档案管理教案 第八章档案检索.docx
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档案管理教案第八章档案检索
第八章档案检索
案例：
××管理顾问公司的档案在积累了一定数量之后，由于只有案卷目录而没有其它形式的检索工具，在查找档案时经常出现速度慢甚至查找不到的问题。
该公司的档案员小陈决定编制一些检索工具以解决查找档案的问题。
那么，究竟编制什么种类的检索工具才能适应公司查档的需要呢？
经过分析以往查找档案的情况，小陈发现公司的领导和业务人员频繁查找的档案主要有客户资料、公司的发文和内部文件。
于是他决定编制文号索引、客户索引和专题目录等几种检索工具，为查找档案提供途径。
这几种检索工具编制完成投入使用之后，明显提高了查找档案的效率，小陈因此也得到领导的表扬。
简析：
档案检索工具是人们查找档案信息的导航系统。
没有检索工具，无论是档案管理者，还是利用者，都难以顺利地从大量的档案中找到所需要的对象。
同时，档案检索工具的种类很多，功能各有侧重，这就要求档案部门必须根据本单位的实际情况，对档案检索工具的种类和形式进行适当设计，以使编制出来的检索工具适用和有效。
第一节档案检索概述
一、档案检索的含义和一般过程：
“检索”一词，顾名思义为查找、寻取。
“检”字，原是书的标签、题签，后又有察看、挑拣等意思；“索”字是指求取、搜寻的意思。
档案检索则是指对档案信息进行加工和系统存储，并根据需要进行查找的工作，它是档案提供利用工作的基础和先前条件，是开发档案信息资源的必要条件。
档案检索一词，可以有广义和狭义解释。
广义的档案检索包括存储和查找两个过程。
狭义的档案检索就是查找档案中有用信息的这一过程。
以下所涉及的是广义的档案检索。
档案检索包括档案信息存储和信息查检两方面工作。
档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的过程；档案信息查检是指利用检索工具或数据库搜取所需档案信息的过程。
这两部分内容是密切联系，不可分割的，存储是查检的基础和前提，查检则是存储的目的。
因此，对于检索问题需要把存储过程和查找过程作为一个整体来研究。
（一）档案存储过程的主要内容：
档案的存储包括两个环节：
1、著录标引。
对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，有时还需要将反映该件（卷）档案主题的概念借助检索语言（分类表、主题词表等）转换成规范化的检索标识。
对每件（卷）档案著录标引后形成的一条记录标为一个条目。
2、编制检索工具。
对著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各种检索工具，或输入计算机，建立机读文档及数据库。
（二）查检阶段的主要内容：
查找阶段也包括两个环节：
确定查找内容、查找。
1、确定查找内容。
对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案的实质内容，形成概念。
有时也需将这些概念借助检索语言转换成规范化的检索标识。
在计算机检索中还应按实际需要把这些检索标识之间的逻辑关系表达出来，形成检索表达式。
从确定提问主题到形成检索表达式的这一段工作称为编制检索策略。
2、查找。
档案工作人员采用各种手段把表示利用者需求的检索标识或检索表达式与存储在检索工具或机读数据库中的检索标识进行相符性比较，将符合利用者要求的条目查找出来。
在手工检索中，相符性比较是由人工进行的；在机检过程中，则由计算机担负二者之间的匹配工作。
二、检索效率：
档案检索效率是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性程度，它是衡量档案检索系统以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标。
档案检索效率通常采用检全率和检准率两个指标来衡量和表示。
检全率是指满足利用者要求的全面程度，即检出的有关档案与全部有关档案的百分比。
与之相对应的漏检率，即未检出的有关档案与全部有关档案的百分比。
1）检全率=
×100%漏检率=
×100%
请生回答：
某一利用者要求查找有关税制改革方面的档案，档案馆保存的有关档案为120件，而检索时检出102件。
请问检全率？
漏检率？
检全率=102÷120×100%=85%；漏检率=18÷120×100%=15%
检准率是指满足利用者要求的准确程度，即检出的有关档案与检出的全部档案的百分比。
与之相对应的是误检率，即检出的不相关档案与检出的全部档案的百分比。
2）检准率=
×100%误检率=
×100%
请生回答：
某一利用者要求查找有关社会保障政策方面的档案，通过一次性检查，共检出80件档案，经阅读发现其中60件是相关的档案。
请问检准率？
误检率？
检准率=60÷80×100%=75%；误检率=20÷80×100%=25%
三、档案检索语言：
档案检索语言是根据档案检索的需要而创制的人工语言，专门用于手工检索或计算机检索的档案信息检索系统，表达档案主题概念和检索课题概念。
如果没有档案检索语言，档案信息就不可能进行有效的存储和查找，也不可能建立起比较完善的档案检索系统，在档案标引人员、档案检索人员、档案管理人员、档案用户、档案检索系统之间，就难以相互沟通和在档案信息需求上取得一致。
档案检索语言由词汇和语法组成，具有三个组成要素。
第一，拥有一组系统的文字或符号，用来构成检索词汇要素，分类号和主题词就是它的检索词汇；第二，具有一定量的词汇，用来表达档案信息基本概念，分类表的类目、分类号与主题词就反映了基本概念，而《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》就是档案信息检索词典；第三，有一套语法规则，用以满足档案检索系统多元化检索的需求。
档案检索语言作为一种专门的人工语言，较之于自然语言，具有以下特点：
能简明和比较专指地表达档案及检索课题的主题概念；词汇与概念一一对应，排除了多词一义、一词多义和词义含糊；能明确显示出概念之间的相互关系，便于将概念进行系统排列；方便检索时将档案标引用语进行相符性比较。
档案检索语言的作用是保证检索效率，提高查全率和查准率。
它是档案信息存储与检索的桥梁，也是档案人员与档案用户之间沟通和满足档案信息需求的桥梁，检索语言质量的高低直接影响检索效率。
第二节《中国档案分类法》和第三节《中国档案主题词表》不讲。
第四节档案著录
一、档案著录的内容与作用：
（一）档案著录的内容：
所谓档案著录，是指在档案馆（室）编制档案目录等检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
所谓内容特征，就是指对档案主题的揭示，其中包括档案的分类号、主题词、摘要等。
所谓形式特征，是指档案的实体形式、文字表达形式等有关特征，包括档案的题名、责任者、形成时间、地点、档号、文种、载体等等。
档案著录的内容通常包括著录原则、著录项目、著录格式、标识符号、著录信息源、著录用文字、著录项目细则。
编制档案检索工具，一般应经过两个步骤。
首先按照档案著录规则，将文件或案卷的内容和形式特征记录下来，由若干著录项目组合为一个条目；其次，将众多的条目，按照一定的体系和方法排列起来，形成某种检索途径，这就是检索工具。
后者必须以前者为前提和基础。
从手工检索来说，其基本工具是档案目录。
档案目录，是按照一定的顺序排列，指出案卷或文件的内容和形式特征以及存址，供人们查找的名目，如案卷目录、卷内文件目录等。
档案目录本身是一个档案信息线索查寻体系，由许多档案条目组成。
档案条目是组成档案目录的基本单元，是对单份文件或案卷的内容或形式特征所做的一条记录。
而档案条目又是由著录项目组成。
通过实例来了解档案条目与著录项目之间的关系。
顺序号
发文字号
责任者
文件题名
日期
页号
备注
1
深府[1983]187号
深圳市政府
关于抓紧在我市兴建煤气工程的函
1983．10．10
1
2
深府办[1983]260号
深圳市政府
关于沿河路竣工通车的通知
1983．10．10
2
上图中，“顺序号”、“发文字号”、“责任者”、“文件题名”、“日期”、“页号”、“备注”等各均为一个一个著录项目，他们共同构成一个档案条目。
按照一定的次序将条目编排成的有机体系就是档案目录。
此为卷内文件目录。
（二）档案著录工作的作用：
档案著录工作的作用是多方面的，具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用，其中最主要的是检索。
著录的质量直接影响到档案检索工具的质量和效能。
无论何种档案检索工具，要具备良好的存储与查检功能，都必须以著录项目的详细具体、标引准确、格式与标识符号统一、文字简明为条件。
著录工作方面的任何疏忽或过分强调简化以及只注重外形特征的描述，都要影响检索工具的质量，降低其效能。
档案著录是一项细致而又繁重的工作。
正确地选择和记录文件或案卷的内容和形式特征，需要通过深入研究，分析文头、正文、文尾等各个部分才能做到，稍有遗漏和疏忽，就难以取得预期效果。
认真做好著录工作，对于建立和完善检索工具，提高检索工作水平，有着十分重要的意义。
二、档案著录的原则和要求：
（二）档案著录规则
为了保证档案著录方法的规范，我国制定并颁布了《档案著录规则》，主要内容包括：
1、著录条目P2152、标识符号P216
3、著录格式P217
一般使用段落符号式的条目著录格式。
段落符号式，是指将著录条目分成若干段落，每个项目之间用符号分开的著录格式。
格式如下：
分类号档案馆（室）代号
档号电子文档号缩微号
正题名=并列题名：
副题名及说明题名文字：
文件编号/责任者+附件.——稿本：
文种.——密级:
保管期限.——时间.——载体类型:
数量及单位:
规格.——附注
提要
主题词或关键词
实例如下:
GE5.75411010
2—53—107—846—94
转发国务院批转国家教委关于改革高等学校毕业生分配制度通知的通知：
京政法（1989）56号/北京市人民政府+国务院通知+国家教委报告+市计委、市高教局、市人事局实施意见.——副本：
通知.——内部：
永久.——19890702.——8页：
260mm×184mm.——教委报告不全，市计委、市高教局、市人事局意见全无
国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及提出了进行改革的意见。
国务院通知要求各地区、各部门制定改革措施。
北京市有关单位提出了实施意见。
毕业生分配高等院校教育改革制度通知
4、著录级次、著录用文字和著录来源P218——219
5、著录项目细则P219—221
二、档案标引
（一）含义P221—222标引的目的是提供检索途径。
（二）种类
1、按工作方式分为人工标引（手工标引）和机器标引。
2、按检索体系分为分类标引和主题标引。
（三）档案分类标引
1、含义给予文件或案卷以分类号标识的过程。
即给予每份文件或每个案卷一个分类号。
2、程序
1）确定分类表目前，主要以《中国档案分类法》作为标准和依据。
《中国档案分类法》主要用于档案分类标引和组织档案分类目录，它适用于我国各个历史时期所形成的各类档案。
其体系结构包括如下几个部分：
A、编制说明：
是对分类法进行基本、全面的介绍。
它包括编制目的和适用范围、编制原则、基本类目的设置及次序安排的理由、对各种分类问题的处理方法、标记符号、注释以及分类法的管理等。
B、“中华人民共和国档案分类表”：
适用于类分1949年10月1日中华人民共和国建立以后形成的档案，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。
C、“新民主主义档案分类表”：
适用于类分中国共产党领导的新民主主义革命斗争时期形成的档案，由主表和辅助表（综合复分表）组成。
D、“民国档案分类表”：
适用于类分1911年至1949年民国时期形成的档案，由主表和辅助表（综合复分表、民国时期世界各国和地区表、民国时期行政区划表、民国时期民族表）组成。
E、“清代档案分类表”：
适用于类分清代档案，由主表和辅助表（清代档案综合复分表、清代时期世界各国和地区表、清代行政区划表）组成。
2）准确地分析档案内容
分析档案内容，目的在于找出分类标引的依据，准确地把握档案的主题。
具体有以下几种方法：
A、分析题名
题名一般能概括反映出文件、案卷的中心内容；但也有不能正确揭示主题内容的，所以，它不是唯一依据。
B、细阅前言、内容提要、结论等
以了解文件的主题、作者撰写该文的意图及这一文件与另一文件的关系，为标引提供依据性信息。
C、浏览正文
通过上述方法仍把握不准文件的中心内容，应浏览正文，找出文件内容论述或涉及的中心问题。
D、查阅文件的版头、尾部及附加标记。
党政机关行文一般都有固定的文件版头，标明发文机关的全称或通用简称以及发文字号。
文件的尾部一般有发文机关、抄送机关、成文时间、盖印与签署。
附加标记有密级、缓急时限、阅读范围等，有助于了解文件的主题内容、使用范围和参考价值。
3）确定归属类目
将主题分析出来后，根据所用分类表，判定其归属类目，按分类标引规则进行标引。
4）给予分类号
档案分类表采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制：
用字母表示一个大类，根据需要有些二级类目采用双字母制，如：
B国家政务总类
BA人民代表大会工作
BB政府行政工作
BC机构编制、人事劳动
BD监察
BE民族事务
BF宗教
BG华侨事务
BH人口、计划生育
在字母之后采用阿拉伯数字表示下属类目的划分并顺序编号。
如：
B国家政务总类
BA人民代表大会工作
1代表大会
11会议
111预备会议
112全体会议
113主席团会议
114…………
12立法
13监督与审查、质询
14…………
2常务委员会
3委员长会
档案分类表的每一个类目都配有符号，即类号。
5）审校
审校是标引的最后一道程序，是确保标引质量的重要环节。
审校的程序分为自校、互校和总校。
自校：
标引人员对自己的标引结果进行校对。
互校：
标引人员对标引结果互相进行校对，纠正因个人理解不同而引起的错误，保持不同人员标引的一致性。
总校：
在自校、互校后，必须选派熟悉业务、通晓目录工作的人员担任总校。
通过总校，可以保证表引工作的整体优化。
3、方法
1）一份文件、一个案卷只论述一个事物或一个问题，就依其所属类目标出分类号。
如：
一份文件论述的是给党员上课，标引为A241
2）从不同方面来论述同一主题的文件，则按分类表中有关分散和集中的要求，归入相应类目。
如：
每个机关都形成干部任免的文件，《中国档案分类法》采取党、政、军三方面集中设类的方法。
标引时，党的干部任免标引为A261，政府的为B333，军队的为D22
3）一份文件、案卷论述的主题涉及到国家、地区、民族、时代、文件类型、使用对象等，一般只标主题内容所属类目的分类号，其他相关因素不标引。
如：
《国家教委关于向×国派遣出国留学人员的意见》，标引GB921
4）论述的是两个或两个以上的主题，标引时应分析各主题间的关系，再确定给予一个或几个分类号。
A、若是并列关系，则都应按其属类给出分类号。
如：
一份文件或案卷论述的是扫盲教育、自学考试两个并列关系的主题，应标引为GB81：
86（同属一个成人教育和继续教育类目下）
B、若是从属关系，即上下位关系，那么标引时应给予上位类的分类号。
如：
一份文件论述的是工业品、食品、副食品的购销，则应标位LA11（商品购销）
C、若论述的是两个主题，而作者的意图则在于比较主题间的异同和优劣，一般只标引作者所赞扬的主题分类号。
如：
《机载航空雷达的特点》中，比较了航空雷达与其他雷达的异同，应标引为NK314
（四）档案主题标引
1、含义
给予文件或案卷以主题标识的过程。
即通过对文件或案卷内容的主题分析，从《中国档案主题词表》中找出相关的主题词作为其主题标识。
《中国档案主题词表》，是一部由反映档案内容的主题词和词间关系组成的规范化词典，共收入主题词25891条。
它是进行档案主题标引和主题检索的词语控制工具，主要供档案部门及文书处理部门标引和检索档案、文件、资料之用。
2、程序
1）审读文件，确定主题
通过阅读文件的题名、文头、文尾、正文、附加标记来把握主题。
审读文件可先看题名，这是了解主题的一条捷径。
题名通常由责任者、问题、文件名称组成，可以从中抽取关键词再转换成主题词。
2）主题分析
主要内容有两方面：
A、分析主题的类型。
主题的类型依据档案内容可分为单主题（一个主题）和多主题（两个以上）。
B、分析主题的构成因素，也称主题因素。
主题因素分为：
主体因素（反映文件主题内容的关键性概念）、通用因素（对主题因素起补充和限定作用的通用概念）、位置因素（文件所记述对象的空间和地理位置概念）、时间因素（文件所论述对象存在的时间概念）、文件类型因素（文件类型和形式方面的概念）在档案标引中，主体因素最重要，必须标出，其他因素酌情标引。
3）主题概念转换
在确定了文件的主题概念之后，应将其转化为规范化的主题词，需查找档案主题词表。
单主题文件概念的转换…………，多主题文件概念的转换……，P225。
4）审校
和档案分类标引的审校一样。
第三节档案检索工具
档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。
它的基本职能有两个：
存储档案信息和提供查找档案的途径。
档案检索工具是档案检索工作中存储阶段的工作成果，又是查寻利用档案的必要条件。
一、种类
（一）按编制体例分P228
1、目录2、索引3、指南
（二）按检索范围分
1、全宗范围的检索工具
以一个全宗的档案为著录或介绍对象的检索工具，如案卷目录、案卷文件目录、全宗指南等。
2、档案馆范围的检索工具
以一个档案馆的全部档案为著录或介绍对象的检索工具，如全宗目录、分类目录、主题目录、档案馆指南、人名索引、地名索引等。
3、专题范围的检索工具
以档案馆内有关某一专题的档案为著录或介绍对象的检索工具，如专题目录、专题指南、专题性人名索引和地名索引等。
（三）按功能分P229
1、馆藏性检索工具2、查找性检索工具3、介绍性检索工具
（四）按载体分
1、书本式检索工具2、卡片式检索工具3、活页式检索工具
4、缩微式检索工具5、机读式检索工具
6、网络检索工具是档案馆在互联网上公布档案馆开放档案目录而形成的检索工具。
目前，我国许多省级档案馆在互联网上建立了馆藏开放档案的目录检索系统。
二、常用档案检索工具P233——248
（一）案卷目录
以案卷为单位，依据档案整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统一案卷数量，监督保护档案材料的一种管理工具。
它是档案馆（室）最基本的、使用较为频繁的一种检索工具。
（二）分类目录
根据体系分类法的基本原则，将档案主题按《中国档案分类法》的逻辑体系组织起来的检索工具。
分类目录一般采用卡片式。
（三）卷内文件目录汇编
也称全引目录或案卷文件目录，将全宗或全宗的某一部分案卷内的文件目录汇编而成的检索工具。
是案卷目录和卷内文件目录合二为一的产物。
（四）全宗文件目录
以逻辑体系的分类条目来揭示某一全宗内档案内容与成分的检索工具。
一般也采用卡片式。
（五）专题目录
系统揭示档案馆（室）内有关某一专门题目档案内容和成分的一种检索工具。
一般也采用卡片式。
（六）主题卡片也采用卡片式
根据主题法的原理，用规范化的词、词组揭示文件或案卷的主题内容，并按主题字顺组织起来的一种检索工具。
（七）人名索引
揭示档案中所涉及的人物并指明其出处的检索工具。
一般也采用卡片式。
（八）文号索引
将档案的文号与档号相对应，提供文号检索档案途径的检索工具。
一般采用表格形式。
（九）全宗指南
以文章叙述的形式介绍某一个全宗档案内容和成分及其意义的一种工具书，又称为全宗介绍。
（一十）专题指南
按照一定的题目，并以文章叙述的形式，综合介绍报道档案馆中保存的有关题目的档案的一种工具书，又称为专题介绍。
一般也采用卡片式。
（十一）档案室指南
全面系统介绍机关档案室及其收藏档案情况的工具书，又称档案室介绍。
（十二）档案馆指南
以文章叙述形式全面概要地介绍档案馆及其所存全部档案情况的一种工具书，，又称为档案馆介绍。
（十三）联合目录
汇总若干档案馆或其他单位收藏的档案目录。
（十四）智能化管理和信息共享
运用计算机办公自动化。
三、建立档案检索体系
档案检索工具的种类很多，每一种检索工具有着各自的特点，在功能上既有互补性也有重复性（P228）。
所以，档案馆（室）并不需配齐所有的检索工具，可以结合自身的需要充分利用档案检索工具之间的互补性建立检索体系。
建立检索体系，应符合以下基本要求：
1、保证有一定数量和种类的检索工具。
2、充分利用检索工具的互补性。
3、检索工具的设置应与利用需求相吻合。
4、馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举。
四、如何使用检索工具
主要来了解有关档案检索（查询）的一般过程
档案检索是通过利用检索工具查检出所需要档案的过程。
这一过程一般由档案利用者自己操作，有时也可由档案工作人员协助或代为完成。
档案检索过程如下：
提出检索需求——明确主题概念——选择检索途径——概念转换为检索标识——标识对比——确定查找线索——提取档案
1、运用主题分析法，明确检索要求，即了解清楚档案利用者究竟需要什么档案，将其需求归结为明确的检索主题概念。
2、根据档案室（馆）检索系统的设置情况制定检索策略，也就是从利用者已经掌握的线索和档案馆（室）检索系统的情况出发，选择比较有效的检索途径，并将检索主题概念转换为检索标识。
3、执行检索策略，即从检索系统中进行查检：
将表达检索主题概念的检索标识与检索系统中的检索标识进行相符性比较。
4、根据查出的档案线索提取档案，进行甄别、筛选或利用。
第四节档案计算机检索
随着办公自动化的发展，电子计算机已成为必备和常用的工作设备和助手
一、档案计算机检索系统的结构
1、档案计算机检索含义
是指以计算机为检索设备，将档案目录信息以二进制代码形式记录在磁性载体上，由计算机检索软件进行控制，对输入的档案目录信息自动进行整理、存储、检索、输出、统计等操作。
2、结构
由硬件——计算机、软件和数据库——档案目录信息、著录规则和记录格式、检索语言等要素构成。
计算机检索与手工检索一样，也是由存储和查检两部分组成，在计算机中通常被称为输入和输出。
二、建立计算机检索的步骤
1、系统分析
首先，明确系统应达到的目标和指标。
然后，进行四方面的分析：
第一，工序分析；第二，工作量分析；第三，费用分析；第四，时间分析。
系统分析的结果，应形成书面材料。
2、设备选购和安装
3、人员培训
包括程序设计员、计算机操作人员、著录标引人员、数据输入人员和日常维护人员的培训。
4、检索软件设计
5、数据准备就是进行档案信息的采集、著录。
6、系统的检验和修改
7、系统操作管理
8、系统评价
能力测试：
以下是一份文件的内容和形式特征：
文件题名：
××重型机械制造公司关于机构调整的请示；成文日期：
1982年3月11日；发文字号：
×重机[1992]23号；文本：
定稿；保管期限：
永久；密级：
内部；页数：
2页；载体：
纸张；规格：
260mm×184mm；附件：
××重型机械制造公司关于机构调整的方案；主题词：
机构调整请示。
分类号：
B313；档号：
017—1—275—2
根据以上情况，请按照著录规则填制一张段落符号式著录条目。
第三节档案检索工具
档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。
它的基本职能有两个：
存储档案信息和提供查找档案的途径。
档案检索工具是档案检索工作中存储阶段的工作成果，又是查寻利用档案的必要条件。
一、种类
（一）按编制体例分P228
1、目录2、索引3、指南
（二）按检索范围分
1、全宗范围的检索工具
以一个全宗的档案为著录或介绍对象的检索工具，如案卷目录、案卷文件目录
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