内部控制手册.docx
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内部控制手册
内部控制手册
山西省铁路工程学校内控手册
内部控制手册
（2012年A版）
山西省铁路工程学校
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山西省铁路工程学校内控手册
引言.....................................。
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3第一章总则.............................。
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41.1.手册编制的目的和意义.................。
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41.2.手册的适用范围.......................。
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41.3.手册编制的依据.......................。
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41.4.手册编制的原则.......................。
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51.5.手册编制的特征.......................。
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51.6.手册的管理...........................。
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61.7.手册的维护与监督.....................。
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7第二章内部控制基本原则..................。
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7第三章内部控制组织机构..................。
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8第四章内部控制执行与考核................。
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9第五章内部控制基本框架.................。
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10第一节内部环境............................。
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10第二节风险评估............................。
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23第三节控制活动............................。
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33第四节信息与沟通..........................。
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41第五节内部监督..........................。
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51附件1:
山西省铁路工程学校心流程清单........56附件2:
山西省铁路工程学校权限指引......
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山西省铁路工程学校内控手册
引言
山西省铁路工程学校是在原铁道部祁县铁路成人中等工程学校的基础上～2003年1月20日经山西省人民政府、山西省教育厅批准～成立的一所全日制普通中等专业学校～由中铁三局集团有限公司管理～办学经费由中铁三局承担～业务工作接受山西省教育厅的检查和指导。
学校目前是山西省职业技能培训基地、鉴定站～山西省计算机应用能力培训点、考核点～西北工业大学网络教育学院教学基地～兰州交通大学函授站～中铁三局集团培训中心～中共中铁三局集团委员会党校。
学校占地面积86亩～学校现设有办公室、人事科、财务科、党群办、教务科、招生就业培训科、学生管理科、实验室、图书馆、总务科、食堂、北京办事处等12个科室。
学校现有在岗职工77人～下设文水、运城、襄汾、葫芦岛等四个分校～普通中专在校生2000人～成人函授在校生学员800人～储备并开设了12个有较大社会需求和发展前景广阔的专业。
山西省铁路工程学校按照总公司《关于公司非上市企业建立内控体系的通知》,中铁程办函,2012,27号,和宏达中心《关于开展企业内部控制体系建设的通知》,中铁宏达管【2012】50号,文件精神～于2012年8月开展了以风险管理为导向的内部控制体系建设～旨在梳理和优化内部控制体系～搭建全校相对统一的内部控制平台,以确保在合规的基础上进一步提升整体内部控制水平。
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山西省铁路工程学校内控手册
第一章总则
1.1手册编制的目的和意义
随着山西省铁路工程学校的不断发展～经营领域不断拓展和市场竞争日益加剧～外部监管机构管控力度的不断加强～为进一步强化学校内部控制～提升风险管理水平～实现持续健康发展～山西省铁路工程学校特编制《内部控制手册》,以下简称“《手册》”,～作为学校建立、执行、评价及维护内部控制与风险管理体系的指导和依据。
本《手册》是在总结山西省铁路工程学校多年管理经验以及借鉴其他优秀学校管理经验基础上编制而成～是管理经验的沉淀和提炼。
将先进的内部控制、风险管理和流程管理理念融为一体～在推动学校业务标准化、规范化运作的基础上～为进一步优化内部控制体系奠定基础。
通过编制《手册》～建立一套科学、系统的内部控制体系～为山西省铁路工程学校内部控制体系建立、运行、监督、评价和维护提供指引和依据～从而确保全校上下在思想上、认识上对内部控制体系保持高度统一～最终实现行为上的统一。
1.2手册的适用范围
适用于山西省铁路工程学校内部管理。
1.3手册编制的依据
本《手册》的编制遵循财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布的《企业内部控制基本规范》（以下简称《基本规范》）以及《企业内部控制应用指引》,以下简称《应用指引》,、《企业内部控制评价指引》,以下简称《评价指引》,和《企业内部控制审
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计指引》,以下简称《审计指引》,,国资委发布的《中央企业全面风险管理指引》,以下简称《风险管理指引》,,宏达中心相关管理规定,以及山西省铁路工程学校管理制度,借鉴《COSO内部控制整体框架》和《COSO企业风险管理整体框架》。
1.4手册编制的原则
1.4.1先进性与实用性相结合
本《手册》立足于山西省铁路工程学校自身的战略目标和管理特点～力求与现有的管理程序相衔接～充分考虑实际管理工作的可行性与可操作性。
1.4.2方法论与操作性相结合
本《手册》的内容涵盖内部控制体系的各个要素和环节～对山西省铁路工程学校建立和运行内部控制体系提出了一套完整的方法论和指导原则～针对风险识别、风险评估、风险控制、内部控制评价等基础工作～制定了具体的操作指引和工作模版。
1.4.3继承性与包容性相结合
本《手册》与山西省铁路工程学校现行的管理制度体系相结合～力求与其他制度相融合～对于已不适用的管理制度～应对照本《手册》的规范要求及时修改、完善。
1.4.4满足外部监管与提升内部管理相结合
山西省铁路工程学校的内部控制既要为战略目标实现提供合理保障～又要满足外部监管部门的监管要求。
本《手册》的编制以满足外部监管要求为出发点～以提升学校内部控制水平为落脚点～兼顾内外部的风险管理与内部控制的要求。
1.5手册编制的特征
1.5.1贯彻风险预控的管理理念
本《手册》贯彻以风险为导向的内部控制理念～强调事前控制和过程控制～在构建良好的内部环境基础上把管理风险作为内部控制的
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目标～将业务活动所对应的风险以风险控制文档的形式进行提炼～实现风险预控和标准化管理。
1.5.2现有管理体系的融入与整合
本《手册》以风险管控为主线～将管理理念和企业文化贯穿其中～从风险的视角出发～将内部控制的原则、方法与管理制度、紧密结合到制度和流程建设中～形成山西省铁路工程学校相互融合、协调一致的内部控制有机整体。
1.5.3具有广泛适用性和前瞻性
本《手册》以财政部等五部委《企业内部控制基本规范》及配套指引为指导～借鉴国际通行的风险管理与内部控制框架中的基本要素～并充分考虑了山西省铁路工程学校的实际情况～建立各项业务流程～规范内部控制行为～提供操作指引～在覆盖学校现有业务活动的同时～对未来一定时期学校业务发展的需求提供指南。
1.5.4具有强制性和约束性
本《手册》明确山西省铁路工程学校建立内部控制体系及框架所遵循的标准～规范各层级的管理与业务控制活动～既适用学校管理决策层的控制～又适用经营管理层面的控制～具有广泛的约束性～一经批准发布～山西省铁路工程学校下属部门必须严格执行。
1.5.5局限性
本《手册》所涉及的范围与内容基于现行的内部控制措施、相关交易和资料信息。
提供在某一时段上有关现状、风险及内部控制的信息。
对内外等未知因素变化可能造成的影响～本《手册》无法预测和涵盖。
山西省铁路工程学校应及时对《手册》进行动态的维护和更新。
1.6手册的管理
1.6.1管理与保密
山西省铁路工程学校办公室对本《手册》进行管理～保证其有效、完整、统一和适用。
本《手册》是山西省铁路工程学校重要文件～属
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学校机密。
使用者应按相关保密要求正确使用～未经批准～不得复制～不得对外泄露。
1.6.2编写与发布
本《手册》由办公室负责组织编写～校长办公会议审议、审定～经校长批准～发布执行。
1.6.3发放与使用
本《手册》须按发放范围统一发放。
发放范围由办公室提出～经校长批准发放。
发放范围一般包括内控体系覆盖范围及特殊使用者。
使用者应按照规定妥善保管和使用。
1.7手册的维护与监督
本《手册》的修订、换版等日常维护由办公室负责。
办公室应根据相关法律法规的规定、内外部审计对内部控制的评价、内控管理中出现的问题、各部门反馈的意见及建议等～对本《手册》进行修订～经校长批准发布执行。
办公室应及时掌握本《手册》的使用情况～并采取有效措施确保本《手册》的实用性。
第二章内部控制基本原则
2.1合规性原则
严格遵照国家的法律、法规和政策～遵照中华人民共和国财政部等五部委制定的《基本规范》和配套《指引》～符合国务院国有资产监督管理委员会制定的《风险管理指引》的原则要求。
2.2全面性和重要性结合原则
本《手册》的内容涵盖了内部控制体系的各个要素和环节～涵盖了各级组织、机构和岗位人员的各项业务活动过程～重点加强重大事项、重要业务和重要岗位的风险管理及内部控制。
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山西省铁路工程学校内控手册
2.3统一性和分级管理相结合原则
根据业务实际～强调建立山西省铁路工程学校相对统一的内部控制体系～实施各部门分级管理～统一对学校负责。
2.4制衡性和效率相结合原则
按照山西省铁路工程学校管控定位～兼顾运营效率～在学校治理结构和内部管理中形成相互制约、相互监督的机制。
2.5动态适应原则
适应经营规模、业务范围及面临的风险～并随之作动态调整。
2.6独立性原则
专职机构和岗位人员在评价及报告时应当客观、独立。
2.7成本效益原则
权衡实施成本和预期收益。
第三章内部控制组织机构及职责
3.1山西省铁路工程学校组织机构及职责
3.1.1山西省铁路工程学校成立内控体系建设领导小组～校长任组长～负责纪检监察工作的副校长为副组长～成员包括学校其他领导和部门负责人～负责内部控制的建立、完善和有效实施。
重大问题由领导组审核～最终由校长办公会议决策。
3.1.2山西省铁路工程学校成立内部控制审计监督委员会～由分管纪检监察工作的副书记任主任～财务室、办公室、党群办、人事室负责人为成员～负责审查学校内部控制体系设计的有效性～监督内部控制的有效实施和内部控制自我评价情况～协调内部控制审计及其他相关事宜～负责对学校建立与实施内部控制进行监督等。
3.1.3山西省铁路工程学校办公室是内部控制体系的归口管理部门～在内控体系建设领导小组领导下～负责组织内部控制体系的建立和日
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常维护以及监督工作。
3.1.4山西省铁路工程学校各职能部门是内部控制的执行部门～负责内部控制各项制度及流程的执行～负责本部门管理业务内部控制的建立和自我监督评价工作。
3.1.5山西省铁路工程学校配备内部控制专,兼,职岗位人员。
专,兼,职岗位人员应当具备相关知识、具有一定的工作经验和良好协调能力～具有中级及以上职称或职业资格～熟悉学校经营管理和教育教学管理、财务、审计等业务流程。
第四章内部控制执行与考核
4.1执行要求
4.1.1山西省铁路工程学校应当遵循内部控制标准要素要求～制定本单位的《手册》。
4.1.2山西省铁路工程学校校属各部门都应当按照《手册》制定方案和计划～开展内部控制监督评价～利用检查监督评价的成果～制定和完善各类管理制度及业务流程并贯彻执行。
4.1.3山西省铁路工程学校应组织财务、审计等内外部专业人员参与内部控制监督评价～采取定性和定量相结合的方法～提高监督评估结果的准确性。
4.1.4内部控制专,兼,职岗位人员在进行内部控制监督检查及评价时有权查阅、复制有关资料～要求调查和评价对象做出说明和解释～并对相关信息保密。
4.1.5山西省铁路工程学校校属各部门应当充分利用信息技术～提高内部控制水平。
4.1.6山西省铁路工程学校内部控制工作要点和计划一经下达～校属各科室应当组织实施。
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4.1.7山西省铁路工程学校校属各部门应按照学校规定格式及内容要求报送年度《内部控制自我评价报告》～客观反映本部门内部控制情况。
4.2评价与考核
山西省铁路工程学校将所属部门的内部控制评价结果纳入绩效考核体系。
第五章内部控制基本框架
山西省铁路工程学校依照《基本规范》规定的内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督的内部控制五要素～建立学校内部控制基本框架～并据此在学校层面和流程层面识别相关的风险～制定控制措施。
第一节内部环境
1、概念
内部环境确定了学校对内部控制体系建设的总体态度～是内部控制体系建设的基础～是有效实施内部控制的保障～直接影响着内部控制的贯彻执行、学校经营目标及整体战略目标的实现。
内部环境一般包括治理结构、机构设臵及权责分配、发展战略、内部审计、人力资源政策、学校文化等。
2、关注重点
子要素关注重点
1.根据国家有关法律法规和《山西省铁路工程学校章程》的规定～组织架构建立健全学校治理结构～明确学校决策、审计监督、执行的职责权
限、任职条件、议事规则和工作程序～确保决策、监督和执行相互
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分离～形成制衡。
2.结合业务特点和内部控制要求设臵内部机构～明确职责权限～将
权力和责任落实到各责任部门。
3.机构设臵为学校提供了计划、执行、控制和监督其活动的框架。
它强调权责分配的知情与监督～要求全体员工掌握内部机构设臵～
明确权责分配～正确行使职权。
4.组织架构的设定能支持战略发展和管控要求。
制定和实施有利于学校可持续发展的人力资源政策。
它包括员工的
聘用、培训、辞退、辞职、薪酬、考核、晋升、奖惩、关键岗位员人力资源
工的强制休假、定期岗位轮换、掌握国家秘密或重要商业秘密的员
工离岗的限制性规定等活动。
加强文化建设～培育积极向上的价值观和社会责任感～倡导团队协学校文化作精神～树立现代管理理念～强化风险意识～增强高管人员的法律
观念和意识～严格依法决策、依法办事、依法监督。
设臵内部控制审计监督委员会～配臵充分和能够胜任的人员～赋予内部审计内部控制审计监督委员会足够权利～使之与其承担的责任相配比～
维护其独立性。
以上关注重点的设定遵照《基本规范》第十一条、第十四条、第十五条、第十六条、第十七条、第十八条、第十九条～以及《应用指引第1号-组织架构》、《应用指引第2号-发展战略》、《应用指引第3号-人力资源》、《应用指第4号-社会责任》、《应用指引第5号-企业文化》、《评价指引》。
3、控制措施
3.1组织架构
3.1.1治理结构
3.1.1.1山西省铁路工程学校实行校长负责制
依据《教育法》和《山西省铁路工程学校章程》～校长为学校的法定代表人。
校长对外代表学校～享有签发文件及签署合同的权力。
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副校长协助校长工作～根据校长的授权履行相应的职责～对校长负责。
3.1.1.2山西省铁路工程学校校长职权:
一,依照法律法规和山西省教育厅、宏达中心、中铁三局集团的规定～决定或报请审查批准本学校的各项计划,
二,对学校资产的经营管理有决策和指挥权,
三,任免或聘任、解聘本学校中层管理人员,
四,奖惩职工及学校中层管理人员,
五,法律、法规、山西省教育厅、宏达中心、中铁三局集团授予的其他职权。
3.1.1.3山西省铁路工程学校决策制度
根据《中华人民共和国教育法》～制定《山西省铁路工程学校章程》,以下简称《学校章程》,、《山西省铁路工程学校校长办公会议制度》,以下简称《校长办公会议制度》,。
根据《山西省铁路工程学校章程》、《校长办公会议制度》～山西省铁路工程学校实行校长办公会议决策制度～山西省铁路工程学校设校长1人～副校长3人。
校长、副校长、是学校的高级管理人员～是校长办公会议成员～由中铁三局集团任免。
3.1.1.4山西省铁路工程学校校长办公会议的召开。
山西省铁路工程学校校长办公会议～原则上每月召开一次～根据需要可随时召开。
参加会议人员:
学校领导班子成员～议题涉及相关部门负责人按要求列席会议。
会议由校长召集和主持～校长不能参加会议时～可委托一名副校长召集和主持～一般情况下～于会议召开前1日以书面形式通知全体成员。
3.1.1.5山西省铁路工程学校校长办公会议内容
下列重大事项～由校长办公会议研究决定:
一,研究和决定学校的发展目标和发展战略,
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二,研究和决定年度学校工作计划、资产处臵方案和投资计划,
三,研究和决定重大改革、改制、重组方案,
四,研究和决定学校中层干部,
五,研究和决定学校管理人员的薪酬和奖励,
六,研究和决定内部管理机构的设臵和撤销,
七,研究和决定审议学校年度财务预算和决算方案,
八,研究和决定重要规章制度的建立和完善,
九,研究和决定有关职工生活福利的重大事项,
十,研究和决定需要校长办公会议研究的其他事项。
上述事项中涉及需经职工代表大会、山西省教育厅、宏达中心、中铁三局集团审批的～按规定程序办理呈报审批。
3.1.1.6确保完成内部控制审计监督工作
山西省铁路工程学校内部控制审计监督委员会定期研究讨论财务报告流程、内部控制～按期完成内部控制审计监督工作。
3.1.2组织机构
3.1.2.1符合发展战略和学校管控要求
山西省铁路工程学校行政管理、业务管理、经营管理实行分级授权～权责统一～逐级负责。
学校组织机构编制管理遵循“有利于加强经营管理～建立信息畅通、反应灵活、适应学校发展和市场环境变化的运行机制”的原则。
3.1.2.1.1设臵科学制衡的职能机构
山西省铁路工程学校通过建立分工合理、职责明确、报告关系清晰的组织结构～明确内部控制管理决策、执行和监督机构的责任和义务～确保内部控制管理职责明确、权限清晰～确保内部控制体系得到有效运行～山西省铁路工程学校内部控制组织结构如图1所示:
山西省铁路工程学校内部控制组织机构图
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党委书记兼校长教学副校长党委副书记、党校副校长、工会主席后勤副校长
教务科图书实验室党群办学生科总务科食堂培训（组教）科基础教研室团委
工程教研室
电子教研室财人招行
务事生政
室室办办机电教研室公公
室室
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3.1.2.1.2明确岗位职责～分离不相容岗位
山西省铁路工程学校编制岗位职责说明～定期组织员工开展岗位培训～使员工清楚其行为要达到的目标及自己的职责与他人的职责如何相互影响。
山西省铁路工程学校制定《业绩考核办法》～对各级员工的业绩进行考核～并及时将考核结果反馈被考核人～检查各级员工对职责的理解和绩效设计的有效性。
山西省铁路工程学校通过内部控制体系建设工作～梳理现行岗位分工情况～识别不相容岗位～采取适当的措施以避免潜在的风险。
3.1.2.1.3权限体系的分配
山西省铁路工程学校结合业务管理流程制定《权限指引表》～规范了审批程序和权限～同时制定《权责管理守则》～从授权范围、对象、形式、权限管理等方面做出了规范～严禁越级办理。
3.1.2.1.4“三重一大”的处理
为完善对重大决策、重大事项、重要人事任免及大额资金支付业务,“三重一大”,的管理～山西省铁路工程学校制定了“三重一大”集体决策制度～并强调以领导干部为重点～加大制度执行情况的监督。
3.1.2.2满足内部控制管理要求
山西省铁路工程学校的内部控制体系管理架构分为:
决策、管理、执行、监督四个层级。
各层级职责分工参见图2。
图2:
内部控制框架图
决策层
山西省铁路工程学校领导班子负责领导内部控制的建立健全、有效实施
及决策
监督层
山西省铁路工程学校设内控审计监督委员会～负责组织内部控制与风险
管理监督评价15
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执行层
山西省铁路工程学校各职能部门均属于内控与风险管理执行层面
3.1.2.3符合内外环境要求的组织架构
山西省铁路工程学校组织架构的设立充分考虑了学校所处的市场环境、行业特征和经营规模。
通过分级管理的组织结构和员工岗位的职责描述对报告关系进行清晰的定义。
职能部门向上级请示、报告工作～要先按照学校领导的工作分工向分管领导请示、报告～再根据请示报告类别～按照职务层级或业务层级管理体制向对口的上级请示、报告。
正常情况下不得越级请示、报告工作。
制定规范的政策与办法～建立报告途径。
采取集中管控方式～有利于统一行动和对环境的变化迅速作出反应。
3.1.3组织架构的评估调整
3.1.3.1山西省铁路工程学校制定机构编制管理程序～明确人力资源部为机构编制业务的归口管理部门。
3.1.3.2根据山西省铁路工程学校经营或发展战略的需要及外部环境的变化～评价现有组织结构的合理性～提出改进建议并报上级审批。
对机构编制调整～进行充分调研论证～按照规定程序经审批后实施。
3.2战略管理
3.2.1战略制定管理
山西省铁路工程学校办公室是战略规划的管理部门～依照《山西省铁路工程学校战略管理办法》～负责管理战略目标、战略规划与学校计划的制定与调整程序～负责战略的实施与评价管理办法的实施。
为科学制定发展战略～山西省铁路工程学校战略制定综合分析内外部因素对发展战略的影响～并组织学校内外教育教学、招生就业、经营管理、人事财务、和法律等方面的专家对战略规划草案进行评审。
3.2.2战略实施管理
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山西省铁路工程学校通过组织有关部门制定年度计划、编制全面预算等方式～将总体战略分解到学校各部门～并纳入年度绩效考核。
通过培育与战略匹配的学校文化～保证战略得以有效地贯彻实施。
3.2.3战略调整管理
山西省铁路工程学校依照《战略管理办法》～对战略制定与实施采取事前、事中和事后评估机制。
山西省铁路工程学校定期收集汇总《战略执行情况报告》～组织进行实施情况评价～编制《山西省铁路工程学校发展战略调整建议》～提交校长办公会议进行审议～校长办公会议根据学校发展需要、对内外部环境发展趋势的判断对调整建议进行审议。
3.3人力资源
根据山西省铁路工程学校的总体战略～学校编制了包括招聘、培训、考核、薪酬、职务晋升等一系列人力资源管理制度～并每年进行评估和调整～使之能够有效地支持学校发展战略的实施。
3.3.1人才引进机制
3.3.1.1根据人力资源的结构层次～山西省铁路工程学校根据不同类别人员的特点、岗位职责和知识技能实施分类引进机制和管理方法～制定并发布《山西省铁路工程学校领导人员管理办法》、《山西省铁路工程学校人力资源管理暂行办法》和《山西省铁路工
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