房地产公司-采购内控制度Word文件下载.doc

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公司采用“直线职能制”的组织结构。

即在直线制的基础上，再加上相应的职能管理部门，帮助采购经理决策，承担管理的职能。

二、一般授权

由公司总经理授予的办理经常性经济业务的权力。

这种权力授予的时间较长，一旦授予，被授权人可以长期行使。

一般以岗位责任制或管理文书的形式明确。

（一）、采购经理的授权范围

1、主持采购部全面工作，在计划部门提出物资采购计划后，报总经理批准后组织实施，确保各项采购任务完成。

2、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。

指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量。

3、统筹策划和确定采购内容。

减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。

4、要熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。

检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。

5、监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。

6、按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。

7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。

8、在部门经理例会上，定期汇报采购落实结果。

9、每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，呈总经理及财务

部经理，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。

10、督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。

11、负责部属人员的思想、业务培训，开展职业道德、外事纪律、法制观念的教育，使所有员工适应市场经济的快速发展。

（二）、国际公司总经理审批金额

1、大型机器设总价在50万以上；

材料物资总价在50万以上

2、紧急采购在20万以上

3、其他大宗、重要采购及计划外采购

（三）、国际公司经总经理授权的副总经理审批权限

1、计划内、不需招标的设备物资

（1）、直接采购的设备物资（低值易耗品、办公用品）50万元以下由副总在请购单、订货单、付款通知单上直接签字审批。

（2）、合同或订单采购物资（小型机具、备品备件、大型设备）50万元以下由副总在请购单、订货单、付款通知单、合同上直接签字审批。

注：

同一项目部一次提请的所有请购单金额合计超过100万元还需总经理审批。

2、紧急采购

若发生紧急采购，总经理无法亲自审批，采购额度20万元以内由副总审批。

3、计划外采购一律经总经理签字审批。

三、特别授权

1、在特殊紧急情况下，总经理可以授权某部门负责人必要的谈判权力，明确谈判的范围，可以承诺的内容等。

2、在紧急采购情况下，授予副总经理直接审批紧急物资的采购。

第三章角色与责任

一、关键相关人员

请购者（项目部及各管理部门）

采购一部

费用、资产批准者

供应商

付款者

接受者

合同管理者

二、不相融职责的分离

1、请购者无权批准资金，无权在中国境内不经批准独立采购。

2、批准者无权申请采购，执行订单，接受材料物资。

3、采购员无权执行未经事先批准的请购单，接收物资和开具发票。

4、采购业务的询价岗位与确定供应商岗位应当分离。

5、采购合同的谈判岗位与合同的审批岗位应当分离。

6、付款人无权执行上述任何事宜。

三、采购责任

1、收集市场和产品的相关信息：

包括对施工过程的基本了解，发展潜在的供应商以及对目前和未来供需平衡的了解。

2、估计市场形势，从质量、服务、费用和能力方面对供应商加以分析和评估。

3、与业务人员一起，就来自每个潜在供应商或已批准供货商的报价、服务和质量

等方面制订采购策略，并达成合同，以减少零星订单的数量。

4、协商、准备和在核准授权范围内执行采购订单。

5、更新供货商名单。

6、实施和监督招标过程。

7、建立供货商基本数据库，向财务部门提供必要的供货商信息。

8、在下订单之前确认单价。

第四章采购流程图解

第一节预算流程图

执行日期

预算流程图

项目编制人

计划编制人

修改日期

批准

审核

流程

执行部门

执行岗位

及人员

权责及说明

相关记录

合同中标

预算委员会

项目部

计划部

市场开发部

主管领导及相关人员

办理相关中标手续及合同。

中标通知书、合同

项目部经理

技术员

计划员

根据合同、及施工图纸编制施工图预算计提机具等实需计划。

项目部经理签字

项目部计划员签字

计划部主任

计划主任修改审核，并通知生产部召开计划内采购清单确认会。

计划主任签字

委员会部门组成：

生产部

财务部

进出口部

国际公司领导班子

纪检委部门

人员组成：

组长：

韩强

副组长：

南宫孝

李晓东

杨建立

成员：

刘志平

王勇

廉钢

刘大力

杨素梅

王艳阳

项目部人员

投标相关人员

1）对中标工程施工预算及物资实需计划进行全面审核。

对计划进行审增审减。

2）确定设备及材料等物资在国内国外采购目录。

3）确定需要招标的设备及物资目录。

1、“材料实需明细表”，格式见附件一

2、由预算委员会成员在审定的预算上签字

3、评审小组人员及项目部留存最终的原材料计划（预算）实需统计表，并作为执行采购流程的依据。

附件一：

原材料计划（预算）实需统计表

项目部：

年月日

序号

计划数（预算）

国内

采购

国外

备注

材料名称

单位

规格

数量

单价

金额

总经理

主管财务

副总经理

主管生产

主任

制表人：

第二节请购流程图

请购流程图

批准

项目部及其他部门经手人填写请购单

项目部经理及部门主管审核

主管生产副总审核

生产部主任审核

主管财务副总

项目部及其他科室

经办人

要严格按照预算及实际需要如实填写，不得多报、虚报。

1、在请购单经办人栏目签字

2、请购单格式见附件一

项目部经理及部门主任

对提出请购的物资是否属于预算内进行审核。

1、在请购单申购负责人处签字

2、对需要评审的项目在备注处进行标注

生产部门主任

对所请购的物资的数量、品种是否符合预算进行核对。

1、请购单上签字

主管生产副总经理

1）对所列物资是否属预算内进行审核。

2）对其合理性、合规性进行全面审核。

1、请购单上签字

副总

财务副总

1）审核请购单签字手续是否完备

2）是否符合预算及采购常规。

进出口

部

进出口部主任

1）复核签字手续是否完备

2）组织采购

副总授权范围之外

请购单

请购单编号：

日期：

年月日

申请人

申请日期

项目部/部门

币种

资产名称：

设备名称

规格型号

估计金额

需求日期

预算内：

是□否□

合计

推荐供应商：

运至：

采购原因/说明：

备注：

主管生产副总

纪检部门

生产部主任

申购部门负责人

请购单一式五联第一联项目部第二联进出口部第三联财务部第四联生产部第五联市场开发部

采购流程图

审核单据的合规性。

采购员

1、已确定合格供应商

①在由采购委员会确定合格供应商中询价、比价。

②将询价结果以书面报告形式报送进出口部主任。

2、若初次询价需采购委员会新确定合格供应商名单。

3、价格审核员有权要求进出口部门提供3个供应商。

如果价格审核员对其价格有异议，有权向其他供应商询价。

4、如果价格审核员和进出口部有异议，则由上级审批人对异议进行裁决。

询价结果以书面形式记录

采购员报送的询价结果予以审核，初步确定若干家供应商。

书记

1、谈判分工：

①计划部从预算；

生产部从技术、质量方面予以审核②进出口部从价格③财务部从付款条件予以审核。

2、不相容职责分①询价岗位与确定供应商岗位分离。

②确定供应商岗位与合同审批岗位分离。

3、进出口部门无权执行未经事先批准的请购单、接收物资、开具发票。

谈判会议记录

副总在授权范围内（50万以下无需招标）签订合同，合同额在50万以上由总经理签字

保证合同的真实性、合法性、有效性。

合同

采购员

价格审核员

1、填写订单。

2、监督、审核订单的签订符合流程。

3、对订单所列物资价格进行审核。

4、进出口部主任具体执行购买事宜。

订单格式

见：

附件一

在订单签字

询价

确定供应商

与供应商谈判

合同签订与审批

收到请购单

下订单

第三节采购流程图

附件一：

订购单

订购单编号:

订购日期:

年月日

物资名称

金额

要求到货日期

请购单编号:

说明

卖方

买方

价格审核

审批签字加盖公章

注:

一式四联①供应商②进出口部门③生产部门④财务部门

第四节验收流程图

验收流程图

执行岗位及人员

供应商将货物运到接收地

生产部门

核对单据

核对数量

检查质量

填制验收单

项目部最终接收资产

检查员

复核人

办理接收

“验收单格式”见附件一

检察员

核对内容：

1、订货单

2、装箱单

3、交货通知单

4、其他单据

单据之间是否一致

书面记录

传真记录

电子邮件

1、单据与实物是否相符

2、若出现数量、质量存在问题，应及时上报进出口部，应按合同约定的处理。

验收单

1、将验收结果填入“验收单”。

2、一式四联，生产部留一联。

见“验收单格式”两人分别签字

各部门审核人员

其余三联分别报送财务，项目部和进出口部。

经手人

1、填制收货单

2、填制固定资产卡片

1、“收货单“格式见附件二

2、“接收单签字”

验收单格式

附件二：

接收单格式

验收单编号：

日期：

年月日

名称

订货单编号

交货厂商

订购数量

本次交验量

实际交验量

实收数量

退回数量

判定

验收部门

主管

一式四联：

第一联财务部门第二联进出口部门

第三联生产部门第四联项目部门

接收货单

接收单编号：

日期：

年月日

质量状况

项目部经理：

接收人：

保管人

一式两联：

第一联项目部第二联生产部

第五节付款流程图

付款（报销）流程图

生产部报送验收单

进出口部报送已审核的发票和订单

财务部稽核人员

财务部主任

主管财务的副总或总经理

生产部核对验收单并报送到财务。

进出口部将供应商提供的发票与订单核对并报送到财务。

订单

稽核人员

1、单据核对内容

①发票

②验收单

③订购单或合同

④请购单

2、核对的目的

①合法性

②完整性

③数字、金额合计的准确性

在报销单上稽核栏目下签字

在稽核人员复核基础上：

1、对付款原始凭证进行总复核。

2、决定是否应付款。

在报销单上财务部主任一栏内签字

在授权核决权限内审批支付货款。

在报销单上签字（见“授权额度表”）

总经理：

①计划外采购

②紧急采购（20万元以上）

③重大事项采购（50万元以上）

紧急采购订单

出纳员

1、财务部主任负责核实领导签字

2、指令出纳员付款

第六节国外采购流程图

国外采购流程图

项目部经办人提出申请

项目经理

生产副总

生产部经理

付款通知

项目部按照程序报销

根据预算及实需填制请购单。

见“请购单格式”

对请购单的真实性，合理性进行审核。

在“请购单”上签字

1、审核所请购的物资是否符合预算委员会确定的国外采购物资目录。

2、审核所请购的物资及设备的品种、数量是否符合进度的实际需要。

3、对请购的物品价格的合理性进行审核。

全面审核。

主管部门

在副总权限内直接审批。

计划外

紧急采购

重大事项

根据领导签字下达付款通知单。

填制付款通知单并签字

总经理或经授权的副总签字

执行国际公司远程报销程序

报销单等

付款通知单

付款通知单

付款通知单编号：

项目部日期：

年月日

用途

预算内

预算外

申请金额

批准金额

批准人

请购单编号

第五章操作细则

第一节请购流程

一、请购主体

公司的任何部门及项目都可以填写“请购单”而提出物资或服务的采购申请。

二、请购的开立、递送

1、请购经办人员应依据存量管理基准、用料预算，参考库存情况开立计划内或计划外请购单，并注明材料的品名、规格、数量需求日期，得到各部门授权主管的批准后，