村级档案工作指导手册doc.docx

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村级档案工作指导手册doc

村级档案业务培训目录：

第一章档案工作的基础知识

第一节档案工作

第二节档案室

第三节档案综合管理

第二章档案工作具体内容

第一节档案收集工作

第二节档案整理工作

第三节档案的保管工作

第四节档案的鉴定和统计工作

第五节档案的利用工作

第三章各类档案的整理方法

第一节文书档案

第二节声像档案

第三节实物档案

第四节会计档案

第五节村民档案

第四章几种档案编研材料的编写

第一节大事记编写方法

第二节组织机构沿革编写方法

第三节基础数字汇集编写方法

第四节干部任免一览表编写方法

第五章村级档案工作考核要求

第一章档案工作的基础知识

第一节档案工作

一、档案工作的含义和特点

（一）档案和档案工作

1、档案是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中直接形成的，具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。

机关档案既是机关单位的财产，也是国家的宝贵财富。

2、档案工作是指围绕档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称，包括档案工作管理和档案管理两个方面。

狭义的档案工作是指档案管理。

（二）档案工作的特点

基础性、服务性、专业性

二、档案工作的地位和作用

档案工作具有双重地位：

档案工作既是机关工作的重要组成部分和必不可少的重要环节，又是国家档案事业的重要组成部分，是档案事业的基础。

三、档案工作的职能和任务

档案工作包括档案管理和档案工作管理的双重职能。

包括贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；监督、指导所属机构的档案工作。

具体任务是：

（1）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，建立、健全本单位的档案工作规章制度；

（2）对本单位文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导；（3）收集、管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用，为各项工作服务，并按规定向有关档案馆移交档案；（4）在档案工作“统一领导、分级管理”原则下，负责对所属机构的档案工作进行监督和指导。

四、档案工作基本制度及其内容

档案工作基本制度主要包括档案工作人员岗位责任制、文件材料立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案鉴定工作制度和档案利用制度等六项。

档案员岗位职责

1、宣传、贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，建立、健全本单位的档案工作规章制度。

2.负责做好本单位各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作；

3.负责指导本单位各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

4.监督指导本单位所属机构的档案工作；

5.严格遵守各项档案管理制度，确保档案的安全，对档案的收进、移出、保管利用等情况要及时进行登记和统计，没有正当手续或主管领导批准，不准将档案擅自借出。

6.根据实际工作需要，利用档案资料编写实用的参考资料，及时、准确地为单位领导和其他工作提供相关的服务。

兼职档案员岗位职责

1.认真贯彻执行《档案法》及档案工作方针、政策，严格执行本企业制定的档案工作各项规章制度；

2.负责本部门具有保存价值的各种门类档案的收集、整理、归档工作；

3.负责各类档案材料移交前的保管工作；

4.对所保管的密级文件和不得外传资料的保密负责；

5.根据有关规定，每年定期向综合档案室移交档案。

镇（街道）档案协作指导组成员职责

1、严格按照《档案法》和档案工作条例，认真行使各项职责，依法建档，促进本镇（街道）档案工作整体水平的提高。

2、结合区、镇（街道）工作实际，明确工作目标，制定年度、月度工作计划，强化工作措施，认真抓好各项工作的落实，并及时上报档案工作信息。

3、定期开展学习交流，开拓视野，创新思路，不断提高档案工作业务水平。

4、开展村（社区）档案、重点企业档案的指导服务，通过蹲点挂钩和以点带面，不断提高村（社区）、重点企业建档水平，更好地为新农村建设服务。

5、注重和加强机关及所属事业单位的档案工作，通过协作交流，达到互相学习、取长补短，共同提高的目的。

第二节档案室

一、档案室的含义及其工作内容

1、档案室是机关设置的承担本机关档案工作职能的内部工作机构。

2、档案室工作具体内容主要有：

（1）起草并监督执行本单位的档案工作的计划和规章制度；

（2）负责对本机关所属机构或单位的档案工作进行具体业务监督和指导；（3）对本机关文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导；（4）组织开展档案业务培训、咨询、协作交流、检查评比及目标管理等活动；（5）本机关档案的管理。

包括档案的收集、整理、保管、移交、鉴定、统计和利用等工作。

二、我国档案室的设置和类型

我国现行机关单位设置的档案工作机构类型主要有：

（1）按承担机关档案工作职能的形式划分，有完全职能型、非完全职能型和非职能型三种；

（2）按管理本单位档案的形式划分为综合档案室、文书（科技）档案室和专门档案室三种；（3）档案室的辅助类型目前主要有联合档案室和文件中心两种。

第三节档案综合管理

一、档案综合管理的概念

档案综合管理是指按“统一领导，分级管理”的原则，档案工作实行集中统一管理，档案室全面承担档案工作职能和任务的一种档案工作管理形式。

简单地说，档案综合管理就是集中统一管理本单位的档案和档案工作的一种模式。

档案综合管理有以下含义：

（1）在档案工作“统一领导，分级管理”的原则下，档案工作实行集中统一管理；

（2）档案实行集中统一管理；（3）档案室全面承担机关档案工作职能和任务；（4）档案综合管理是机关档案工作管理的一种形式。

二、档案室档案综合管理的模式

档案室档案综合管理的模式主要有集中存放式和分开存放式两种。

一个机关只能选择一种模式，应尽量采用集中式的模式，但办公条件有限或办公地点分散的机关可采用分开存放式的模式。

不论采取某种具体的档案综合管理模式，档案工作必须做到统一领导，统一机构，统一制度，统一监督指导，即“四个统一”，实行网络化管理，档案室档案实行综合管理。

第二章档案工作具体内容

档案业务工作内容分为：

收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等六个环节。

其中收集是基础和前提，整理（鉴定）是关键，利用是目的。

这几个环节是档案工作的重点。

第一节档案收集工作

一、档案收集工作的意义（最重要也是最难的一项工作）

档案收集工作是收集档案和围绕收集档案而开展的各项档案业务工作的总称。

它在档案工作中处于一种特殊的地位，做好档案收集工作意义重大。

最重要的工作：

1、档案收集工作是档案室工作的起点。

档案室管理的档案，并不是由档案室自己产生的，而是通过对历史上形成的和现行工作中不断产生的文件材料的接收与征集，长期积累起来的。

从全部档案业务工作的程序来说，档案的收集工作是档案工作中的第一个环节，档案收集工作为档案的整理、鉴定、保管、统计和利用等各项工作提供了物质条件，档案收集工作质量的高低，直接影响到档案工作的其它环节。

2、档案收集工作实现档案集中统一管理的基本途径。

档案的来源是分散的，它分散在文件材料的形成和承办的各个部门以及承办人员手中。

为了便于管理和提供利用，维护历史文化财富的完整与安全，国家规定一个单位形成的档案必须集中管理。

3、机关档案收集工作是我区档案事业的重要基础。

档案馆的档案，并不是由档案馆自己产生的，而是通过机关档案室定期向档案馆移交，不断补充，成为档案馆馆藏的重要来源。

不仅如此，机关档案工作能为国家储备文件材料，为整个国家的经济建设以及开展历史科学研究而服务。

从全部档案工作的过程来说，有了最基层机关档案的工作，才能延伸档案行政管理、档案教育、宣传等工作，形成档案事业体系。

常熟波司登股份有限公司总裁高德康就十分重视企业档案工作，建立了企业档案馆，连创业时的一台旧缝纫机和一辆旧自行车都保存在档案馆荣誉展厅里，用以教育员工不忘企业发展历程，激励员工艰苦奋斗，与企业共成长。

最难的工作：

去年村级档案检查最大的一个问题是材料不全，显现越来越少的趋势。

原因之一在于相关部门不愿意移交。

认为一旦移交，查阅利用不如自己保管方便；原因之二在于移交什么、收集什么心中无数；原因之三在于对于收集工作缺乏有效的制度监管与惩罚措施；原因之四在于收集的方式、方法落后与呆板。

做好收集工作，我们也需要考虑单位内部的利用需要。

之所以一些业务部门不愿意移交，就是我们的档案人员在短时间内无法满足利用需要。

个人认为，我们档案人员不仅要熟悉档案管理流程，更要把握单位的工作动态，要有一种超前的服务意识。

做好收集工作，在收集方式、方法上要细致、灵活。

对“帐内文件”与“帐外文件”的收集方式、方法应有所不同；不同的文件在收集时间、收集地点上应有所不同。

二、档案收集工作的要求

1、确保档案的齐全和完整。

所谓档案的齐全，就是指各种门类和载体的所有档案都全部归档（纸质、电子、照片、实物、各种业务档案等），所谓档案的完整是指归档的每一份档案都完好无缺（请示与批复、正稿与底稿）。

实物、照片（包括底片）、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档。

2、符合规范和标准。

机关工作中要坚持机关档案的标准化和规范化。

国家档案局制定了《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》、《文件材料归档范围与文书档案保管期限表》等一系列有关档案工作的规范和标准，这些都是机关档案管理所要执行的。

几个注意点：

1、归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存；不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸；2、归档文件材料应完整、准确、签批手续完备；3、归档的文件应为原件或具有凭证作用。

4、归档数量：

归档文件材料一般为一份，重要的、利用频繁的和有特殊需要的可适当增加份数。

5、电子文件的归档应遵守两个原则：

第一、电子文件和纸质文件归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档。

第二、同时做好在线归档和脱机归档两方面的工作，在线归档是指将经过整理的电子文件，转入由档案部门管理控制的档案数据库，脱机归档是指从在线的硬盘上刻录到光盘等载体上进行归档。

3、保证及时和安全。

档案是机关单位的一种资产、财富，是社会的宝贵的信息资源和国家档案全宗不可分割的组成部分。

因此，任何单位和个人都应按规定及时归档，确保机关单位和国家档案全宗的完整。

三、档案收集的范围和方法

一）、收集的范围：

凡是本单位在工作活动中形成的、反映本单位主要职能活动和历史真实面貌的文件材料均属于机关档案的收集范围，此外，还应收集与单位档案有关的资料和实物。

具体范围见《邗江区村级文件材料归档范围、保管期限表》

邗江区村级文件材料归档范围、保管期限表

一、文书档案

1、会议材料

1．1会议记录

1．1．1党支部（党总支、党委）会议记录永久

1．1．2村委会组成人员会议记录永久

1．1．3共青团工作会议记录长期

1．1．4妇联工作会议记录长期

1．2党员大会、村民（代表）会议、共青团、妇联会议材料

1．2．1党支部（总支）、党员大会材料永久

1．2．2村民（代表）大会的材料永久

1．2．3共青团会议材料长期

1．2．4妇联会议、妇女大会材料长期

2、统计年报、名册

2．1党员年报、名册永久

2．2共青团年报、名册永久

2．3人口年报、计划生育年报永久

2．4农业年报、收益分配表永久

2．5人口普查材料

2．5．1人口普查汇总表永久

2．5．2人口普查登记表长期

2．5．3人口普查记录表短期

2．6农业普查材料

2．6．1农业普查汇总表永久

2．6．2农业普查登记表长期

2．6．3农业普查记录表短期

3、机构、干部人事方面的文件材料

3．1有关本村机构设置的文件材料永久

3．2有关本村村组调整的文件材料永久

3．3本村及本村有关单位启用印信的文件材料永久

3．4本村村组干部任免的文件材料永久

3．5本村干部分工的文件材料短期

3．6本村人员奖惩的文件材料

3．6．1获得县（处）级及以上的奖励永久

3．6．2获得县（处）级以下的奖励长期

3．6．3受到警告以上处分的永久

3．6．4受到警告及以下处分的长期

3．7村组干部工资、补贴的文件材料长期

4、土地、村庄规划、村民建房、区划调整方面的文件材料

4．1本村总体规划及有关村庄规划材料永久

4．2涉及到本村的区划调整文件材料永久

4．3本村村民宅基地、建房申请、审批材料永久

4．4本村土地规划材料永久

4．5本村土地征用、拆迁工作的文件材料永久

4．6本村土地承包文件材料永久

4．7本村土地流转文件材料长期

4．8本村基本农田保护文件材料长期

4．9有关本村生态村、文明村、卫生村等建设的文件材料永久

4．10本村改水、改厕的文件材料长期

4．11本村垃圾处理的文件材料长期

5、本村基本建设（含农田水利、土壤改良）文件材料

5．1本村村委会建房基建材料永久

5．2本村道路建设文件材料

5．2．1乡村道路建设规划、计划、方案、批复、资金筹措方案、征地、取土的

文件材料永久

5．2．2乡村道路建设报告、请示、村民集资名册、劳务等方面的材料长期

5．2．3乡村道路建设方案施工图设计、工程招投标、资金筹措、质量检查、竣

工验收、竣工决算、工程审计方面的材料永久

5．2．4乡村道路建设施工组织、准备、阶段验收、土方验收、计量支付方面的

材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　长期

5．3农田改造规划、方案永久

5．4河道疏浚工程方面的工作计划、汇报、总结永久

5．5河塘整治方面的工作计划、汇报、总结长期

5．6中、低产田改良面积调查表长期

5．7本村耕地修复、复垦的文件材料长期

5．8本村植树造林的文件材料长期

6、农村经济合作组织文件材料

6．1村、组经济合作组织章程长期

6．2村、组经济合作组织成立的文件材料长期

6．3村、组经济合作组织的统计报表

6．3．1年报永久

6．3．2月报、季报短期

6．3．3上级关于农村经济合作组织的方针政策等文件材料短期

7、农民增收减负文件材料

7．1本村关于农民增收减负的年报、年度统计报表永久

7．2本村关于农民增收减负的汇报长期

7．3本村关于农民增收减负的有关资料长期

7．4上级关于农民增收减负的方针政策等文件材料短期

8、农村劳动力转移

8．1本村农村劳动力转移的文件材料长期

8．2本村维护农民工权益的文件材料长期

8．3本村农村劳动力培训的文件材料短期

8．4上级关于农村劳动力培训、转移和维护农民工权益的文件材料短期

8．5本村农村劳动力登记名册长期

8．6本村农村劳动力外出务工情况登记材料短期

8．7本村农村劳动力外出务工情况统计表及分析短期

9、农村保障

9．1农村养老保险

9．1．1参加农村养老保险人员情况一览表永久

9．1．2领取养老保险金人员的材料长期

9．2最低生活保障

9．2．1农民人均收入情况统计表长期

9．2．2贫困人口情况统计表长期

9．2．3农民最低生活保障申请审批材料长期

9．2．4贫困农户、最低生活保障人员台账长期

9．2．5应享受最低生活保障人员情况公示材料长期

9．3农村医疗卫生

9．3．1新型合作医疗

9．3．1．1参加新型合作医疗人口名册长期

9．3．1．2农民自筹资金花名册短期

9．3．1．3村卫生室建设的材料短期

9．3．2农村医疗保险

9．3．2．1参加医疗保险人员花名册永久

9．3．2．2疾病治疗费用报销情况统计表短期

10、农村义务教育、农民工子女入学

10．1农村学龄儿童、少年花名册短期

10．2农村学龄儿童、少年入学情况的有关材料短期

10．3农村九年义务教育统计资料长期

11、综合治理、人武工作

11．1、本村关于武装、民兵组织、征兵应征人员名册、预备役人员登记名册、

民兵代表的会议材料长期

11．2、本村有关治安、保卫工作、普法宣传、民主法治示范村创建活动的计划、

总结、专题报告、统计表、典型经验材料长期

11．3、村民户籍管理、暂住人口、流动人口情况、登记表、名册、统计表永久或长期

11．4、人民调解申请书、调解笔录长期

11．5、创建工作计划、活动记载长期

11．6、安置帮教工作材料、登记表长期

12、农村文化

12．1本村文化事业发展规划、计划、总结长期

12．2文化事业组织网络、业余艺术团队（协会）、书香工程点、文化户材料

长期

12．3阵地活动项目、宣传橱窗（栏）、图书室、文化室材料、全民健身点、业余文艺创作、体育活动的材料短期

12．4民间文化遗产保护、文物保护方面的材料永久

12．5乡村文化活动其他方面的材料短期

13、知名人物

13．1县级以上劳动模范的简历、事迹、照片等材料永久

13．2在外地、国外的本籍专家、学者、艺术家、文学家、作家等名册、简历、

照片、代表作等材料　永久

13．3旅居海外的华侨、在港、澳、台的本籍人士的材料永久

13．4副处级和副高级职称以上的人员的有关材料永久

13．5民间艺人简历、照片、代表作等材料永久

14、村务公开、民主监督

14．1村委会选举

14．1．1上级机关制定的关于村委会选举的文件材料短期

14．1．2村委会选举结果的批复永久

14．1．3选民登记名册、初步候选人、确定正式候选人材料、选举宣传材料、

选票、委托投票证和选举结果报告单长期

14．1．4村民委员会成员、下属各委员会成员、村民小组长、村民代表名册

永久

14．1．5村民委员会选举情况报告单、选举工作总结永久

14．1．6其他有关选举方面材料短期

14．2村务公开

14．2．1上级机关制定的关于村务公开的文件材料短期

14．2．2财务公开材料、财务计划、各项收入、各项支出、财产和债权债务材料永久

14．2．3享受误工补贴的人数及补贴标准短期

14．2．4婚姻和计划生育公开材料、年内办理结婚登记人员名单、非法婚姻人员名单及处罚材料长期

14．2．5年度人口计划、按政策生育人员名单、生育证发放的材料长期

14．2．6计划外怀孕、生育、超生子女的材料长期

14．2．7土地征用及宅基地使用公开材料永久

14．2．8农民负担情况公开材料、水电费用收缴公开材料、救灾救济物发放公开材料长期

14．2．9集体经济项目承包、经营情况公开材料长期

14．2．10村干部工作责任目标公开材料、村民代表会议认为需要公开的其他材料长期

14．3民主监督

14．3．1民主监督、民主管理、民主决策形成的材料长期

14．3．2民主理财、理财小组名单、理财过程形成的材料、理财小组向村民会议或村民代表会议报告材料、对离任村干部财务审查材料长期

14．3．3村干部、村民委员会述职材料、对村干部测评材料、向村民公布的测评结果　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　长期

15、村级便民服务中心

15．1村级便民服务中心规划、计划、总结、方案长期

15．2服务中心、各服务机构成员名单、自愿者名册、开展服务项目的登记薄

短期

15．3有关服务、宣传材料短期

16、上级关于农业农村工作的文件材料

16．1重要的长期

16．2一般的短期

二、会计档案

1、会计凭证15年

2、会计账册

2．1现金账25年

2．2银行帐25年

2．3总帐15年

2．4分类帐15年

3、会计报表

3．1会计年报永久

3．2会计月报、季报5年

4、会计档案销毁清册、会计档案移交表永久

三、声像、实物档案

1、照片　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　长期

1．1上级党政机关领导、人大代表、政协委员等来本村指导、视察工作时形成的照片

1．2本村召开重要会议及文化、体育、庆典活动形成的照片

1．3本村主要领导及著名人物的照片

1．4本村荣获的各种证书、奖状、锦旗、奖品等形成的照片；

1．5本村概貌、变迁及所属基础设施的照片（很多村庄只顾着不断地加盖楼房以换取更多高额拆迁资金，而没有人去为保留这个村最后一张最淳朴的样貌而去照一张像，也没有人去关心村里的文物古迹应该怎么办，更没有关心村子的历史该怎么办）

2、录音带、录像带　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　长期

2．1上级党政机关领导、人大代表、政协委员等来本村指导、视察工作时形成的录音、录像

2．2反映本村历史概貌及重要活动的录音、录像

3、光盘长期

4、实物

4．1本村在各项职能活动中获得的奖状、证书、奖牌、奖杯、锦旗、废旧印章等永久

四、村民档案永久

1．家庭成员登记表、身份证明（复印件）、学历证明（复印件）、各种上奖章、奖状、荣誉证书（复印件）、先进事迹、好人好事记实

2．遵纪守法记实、发生纠纷记实、违法案件登记

3、计划生育记实及登记材料

4、宅基地界划定图、土地证书、联产承包合同、公益金、粮油订购、义务出工及经济收支记实

5、家庭大型农机具、贵重家用电器、房屋等主要固定资产登记表

6、赡养老人、教育子女、移风易俗、社会公德等方面的材料

二）、收集的方法：

为了保证档案的齐全完整，档案室应采用一切有效合法的手段，全面地进行档案的收集工作。

1）制定各种有约束力的规章制度，强化有关人员的档案意识，提高文书和档案人员的素质，建立正常的档案工作秩序（如何保证收集齐全，我们必须建立相应的制度来保障。

譬如：

建立收、发文登记制度。

只有认真地进行收、发文登记，我们才能真正了解一个单位一年形成了多少材料，才能准确把握文件的位置与流向，避免文件在下落不明时，部门之间、人员之间互相扯皮现象发生）。

2）每个单位要认真执行国家档案局8号令的规定，结合本单位的情况，制定具体、完善的归档范围，并严格遵照执行（收集什么，是我们做好收集工作首先必须解决的问题。

在一个单位而言，我们应结合实际，制定出切实可行的文件材料归档与不归档范围）。

3）机关的归档工作应纳入业务部门的职责范围，在建立岗位责任制或其他制度时，应把立卷归档工作作为其中的一项内容，从组织上保证档案的齐全完整。

4）机关的文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须严格按照鉴定原则和机关档案保管期限表的规定，结合本单位的实际进行鉴定，准确地确定档案的存毁，减少失误，使反映本机关重要实践活动和重要事件的材料都能归档。

5）档案人员要有一种超前的服务意识。

之所以一些业务部门不愿意移交，就是我们的档案人员在短时间内无法满足利用需要。

我们档案人员不仅要熟悉档案管理流程，更要把握单位的工作动态，要有一种超前的服务意识。

做好收集工作，在收集方式、方法上要细致、灵活。

对“帐内文件”与“帐外文件”的收集方式、方法应有所不同；不同的文件在收集时间、收集地点上应有所不同。

要注重平时的收集，要把握文件收集的重点时期和阶段，即有关工作和活动结束或告一段落的时候。

如：

重大活动和重要会议结束时，就是活动和会议产生和形成的文件材料积累的重点时期。

阶段性工作和有关专项活动总结时，就是阶段性工作和专项活动产生和形成的文件材料积累的重点时期。

外出考察或参加会议返回办理报销手销时，就是考察和会议进行过程中产生和形成的有关文件材料积累的重点时期。

各种荣誉称号公布、通报时，就是有关推荐、评选、审批文件材料积累的重点时期。

各种事件、事故善后处理终了时，就是事件、事故发生和调查处理过程中产生和形成的文件材料积累的重点时期。

各种合同、协议签署时，就是有关合