烟草行业基层档案管理现状初探.docx
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烟草行业基层档案管理现状初探
基层烟草行业档案管理现状初探
普格县烟草专卖局（营销部）张展
内容摘要:
档案是存古鉴今的财富和资源。
在社会日益发展的新形势下，在迅速发展的市场经济中，如何使基层专（兼）职档案管理人员综合素质得到较大提升，更好地服务于基层烟草行业档案管理工作，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益？
是摆在我们面前的现实问题。
本文从基层专（兼）职档案管理人员现状展开分析，并就如何注重人的因素从三个方面进行了阐述。
关键词：
档案管理专业素质创新
档案是存古鉴今的财富和资源。
对企业来讲，档案工作是基础工作的重要组成部分。
过去，基层烟草行业由于对档案基础性工作重视不够，档案欠帐太多，严重滞后于企业发展，难以满足为生产经营更好服务的要求。
近年来，随着基层烟草行业的不断发展壮大，随着企业管理的不断深入和规范完善，不断夯实档案软硬件基础，使档案管理逐步迈上了规范化、标准化、信息化的新台阶。
同时，我们也应清醒地认识到在日益发展的新形势下，在迅速发展的市场经济中，要想做好档案工作，必须建立一支有专业知识、有文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍。
在此，我想就基层档案管理工作谈谈自己的一点肤浅体会。
一、档案干部队伍的现状
随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入，档案工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。
首先我们应对档案干部队伍的现状有个全面的认识。
下面是某州17个县市专（兼）职档案人员人数、文化程度、专业技术职称情况。
单位
专（兼）职档案人员数
性别
年龄
文化程度
专业技术职称
备注
州局（公司）
1
男
25
大专
无
兼职
西昌市局
1
女
25
大专
无
兼职
德昌县局
1
女
29
大专
无
兼职
会理县局
1
女
24
大专
无
兼职
会东县局
1
女
27
大专
无
兼职
宁南县局
1
女
31
大专
无
兼职
普格县局
1
男
29
中专
无
兼职
冕宁县局
1
男
25
本科
无
兼职
盐源县局
1
女
35
中专
无
兼职
越西县局
1
男
25
大专
无
兼职
喜德县局
1
女
24
大专
无
兼职
甘洛县局
1
男
33
大专
无
兼职
美姑县局
1
女
25
大专
无
兼职
布拖县局
1
女
27
本科
无
兼职
金阳县局
1
男
23
大专
无
兼职
昭觉县局
1
男
26
本科
无
兼职
木里县局
1
女
33
大专
无
兼职
雷波县局
1
男
30
大专
无
兼职
从表中分析：
（一）有利形势：
1.专（兼）职档案人员队伍逐步完善。
自2005年以来，我们有了一个较完整的网络体系，有了一支较为稳定的档案干部队伍。
也表明，全行业的档案意识在增强，各部门对档案工作的重视程度有了一定提高。
2.专（兼）职档案人员文化程度符合档案管理人员要求。
目前，通过各种形式的培训，专（兼）职档案管理人员均取得了大专以上学历。
从中可以看出，我们的档案干部队伍在文化知识的结构上有了很大的变化，为档案事业的发展注入了生机。
3.专（兼）职档案人员平均年龄结构较合理。
该州专（兼）职档案人员平均年龄28岁，基于此年龄段，对新事物的接收，新知识的掌握较快，能更好地胜任新时期的档案管理工作。
（二）存在的问题：
1.专业技术人员非常缺乏。
几年来，档案专业人员队伍和文化水平虽普遍有所增加和提高，但档案专业人员却极其贫乏，毕业于档案专业学校的寥寥无几。
从18个单位来看，专（兼）职档案人员中具有专业技术职务的人数为零。
社会的发展对档案工作的专业文化程度提出了更高的要求，专业技术人员的严重缺乏，是目前档案工作急需解决的问题。
2.基层档案管理人员多属兼职。
由于机构人员编制、企业发展规模、经济实力等客观因素，笔者所在的基层烟草行业档案管理人员仅有少数单位属专职人员，多数属兼职人员。
甚至有个别县局（营销部）身兼综合办所有日常工作，“一个萝卜几个坑”的现象长期存在。
样样通却样样都不精，对专业知识掌握不深，不利于档案事业发展。
目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。
特别是进入本世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏，如果不加强人才的培养，提高档案干部队伍的素质，基层档案管理工作将受到很大制约。
二、几点思考
（一）注重人才
社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中，这些无疑需要人去操作、去管理。
因此，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键，这些应引起各级领导的重视。
1.把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。
2.注重人才的使用，要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年轻干部，对他们身上存在的不足应加以正确引导教育，发现他们的优点和长处，发挥他们的聪明才智，大胆启用。
3.稳定档案干部队伍。
档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。
档案干部的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性。
因此，必须抓紧做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益考虑，加强档案干部的思想政治工作，解决他们的实际问题，使他们安心本职工作。
另外，要建立健全必要的人员进出管理制度，促进档案工作的持续稳定发展。
（二）加强对现有档案人员的继续教育
面对目前档案部门知识老化，新技术知识贫乏的状况，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。
继续教育应注意以下几个方面：
1.注重实用性
要结合工作实际需要和未来的发展趋势，与实际工作紧密配合，并根据不同的层次、不同的需求，按需施教，学以致用，便于实际操作，讲究实效。
2.拓宽知识面
面对二十一世纪档案工作的未来，为适应岗位发展的需要，必须拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以适应本学科最新发展的动态。
3.因材施教
档案专业技术人员继续教育的类型、形式、方法与手段，可因人而异。
有些单位的档案人员，由于人员变动，需要学习基础知识，掌握档案管理工作的基本技能；但也有些单位的档案人员稳定，又具有一定的文化知识，需要补充一些新技术、新方法，因此，继续教育的内容应根据各层次人员的情况,因人而异。
4.开展技能鉴定及职称评定工作
由于行业长期以来形成的绩效机制，一般从事档案管理工作的人员，薪酬档次都较低，定多少就是多少。
不利于调动这部分人员的工作积极性。
适当开展专（兼）职档案人员技能鉴定及职称评定工作，区分等级，建立健全竞争机制，能有效调动全体档案管理人员工作的激情，自觉、主动的开展好档案管理工作。
（三）发挥专（兼）职档案人员的创新主体作用
1.专（兼）职档案人员应当重视观念更新
专（兼）职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。
特别是在机构改革、人力资源改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。
因此，专（兼）职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。
档案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是档案工作者的优良传统。
然而在当今社会，档案工作者一方面要耐得住清苦，继续踏踏实实工作；另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。
2.专（兼）职档案人员应当练就过硬的业务技能
档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。
这就要求从事档案工作的专（兼）职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。
知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给专（兼）职档案人员提出了更高的要求。
因此，专（兼）职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。
其次，专（兼）职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专（兼）职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。
3.专（兼）职档案人员应当拓宽视野、丰富知识
当今社会和经济生活处于快速发展时期，知识更新呈“爆炸”式发展，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战，作为档案工作主体的专（兼）职档案人员，如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，工作中更谈不上有所改进和创新。
因此，创造积极向上的学习氛围非常重要。
专（兼）职档案人员要把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。
同时可以制订相应的制度，提出具体要求，以促进专（兼）职档案人员在其位、谋其事，努力去多思考，多研究，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。
综上所述，只有不断地创新，档案工作才能有高度、有特色，档案事业才能真正实现可持续发展。
因此，档案管理者无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要努力做到人无我有，人有我优，人优我新，使档案工作常常变，时时新，这样才能使档案工作立于不衰之地。
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