项目档案管理制度三篇文档格式.docx
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Ⅰ-SJ-JZ-01
JZ建筑
工程变更
Ⅰ-BG-TJ–GS-01
TJ土建
Ⅰ-BG-SS-GS-01
SS水施
合同
Ⅰ-SG-20XX-01
SJ为设计类
招标、投标文件跟合同一起存放，编制卷内目录，合同一般签定6份以上，我公司基本保证存档3份
SG为施工类
ZX为咨询类
LX为零星类
工作联系函
Ⅰ-（F）H-（）-01
（F/S）收、发文
（）单位或专业缩写
通知
Ⅰ-（F）TZ-（）-01
监理整改通知及回复
Ⅰ-ZG-20XX-01
把总包和分包分开即可，可也根据单位细分
工程例会纪要
Ⅰ-LHJ-20XX-01
监理例会
工程周报
Ⅰ-ZB-20XX-01
工程月报
Ⅰ-YB-20XX-01
工地安全生产专题会议纪要
Ⅰ-ALHJ-20XX-01
施工计划
Ⅰ-JH-20XX-01
施工单位上报
上报汇报材料
Ⅰ-HB-20XX-01
上报集团
安全生产月报
Ⅰ-AQY-20XX-01
主管部门下发公文
WG-20XX-D30-1-1
D30为保存期限30年
1为件号
会议纪要
****（纪）[20XX]1号
编号由公司综合部统一编号
各类专家会议的专家论证资料附会议纪要后
申请报告
****[20XX]1号
工程申请
政府部门来文、批复
可参照《建筑安装工程
竣工档案移交书》目录存放
统一由公司前期部归档，移交工程一份复件
申请报告与批复文件一起存放
开、俊工报告
Ⅰ-K/JG-20XX-01
结构验收记录
Ⅰ-JGYS-20XX-01
隐蔽工程验收记录
Ⅰ-YBYS-20XX-01
工程/材料、工作成果验收单
Ⅰ-YS-（）-01
文件归档可跟工程款支付审批表
施工组织设计、专项施工方案
Ⅰ-FA-JK-01
JK基坑围护
Ⅰ-FA-MB-02
MB模板施工
…….
规划、细则
Ⅰ-XZ-（）-01
（）根据实际收到的文件缩写编
分户质量档案
Ⅰ-FHYS-1
1为栋号，按栋存放
各类检测报告
Ⅰ-JC-CL-1
CL材料检测
各类报告
勘察报告、方案报告等
其他施工资料
可参照《建筑安装工程竣工档案移交书》目录存放
第三条档案交接管理：
任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单，部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。
交接人员如未按规章制度办理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的，发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。
第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。
第五条移交归档管理：
分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；
短期非即时存档文件在公司综合部备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交），并做好文件收发登记记录表；
长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司综合部，并按规范编制文件移交清单，双方签字认可，各执一份。
未做收发文登记和移交清单的每发现一次，年度扣1分。
第六条归档文件的要求：
6.1办理完毕的正式文件、审批文件及文件草拟修改稿，审批流程完整有效，无漏签、越级现象；
文件内容正确有效，无明显低级错误。
如在盖章备案时出现错误，发现1处，经办人扣1分，该部门审核人扣2分；
6.2文件书写和载体材料应耐久保存；
6.3必须是具有保存利用价值；
6.4必须经过系统整理，完整地反映了历史活动的全过程，保持文件之间的有机联系；
第三章特种档案收集、分类、整理
第一条管理依据：
根据《**档案管理作业指引》
十一、特种载体档案归档范围与保管期限表拍摄、收集管理。
3.1附表工程中心特种载体档案收集范围
一级类目
二级类目
归档范围
保管
期限
特种载体档案
TZ照片档案
TY声像档案
1、项目开工、竣工典礼照片或摄像，开盘，综合验收后拍摄的小区整体面貌照片、摄像。
永久
2、参观考察照片（考察对象的实物拍摄）
10年
3、工程进度、重大节点（中间结构、开工、竣工、规划灰线、±
0.00验收）完工摄像拍摄，完成工程量的成果验证照片（包括未完成前后的对比照片）；
30年
第二条拍摄、收集、整理管理：
工程中心助理负责，按照公司作业指引要求整理、编号，一张照片一个word文档，并编制分说明，内容必须备六要素为事由、时间、地点、人物、背景、摄影者，一组照片的总说明编制在第一张照片中，一组照片的编号按流水号编制：
例TZ-20XX-1-1。
第三条拍摄要求：
全景照拍摄时需寻找一具有一定保存时间的掷高点，至少在本工程开发完成前该建筑物不会被拆除。
第四条移交归档：
以月为单位，次月5日移交综合部，每延迟一天，工程助理扣0.5分；
未按公司制度编制说的每发现一次扣1分。
第四章项目档案竣工移交管理
第一条公司工程中心负责监督、指导勘察、设计、施工、监理单位以及各分包单位完成各自管理范围内档案文件的收集整理。
项目竣工验收时，由公司工程中心经理负责组织项目工程中心相关人员对归档的工程档案进行鉴定、审核，公司档案管理员配合进行预验收，通过后形成多套项目竣工工程档案，并提请地方档案管理部门进行档案专项验收，配合进行竣工备案。
第二条档案专项验收通过后，竣工档案需在三个月内移交城建档案馆，工程中心助理督促施工单位按《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》编制移交清单，移交公司综合部工程竣工档案2套（其中一套移交城建档案馆），并编制建设、施工、监理、设计、勘察等单位负责人名单。
附表1工程设计变更（施工）联系单汇总表
单位工程名称：
第页共页
序号
文件名称（主要内容）
联系单编号
张数
对应图号
施工技术负责人：
总监：
施工单位：
（章）监理单位：
（章）
编制人：
审核日期：
编制日期：
附表2
文件移交清单
工程名称：
编号：
20XX-
移交
时间
文件名称
份数
原/复件
移交部门/人
接收部门/人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
附表3
收/发文签收单
签收内容
类别
签收人
签收日期
附表4编号：
建筑安装工程
竣工档案移交书
规划许可证号：
施工许可证号：
工程项目名称：
监理单位：
（盖章）接收单位：
（盖章）
移交单位：
移交人：
接收人：
移交日期：
接收日期：
注：
填写前，请详细查看《建筑安装（市政基础设施）工程竣工档案移交书》填写说明。
归档编号
归档文件
原件
（张数）
复印件
工程准备阶段文件
一、立项文件
*1
项目建议书及审批意见、前期工作通知书
*2
可行性研究报告（含附件）及审批意见
*3
关于立项有关的会议纪要、领导讲话文件
*4
调查资料及项目评估研究材料、专家建议
二、建设用地、征地、拆迁文件
*5
建设用地选址规划意见通知书（含附件、勘设红线图）
*6
用地呈报表、用地许可证、用地批准书等过程文件材料
*7
划拨、出让建设用地文件（划拨决定书、出让合同及过程文件材料）
*8
建设用地规划许可证、附件及附图、国有土地使用证（复印件）
*9
拆迁安置文件（意见、协议、方案等）
三、勘察、测绘、设计文件
*10
工程、水文地质勘察报告
*11
宗（征）地测量、定位略图、±
0.00检测
*12
景观、日照分析
*13
方案、初步设计、技术设计及审批意见（含附图）
*14
有关行政主管部门（消防、人防、环保、环评、交通、园林、市政、文物、抗震、教育、卫生等）批准文件或取得的有关协议
*15
施工图审查文件及审批意见
四、合同
*16
勘察合同
*17
设计合同
*18
施工承包合同
*19
监理委托合同
*20
其他工程合同（如甲方分包合同、甲供主材合同）
五、开工审批文件
*21
建设项目列入年度计划的申报、批复文件或年度计划项目表
*22
建设工程规划许可证、附件及附图
*23
投资许可证、审计证明、防空、基础设施配套、散装水泥、墙改、白蚁防治（含合同）等证明、质量安全监督书
*24
建设工程施工许可证
交建委
六、建设、设计、勘测、施工、监理机构及负责人
*25
建设、设计、勘测、施工、监理机构及负责人名单
监理文件
一、监理规划
*26
监理规划
*27
监理实施细则
*28
二、监理月报
*29
三、监理会议纪要
四、进度控制
*30
工程开工/复工报审表、工程暂停令
五、质量控制
*31
监理通知书、通知回复单、质量事故报告及处理意见
六、造价控制
*32
工程竣工决算审核意见书
七、合同与其他事项管理
*33
工程延期报告及审批
*34
合同变更、争议、违约材料及处理意见
*35
监理工作总结
施工文件
36
开、竣工报告
37
施工现场质量管理检查记录
一、土建（建筑与结构）工程
38
工程测量定位记录、建筑物沉降观察测量记录
39
图纸会审
40
设计变更、施工联系单及汇总表
41
工程质量事故及事故调查处理资料
42
新材料、新工艺施工记录
43
节能分部施工资料
44
.钢材、水泥、砖、预制构件、预拌混凝土、防水、装饰、节能及其他材料汇总表、出厂证明文件、复试试验报告
1、地基与基础分部资料
45
施工试验报告及见证检测报告（如：
抗压、抗折试验报告等）
46
47
施工记录（如：
混凝土施工日记、技术复核记录、基础验槽等）
48
地基基础检验及抽样检测资料
49
地下室防水效果检查记录
50
中间结构验收记录
51
单独归档的子分部施工资料（如：
桩基等子分部）
2、主体结构分部资料
52
施工试验报告及见证检测报告（同“45”）
53
建筑物垂直度、标高、全高测量记录
54
55
混凝土施工日记、技术复核记录等）
56
主体结构检验及抽样检测资料
57
58
钢结构等子分部）
3、建筑装饰装修分部资料
59
施工试验报告及见证检测报告（门窗、干挂、抗拔）
60
有防水要求的地面蓄水试验记录
61
62
抽气（风）道检查记录
63
幕墙及外窗气密性、水密性、耐风压检查报告
64
65
幕墙等子分部）
4、建筑屋面分部资料
66
施工试验报告及见证检测报告
67
屋面淋水试验记录
68
69
70
单独归档的子分部施工资料
二、安装工程
71
72
1、建筑给排水及采暖分部资料
73
材料、配件出厂合格证书及进场检（试）验报告
74
管道、设备强度试验、严密性试验记录
75
76
设备基础验收记录
77
系统清洗、灌水、通水、通球试验记录
78
施工记录
79
暖气管道、散热器压力试验
80
卫生器具满水试验记录
2、建筑电气分部资料
81
材料、设备出厂合格证书及进场检（试）验报告
82
设备调试记录
83
接地、绝缘电阻测试记录
84
85
86
通电、照明全负荷试验记录大型灯具牢固性试验记录
87
线路、插座、开关接地检查记录
3、通风与空调分部资料
88
89
制冷、空调水管道强度试验、严密性试验记录
90
91
基础验收记录
92
制冷设备运行调试记录
93
通风、空调系统调试记录
94
风管、风口、风机设备安装记录等）
95
通风、空调系统试运行记录
96
风量、温度测试记录
97
洁净室洁净度测试记录
4、电梯分部资料
98
设备出厂合格证书及开箱检验记录
99
100
101
102
103
负荷试验、安全装置检查记录
104
电梯运行记录
105
电梯安全装置检测报告
106
劳动、技术监督部门验收报告
5、建筑智能化分部资料
107
材料、设备出厂合格证书技术文件及进场检（试）验报告
108
109
系统功能测定及设备调试记录
110
系统技术、操作和维护手册、培训记录
111
112
系统检测报告及运行记录
113
系统电源及接地检测报告
114
消防工程）
三、室外工程
115
室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件
116
室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件
四、施工验收文件
117
单位（子单位）工程质量竣工验收记录、控制资料核查记录、安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录、观感质量检查记录（G表1、2、3、4）、分部（子分部）工程质量验收记录、住宅工程质量分户检验记录、汇总表、室内净高及净开间尺寸抽测表
表
竣工图
1、综合图
*118
总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）
*119
竖向布置图
*120
室外给水、排水、热力、燃气、电气等（包括电力、电讯、电视系统等）管网综合图
2、室外专业图
*121
室外管线（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、电视）
*122
室外环境（道路、绿化、建筑、小品、水景、照明）
*123
室外消防
3、专业竣工图
124
结构竣工图
125
建筑竣工图
126
装修装饰（含节能、幕墙）工程竣工图
127
电气、电梯工程（智能化工程）竣工图
128
给排水工程（消防工程）竣工图
129
采暖通风空调工程竣工图
130
燃气工程竣工图
竣工验收文件
*131
工程简介
一、工程竣工总结
*132
建设单位工程竣工验收报告，勘测、设计、施工、监理单位质量检查（评估）报告
二、竣工验收记录
*133
竣工验收备案表
*134
政府职能部门各专项验收认可文件（规划、消防、环保、卫生、人防、交警、绿化等）及消防、环保、室内环境检测报告、自来水、防雷等检测文件
其中：
规划、消防、环保部门验收文件交建委
三、财务文件
*135
决算文件
▲
四、声像、缩微、电子档案
*136
工程照片
*137
录音、录像材料
*138
缩微品、光盘、磁盘
表5编号：
市政基础设施工程
填写前请仔细阅读《移交书》，并按照《市政基础设施工程竣工档案移交书填写说明》进行填写。
投资项目建议书及批复文件、前期工作通知书
环境影响审批报告书
可行性研究报告（含附件）及批复文件
关于立项有关的会议纪要、领导讲话
专家对项目的有关建议、调查资料、项目评估研究材料
二、
升级会员 