用逗号。

　　c正文（body）

　　这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。

正文要求文字通顺，层次分明，表意清楚。

可以手书，也可以打写。

　　D结束语（complimentaryclose）

　　它是书信结尾的恭维话，相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语。

本课书信中的“bestwishes”（致以最好的祝愿）就是结束语。

e签名（signature）

　　（:

商务英语信函的信头）签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置，如本课信中的charlie.签名应是亲笔书写，即使是打写机打出的信件，最后仍需亲笔签名。

在签名的上方可根据写信人和收信人的关系写上sincerelyyours/Yourssincerely（用于长辈或朋友之间），或Respectfullyyours/Yoursrespectfully（用于对长辈或上级）。

　　英文书信格式称谓差异

　　商务英语书信（businessorcommercialenglishcorrespondence）是指交易时所使用的通信。

在美国，常用businesswriting，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。

英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。

　　篇二：

英文商务信函写作格式

　　英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。

　　混合式：

每一段的首行缩进两格。

落款在信末中间靠右下的位置。

　　齐头式：

信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。

　　英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：

（1）信头Theheading

　　信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。

当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

（2）编号和日期Thereferencenumberandthedate

　　方便以后查信使用。

Yourref:

（你方编号）ourref:

（我方编号）

　　日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。

日期的英式写法是日、月、年；

美式写法是月、日、年。

为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。

比如may，1998（美式写法）；

1，may，1998（英式写法）。

　　（3）信内地址Theinsideaddress

　　与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。

　　书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如company与co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。

收信人地处的书写格式与信封相同。

　　（4）称谓Thesalutation

　　在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dearsirs”；

称呼企业，公司的妇女组织常用madams，Ladies；

无具体收信人姓名用Dearsirormadam称呼收信者。

　　收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如mr.（先生），mrs.（夫人），miss（小姐），hon（用于称呼市长、部长、大使等），pres.（总经理、会长、总统等），prof.（教授）等等。

　　（5）开头语Theopensentences

　　开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。

如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。

开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

　　（6）正文Thebodyoftheletter

　　正文的地位和内容与中文书信相同。

在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。

信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

　　（7）结尾语Theclosingsentences

　　结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”

　　等，另外也附加一些略带客套的语气。

正文结束后，另起一段写结尾语。

　　（8）结束语Thecomplimentaryclose

　　英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。

若收信者为公司，谦称则常用：

　　YoursTruly，TrulyYours，Yoursfaithfully等；

若收信者为个人，则常用：

Yourssincerely，sincerelyyours等。

需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。

　　（9）签署Thesignature

　　签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。

签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。

尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。

为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。

常见的职衔有：

　　chairmanoftheboardofdirectors（董事长），president或genera1manager（总经理），Director（董事），standDirector（常务董事），manager（经理），headofDepartment（职员），manageress（女经理），

　　headofaDepartment（处长），sectionchief（科长）等。

　　需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。

　　（10）、附件enclosure

　　如果信中有附件，应在左下角注明encl.或enc.。

　　例如：

　　encls:

2Invoices

　　enc.:

1b/Lading

　　（11）其它

　　商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：

　　①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.（Attention的缩写）字祥，也可在字下划横线表示。

　　②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在subject底下划横线，以提醒对方注意。

　　③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。

　　④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。

　　⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用p.s.（postscript的缩写）引导。

　　对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：

　　日期may,20,1998,收信人mach&

.welson，

　　地址340camedleAveKemlworttl，n.T,

　　注意Attn：

mr.Jackg.Johnson

　　schARFmAnbRos.Inc

　　cAbLeADDRessexport一manufacturersTeLephones

　　信头hempsTsRepresentatives一Importers（516）292一1750

　　sauco393FRonTsTReeT

　　TeLex:

96-7725hempsTeD

　　newYoRK11550

　　称呼Dearsirs。

　　ThankyouforyourinterestinthemeYLAnlineofstopwatches，timingdevice，etc。

　　信文：

　　weareleasedtoinformyouthatweactasextensiveexportrepresentativesformeYLAncoRp。

p1easeadviceifyouareinterestedinreceivingourfullcatalogandpricelist。

　　信尾谦称Verytrulyyours，

　　公司名称schRTFmAnbRos.Inc.

　　签字

　　写信人姓名michaelseharfmah

　　写信人职务manager

　　发信人及打字员ms／am

　　附件encl.one

　　样信一：

　　1、收信人的邮箱

　　2、发信人的邮箱

　　3、写信日期：

写日期时，请注意以下几点：

　　a.年份要写完整，不能用03代替20XX。

　　b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03不能在正式的信件中出现。

但是可

　　以用英文缩写，比如用Aug.代替August。

　　4、时间

　　5、主题

　　6、称呼

　　7、正文

　　8、结束语

　　9、签名

　　10、联系方法：

　　这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。

写地址要注意：

一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。

　　篇三：

12种商务英语信函范文精选

　　12种商务英语信函范文精选

　　20XX-03-1417:

25

　　第一种、介绍信LettersofIntroduction

　　实例之一：

　　Dearmr./ms.,

　　Thisistointroducemr.FrankJones,ournewmarketingspecialistwhowillbeinLondonfromApril5tomidAprilonbusiness.

　　weshallappreciateanyhelpyoucangivemr.Jonesandwillalwaysbehappytoreciprocate.

　　Yoursfaithfully

　　尊敬的先生/小姐，

　　现向您推荐我们的市场专家弗兰克·

琼斯先生。

他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。

　　我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。

　　您诚挚的

　　实例之二：

　　Dearmr./ms,

　　wearepleasedtointroducemr.wangYou,ourimportmanagerofTextilesDepartment.mr.wangisspendingthreeweeksinyourcitytodevelopourbusinesswithchiefmanufacturesandtomakepurchasesofdecorativefabricsforthecomingseason.

　　weshallbemostgratefulifyouwillintroducehimtoreliablemanufacturersandgivehimanyhelporadvicehemayneed.

　　我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。

王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。

　　如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。

　　第二种、约定Appointments

　　mr.Johngreen,ourgeneralmanager,willbeinparisfromJune2to7andwouldliketocomeandseeyou,say,onJune3at2.00p.m.abouttheopeningofasampleroomthere.pleaseletusknowifthetimeisconvenientforyou.Ifnot,whattimeyouwouldsuggest.

　　Yoursfaithfully,

　　尊敬的先生/小姐

　　我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：

00点拜访您。

　　请告知这个时间对您是否方便。

如不方便，请建议具体时间。

您诚挚的

　　Thankyouforyourletterinformingusofmr.green’svisitduringJune2-7.unfortunately,mr.edwards,ourmanager,isnowincairoandwillnotbebackuntilthesecondhalfofJune.hewould,however,bepleasedtoseemr.greenanytimeafterhisreturn.

　　welookforwardtohearingfromyou.

　　谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。

不巧，我们的总经理艾得华先生现正在巴黎，到六月中旬才能回来。

但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。

　　希望收到您的来信。

　　Dearmr/ms,

　　Irepresentthew/pelectronicscompanyinDallas,andwillbeinKunmingfromnextmondayt