住房公积金档案管理操作规范.docx

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住房公积金档案管理操作规范

住房公积金档案管理操作规范

第一章总则---------------------------6

第二章文书类档案管理--------------------12

第三章业务类-归集档案管理----------------22

第四章业务类-贷款档案管理----------------51

第五章业务类-提取档案管理----------------59

第六章科技类档案管理---------------------65

第七章会计类档案管理---------------------72

第八章特种载体档案管理-------------------84

第九章档案综合管理-----------------------100

第十章附件-----------------------------121

住房公积金档案管理操作规范

第一章总则

为规范住房公积金档案管理，提升档案管理水平，根据档案管理相关规定，对我市住房公积金档案的收存、移交、整理、装订、系统录入、归档、修改及查询等具体工作制定以下操作管理规范。

一、编写原则

住房公积金档案管理是一项集专业性、综合性、安全性、保密性为一体的重要工作，在档案部门或上级住房公积金监管部门未出台有关住房公积金业务档案管理标准前，本管理规范只是根据我市住房公积金业务管理需求和新开发的《住房公积金档案管理子系统》特点，在遵循国家档案局制定的一系列档案管理规范（或管理办法、规则，下同）的基础上，对我市的住房公积金业务档案管理制订较为详细的规范。

本次编制档案管理操作规程遵循以下原则：

㈠一是国家档案部门已制定具体规定，一律按国家档案规定执行。

如对文书类、会计类、科技类及特种载体类档案，除了对上述档案的收集、移交、系统录入等操作过程作具体规定外，其整理、装订、归档等统一执行国家档案管理规定；

㈡二是结合我市实际，对住房公积金业务类档案的日常管理作出具体规定，在制订具体规定时，能参照档案部门有关规定的，尽量参照执行。

对于参照部分，本规范只作提示，不详细表述。

二、引用标准

㈠文件类档案管理标准：

《中华人民共和国档案行业标准-归档文件整理规则》（DA/T22-2000）及《归档文件整理工作务实》（见档案部门下发文件）。

㈡其他综合档案管理标准：

包括《会计档案管理办法》在内的国家档案行业标准（见浙江省档案[2002年7月]编制的《档案工作标准汇集》）

㈢业务类档案管理标准按以下规定执行：

⒈住房公积金管理中心档案管理暂行规定；

⒉住房公积金业务档案管理实施细则；

⒊住房公积金管理中心档案分类示意图（见附件1-1）；

⒋住房公积金管理中心文件材料归档范围及保管期表（见附件1-2）；

⒌住房公积金档案的日常管理需严格遵循的综合档案管理12项制度；

⒍档案管理人员需遵循档案工作的3项管理职责。

三、综合档案分类

经市档案局（受省档案局委托）对我市住房公积金档案管理省级目标达标验收时认定，住房公积金管理机构的综合档案按以下规定分类：

㈠文书类。

㈡业务类。

下设归集、贷款和提取3个二类明细：

⒈归集类。

为每个缴存单位设立1个案卷号，按年连续跟踪归档，直至该缴存单位注销或解散为止。

⒉提取类。

按月按提取单位整理归档。

⒊贷款类。

下设个人贷款档案、综合贷款档案2个三类明细，其中个人贷款档案根据收存档案性质按“同一归档号两地存放”原则管理。

㈢科技类。

下设基建、设备2个二类明细；

㈣会计类。

下设住房公积金会计、工会会计和管理经费会计3个二类明细；

㈤特种载体类。

下设照片、录音录像、实物和光盘4个二类明细，其中实物又分权证类和荣誉类；光盘又分业务光盘和综合光盘。

四、档案管理子系统功能介绍

根据档案管理相关规定，结合我市住房公积金管理特点，市公积金中心设计开发了《住房公积金档案管理子系统》（以下简称“档案管理系统”），作为《住房公积金管理系统》的组成部分，用于各类档案整理后的信息录入、归档、查询等管理，该子系统具有以下特点。

㈠系统管理更专业。

档案管理系统根据住房公积金综合档案管理要求分类设置，整个系统分文书类、业务类、科技类、会计类、特种载体类及综合管理6大类（见《住房公积金综合档案管理系统分类示意图》）进行管理，并根据不同业务的需要，在大类下分设不同小类，根据本单位工作特点，重点突出住房公积金的业务档案管理。

㈡实物查询更方便。

在综合管理中设置了库房管理，以库房内档案柜安置平面图为基础（见《市公积金中心综合档案室密集型柜分布平面图》，附件1-2），采用输入具体柜号才能归档的方式，将每份档案落实到具体档案柜，有利于档案保管的安全性和有序性，方便档案的查询与开发利用。

㈢信息共享更充分。

档案管理系统作为公积金管理系统中的子系统，具有与业务系统信息共享功能，归档资料主要采用手工输入案卷目录及部分卷内目录方式，在输入时，充分利用业务系统有关贷款、提取信息，减少了信息的输入量，特别是减少了文字输入，加快了录入速度。

㈣风险防范更全面。

为加强贷款风险防范，在个人贷款档案管理中增加对普通贷款及重要凭证信息的复核，特别是对期房楼盘竣工后未及时收存抵押权证的催收信息，即能进一步促进贷款系统信息的准确性，又能促使期房抵押早日落实，有效地防范贷款风险。

㈤系统设计更超前。

根据档案管理要求，新档案管理系统增加了文书类与市档案局相关模块的接口，以及数据的导出（txt，xls）；增加了对老系统数据的导出、导入与衔接功能；还增加了浏览功能，为今后文书或其他档案扫描作准备，只要能取得系统硬件支持，可直接通过系统浏览归档资料，省去了查阅纸质资料的麻烦。

五、文件材料的归档范围及保管期限说明

㈠单位文书材料的明细归档范围应参考经市档案局批准的本单位《文件材料归档范围及保管期表》（见附件1-2，下同）中文书材料的明细归档范围及保管期限；

㈡住房公积金业务材料的归档范围需根据本规范各章节中规定的应收存资料执行，各类业务资料的保管期限参照《文件材料归档范围及保管期表》中规定的保管期限执行。

根据《住房公积金业务受理收存资料范围暂行规定》（湖公积金发[2008]14号）要求，本档案管理规范中进一步明确了各类业务档案的收存对象，三县分中心、南浔区管理部、市直属业务部在按规定收存的基础上，也可结合本地管理需要，少量增加其他资料。

第二章文书类档案管理

文书类档案管理是指根据《中华人民共和国档案行业标准-归档文件整理规则（DA/T22-2000）》要求，对本单位应归档的文件、统计等纸质资料进行收存、移交、整理、装订、系统录入、归档等具体的日常管理。

一、文书档案的收存范围

文书类档案分文书及统计两块。

㈠文书档案的主要收存范围

1.上级监管部门下发的有关住房公积金管理的文件；

2.当地党委、政府下发的与本单位工作有关的文件；

⒊单位下发或制定的有关住房公积金管理办法、实施细则、具体规定等文件；

⒋单位与有关业务单位签订的合同、协议等；

⒌单位党、政、工、团、协会在工作中形成的文件材料；

⒍单位日常工作中形成的各类总结、报告、请示、批复、决定、决议、通报及目标考核、规章制度等文件材料；

⒎单位有关人事管理、职工专业技术职称评定、年终考评、职工培训等形成的文件材料；

⒏单位有关安全保卫、综合治理、行政管理等文件材料；

⒐单位大事记、组织沿革；

⒑单位下属部门有关党群工件文件、材料；

⒒人民来信及处理、答复材料；

⒓非隶属部门下发的需参照执行的文件、材料等；

⒔单位编印的简报、通讯等；

⒕下属分支机构或派出机构有关业务管理形成的文件材料等。

以上仅为收存的主要文件，具体见《文件材料归档范围及保管期表-文书类》（见附件1-2，下同）所注明的归档范围。

文件档案由办公室负责收存，办公室需确定专人承担文件的收发工作，做好文件收发登记工作。

㈡统计档案的主要收存范围

⒈上级监管部门要求报送的有关住房公积金归集、使用的各类统计月报、季报、年报与年报说明；

⒉当地统计部门要求报送的劳动工资报表及其他有关报表；

⒊市公积金中心设计并要求报送的有关住房公积金归集、使用年度计划表、住房公积金年度财务收支预算表、住房公积金度年度归集、使用计算执行情况表、住房公积金年度财务收支决算表、住房公积金制度扩面进展情况统计表，其他有关住房公积金管理方面的统计报表；

⒋各县分中心、区管理部、直属业务部、各管理科室自行设计的各类辅助性统计报表。

统计报表由单位的统计部门或负责统计的工作人员负责收存，各科室、各部门设计或产生的报表要及时送达统计部门或统计人员保管。

二、文书类档案的预立卷

预立卷指负责收存文件档案的部门或工作人员对收存的资料进行清理，并将应当移交档案室归档的资料进行整理，编制《文件档案移交清册》，已建立文件收发制度的单位（或部门）也可根据收发文件簿进行预立案，用收发簿替代《文件档案移交清册》。

负责文件档案和统计报表档案收存的部门应当于次年3月底前完成预立卷工作。

三、文书类档案的移交

文书类档案应在次年3月底前移交档案室，档案室人员在清点实物无误的基础上，在《文件档案移交清册》上签字认可。

四、文书类档案的整理

根据档案管理部门对文书类整理归档不同时期的要求，档案管理系统将文书类人为地分为“归档文件级”及“文书文件级”两类。

㈠归档文件级的整理

指从2004年起，档案室接受移交的文书资料后，及时按新规定对文书资料进行整理，并以件为单位装订，装订时可根据文件的厚溥程度，选择用缝纫机缝合或采取“3孔1线”法装订，装订后要以文件的保管时间（即永久、长期、短期）为顺序各编制一个流水号。

㈡文书类档案的保管期限

文书类档案的保管期限应当严格执行档案部门有关规定，根据文书内容，分为永久、长期和短期三块，每块都以收发文件时间按序编制单独的案卷号。

㈢文书类管理系统操作

进入“档案管理系统-文件类-归档文件级管理”窗口，见下图（下图为两窗口重叠）：

⒈目录信息录入：

点击外窗口的“增加”，跳出内窗口的“文书归档文件新增”窗口，根据提示输入归档文件信息。

该窗口中如“年度”、“题名”、“文件编号”、“形成时间”等内容必须录入，不能为空；有些内容可根据文件形成情况选择是否录入，如“问题”、“附注”、“备注”、“组织机构”、“附件”等。

提示：

其中“浏览”窗口是指对扫描后的文件进行查看，在文件未实行扫描前，此功能不发挥作用。

⒉文件归档：

根据档案管理系统设计，文件归档分逐笔归档和批量归档两种，逐笔归档指在录入文书的同时输入确定柜号，敲“回车”完成；批量归档指完成每年文件录入后，点击上方“批量归档”栏，选择需要归档的资料，输入确定柜号一次性归档。

⒊案卷目录打印：

通过外窗口右方要素搜索需要打印的文件，点击“全选”-“打印”，完成打印工作。

⒋信息查询与修改：

将需要查询的文件要素，输入外窗口右边相应框内，屏幕根据输入要素显示相关内容，如在右边“年度”中输入“2005”，“回车”，屏幕即显示2005年度所有文件；如在右边“保管期限”中输入“长期”，屏幕即显示所有长期保管文件。

查看文件，应先选择需要查看的文件，点击上方“查看（修改）”栏，屏幕显示该文件的具体要素、存放柜号等，即可查找；如要修改文件，按上述方式操作，对需要修改的文件进行修改后保存。

㈣文书文件级资料归档。

指在2003年以前，根据档案部门规定，文书类按年份、问题（如按党群工作、行政管理、业务管理等）及保管期限分类装订组卷，每年按永久、长期、短期顺序排列，编制一个流水号再进行系统录入。

⒈文书档案录入。

进入“档案管理系统-文件类-文书文件级”窗口（与归档级文书基本相同，不另显示），点击上方的“增加”栏，跳出“文书文件增加”，根据窗口内容要求，录入有关内容，逐步完成后点击“保存”，将已录入文件保存。

⒉产生案卷目录、归档、查询。

此窗口案卷目录归档、打印、查询、修改等功能与“归档文件级”基本相同，不详细展开。

⒊说明。

此窗口的“增加信息”功能使用至2003年为止，从2004年起，文书类按新方法整理装订，并输入到“归档文件级”类内，此窗口的主要功能为查询调档。

五、需要事项

文书类档案主要着重于日常文件资料的收集完整性，特别是涉及到有关本单位的人事管理、劳动工资、各类统计资料的收集，都将成为若干年后需要利用的重要资料，公积金中心各科室、部门必须重视对各类文书类资料的收集工作，做到应收尽收、应归尽归，才能满足今后查询、利用的需要。

第三章业务类-归集档案管理

归集类档案是指公积金中心在受理住房公积金缴存单位的账户设立、人员变动、缴存额变更等业务时留存或系统产生的纸质资料。

一、归集类档案的收存范围

归集档案由承办公积金业务的窗口（以下简称“窗口”）和归集管理部门负责收存。

在受理公积金业务中，凡单位新设立账户或发生人员、缴存额变动时，应按规定收存相关资料加上在处理账户设立或变更业务时系统产生的纸质凭证一起作为归集类档案。

在受理各项归集业务时应当收存的资料：

㈠单位办理缴存登记：

⒈《住房公积金单位缴存登记表》；

⒉《住房公积金汇缴结算方式协议书》；

⒊单位营业执照或单位设立登记文件复印件；

⒋组织机构代码复印件。

㈡　个人账户设立：

⒈《住房公积金职工账户设立登记表》；

⒉开户职工身份证明复印件（粘贴在职工账户登记表上）；

⒊系统产生的业务凭证；

㈢个人账户同城转移（含同姓名合并）:

⒈《住房公积金同城转移通知书》；

⒉转移职工需补缴住房公积金的，加收《住房公积金缴存额度调整或补缴清册》；

⒊系统产生的业务凭证。

㈣单位缴存信息变更

《住房公积金单位变更缴存登记表》，变更银行账户的，加收《住房公积金汇缴结算方式协议书》。

㈤个人缴存信息变更

⒈《住房公积金个人账户基本信息更改申请表》；

⒉个人姓名变更的，加收本人身份证复印件。

㈥单位账户注销

⒈《住房公积金单位注销缴存登记审批表》；

⒉单位提供的符合单位账户注销条件的有效证明，如单位撤销、解散、终止经营或破产文件的复印件。

㈦个人补缴

⒈《住房公积金职工补缴清册》；

⒉属一次性补缴的，加收《住房补贴发放清册》；

⒊系统产生的业务凭证。

㈧个人账户封存

⒈《住房公积金封存通知书》；

⒉符合个人账户封存条件的有效证明；

⒊系统产生的业务凭证。

㈨个人账户异地转移

⒈《住房公积金异地转移通知书》；

⒉转入方住房公积金管理中心出具的个人账户设立证明（本市下属县、区除外）；

⒊转出人身份证复印件；

⒋系统产生的业务凭证。

㈩个人账户转入公积金中心设立的“委托管理账户”

⒈《住房公积金个人托管账户清册》；

⒉转入职工的身份证复印件；

⒊符合转入托管账户条件的证明；

⒋系统产生的业务凭证。

（十一）个人账户注销

⒈符合个人账户注销条件的证明复印件;

⒉系统产生的业务凭证（如职工办理提取时注销个人账户的，则需要系统产生《单位汇缴变更汇总表》及个人账户注销明细表，收存到归集资料中归档）。

（十二）个人账户启封

⒈《住房公积金启封通知书》；

⒉系统产生的业务凭证。

（十三）缴存额度调整

⒈年度调整时收存:

《住房公积金单位缴存额度调整审批表》和《职工缴存额年度调整清册》，开展年度验审的，加收《住房公积金年度验审表》。

⒉日常调整时收存：

《住房公积金缴存额度调整或职工补缴清册》和系统产生的业务凭证；经审批的，加收《住房公积金缴存、提取业务报批单》。

（十四）单位降低缴存比例

⒈《住房公积金降低缴存比例审批表》；

⒉单位要求降低缴存比例报告；

⒊职工代表大会或工会通过的同意降低住房公积金缴存比例决议或报告；

⒋单位上年（或上季）财务报表复印件。

（十五）单位缓缴住房公积金

⒈《住房公积金缓缴审批表》；

⒉单位要求缓缴住房公积金的报告；

⒊职工代表大会或工会通过的同意缓缴住房公积金的决议或报告；

⒋单位上年（或上季）财务报表复印件。

（十六）个人免缴住房公积金

⒈《住房公积金职工免缴审批表》或免缴职工清册（清册中应包括职工工资收入证明、个人免缴申请等内容）；

⒉系统产生的业务凭证。

（十七）补充住房公积金

⒈《补充住房公积金缴存审批表》；

⒉单位要求缴存补充住房公积金的报告；

⒊单位重大事项决策文件或上级主管部门同意缴存补充住房公积金文件；

⒋《职工缴存补充住房公积金清册》；

⒌系统产生的业务凭证。

（十八）个人账户冻结

⒈司法部门出具的个人账户冻结通知或法律文件复印件;

⒉系统产生的业务凭证。

二、归集类档案的收存

归集类档案是真实反映每个缴存单位账户设立、缴存人员变动、缴存额变动的纸质凭证，是住房公积金的重要业务档案，在日常收存归集类资料时需做到以下事项。

㈠资料收集完整

首先要保证资料收集的完整性，除特殊变更业务外，原则上要求产生1笔归集业务，应当留存3份资料：

一是单位填写的公积金业务变更表；二是用以证明此项业务变更的依据证明（如人员封存，需提供解除劳动合同或退休等证明）；三系统处理业务时产生的纸质凭证。

总之，每个单位发生人员、缴存额变更，至少须收存1份纸质资料放在单位档案盒内，以备单位查询。

提示：

由于在办理个人销户提取业务时，将提取人提供的资料留存在提取资料中，无法准确反映单位的人员销户情况，可采取通过系统打印《单位变更汇总表》及销户人员明细表，纳入归集资料中归档保管。

对以前年度系统未产生《单位变更汇总表》的，可将系统产生的个人提取凭证的上联《结息凭证》（在此表上注明“×××因×××原因销户提取”），作为单位人员减少的凭证，纳入归集资料保管。

㈡避免重复收存

归集资料的收集涉及到全市所有单位，收集量特别大，如某个业务中增加1份资料，意味着全年要增加几千份资料，因此，在收集完整的基础上也要避免无为的多收资料，特别是不要与会计凭证（或附件）重复，凡会计凭证（或附件）已保留的，归集资料不需重复收存。

㈢及时整理装订

归集业务资料主要是在窗口受理业务时产生的，窗口人员需对收存的归集资料及时进行整理装订，为方便整理，应将日常业务中产生的归集资料与提取资料分别存放，月末，根据发生变更业务的单位编号从前到后按序排列后装订成册。

归集管理业务部门也需注意日常归集资料的收存，并按年或按类进行装订，避免遗失。

三、归集类档案的预立卷与移交

归集资料由窗口或归集管理部门收存后保管至次年3月，在次年3月底前完成归集资料的预立案（即编制归集资料移交清册）移交档案室。

公积金业务窗口或归集管理部门要确定专人（即兼职档案员）负责归集资料的收存、保管与预立案工作，移交时，档案室接收人员在清点实物无误的基础上，双方签字认可。

四、归集类档案的整理装订

㈠确定每个缴存单位的宗卷号，按单位立卷分档管理

根据市档案局多次要求，从使用新档案管理系统起，住房公积金归集档案将按每个单位、每年立卷建档保管，此方法的最大好处是查档方便，能够完整清楚地反映每个单位从在公积金中心设立账户缴存公积金起到撤销该单位账户的若干年中，单位人员、缴存额的变化。

为方便归档与查询，档案系统先按序确定每个单位的案卷号，此案卷号将跟随单位使用到撤销单位账户止，不得更改。

㈡按年分单位分类整理

先将一年中的归集资料按单位分类整理，将每个单位一年中发生归集业务所产生的资料全部归并在一起，再根据账户设立、日常业务变更、特殊业务三块内容分别整理成件，填写《件内目录》，《件内目录》分以下三种：

⒈《单位账户设立登记件内目录》（见附件3-1）

此件内目录专用于新开户单位资料归档，应将规定收存的新开户资料按件内目录内容排列，并将小于A4纸型的资料粘贴在A4纸上并标上页码号，附在此目录后面，再粘上件皮成为独立件。

⒉《单位（或个人）缴存业务变更件内目录》（见附件3-2）

此件内目录用途最广，除单位办理新设立账户、降低或提高缴存比例等特殊业务外，其他所有缴存变更业务产生的资料均以此目录所列内容按顺序粘贴整理，标上页码号，附在此目录后面，粘上件皮后装订成件，如单位业务量较大，可分别装订若干件，每件附此目录、件皮并标明件号。

⒊《单位降低或增加缴存基数件内目录》（见附件3-3）

此件内目录专项用于单位降低缴存比例、申请缓缴等特殊业务的资料归档，可按发生业务按序粘贴整理、标上页码，附在此目录后面，粘上件皮后装订成件。

㈢立卷

⒈每个单位一年立1卷，将单位当年发生的变更业务件合并成一卷,面上附卷皮（见附件3-4）

⒉卷皮上应当注明发生业务变更的单位名称、单位账号（即编号）、归集业务类专用的案卷号、产生案卷年度、案卷所包含页码、件数等要素。

⒊如一个单位当年发生的变更业务较多，收存的资料装订1件太厚，可分订几件，并按序在案卷号后面编上件号，如件皮中案卷号为5-2，即此件是案卷号为5号的缴存单位当年发生的第2件归集档案。

五、归集类档案的系统录入

进入“档案管理系统-业务类-归集资料管理”窗口，见下图（下图为两窗口重叠）：

⒈录入：

点击外窗口上方“增加”栏，跳出“归集资料增加”框，输入“年度”及“单位编号”，回车，跳出内窗口的“住房公积金归集业务案卷目录”，系统已根据单位编号自动产生“分类号”、“案卷号”、“单位名称”、“年度”、“期限”及备注栏目中的“单位编号”等信息。

操作员则需根据件皮注明的件号，在右上方“累计件号”中输入最终件号，并输入该卷的“页数”、存放“柜号”（也可批量归档）后回车结束。

⒉打印：

当一年中所有归集资料全部输入完成后，点击“全选”、“打印”后，打印当年案卷目录，见下图。

⒊查询与修改：

点击“单位归集资料”窗口右上方，输入需查询档案的“年度”或“案卷号”或“单位编号”，回车，即可显示需要查询的档案，根据存放柜号查找实物；如需修改，则根据修改内容选中后，点击上方“修改”，完成需要修改的内容，回车保存。

⒋案卷号查询：

按归集档案保管要求，系统自动产生每个单位的案卷号（根据单位编号按顺产生），需要了解单位案卷号，可进入“单位归集资料”窗口，点击右上方“单位案卷号”，输入单位编号，系统即跳出该单位的案卷号、档案存放柜号（需提前确定后输入）、单位人数等信息。

六、注意事项

将归集资料按单位整理装订成卷，以单位建档案盒保管是公积金中心业务档案管理的重点改革之一，工作量大，专业性强，应注意并重视以下事项：

㈠档案盒与存放柜的确定。

按档案局要求，应当根据案卷号事先编制开户单位档案盒，原则上要求一个单位编放1个档案盒，考虑到公积金中心档案柜较少，难于放置几千个单位档案盒，加上大部分缴存单位每年发生的变更业务较少，容易造成档案盒空置，因此可根据单位规模，采用1个或多个单位合并放置，将几个规模较少单位的归集资料按序放在同一档案盒中，在盒面上表明单位编号从××××号-××××号，案卷号从××××号-××××号，即可节约存放面积还便于寻找。

开始放置时，每个档案柜中留有一定空间，便于今后增加档案盒。

㈡进行科学有序的分类整理。

调整归集档案的装订方式后，做好整理与装订工作很重要。

从理论上讲，包括单位年度调整缴存额在内，一年中所有单位都会产生资料需要归档，要求档案人员先按年将归集类资料按单位整理，对收存的不到A4面积的资料还应粘贴在A4白纸上（可两张粘在一张白纸上，但页码分别编），再按内容分别不同的三个宗件，填写“件内目录”，附上件皮，进行装订。

装订可根据每件的页数选择两种方式：

一是参照文书类装订，用缝纫机缝好后粘上件皮，此方法适用于页数少的宗件；二是采用“三孔一线”法装订，此方法适用于页数较多的宗件。

第四章业务类-贷款类档案管理

贷款类档案是指公积金中心在开展公积金个人住房贷款业务中形成的纸质材料，根据收存对象不同，贷款档案分为个人贷款档案、楼盘管理档案和个人贷款贴息档案三块。

一、个人贷款档案管理

个人贷款档案是公积