学校档案管理制度汇编.docx

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学校档案管理制度汇编

堤东小学

档案管理制度汇编

堤东小学综合档案室编

2005年8月

1、堤东小学档案管理工作规范………………………………………2

2、文书档案立卷归档制度………………………………………………6

3、基建档案立卷归档制度………………………………………………6

4、设备仪器档案立卷归档制度…………………………………………7

5、会计档案立卷归档制度………………………………………………7

6、声像档案立卷归档制度………………………………………………8

7、教学档案立卷归档制度………………………………………………8

8、荣誉档案立卷归档制度……………………………………………9

9、文书档案归档范围及保管期限表…………………………………10

10、基建档案文件归档范围及保管期限表……………………………11

11、设备仪器档案归档范围及保管期限表……………………………11

12、会计档案文件材料范围及保管期限表……………………………12

13、声像、荣誉（实物）档案归档范围及保管期限…………………12

14、教学档案归档范围及保管期限表…………………………………13

15、档案室职责…………………………………………………………15

15、档案员岗位责任制及考核办法……………………………………15

16、兼职档案员职责……………………………………………………15

16、档案保管制度………………………………………………………16

17、档案借阅利用制度…………………………………………………16

18、档案保密制度………………………………………………………16

19、档案的鉴定、销毁、移交制度……………………………………17

20、不需立卷归档文件材料的范围和处理办法………………………17

21、江门市蓬江区堤东小学档案分类方案……………………………18

堤东小学档案管理工作规范

一、档案工作的基本原则

（一）本校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。

（二）档案工作是办好本校的重要基础工作之一，是衡量本校教育质量和管理水平的一个重要标志，也是评估本校全面建设的重要内容之一。

（三）本校必须按照《档案法》和《广东省档案管理规定》管理好档案。

对档案实行集中统一管理，确保完整、准确、安全、便于开发利用。

（四）本校应制定立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：

纳入本校工作计划和规划、纳入管理制度。

纳入各部门的职责范围和有关人员岗位责任制；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时考虑做好档案工作。

（五）本校应设立综合档案室，明确一位校领导分管档案工作，校内各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并配备适当的专（兼）职档案人员。

各级领导要关心档案人员的思想、工作、生活，不断提高档案人员的政治、业务素质和生活待遇。

档案人员应相对稳定。

（六）要把档案工作列入本校发展计划，在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

（七）本校档案工作要逐步从经验管理向科学管理转变，采用电子计算机等先进技术管理档案，大力开发档案信息资源，满足教学和各项工作需要。

二、档案室的主要任务

（一）贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策和法规，规划全校档案工作。

（二）制定本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。

（三）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计全校各类档案及有关资料。

（四）开展档案的利用工作。

（五）参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。

（六）参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

（七）接受同级档案部门及上级业务主管部门的监督指导，培训全校各有关部门兼职档案工作人员。

（八）开展档案宣传和教育活动。

（九）完成本校领导交办的其他任务。

三、档案工作的制度建设

（一）综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则和规定。

（二）立卷、单份文件归档制度，包括各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档要求。

（三）档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施。

（四）档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

（五）档案统计制度，包括统计时间、类别、数量、内容、检索和利用工作。

（六）利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。

（七）档案的鉴定制度，包括鉴定原则、范围、组织、办法、程序、手续等。

（八）岗位责任制，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。

四、档案人员的素质要求

（一）能认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，执行党和国家方针政策、公正廉洁，严守党和国家机密。

（二）能认真学习档案专业知识、管理科学知识和其它相关学科知识，工作责任心强，敬业爱岗。

（三）具有大专以上文化水平和一定专业知识并经上岗培训。

五、档案的收集

（一）收集范围。

1、本校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对本校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料。

（1）本校档案的归档范围共分七大类：

文书档案、教学档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、荣誉实物档案、特殊载体（含声像）档案。

（2）国内外与本校有关的各种具有保存价值的其它资料。

（3）校内教职员工在其非职务范围的公务活动中形成的文件材料，可交由本校档案室作资料保存。

2、建国前本本校的各类档案。

3、并入本校的单位的档案资料。

4、上级决定由本校保管的撤销单位的档案。

（二）立卷归档分工。

1、部门整理立卷归档是档案工作的基本制度和基础，校内各部门必须分工明确，协同配合。

2、本校领导及各职能部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。

3、全校性、综合性的由校长办公室负责整理归档，其余按部门职能分工负责立卷归档。

4、整理立卷归档涉及多个部门的文件，应由主要职能部门归口，其他部门形成的亦应相对集中。

（三）归档文件和案卷的质量要求。

1、归档文件及案卷质量总的要求是：

遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。

文件材料必须准确反映本校教学、教研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料应利于长期保存。

（1）文书档案（即党政工团类档案），按“卷”整理的，依问题、时间或重要程度组卷。

按“件”整理归档的，可采用年度—类别（二级类目）—保管期限的方法分类，文件数量少的单位可采用年度一保管期限的方法分类。

（2）教学、科研、基建、设备等专题性、成套性的档案，按阶段、项目、型号等分别组卷（具体参阅各工作规范）。

（3）特殊载体类，按类别（指实物、照片、录音、录像）、内容、项目组合。

2、确定文件材料的保存价值，要根据本校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：

（1）凡反映本校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、社会、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

（2）凡反映本校一般工作活动，长期对本校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；

（3）凡在较短时期内对本校工作有查考价值的，列为短期保管。

3、对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余列为短期保管或作资料保管。

4、卷内文件排列，卷内文件要求文字材料在前，图样在后（图样按目录或图号排列）、正文在前，文稿在后。

5、编目：

卷内文件材料按排列次序打印卷内文件目录，并按页依次在文件右上角（背面有文、图的在左上角）编页号。

单份整理的文件材料按件号顺序编制打印归档文件目录。

对文件材料原有题名不能随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加［］。

没有责任者、日期的文件，要考证清楚，及时补上。

会议记录应概括出主要内容。

声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

6、填写备考表应将卷内文件材料立卷情况说明，立卷人、检查人姓名、时间填上。

检查人应是立卷单位负责人。

7、案卷题名：

案卷题名应简明确切，体式一致。

题名须包括责任者、内容、名称（文种）等。

字数一般不超过50个字。

8、案卷装订：

案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。

装订使用软封面，并用毛笔、钢笔或计算机打印封面的题名和应填写的项目。

（四）归档时间和手续。

1、党政部门和按年度归档的部门应在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交综合档案室。

2、教学部门和按教学年度归档的部门应在每学年结束后三个月内，将文件材料整理立卷，并移交综合档案室。

3、教研档案应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

教师在公开刊物上发表的论文、出版的专著应在出版后及时归档。

4、基建文件材料归档工作应与工程建设同步进行，在项目完成通过鉴定验收时应通知档案部门参加，工程验收后三个月内将基建全过程形成的文件、材料、图纸立卷整理好，并移交综合档案室。

5、设备仪器档案，在设备仪器开箱时，有关部门应通知档案室参加验收，安装调试后一个月内主办部门应将全部相关材料整理好移交综合档案室。

6、会计档案按年度由财务部门按要求和规定整理归档，在财务部门保管二年期满后的次年6月底前移交综合档案室。

7、特殊载体档案在每项工作完成后，由主办部门将声像材料和文字简介或实物，在2个月内移交综合档案室归档。

8、随时接收上级规定应接收的档案。

9、接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，交接双方要签名盖章。

六、档案的整理

（一）划分全宗。

1、档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

2、建国后本校形成的包括各门类和载体的档案作一个全宗，全宗名称随本校名称变动而改变。

（二）档案的分类、编号。

1、档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷或逐件分别归类编号。

2、分类是以全宗为单位，按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号、排架。

（三）档案检索工具的编制。

1、案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。

2、从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具：

全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引。

七、档案的计算机管理

（一）档案管理应纳入本校自动化信息管理网络，使用与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。

（二）计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络一致。

尽可能选用容量较大，档次较高的计算机，以保证档案科学管理的需要和本校教育管理信息系统联网要求。

八、档案的保管

（一）库房要求。

1、新设置的库房应基本符合国家档案部门的有关规定。

原有不合格库房，应按规范逐步改造。

新建办公楼或教学楼应考虑档案库房的设置。

2、库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

3、库房标准温度为14—24C，标准相对湿度为45—60％。

（二）库房应根据工作需要逐步配置计算机、复印机、抽湿机、空调机、吸尘器等必须的设备。

（三）档案入库时应检查帐、卡、物是否相符。

以全宗为单位，按不同门类、载体，依档号顺序排列。

（四）库房排架应从左至右，从上至下依分类大纲次序和档号顺序排架，库房排架应编顺序号，各柜、各库均应有档案资料存放指引卡和示意图。

（五）综合档案室应对档案的安全定期组织检查，记录在案。

发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。

（六）特殊载体档案的保管，见“特殊载体档案工作规范”。

九、档案的鉴定和统计

（一）档案的鉴定。

1、综合档案室应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已到期的档案进行鉴定。

2、在分管校长领导下，由档案室和相关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管校长批准后，方可存毁。

3、销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

（二）档案的统计。

1、建立健全统计台帐并指定专人负责，掌握档案的接收、整理、利用、移出、销毁和库存内各种情况数据，按档案行政管理部门和上级主管部门的要求及时报送各种报表。

2、按上级主管部门和本校要求进行定期的综合或专项统计分析。

3、对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，并报本校领导审阅。

十、档案的开发利用

（一）档案人员要熟悉库藏，主动为校领导和各部门提供利用服务。

1、要充分发挥本校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定期跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。

2、综合档案室内应有阅览室和复印设备，为利用者提供方便。

（二）珍贵档案应以复制件代替原件提供利用。

（三）建立健全利用手续。

1、凡利用库藏档案，均应按规定办理利用手续，填写《档案借阅登记表》，经批准才能给予利用。

2、利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留档案室存查。

3、本校档案一般不外借，特殊情况，经校领导批准后方能借出。

对借出的档案，档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，并根据不同情况，按规定进行处理。

十一、档案的编研和学术研究

（一）本校档案室应加强编研工作，对档案资料进行研究、整理、编辑。

自编或配合有关部门编写重要参考资料。

1、编研的重要参考资料包括：

本校沿革、历任校领导（含副职）简介、本校各种基础数据汇编、年鉴、本校大事记（可与党办、校办合编）、重要档案史料汇编、重要专题文件汇编（如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等）、重要会议简介等。

2、档案室对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。

印发前应报有关部门或分管校领导审查。

（二）本校应积极参加本系统，本地区的档案协会（学会、研究会、协作组）活动，以及其它类型的档案学术与业务研讨活动。

文书档案立卷归档制度

为了规范文书档案材料的管理，根据上级有关规定，结合本校实际，制定本制度。

一、凡是本校在日常工作中主要活动形成并办理完毕的，具有保存和查考利用价值的各类文件材料均应立卷归档。

主要包括：

1、上级主管部门对本校下达计划任务的通知和有关批复的文件材料及有关小学的一些法规性文件等。

2、本校及其各部门活动形成的、总结、报告（含专题总结）各种简报。

3、本校党、政、工、团、队、妇在工作活动中形成并办理完毕，且具有保存价值的各类文件材料。

4、本校制度的各项规章制度材料。

5、本校的大事记、奖惩记录、反映本校重要活动的组织材料、校刊、汇报、专题文章。

6、本校机构设置、人事教职工等各种统计报表、名册、调资晋级、工资名册、技术职务晋升、人员职务任免、通报表彰、组织机构变革等人事、工资材料。

7、各种会议材料（含会议记录）及调查资料。

8、本校典型的经验材料，需备案的重要报送材料。

二、及时做好文件材料的收集积累工作。

1、上级文件材料使用完毕及时送交档案室存档。

2、本校打印的文件材料，需留两份交档案室，以备归档和作重份汇编。

3、各种重要会议的文件材料，在会议结束后要全部交档案室，以便整理归档。

4、本校各部门，要定期将办理完毕的文件材料清退给档案室，分别存放，以备立卷归档，不得由承办部门或个人分散保管，更不得归为己有。

5、本校各部门平时要做好形成的文件材料积累工作，按规定定期将办理完毕的文件交档案室，并协助档案室做好立卷归档的工作。

三、凡归档的文件材料规格质量要符合要求，不得使用圆珠笔或铅笔起稿和批改文件。

文件应去掉金属物、破损的文件应裱糊、字迹扩散的应复制与原文一并立卷。

四、文书立卷归档工作要按规范要求进行，要编制完整的《档案目录》（由目录封皮、立卷说明、案卷目录、卷内文件目录组成），一式三份，并编制其它如专题目录等检索工作。

五、本年度的文书立卷归档工作，翌年第一季度完成，最迟不超过上半年。

基建档案立卷归档制度

为加强基建档案的管理，方便提供利用，根据国家档局、国家教委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，结合本校实际，制定本制度。

一、归档范围：

1、有关建设项目的立项申请及上级的批复。

2、选址报告、地质勘测报告、征用土地的申请、批准使用土地的文件。

3、报建手续的文字材料。

4、建筑图纸、设计方案、工程预算、预算材料和施工合同、拆迁协议等。

5、施工、竣工、交工验收的材料。

6、使用过程中出现问题的处理和改造、扩建等文件材料。

二、归档时间：

工程竣工后二个月内由项目负责人同档案员收集、整理整个工作的文件资料、图纸等，整理好移交档案室。

三、归档要求：

1、凡是归档的技术文件材料和图纸都必须收集齐全，系统整理，按工作专业分别组卷，图纸一律折叠成297×210CM为准，散装的图纸要求每张加盖档号章、填写类号、卷号、件号。

2、本校全部基建档案及其底图等材料由档案室负责管理。

设备仪器档案立卷归档制度

为了更有效地保护和发挥设备仪器档案在工作活动中的作用，更好地保护和使用设备仪器，根据有关规定制定本制度。

一、设备仪器档案是指办公和教学活动中直接使用的设备仪器及其说明书、使用介绍书、图纸等，是档案的重要组成部分，所以，必须严格保管和科学管理。

二、归档范围

1、重要办公设备的仪器的说明书、图纸、保修卡等。

2、重要教学设备的图纸、使用说明书等。

三、归档时间

本校在购买使用各设备仪器后一个月内将设备仪器的说明书或使用介绍书等材料移交综合档案室整理、归档。

四、归档要求

凡是应归档的说明书、使用介绍书必须收集齐全，并且按照要求规范整理、归档。

会计档案立卷归档制度

为了加强会计档案管理，根据国家财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》和省、市财政部门、档案部门有关会计档案管理的规定，结合本校实际，特制定本制度。

一、会计档案是指本校财会部门在各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的核算材料。

会计档案是本校全部档案的重要组成部门，主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表等。

必须按规定进行收集、整理、归档。

二、归档范围：

1、会计凭证包括会计原始凭证、记帐凭证等。

2、会计帐簿包括银行和现金明细帐、总帐、预算内、外收支帐簿、固定资产帐卡、辅助帐。

3、会计报表包括年度会计报表、月报表、主要财物指标。

4、其它资料：

工资计算表、收据存根、移交清册、销毁清册。

三、归档时间：

每年形成的会计档案，在翌年三月底以前，由财会人员进行整理，按规定确定保管期限，按照本校的财会档案分类编号方法组卷。

整理好的会计档案在财务室保管二年后，由财会人员列好清单向档案室移交，经验收后，交接双方在移交清单上签字，双方各留一份清单备查。

四、归档的要求：

1、归档的会计档案、务必齐全、完整、真实、准确。

2、归档的各类凭证的规格基本一致，折叠整齐、装订牢固。

3、装订时应注意调节成册的厚薄，以便保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清楚，加盖经办人印章。

4、要编制完善的档案目录。

五、档案的管理：

1、会计档案由财会人员负责做好平时档案材料的收集、积累、整理、保管工作。

2、查阅财会档案的人员只限在指定地点查看、严禁拆卷、撕页、涂改、勾划、损坏，对违反者，视情节轻重，报告有关领导给予处理。

3、加强档案的统计工作，及时收集档案利用的效益，档案管理人员要对查阅档案的利用效果进行登记。

声像档案立卷归档制度

为加强本校声像档案的收集、整理和管理工作、更好的保护声像档案和充分发挥声像档案在本校各项工作的服务作用，根据《照片档案管理规范》和上级有关规定，结合本校实际，特制定本制度。

一、声像档案是指本校行政工作和业务活动及发生在本系统、本地区重大事件等形成和某项工作需要而购进的照片、底片、录音带、录像带、机读光（磁）盘（碟）等。

二、归档范围

1、上级领导视察本校各项活动形成的照片、底片、录音带、录像带。

2、上级机关在本校召开的工作会议、现场会议的照片、底片、录音带、录像带。

3、本校召开的各项重要会议、举办重要的文艺、体育、业务学术交流、总结表彰、重大纪念活动的照片、底片、录音带、录像带。

4、对外公开教学活动。

5、反映本校机构改革、房屋变化等的照片、底片等。

6、各个时期领导班子的照片及每届毕业留影。

7、本校荣获的奖状、奖旗、奖杯、证书等荣誉实物的照片。

8、本校教学工作活动中形成的机器识读光（磁）盘（碟）。

三、归档管理要求：

1、声像档案必须详细记录摄录时间、地点、人物、内容及摄录人。

2、具有保存价值的声像材料，由摄录人在完成后一个月内及时整理，将正片与底片对应夹好，移交档案室。

3、声像档案由档案室集中统一管理，不准由个人私存。

4、档案室协助摄录人整理、签定声像材料，档案室负责保管、统计和提供利用。

5、声像档案由档案室按《档案分类编号方案》统一编号，分别编目、排列存放。

教学档案立卷归档制度

为了加强本校教学档案管理工作，使之更好地为教育科研和本校的改革发展服务，根据本校的实际情况，参照有关规定，制定本制度。

一、归档范围：

凡是本校教学、后勤管理工作中形成并办理完毕的具有保存查考利用价值的文件材料，包括校务、教务、班级教育、体育卫生、后勤、家长工作、教育教学及其它工作计划、总结、教研活动及课题研究成果资料、教学质量分析、图片资料、自编优秀教材和教案、优秀论文集、专题总结汇报材料、奖惩记录、各级先进表彰、成绩统计表、体卫管理资料、体格锻炼情况记录、学籍册、学生花名册、新生入学名册、家长本校的教案、计划、总结、家长本校工作资料、家长开放日记录、后勤工作的通知、意见、决定等文件材料。

教师个人业务档案，含优秀教案、论文、教育笔记、年度考核总结、各项业务检查评比、先进事迹材料、学历证书、聘用证书、所获取各种荣誉的影印件等。

二、归档要求：

凡是归档的文件材料必须收集齐全、系统管理、书写要合符规范要求。

三、归档时间：

教学档案按学年度时间归档。

要求在新学年度开始后三个月（即每年11月份）前将上学年度的教学档案按规定归档完毕。

四、档案管理要求：

1、全部教学档案及有关材料的收集、管理、归档由档案室负责。

教学档案数量较大，内容较多，必须注意平时做好收集积累材料的工作，及时把归档的材料收集齐全。

2、要把好档案材料的质量关。

教学计划、教学总结、教案、论文等材料必须做到“三统一”，即统一纸张、统一格式、统一留出装订线，要写上姓名和日期。

不得使用圆珠笔、铅笔或复写纸复写。

3、档案室负责对教学档案提供利用。

凡借阅者必须经档案室负责人同意并按规定履行借阅手续。

4、借阅档案时，严禁拆卷、撕页、涂改、勾划、损坏。

对违反者视情节轻重，报告有关领导给予处理。

5、档案归还后，档案员要严格检查、以保证档案的安全、完整。

荣誉实物档案立卷归档制度

为了加强荣誉（赠物）实物档案的管理，充分发挥其作用，根据上级有关规定，结合本校实际，制定本制度。

一、归档案范围：

1、上级机关、领导、友好单位人士来视察、检查工作、参观学习或其它交流活动赠送给本校的有保存价值的赠物、题词等。

2、本校参加上级组织的重大活动领取的带有纪念性质的证书、牌匾等。

3、本校荣获上