信息管理系统使用考核细则Word文档格式.docx

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10

未按照财务相关制度使用扣2分，不能熟练使用该收费系统扣1份，扣完为止。

4

每月月初在1-3号内进行费用批量入账，发现漏项或没有及时批量入账等（批量入账的费用有：

物业费、生活垃圾处理费、车位费、房屋租金）

没有及时批量入账扣5分，发生漏项扣1分，扣完为止。

5

批量入账后，发现对有固定收费时间和收费标准的费用进行费用输入操作的

每发生一次扣2分，执行不规范、不彻底的每发生一次扣1分，扣完为止。

6

确保录入数据的真实性和准确性，发现未及时录入或错误数据超过一天的等情况

7

退款、减免、票据审核各操作模块严格按照公司软件设计流程来操作

发生一次执行不规范扣1分，扣完为止。

8

对新增业主必须及时绑定各项收费标准，修改计费时间。

未按要求操作发生一次

费用生成参照表

费用性质

费用类别

费用项目

计费方式

费用生成方式

生成失败原因

周期性费用

（1、有固定收费时间2、有固定收费标准）

物管费

住宅物管费

按建筑面积*单价计费。

●基础工作

登记房屋资料、设置房屋状态、登记客户资料、绑定收费标准。

●生成方式

每月通过批量入账/单户入账生成费用。

（1）房屋无面积数据；

（2）未设置房屋状态；

（3）未设置标准，或者设置了标准但未绑定到房号；

（4）当月不应计费。

商业物管费

写字楼物管费

车位物管费

（1）每月按固定金额计费；

登记车位资料、进行车位办理（车位办理时，系统自动将收费标准绑定到客户名下；

取消办理时，系统自动将收费标准从客户名下去掉）。

（1）未设置车位标准；

（2）未通过车位办理将车位与客户绑定；

（3）计费周期为无固定周期；

生活垃圾处置费

每月按固定金额计费。

绑定收费标准。

能源费

水费

按表计用量*单价计费。

登记表计资料、绑定收费标准、每月生成费用之前录入抄表数据。

（1）未绑定标准，或者绑定了标准但未绑定表号；

（2）入账当月无抄表数据。

电费

气费

租金

房屋租金

（1）按面积*单价计费；

通过房屋租赁办理，建立租户资料，将收费标准绑定到租户名下。

（2）根据合同约定计费。

（1）通过房屋租赁办理，建立租户资料；

（2）通过租赁合同办理，登记合同资料和计费条件，然后通过合同计费功能计算整个合同费用。

车位租金

登记车位资料、进行车位办理。

（1）进行车位办理时，如果计费周期设置为固定周期，每月通过批量入账/单户入账生成费用；

（2）进行车位办理时，如果计费周期设置为无固定周期，通过续费生成费用；

每次续费时，通过“车位办理”模块办理续费，输入开始、结束时间自动生成费用。

临时性费用

工时费

（1）按数量*单价计费；

（2）按实际发生额计费。

通过“客服管理”模块，在报事处理录单时输入费用。

材料费

工时含材料费

装修管理费

按面积*单价*天数计费。

发生该类收费业务时，通过“费用输入”模块直接输入。

各种手续费

场地管理费

资源占用费

（1）根据合同约定计费，如电梯广告等。

通过经营合同办理，登记合同资料和计费条件，然后通过合同计费功能计算整个合同费用。

（2）临时协商约定价格，如场地使用等。

押金

出入证押金

按数量*单价计费。

停车卡押金

装修保证金

操作流程及管理说明

一、房产信息新增

1、操作流程

第一步：

设置组团区域

房产管理→房屋登记→单户登记→组团区域→新增→输入组团区域名称→保存。

第二步：

登记楼宇资料

房产管理→房屋登记→单户登记→楼宇登记→新增→输入楼栋相关信息（楼宇类型、产权性质、使用性质、组团区域）→保存。

第三步：

登记房屋资料

房产管理→房屋登记→单户登记→房屋登记→新增→输入房屋相关信息（产权性质、使用性质、组团区域、房屋状态、建筑面积）→保存。

第四步：

业主资料登记

客户管理→客户登记→业主资料登记→单户登记→新增→输入业主基本信息→保存。

2、管理说明

此操作责任人为客服主管和楼栋管家。

操作流程1、2、3、4步由项目各楼栋管家完成，客服主管核查。

核查内容为：

楼宇类型、房屋数量、房号格式、产权性质、使用性质、组团区域、房屋状态、建筑面积。

二、费用批量入账

批量入帐

收费管理→费用入帐→批量入帐→选择楼宇、客户类别、费用项目（不选默认全部）→选择入帐年月（不能选择往月）→入帐→导出入账结果检查。

入帐审核

收费管理→费用审核→入帐审核→点击入帐记录列表中的“审核”→检查入帐费用是否有误（或者点击“Excel输出”检查）→审核通过/审核不通过。

（当天入帐需当天审核，否则入帐记录自动失效）

此操作责任人为项目经理和财务专管员。

财务专管员必须在月初1-3号完成第一步操作，同时下载结果文件进行抽检并留存电子文档（针对多业主写字楼和住宅小区），在公司考核时，会检查每个月的文件留存情况。

由项目经理完成第二步操作，审核必须当天完成，否则入账记录会自动失效。

三、费用输入

费用输入可以从系统左边的“费用输入”菜单或者“前台收费”界面的“费用输入”链接进入→选择费用名称→选择费用开始日期、结束日期→输入金额或者系统自动计算金额→保存。

此操作责任人为项目经理、财务专管员和收费员。

前台收费员完成全部费用输入操作，如发生错误操作，必须及时交由财务专管员处理。

财务专管员必须当天对费用输入的费用进行检查核对。

项目经理抽查。

四、费用收款

收费管理→前台收费→选择客户/房号/车位，自动显示该客户全部应交费用→在费用列表中选择要收取的费用→选择收款方式→票据类别→选择票据号→根据需要确定是否零头取整→收款确认并打印。

此操作责任人为财务专管员和收费员。

收费员完成收款流程。

财务专管员必须当天在收款日报和票据管理里进行当天费用的核查。

五、费用减免

减免申请

收费管理→减免管理→减免登记→选择客户/房号/车位→选择费用项目→选择减免方式→输入减免值→输入开始、结束时间→输入减免原因→保存。

减免审核

收费管理→费用审核→减免审核→费项减免审核→设置开始时间、结束时间等查询条件→查询未审核的减免申请→勾选要审核的减免申请→审核通过/审核不通过。

此操作责任人为财务专管员和项目经理。

第一步由财务专管员完成减免申请，并且对该费用做到核实，在操作过程中认真如实填写减免原因。

第二步由项目经理审核。

如审核通过后，财务专管员必须在费用备忘录里记录相关信息。

如有大额资金减免需走OA流程，公司同意后，方可在系统中操作减免。

六、费用退款流程

退款申请

收费管理→前台收费→退款→退款申请→选择退款类型（实收、预收、冲抵费用退款）→设置查询条件，查询要退款的费用→在费用列表中点击编辑→对于实收、冲抵的费用退款，输入退款金额，点击确定；

对于预收的费用退款，因为只能全额退款，在已预收费用列表中直接点击“提交退款”→完成退款申请。

退款审核

收费管理→费用审核→退款审核→设置查询条件，查询要审核的退款申请→在退款申请列表中勾选要审核的退款申请→点击审核通过/审核部通过。

退款办理：

收费管理→前台收费→退款→退款办理→选择客户/房号→系统自动提示客户当前的欠费→在已审核费用列表中选择要办理退款的费用→选择票据、输入退款信息→退款确认。

第一步由财务专管员完成，核查是否满足退款要求，在操作过程中如实登记退款原因。

第二步由项目经理审核，第三步由财务专管员退款办理完成。

七、票据撤销流程

票据撤销申请

收费管理→前台收费→票据处理→票据撤销/恢复→设置查询条件，查询要撤销收款的票据→在票据列表中点击“撤销/恢复”→输入撤销原因→确定申请。

票据撤销审核

票据撤销申请须经审核方可生效：

收费管理→费用审核→票据审核→设置查询条件，查询要审核的票据→审核通过/审核不通过。

票号恢复

收费管理→前台收费→票据处理→票据撤销/恢复→设置查询条件，查询要恢复的票据→在票据列表中点击“撤销/恢复”→点击“恢复票号”。

第一步由财务专管员提交申请，并如实填写撤销原因。

第三步由财务专管员操作完成，可根据需要将撤销票号恢复使用。