机关归档文件整理培训材料Word格式.docx
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档号是在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类
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别和排列顺序。
1、应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
2、应区分不同价值，便于保管和利用。
3、应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4、应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5、归档文件整理流程。
（1）纸质归档文件整理流程：
组件—修整—装订—分类—排列—编号—编页—编目—装盒—排架
（2）电子文件整理流程：
组件—格式转换—元数据收集—分类—排列—编号—编目—归档数据包组织
—存储
（一）收集要求
凡是本单位工作活动中形成、办理完毕的，对以后工作有查考利用价值的公
文、电报、各种记录、单位出版物以及各种图表、册簿等都应齐全完整地收集起
来。
文件材料收集的基本要求是齐全完整、真实可靠和及时有效。
1、文件材料收集主要来源有四个：
（1）本单位形成的；
（2）上级单位颁发的；
（3）下级单位上报的；
（4）同级单位和不相隶属单位抄送的。
2、文件材料收集过程中要把握好九类文件材料的收集工作：
（1）“红头文件”，如规定、条例、办法、决定、指示、通知、报告、函、批复、批转文件等；
（2）“白头文件”，如会议文件、经验介绍、调查报告、通知等；
（3）公布性文件，如公告、通知、布告等；
（4）内部使用文件，如会议记录、规章制度、计划、总结、登记表、统计表
等；
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（5）记载性文件，如大事记、工作日记、组织沿革等；
（6）报道性文件；
（7）契约性文件，如协议、合同、意向书等；
（8）证明性文件，如介绍信存根、组织关系存根等；
（9）电子文件，包括与上述文件材料相对应的电子文件以及其他各类电子文件等。
3、文件收集过程中要注意把好三关：
（1）齐全完整关，如正文与附件是否齐全，与纸质相配套的其他载体形式的资料是否齐全；
（2）文件签批关，看文件有没有签批单，签发手续是否完备；
（3）用笔用纸关，公文用纸要规格统一，尺寸一致，用笔要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料，不要用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；
重要的传真件（热敏纸）需要存档的，要复印后将复印件与传真件一同存档。
（二）归档范围审查
归档范围，就是归档文件整理的范围，一个单位在工作活动和使用的文件材料很多，在这些文件中，不是所有的文件都需要归档，而是要正确区分归档与不归档的文件材料的范围，各单位要按照文件材料收集的四个来源，结合本单位制定的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，确定文件材料的收集范围和保管期限。
在审查工作中要注意两点：
一是既要确保归档文件的齐全完整，又要防止“有文必档”；
二是不归档的文件材料在单位保存一二年后再按规定审查、
鉴定、销毁，处理不归档文件时，要妥善处置防止泄密。
1、机关文件材料归档的范围
（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；
下级机关报送的重要文件材料；
（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
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2、机关文件材料不归档范围
（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（三）文件材料保管期限的划分
按照国家档案局令第8号，机关文书档案的保管期限划分为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
1、永久保管的文书档案主要包括：
（1）本机关制定的法规政策性文件材料；
（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
2、定期保管的文书档案主要包括：
（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
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（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（4）本机关一般性事务管理文件材料；
（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
3、保管期限确定原则
凡是反映本机关中心工作、主要职能活动和基本历史面貌的文件材料均划为
永久；
凡是反映机关一般工作活动、一定时间内需参考利用的文件材料均划为定
期。
（四）整理要求
归档文件整理一般要求是组件、分类、排列、编号、编目。
1、组件
（1）件的构成
件即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；
文
件的正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；
转发文与
被转发文为一件；
原件与复制件为一件；
正本与翻译本为一件；
中文本与外文本
为一件；
报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；
简报、
周报等材料一期为一件；
会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一
年一本的，一本为一件；
来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
介绍信及存根可依材料多少按时间顺序自定件数，如一年或半年的作为一件，但跨年度的材料应分别组件。
注意：
我们说的“为一件”就是实体装订在一起，编目时也视为一个条目，但不
允许将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起，这样容易引起检索混乱，难以查找。
如会议文件，会议预备通知、通知、会议日程、领导
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讲话、典型经验、会议总结等多份文件，这些文件都归属于某一次会议这个事由，但不能装订在一起，应单份文件装订，按会议日程或时间先后顺序排列。
一般来说，文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；
重要
文件（如法律法规）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。
正文与附件为一件，如果附件量太多或者太厚不易装订，也可各为一件，附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字等，文件在运转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单、发文稿
纸，有的还附有领导批示的签批条等，这些表单是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。
排列时注意批复在前，请示在后；
正文在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；
会议文件、统计报表等“成套性”文件可集中排列，这里的“成套性”是指某些
事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。
例如一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索。
统计报表、
内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较普遍，因此也宜于集中排列。
（2）件内文件排列规则
①正文在前，附件在后；
③正本在前，定稿在后；
③转发文在前，被转发文在后；
④原件在前，复制件在后；
⑤不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；
⑥中文本在前，外文本在后；
⑦来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；
⑧有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；
正本在前，发文稿纸和定稿在后（即收文排列顺序是文件处理单或者拟办单、正文、附件；
发文排列顺序是正文、发文标签、底稿）。
（3）除《规则》明确说明的情况外，以下情况多份文件以件整理时应注意：
①会议纪要、会议记录应按照时间先后排序；
②介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序；
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③新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序；
④行政审批、处罚等材料应结论材料在前，其他材料依工作流程顺序排列在
后。
2、分类
（1）分类是指全宗内归档文件的分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的特征，分为若干类别，并将各类别按照层级关系组合为一个有机整体的过程。
分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。
同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。
（2）《规则》选择年度、机构（问题）、保管期限作为基本的、通用的分类方法，采用这三种分类方法能够反映档案管理的规律和要求，便于实现档案的有序管理和有效检索。
规模较小或每年形成的文件数量少的机关推荐采用“年度——保管期限”复式分类法进行分类。
①年度——保管期限分类法及其分类方案
即先将归档文件按年度分类，再在年度下按其保管期限进行分类。
此时分类方案为：
2011年⋯⋯永久、30年、10年
2012年⋯⋯永久、30年、10年
2013年⋯⋯永久、30年、10年
②按年度分类时需注意几点：
a.跨年度形成的文件，一般应以文件签发日期为准。
b.跨年度形成的会议文件归入闭幕年。
c.跨年度办理的文件归入办结年。
d.对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。
e.当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
f.一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。
分年度时，一般来说应以文件
签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。
例如2015年形成的《2016——2020年工作规划》，应归入2015年度；
2016年形成的《2015年机关工作
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总结》，应归入2016年；
2015年制定、2016年生效的法律法规，应归入2015年。
g.正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的归档年度，应以装订时排在最前面的文件的签发日期（即落款日期）为准。
具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；
正文与附件为一件，以正文为准；
转发
文与被转发文为一件，以转发文为准；
来文与复文为一件，以复文为准。
h.文件没有标注日期时,此类情况常见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。
当文件的形成年度确实无法考证时，可以将归档时的年度作为其归档年度，并在备注项加以说明。
3、排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由的原则进行排列。
所谓事由，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等，可以使密切相关的文件从实体上相对集中，方便检索利用。
例如，一次请示或报告，批复收到后，就可视为事由办理完毕；
一项工程、一次活动或一次会
议，可以视为一个事由；
按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持
文间的有联系”这一整理原则的体现。
按公文办理过程的先后顺序，将同一事由
形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过
程，反映出这些文件之间的客观联系。
在实践中，要实现这种排列原则，需要两
步，即先按照事由将属于同一事由的文件按时间顺序排列在一起，再按时间顺序
对不同事由的文件进行排列。
可以从以下几个方面理解归档文件的排列原则：
①同一事由的归档文件应集中排列在一起，事由内归档文件按照文件形成
时间先后顺序排列。
②不同事由的归档文件应按照文件形成的时间先后顺序排列。
③会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4、编号
编号是指归档文件按照分类方案和排列顺序编制档号。
档号是在文件整理过
程中赋予的，体现整理规则并包含归档文件类别、排列顺序等要素的一组数字、
字符的集合。
编制档号是对档案进行规范管理的基本要求，也是对不同类型档案
进行统一管理的重要前提。
档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、
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简单性原则。
（1）档号的结构宜为：
全宗号—档案门类代码·
年度—保管期限—件号。
如“0009—WS·
2016—永久—0001”。
（2）档号编制方法
a.全宗号：
档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的
结合标识。
b.档案门类代码：
归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母
大写“WS”标识。
c.年度：
年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如
“2016”。
d.保管期限：
保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年和10年，分别以代码“永久”、“30年”、“10年”标识。
f.件号：
件号是单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序号，应按文件
排列顺序从“0001”开始标注，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。
以采用“年度——保管期限”分类为例，件号应在同一年度同一个保管期限内从“0001”开始逐件流水编号。
例如2016年形成的永
久、30年、10年3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“0001”开始编一个流水件号,30年的从“0001”开始编一个流水件号,10年的也从“0001”开始编一个流水件号。
（3）归档章
归档章是纸质文件材料归档的标志，也是档号在纸质文件材料上的具体体现。
归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为
必备项，机构（问题）可以作为选择项，只有借助归档章上项目的提示，才能保
证归档文件借阅后的正确归位。
①归档章样式：
归档章规格为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格。
如图：
填写示范：
全宗号年度件号
机构（问题）保管期限页数
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②盖章位置
归档章一般应使用红色印泥，加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。
如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，以上端为宜。
盖章时不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。
如果文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，可以在文件首页前另附纸页加盖归档章。
光荣册等光面印刷文件材料，首页无法盖章，也无法在文件首页前另附纸页，可在材料内第一页上端的空白位置加盖归档章。
统计报表等横式文件，在文件右侧居中位置加盖归档章。
③归档章填写要求：
填写档案馆给立档单位编制的代号。
b.年度：
填写归档文件的形成年度，采用公元纪年，用4位阿拉伯数字表示。
如二O一六年表示为“2016”，不能简化为“16”。
c.保管期限:
填写“永久”“30年”“10年”。
d.件号:
填写归档文件在分类方案内的排列顺序号。
e.页数:
填写该份文件的总页数。
f.机构（问题）项：
归档文件未按照机构（问题）分类的不填。
填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水，耐久
性好的签字笔等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。
5、编目
编目就是指编制归档文件目录，是归档文件整理工作的重要内容之一，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。
编目的具体要求：
（1）归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录，编目应准确、详细，便于
检索。
（2）编目应以件为单位进行，在归档文件目录中一件只体现为一条条目。
如
来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容，以方便文件检索。
在信息化条件下，归档文件目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录两种形式，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。
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（3）归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页
数、备注等项目，目录用Escel表格A4横向设置（如图）。
归档文件目录
序号档号文号责任者题名日期密级页数备注
（4）归档文件目录填写要求
a.序号：
填写归档文件顺序号，序号用阿拉伯数字填写，从“1”开始逐条
编制。
b.档号：
填写全宗号—档案门类代码·
年度—保管期限—件号。
c.文号：
文件的发文字号，没有文号的，不用标识。
文号中的年度用六角号“〔〕”，不使用方括号“[]”或实心方头括号“【】”
d.责任者：
制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
使用全称或通用简称，联合发文时，立档单位是责任者的必须抄录,文号所代表的机关必须著录。
个人作为责任者的文件材料，责任者应著录个人，同时在姓名后著录职务、职称或其它职责，并加“（）”
c.题名：
即文件标题。
如果没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应该按照“责任者+事由+文种”全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“［］”，以与原标题内容相区隔。
d.日期：
文件的形成时间（落款时间），以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位的，在左侧补零。
如2016年1月7日，标注为20160107。
无具体月、日的用零补足，如20160000。
多份文件作为一件的，以第一份文件的日期为准。
e.密级：
文件密级按文件实际标注情况填写。
没有密级的，不用标识。
f.页数：
填写一件文件的总页数，用于统计和核对。
计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。
大张的文件或图表折叠后，扔按未折叠前有图文的页面计算页数。
g.备注：
备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括开放等级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。
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（5）归档文件目录推荐由档案管理软件系统生成或使用Excel电子表格进行编制。
（6）归档文件目录除保存电子版本外，还应打印纸质目录装订成册。
装订成册的归档文件目录，应编制封面。
封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。
归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。
如某单位
2016年归档文件按照年度——保管期限进行分类，则该单位2016年归档文件目录应打印3张封面，分别是2016—永久、2016—30年、2016—10年，按年装订成册时，上述3类归档文件目录按照保管期限顺序依次排列装订在一起；
每年区分保管期限装订时，按照永久、30年、10年分别装订3册归档文件目录。
归档文件目录封面式样采用A4横向设置（如图）
全宗号
全宗名称
年度
保管期限
机构（问题）
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四、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒、排架
（一）修整
归档文件装订前，应对不符合要求的归档文件材料进行修整。
纸质归档文件的修整一般包括对破损文件进行修裱、对字迹模糊或易退变的文件进行复制、去除文件上不合格装订用品等（如易锈蚀、易氧化的铁订书针、曲别针、大头针等
金属或塑料装订夹、塑料封等塑料装订用品）。
对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
（二）装订
装订是指采用符合档案保护要求的装订材料，将完成组件的纸质归档文件以件为单位固定在一起。
装订是纸质归档文件整理的基础环节，通过装订，从实体上将归档文件整理的基本单位“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。
归
档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。
装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。
一般来说，采用左上角装订时，应将左、上对齐；
采用左侧装订时，应将左、下对齐。
装订的材料不能使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
装订后应对归档文件进行检查，确保装订整齐，不掉页。
归档文件页数较少的，使用不锈钢订书针装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。
归档文件装订顺序：
1．发文装订顺序是正文、发文标签、底稿。
2．本单位形成其他的材料（如计划、总结、报表、名册等）要加盖公章。
3．收文装订顺序是文件传阅单、正文。
需要说明的是：
对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，由于金属装订物已
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