660第四代时间管理理论.docx
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660第四代时间管理理论
时间管理：
高效职业人士必备技能
★课程提纲
第一讲时间的真谛
1.时间的意义
2.时间运用的种类
3.时间分配的方式
4.时间价值说
第二讲对时间管理的认识
1.时间管理概述
2.第一代时间管理
3.第二代时间管理
4.第三代时间管理
5.第四代时间管理
第三讲第四代时间管理
1.第四代时间管理的要素与核心
2.人生的四种需求与能力
3.现代时间管理强调自然法则
第四讲时间管理的心态
1.如何进行心理建设
2.运用时间时应注意的层面
3.如何区分事情的轻重缓急
第五讲目标设定与时间管理
1.目标设定的意义
2.有效目标的特质
3.目标的种类与作用
第六讲时间管理规划
1.目标搜寻
2.时间规划
第七讲时间管理80/20规则
1.决策的必要性及80/20规则
2.授权的基本原则
第八讲浪费时间的外在因素之解决方法
（一）
1.浪费时间的外在因素
2.电话干扰的解决方法
3.不速之客的解决方法
4.用人不当的解决方法
5.社交困难的解决方法
第九讲浪费时间的外在因素的解决方法
（二）
1.浪费时间的外在因素
2.权责混淆的解决方法
3.沟通不良的解决方法
4.进度失控的解决方法
5.资料不全的解决方法
第十讲浪费时间的外在因素的解决方法（三）
1.浪费时间的外在因素
2.会议耽搁的解决方法
3.文件复杂的解决方法
4.工作搁置的解决方法
5.安排旅行的解决方法
第十一讲浪费时间的内在因素的解决方法
（一）
1.浪费时间的内在因素
2.危机应付的解决方法
3.计划欠妥的解决方法
4.贪求过多的解决方法
5.事必躬亲的解决方法
第十二讲浪费时间的内在因素的解决方法
（二）
1.浪费时间的内在因素
2.条理不清的解决方法
3.欠缺自律的解决方法
4.无力拒绝的解决方法
5.做事拖延的解决方法
第十三讲依靠高科技竞争的时间管理
1.何谓快准空多闲
2.如何运用快准空多闲
第十四讲管理时间=管理自己
1.时间的价值
2.轻松管理时间五步骤
第十五讲妨碍时间管理的四种观念与时间管理的策略
1.妨碍时间管理的四种观念
2.时间管理的策略
第十六讲培养管理时间的好习惯
1.如何培养管理时间的习惯
2.时间管理的法则
第十七讲个人成就篇——高效的秘诀---授权之道
1.为什么要授权
2.授权的类型
3.授权的原则
4.如何接受授权
第十八讲如何有效地组织会议
1.需要开会的四种情况
2.召开会议
3.会议开始
4.主持会议
5.控制会议
6.会议记录
第十九讲时间规划系统
1.目标的时间规划
2.达成目标的条件
3.时间规划系统
第二十讲运用时间的规划
1.日计划的五步骤
2.高效的时间管理
第一讲：
时间的真谛
【本讲要点】
时间的意义
时间的划分
时间的运用
时间的价值
故事给我们的启示
时间的重要性
小故事
有两个人，到非洲去考察。
他们突然迷路了，正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。
另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：
“没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。
”同伴说：
“嗨，你当然不知道，在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。
”
这个故事让人联想到：
人们正处在一个激烈竞争的世界，你必须参与一场人生的竞赛，而这场竞赛的对手可能是你的同事，也可能是你生意场上的对手。
然而，不管怎样竞争，最让你感到束手无策的一样东西——时间。
时间就好比故事里的狮子一样，怎么跑也不能跑得比它快。
你不断地去尝试走在时间的前面，例如平时做事要快一点，把工作时间延长一点，但是久而久之，到了极限，你就会变得心力交瘁，最后还会感叹到：
什么都做不到，甚至会说没有时间。
虽然你经常抱怨没有时间，但是你确实从早晨忙到晚上，甚至废寝忘食，忙到没有家庭观念，没有休闲活动。
但回头来看，你仍感到非常地沮丧、无奈甚至焦虑，感到时间还是不够用。
【自检】
请回答下列问题：
（1）你的时间够用吗？
（2）你如何看待以下问题?
时间就是金钱吗？
时间=金钱
金钱对你的意义重于时间吗？
时间＜金钱
时间对你比金钱更有价值吗？
时间＞金钱
你选择哪一种答案？
相信每个人答案是不尽相同的。
【案例】
曾经有一家顾问公司对100名经理人做过一次调查，结果表明：
仅有1人认为有足够的时间；
10人认为需要10%的额外时间；
40人认为需要25%的额外时间；
其余的人认为需要多于50%的额外时间。
从这个数据可以感觉到，很多人需要有更多的额外时间。
事实上：
●时间不只是金钱；
●时间比金钱更有价值；
●时间就是生命。
时间的运用
时间运用分为几类时间：
大块时间、首要时间、零碎时间、固定时间、安静时间、弹性时间、交通时间。
1．大块时间
你每天都要用一大部分的时间来完成当天重要的事情，大块的时间至少需要两个小时。
其实也可以分散地安排大块时间，这样安排时间你便会觉得身心愉快，且会产生一种成就感。
2．首要时间
一日之际在于晨
首要时间与大块时间接近，它指每天早晨的那段时间。
有人把早晨的时间用来进修，有人把早晨的时间用来运动，有人把早晨的时间用来做一些重要的思考，因人而异。
3．零碎时间
零碎时间看起来好像不太重要，但是这种时间如果能够把它积少成多，化零为整，把那些小块时间充分利用起来，以很少的时间来做一些小事，坚持下来，也是非常可观的。
零碎时间称为时间的存储器。
4．固定时间
如果觉得某项工作在某个时段内进行效果最好，把它固定下来，就称为固定时间。
5．安静时间
读书也好，工作也好，是否能够专心有效，环境的因素是很大的，不少办公室都感觉到非常吵闹，工作经常受到干扰，这时可以由大家互相来约定，安排一段安静的时间。
6．弹性时间
每一项工作都需要时间，最好是留有弹性，即预估的时间应该稍微宽裕些。
可以在两三项工作之后，安排一个弹性时间，来弥补以前还没有做完的事情，或者说是留作被干扰以后的调节时间。
弹性时间不能够太长，10分钟甚至20分钟是比较适当的。
7．交通时间
一般人对交通时间都是用两个字来形容：
抱怨，特别是居住在大城市或者都市里的人。
所以要工作有效率，就要学习如何去缩短或利用你的交通时间，例如早点出门，晚点回家，选择走哪条路线，坐车的时候你还可以思考一些问题，可以听听音乐，看看书，充实自己。
时间的划分
时间可以花费在不同的事情上，因此就有了工作或学习时间、休闲时间、家庭时间、个人时间、思考时间等。
1．工作或学习时间
时间用在工作，或用在学习上，称为工作或者学习时间，它是为了谋生以及充实生活。
学习是谋生前的准备，或者是工作时的进修，也是为了充实生活。
工作并不是你生命的全部，活到老、学到老的终身学习的观念已经来临。
学习的重要性与日俱增，每个人都必须抽出一部分时间来学习新知识或者熟悉新事物。
2．休闲时间
休闲时间包括休息、睡眠及体育活动。
人生就像马拉松比赛一样，你别一开始就猛冲，浪费甚至透支了你的体力，要懂得放松，要养成一种良好的睡眠、休闲以及运动的习惯，才能把每一个人的身体状况调整到最佳状态。
3．家庭时间
家庭是你休息最佳的避风港，只有家人与你没有所谓的利害关系。
你要跟家人真心地相处，不要到了需要时你时才回家，你才懂得去珍惜亲情。
4．个人时间
个人时间是用来修身养性、充实自我的，是完全属于个人独自享受的时间。
个人时间就是自己跟自己约会的那种时间。
每个人不论是求学还是工作，甚至在家中，都有一种不允许被侵犯的个人时间，利用这些时间人们可以充实自己。
5．思考时间
思考时间就是思考未来的时间。
思考时间可着重用在计划自己未来的发展，也可用在反省以前自己所做的事情是否正确，是不是值得等。
思考如何再改进，如何再调整，如何让自己变得更好，而不必特别为了什么目的思考，可以天马行空地去想象，可以胡思乱想，如果发现了一些好的想法，或者是一些好的理念就应该立刻把它记下来。
时间的价值
时间的价值基本上分两种，一种叫做无形的价值，另一种叫做有形的价值。
无形价值
时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。
你为此花掉时间，但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的，这叫做无形的价值。
有形价值
时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系，会在以后带来有形的报酬。
例如你是一名销售人员，拜访客户，跟客户建立关系，最后与客户达成交易，你定会有报酬。
◆时间具有有形和无形的价值。
◆浪费自己的时间，等于是慢性自杀。
◆浪费别人的时间，等于是谋财害命。
其实：
●时间对每个人都是平等的；
●每个人都有相同的时间；
●但时间在每个人手里价值却不同。
【自检】
你的时间价值是多少，你计算过吗？
请根据下表来计算一下你的时间价值：
你的时间价值几何
年收入
（万元）
年工作时间
（天）
日工作时间
（小时）
每天价值
（元）
每小时价值
（元）
每分钟价值
（元）
1
250
8
40
5
0.08
2
250
8
80
10
0.16
3
250
8
120
15
0.25
5
250
8
200
25
0.42
10
250
8
400
50
0.83
你的时间价值：
每天________________元
每小时________________元
每分钟________________元
那么，人们该如何管理时间，让自己的时间增值，让自己更有成就？
可以支配的时间就是财富本身。
——马克思
世界上最珍贵的东西就是时间。
——爱迪生
人类都忽略了时间的可贵，失去它，才懊恼不已。
——伏尔泰
要充分利用时间，每一事务都要安排时间。
——富兰克林
时间是最高贵而有限的资源。
——彼德·杜拉克
【总结】
本讲主要从时间的意义、特征、功能、价值以及时间运用几个方面，阐述了时间的真谛。
时间不只是金钱，时间比金钱更有价值，时间就是生命。
时间具有无形的价值和有形的价值。
时间对每个人都是平等的，每个人都有相同的时间，但时间在每个人手里价值却不同。
因此珍惜时间才是你生命中最重要的事情。
学习时间的管理是非常必要的。
【心得体会】
对时间管理的认识
【本讲要点】
时间管理的定义与目的
时间管理理论的历史演进
时间管理的定义与目的
时间管理定义
◆时间就是生命，时间就是金钱。
◆人们往往是重视生命，乐于理财，而忽略了时间管理。
◆善用时间，就是善用自己的生命!
时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧，引导并安排管理自己及个人的生活，合理有效地利用可以支配的时间。
时间管理的目的
时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效",即效果、效率、效能。
效果，是确定的期待结果；
效率，是用最小的代价或花费所获得的结果；
效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。
图2-1时间管理的“三效”关系
【自检】
描述一下你今天的主要工作，是否达到了“三效",即效果、效率、效能。
如果没有，你将如何改进？
时间管理的目的
特点
是否达到
如何改进
效果
确定的期待结果
效率
以最小的代价或花费获得结果
效能
以最小的代价和花费获得最佳的期待结果
以上效果、效能、效率三个主题，需要你慢慢地在心目中反省、检讨，找到你生命中的那种真正的具有人生方向、又有价值观的东西。
时间管理理论的历史演进
学习时间管理，首先了解一下时间管理理论的历史演进。
因为科技发展的过程中，每一个人追求的就是更好的效率、效能、效果。
在追求的过程中，如何去节约更多的时间，如何把时间投入到最有效率的结果上，历史上曾存在几种方式，这种方式间发生的变化就好像一个历史的演进。
第一代时间管理理论
基本是备忘录型。
一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。
备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。
如果今天一天结束完成了大部分的事情，就可以在备忘录上划掉，否则就要增列到明天的备忘录上。
这就是第一代时间管理，叫做备忘录的时间管理。
这种时间管理的优点是：
重要的事情变化时的应变力很强，是顺应事实的。
另一个优点就是没有压力，或者压力比较小。
备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。
但备忘录管理没有严整组织架构，比较随意，所以往往会漏掉一些事情。
忽略了整体性的组织规划，有时候会面临一种好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情，这是第一代时间管理的缺点。
第二代时间管理理论
强调的是“规划与准备”，特色是记事簿。
特点是制定时间表，记录应该做的事情，表明应该完成的期限，注明开会的日期等等。
这种管理模式优点是追踪约会以及应该做的事情。
通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。
缺点是容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。
第三代时间管理理论
主旨是“规划、制定优先顺序，操之在我”。
这一代的管理强调的是价值，制定中长短的目标以期实现一种价值观。
因此它的特色就是将每天活动，写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者组织表。
它主要是为了提高工作和生活效率。
第三代时间管理的优点是比较强调价值观，以价值为依据，或者以价值为导向的一种生活工作的方式。
它能够发挥长期、中期或者短期目标的效果，也能透过每天的规划，安排优先的顺序，可以提高生产力；它的效率比较高，可以感到井然有序。
第三代时间管理的疏忽表现在忽略了自然法则，缺乏远见。
因为它是以价值为导向，你要得到这些东西，你认为这是你生命中最重要的，所以在安排上往往会有些疏失，其实价值观未必是自然法则。
第四代时间管理
强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。
这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念，它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。
怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近。
这种管理理论强调的是每一天的行动，每一个时段的行动，都要与未来的目标很接近，所以它强调的是一种方向，也叫做正北理论。
表2-1时间管理理论的历史演进
理论的演进
特点
优点
缺点
第一代时间管理
备忘录型
应变力很强没有压力
随意忽略整体规划
第二代时间管理
记事簿规划与准备
追踪约会事件达成率比较高
产生安排的习惯
第三代时间管理
强调价值规划、制定优先顺序
以价值为导向提高生产率
忽略了自然法则缺乏远见
第四代时间管理
自然法则和罗盘理论
效率方向对
在你的生活过程当中，每一个决定不是离开你人生的目标很远，就是离你人生的目标很近。
所以你每一个时刻都在做选择，每一个时刻都在做决定。
【总结】
本讲主要阐述了时间管理的定义及时间管理的目的，时间管理理论的历史演进，对四代时间管理理论的特征、优点和缺陷分别作了阐述和分析。
时间是每一个人生命的一部分，时间对所有的人都是平等的，关键是如何规划，如何进行有效的时间管理，要从内心深处找到你生命的价值。
第四代时间管理
第四代时间管理的要素与核心
第四代时间管理的要素与核心是：
改变的是思想而不是行为，是一种思维方式的变革。
这种时间管理强调的是一种人生的远景，而这种人生远景的一个宗旨就是要学习怎么去思考未来，所以它是一种改变，这种改变是一种思想的改变，而不是行为的改变，是一种思维方式的变革。
掌握时间是迈向成功的秘诀：
◆时间是珍贵的资源；
◆时间是珍贵的日用品；
◆时间是你生命的基础；
◆没有时间，你什么事都做不成。
怎样才能掌握时间呢?
●决定哪一件事情必须马上去做；
●暂时把其他的事情抛开；
●把你的全部精力投入到这项活动。
时间的定义
时间是什么？
韦氏大辞典中的定义是这样的：
◆时间是由过去、现在及未来构成的。
◆时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。
图3-1时间的过去、现在和未来
时间的基本元素
时间的基本元素是事件，是过去的事，现在的事和未来的事。
时间是由每一个时间的事件构成的。
图3-2单个时间和时间的过去、现在和未来
时间管理的关键
时间管理的关键就是事件的控制，即把每一件事情都能够控制得很好。
时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤，关键是合理有效地利用可以支配的时间。
很多人都有一句口头禅，请他帮一个忙，或者有什么事情找他，一般他总会讲：
我没有时间。
那他到底什么时候有时间呢？
成功与失败最大的差异性：
失败者总会说，我没有时间。
而一个成功的人，他一定会说自己能腾出时间来。
这就是成功与失败最大的差异性。
赢得时间，就可以赢得一切。
因为时间管理的关键就是事情的控制，所以能够把事情控制得很好，就能够赢得时间。
因为时间就是生命的本身，连自己生命本身都管理不好，还能管理些什么呢?
【管理名言】
不能管理时间的人，就不能够管理一切。
——彼得·杜拉克
时间管理的基本思路就是让自己活得更快乐，因为人生的过程中，不是快乐就是痛苦，所以时间管理的基本目的就是更能够活出你自己，有意识地掌控你自己的生命，这叫做自己做决定。
而不是为他人生活，不是为了某一项事情，或者成为被别人利用的一种工具。
学习时间管理的理由
◆时间是不能储存的
◆时间不会停止
◆时间也不可能增加
◆时间无法转让
◆时间是租不到，买不到，也借不到
时间是一种心态、心境的表现，你如何看待时间，如何运用时间，就是心态和心境的表现。
良好的时间管理，是一种习惯的养成。
有的人去锻炼，重视他的身体健康，他早晨起来去运动或者锻炼，他就是在善用每一天的这个时段，这是一种好习惯。
有的人有固定思考的时间，把这个时间运用在规划未来上，这也是一种运用时间的好习惯。
走出时间管理的误区
在时间管理中，存在许多误区。
那就是忙、盲、茫。
要走出时间管理的误区，就要抛开这三个字。
不要瞎忙，也不要去乱忙，甚至也不是那种茫茫然，走出时间管理的误区就是马上行动，调整好心态，调整好自己的思想，改变你的心境。
浪费时间的外在因素及解决方法
（一）
导言
使用相同的时间，不同的人有不同的结果。
在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。
首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。
浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。
针对各项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。
浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。
这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。
因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。
因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。
所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。
有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。
你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近，怎么做？
关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。
电话干扰的原因及解决方法
浪费时间的原因
电话干扰会浪费很多时间。
许多经理人认为电话经常占据他们大量的时间。
与电话有关的许多问题都牵涉到人性，牵涉到人的心理。
接电话的强烈欲望不是来自电话，而是来自于人的心理，电话之所以会吸引你有很多原因，例如你假设每次电话都来的名正言顺，需要你注意，而如果你不中断自己的工作去接电话，就是不负责任的结论。
你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重要。
1．害怕冒犯别人
你之所以在不该接电话的时候接电话，而且讲电话的时间比应讲的时间要久，是因为害怕，如果不接的话会让来电者觉得不愉快。
2．希望保持消息灵通
不想漏掉任何情形，例如助理接电话时，许多管理者会下意识地停下工作旁听。
3．自我膨胀
别人打电话来向你索取资料或者信息，你会有一种好像身价不凡的感觉，这就叫自我膨胀。
4．享受社交的乐趣
有些人无法抗拒社交的诱惑，把每次电话变成社交活动的工具，还有当成现成的借口。
如果你不愿意承担某项艰巨或乏味的工作，接重要的电话便可以成为光明正大的拖延时间的借口。
解决的方法
电话干扰的确会给你的工作产生干挠，带来很多时间的浪费，会影响你的时间管理，解决方法主要有阻绝干扰和集合电话。
1．阻绝干扰
很多人就是因为不了解过滤电话，不知道如何处理电话，以至于他在一天的时间里往往都浪费在接电话上。
学会过滤电话，阻绝干扰有几个步骤。
（1）处理
如果有可能尽量由助理回答来电者的需求，并记下有关的信息。
（2）转接
如果助理无法处理电话，下一步就是把电话转给团队里其他能够协助的人。
（3）暂缓
如果遇到只有你能处理的状况，助理要试着写下留言，避免使你受到打扰，你可以下一步再去处理这个事情。
（4）速办
如果来电者合乎你们事先约定好的原则，紧急事或者重要人物的电话可以直接接听，速办可以把时间压缩更短。
圆滑过滤电话的一些诀窍，例如可以说：
◆（处理）你稍微等一下，我翻一下我们的档案。
◆（转接）我们的企划主任今天下午正在着手这个计划，要不要我把您的电话转给他?
◆（暂缓）我想他11点左右就可以回你的电话，这样可以吗?
◆（速办）我看我可不可以去打断他一下。
如果你没有助理怎么办？
那么，你就必须与同事互相帮助接电话，安装留言系统。
如果有开关你可以暂时切断，或将电话移到视线以外，关键性的时间索性拔掉电话的插头，甚至把你的工作带到没有电话的地方。
2．集合所有电话
在某时间段把电话一起回掉，同时去做别的事情。
就是说在这个时间你同时在回电话，就不会受到电话的干扰。
良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法：
◆暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。
◆提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前有一分钟的时间，问对方还需要任何帮助吗?
◆坦率直言：
拜托，等一下我得走了，老板要我几分钟之内到达他办公室，明天见。
不速之客的原因及解决方法
突然有人来拜访你，只借用你一分钟时间可以吗？
或者说你是一个经理人，你把门大开着，就是欢迎来打扰。
不速之客会造成你时间管理不当。
对于突然造访的不速之客，及由于敞开门户而来的不速之客，有不同的解决方法。
一个高效率的现代人，要学习如何去应对不速之客。
突然造访的不速之客
1.解决的方法
突然有人来造访你，“只借用你一分钟时间可以吗？
”只占用你一分钟时间，这绝不表示你会只花一分钟的时间解决问题。
应对这种情况可以有以下几个解决方法。
（1）延后处理
遇到不速之客干扰时，如果需要可以另外安排谈话的时间，即延后处理。
你可以说：
“对不起，我们改天或者什么时候再来讨论这件事情。
”你可以当场把约定的谈话时间记在记事本上，表示你会守信用。
（2）把访客转交给别人
经常是访客来找到你，明明不是你的事情，那你可以转交给别人来处理。
如果可能，鼓励部属自己去寻找答案，或寻求找其他的同事帮助。
（3）另外安排时间
可以另外安排时间
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