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学生干部活动指南
公文篇
为了规范我校学生团、学组织与学生社团的公文，提高管理效率，培养学生干部公文处理能力与活动能力，结合我校的实际情况，介绍了以下常用公文的写作方法与要点。
一、活动策划书
活动策划书主要是规范活动的程序，便于组织单位向上级单位请示或争取校外单位的支持，同时，也是增强学生活动计划性与提高活动质量的重要条件。
（一）标题。
通常由单位名称、活动名称、文种构成。
例如：
XX单位关于XX活动的策划
（二）正文。
通常包括活动目的、活动内容、活动特色、可行性分析、活动经费预算、组织机构及人员分工等内容。
1、活动目的：
是策划书的开头部分，简明扼要写清楚活动的指导思想、目的与意义。
2、活动内容：
包括活动主题、活动主要内容、活动流程、参加人员、活动时间、地点，这部分是策划书的核心部分，写作时要具体。
比赛活动的策划应写明赛事组织及评审人员、参赛方式、参赛要求及注意事项、奖项设置等。
3、活动特色：
说明活动的创新性与特色。
4、可行性分析：
通过调查分析，对活动的合理性与可行性进行分析论证，分析主办单位举办本项活动的优势、具备的条件与存在困难，判断方案是否切实可行。
5、活动经费预算：
应做到对活动中每个具体项目准确地预算。
项目不多的，可以把总的预算经费的写出；项目较多的，可以把各个项目的经费预算列出制表或者写成预算方案附上（具体内容参照后面预算方案的写法）。
6、活动组织及人员分工：
最后要注明活动的组织单位，包括主办单位、承办单位、协办单位与赞助单位，领导或执行机构人员名单及分工等。
7、应变措施：
在活动举行前预计活动举行的过程中，发生如环境、天气、人员突发性变化等因素，影响到整个活动的正常开展时，及时调整与分配人员，并对活动的项目采取适当变动的安排，从而保证活动的正常进行。
（三）落款。
一般在正文右下方署上组织单位名称,应写全称或规范化简称。
（四）时间。
位于组织单位名称的右下方，年月日须完整。
范例：
XX大学学生会“科学在身边”大型系列活动策划书
一、活动目的及主要特点
为了加强对大学科学精神的培养，学生会立足于科学知识的推广，结合发展，从本学期开始，以身边科学为主，从广大学生对某些事情上的误区与错误理解入手，以一种科学的态度，以科学的手段，将科学的知识普及到广大学生中。
引导广大学生用科学的头脑与科学的理性来思考与分析现实问题，培养科学精神与科学思维。
身边科学的分析：
身边科学就是指很贴近我们自身，而且就发生在我们身边或是自身的一些浅显的科学现象。
但是，就是由于这些就在我们身边，产生了错误理解或者误区，很难辨清其真相。
二、活动内容与目标
（一）活动内容形式：
讲座，访谈，展览，沙龙，媒体直播，建立基地分批咨询等等。
（略）
（二）活动目标
通过这次活动提高学生会在广大师生中的影响力，充分体现学生会组织的综合性，以及组织活动的综合性。
三、活动可行性分析
大学生是一群具有一定科学文化基础的人群，他们有着对真实科学规律揭示的渴望度，也有着对敏感话题的参与性，是积极、向上、求实的人群。
我校是全国重点高校，拥有一批高素质的专家与学者。
通过与他们初步接触，他们对此活动表示支持。
活动方式主要是演讲、学术讲座与征文比赛，较容易举行。
四、组织机构
筹委会委员名单：
筹委会主任：
执行主任：
委员：
下设四个工作小组：
秘书组：
外联组：
宣传组：
后勤组：
五、经费预算
（一）经费来源
本次活动经费主要通过赞助商与学校团委拨款。
（二）费用预算
1、宣传费用：
XX元
2、专家课酬：
XX元
六、效果分析及评价
本次活动将是一次大型系列性的活动，将具有较广泛的影响力，对于树立大学生科学精神产生重要的影响。
本次活动将被认为是开先河的一次活动,因为它涉及到了以前没有涉及到而又非常重要的方面,真正的贴近了学生,拓展了思路,定位高，影响力大,意义深。
XX大学学生会
X年X月X日
二、活动申请
活动申请主要向上级主管部门陈述活动申办的目的、意义与主要内容的一种文书，以争取上级部门的支持的批准。
（一）标题。
通常由活动名称与文种构成，如《关于举办XX活动的申请书》。
（二）称呼。
在标题下一行顶格写接收申请书的单位的名称，后加冒号，引起下文。
举办活动一般这样：
年级的活动向学院学工办申请；团支部活动向学院分团委申请；全院性的活动向学院党委（党总支）申请；全校性活动一般是向校团委申请。
（三）正文。
通常包括活动目的与意义、主要内容、活动方式、活动对象、活动时间、地点、经费来源、主办单位、承办单位等内容。
（四）结尾。
即是结束语。
可用“请领导批准我的申请”、“请批准”、“敬请核准”之类结束语。
（五）落款。
一般在正文右下方署上的姓名,申请单位名称应写全称或规范化简称。
（六）日期。
位于申请单位名称或申请人的右下方，年月日须完整
写作要求：
申请事项要具体，内容清楚，态度恳切。
语言表达要求准确、朴实，简洁流畅，切忌杂乱冗长。
（七）附注。
附上申请人联系姓名与联系电话
范例：
关于举办“沟通零距离”活动的申请书
XX学院党总支：
为了同学提供一个互动的、零距离的交流机会，使同学之间能进一步地相互认识与了解，营造团结友爱的学习生活氛围，建立学院与同学之间的桥梁与纽带，加强老师与同学们的沟通，我院团委及学生会拟举办“沟通零距离”活动，以“相处无界限”为主题，组织老师与同学一同攀登白云山，并在山上开展小型游戏活动。
主办单位：
XX学院分团委、学生会
参加对象：
全体学生与部分教工，共200人
活动地点：
白云山
活动时间：
X月X日
经费预算：
XXX元
诚望批准此活动的申请！
（联系人：
XXX联系电话：
XXX）
XX学院分团委、学生会
X年X月X日
三、经费预算方案与结算方案
预算方案主要是加强对活动经费开支控制，提高活动效益。
（一）标题。
活动名称或单位名称＋时限＋文种,例如：
《XX单位关于XX活动的预算方案》。
（二）正文。
开头顶格写上活动名称，然后另起一行空两格写明活动摘要、预算内容概要（项目、单价、数量等）、支出金额、收入金额等内容；如果预算内容比较统一，可以制表。
要注意准确性、条理性。
（三）落款在正文右下方署上单位或部门名称，日期。
范例：
XX学生会关于XX活动的预算方案
XX活动摘要（略）
预算方案具体如下：
（一）宣传（共450元）
1、海报（3张）：
100元
2、传单（500份）：
150元
3、条幅（1条）：
200元
（二）主要活动经费（2600元）
1、场地租借费：
200元
2、举办讲座外请教师报酬：
1000元（2场讲座，每场费用500元）
3、联欢会费用
（1）音响租借费：
200元
（2）布景、道具制作：
400元
（3）奖品：
400元
（4）食品：
400元
4、其他费用（略）
合计：
共XXX元
XX学院学生会
X年X月X日
预算是活动计划前对经费使用的计划，结算则对活动实际使用的归结。
经费结算是让经费审批部门了解经费用途，同时，也便于到财务部门报销经费。
活动结束后，要尽快地结算经费。
经费结算参照预算的格式。
范例：
2001年X月X日-X月X日XX学生会文艺汇演结算方案
支出项目
票据编号
金额
经手人
备注
合计
制表人：
审批：
XX大学XX学院学生会
X年X月X日
四、场地（包括宣传栏）申请
在学校，为了加强校园管理，学生活动需要申请场地都要向有关部门申请。
场地申请一般包括：
（一）标题。
一般由活动名称、文种构成，如关于《举办XX活动的场地申请书》。
（二）称呼。
在标题下一行顶格写接收申请书的单位的名称，例如要申请大课室，就应该向教务处申请；多功能会议室向校办申请；礼堂向党委宣传部申请；体育活动场地应该向体育部申请；学生活动中心向校团委申请；校内公共场地向保卫处申请；工会活动动中心向工会申请；老干活动中心向老干处申请等等。
申请宣传栏应向党委宣传部申请。
（三）正文。
包括使用场地的原因、活动内容摘要（包括活动名称、主要内容、活动意义、活动时间、参加人数等）、借用时间、归还时间、需要提供设备等内容。
（四）结尾。
一般用“请批准”、“敬请核准”之词语结束。
（五）落款。
一般在正文右下方署上申请单位或申请人名称，时间。
（六）附注。
附上申请人联系姓名与联系电话
范例：
关于举办元旦联欢晚会的场地申请书
校团委：
为了迎接新的一年，活跃气氛，丰富学生课余生活，促进校园文化建设，我院拟于XX年12月31日晚举办元旦联欢晚会，届时我院全体师生（约XX人）将通过歌舞表演等形式共贺新年。
现申请借用学生活动中心作为当晚晚会举办地点，并请提供音响设备。
使用时间为18:
00－23：
00。
敬请批准！
XX学院分团委、学生会
X年X月X日
（联系人：
XXX联系电话：
XXX）
五、经费申请
（一）标题。
通常由活动名称、文种构成，如《关于举办XX活动的经费申请书》。
（二）正文。
通常包括：
使用经费原因、活动内容摘要（包括活动名称、活动目的与意义、主要内容、活动时间、活动地点等）、预算内容概要（项目、单价、数量等）、预算总金额以及经费的用途等内容。
（三）结尾。
一般用“请批准”、“敬请核准”之类词语结束。
（四）落款。
在正文右下方署上申请单位或申请人名称与时间。
（五）附注。
附上申请人联系姓名与联系电话。
范例：
关于购买CD播放机的经费申请书
学生会主席团：
为了便于我院健美操队的训练，提高训练效果，现申请购买CD播放机一台，预计￥250.00。
请批准！
学生会文娱部
X年X月X日
（联系人：
XXX，联系电话：
XXX）
六、设备申请
（一）标题。
通常由活动名称、文种构成。
《关于XX设备申请》。
一般地，音响设备向党委宣传部、校团委申请；办公桌等向后勤集团申请，等。
（二）正文。
通常包括：
使用设备原因、活动内容摘要（包括活动名称、活动时间、活动地点等）、预借设备、借用时间、归还时间等内容。
（三）结尾。
一般用“请批准”结束。
（四）落款。
在正文右下方署上申请单位或申请人名称以及时间。
（五）附注。
附上申请人联系姓名与联系电话
范例：
关于借用音响设备的申请
党委宣传部：
我协会拟于XX年X月X日上午在校篮球场举办“XX杯”大型知识竞赛，需借用音响设备一套（注明具体设备）。
借用时间为8：
00—12：
00，将于XX年X月X日下午归还。
请批准！
XX协会
X年X月X日
（联系人：
XXX联系电话：
XXX）
八、赞助合同
赞助合同是维护双方合法权益的重要形式。
一般包括以下几个方面：
（一）标题。
写在第一行中间，直接标明合同的性质，如《赞助合同》。
（二）双方单位名称。
一般写在标题之下，上下并写，写明签订合同双方单位名称。
为了行文方便，可分别在双方单位全称后面加括号注明一方为“甲方”，另一方为“乙方”，作为代称。
如：
立合同单位：
XXX（以下简称甲方），XXX（以下简称乙方）
（三）正文。
主要内容为：
①开头简单说明签订合同的依据或目的，②主体部分按双方协议，逐条写明议定的条款。
③明确合同双方的权利与责任。
④合同的有效期限、合同份数以及保存期限。
⑤结尾，注明地址、电话号码，也可根据需要在结尾处注明。
最后写上签订合同的日期。
如：
甲方乙方
XX单位XX单位
代表XX（章）代表XX（章）
写作要求：
合同内容需具体、明确；语言要求准确、严谨。
范例：
合作协议
甲方：
XX单位
乙方：
XX学生会
兹经甲乙双方友好协商，甲、乙双方本着互利互惠的原则，经平等协商一致，现自愿签订本合同。
一、合作目的
推广ISO9000国际认证，提高学生就业竞争力及个人发展潜力。
二、合作方式
甲方负责ISO9000内审员认证考试项目的咨询、学生报名及相关的技术服务，乙方负责具体活动安排。
甲方承担成本，乙方无需承担亏损的风险。
三、甲方的权利义务
1.免费向乙方提供ISO9000内审员认证考试项目的咨询；
2.承担宣传单的制作费用；
3.按照甲方既定的标准向学生收取培训费用、考试费用与证书的费用；
4.负责请有经验的教师授课30个学时。
时间为：
11月16、22、23日；
5.负责考试并使其正常运行。
6.须在统一考试结束后的20工作日内将考试合格考生的证书交给学生,考试时间为11月29日。
7.有义务协助乙方开展各项有关的活动。
四、乙方的权利义务
1.在指定时间内，完成附件中的宣传工作；
2.负责派不少于2名的专人在固定时间固定地点协助安排考生报名点；必须在现场显著地方，饭堂，图书馆，悬挂张贴印有统一培训费用与考试费用的“报名须知”；
3.负责协助甲方安排培训与考试的场所；
4.负责通知所有报名的学生参加培训及考试；
5.有义务配合甲方做好各项相关的活动，并与甲方人员达成口头协议。
……
五、违约责任
1.如任何一方违反合同，除赔偿对方的全部损失外，还应视具体情况承担一定的违约责任；
……
六、合同期限
本合同的有效期为：
自本合同签订之日起至甲方将证书交给学生为止。
七、纠纷的解决方式
如双方因本合同发生纠纷，则应本着友好协商的原则解决。
如协商不成，则任何一方有权向当地经济仲裁委员会申请仲裁。
八、本合同一式两份，双方各执一份，具有同等的法律效力。
甲方乙方
广州中医药大学XX学院XXX公司
代表：
XX（章）代表：
XX（章）
XX年X月X日XX年X月X日
九、邀请函
邀请函的结构，一般由标题、上款、正文、下款四部分构成。
（一）标题通常由邀请人、事由、文种构成，如《XX单位关于邀请XX人XX（指什么事项）的函》。
也可省略邀请人与事由，如《邀请函》。
（二）上款。
包括收信人、称谓，称谓后加冒号。
在称呼前，可用上“尊敬的”等表亲切的词语，或在姓名前加衔头。
（三）正文。
一般由三部分组成，包括开头、主体与结尾。
开头：
写因何事由、邀请何人、于何时、在何地做何活动。
主体：
这是邀请函的主要部分。
首先介绍活动意义、活动内容。
接着写清楚活动的具体事项，包括活动主题、活动对象、时间、地点等。
最后写上联系人姓名、联系电话。
在正文中，可适当称誉对方，如写上“您对XX素有研究”，“贵公司在XX方面素负盛誉”等语句。
结尾：
即结束语。
可以用“感谢您的支持”、“请予支持”、“敬请光临”，“欢迎来访”等语言。
正文的语言要得体且有分寸，要注意礼貌用语，但也要注意不必要的客套、空洞无味的套话。
（四）落款。
在正文右下方署上单位或部门名称，日期。
（五）附注。
附上申请人联系姓名与联系电话
范例：
邀请函
尊敬的XX教授：
为了促进我院的学术文化交流……等等，我院举办XX讲座……
素闻您在XX方面有较深的研究……，现诚邀您到我院作专题讲座，具体事项如下：
1、讲座主题：
XXX（或其相关内容）
2、时间：
X年X月X日（或具体时间再另行商定）
3、地点：
广州中医药大学（或具体地点再另行商定）
4、讲座对象：
以上如有未尽事宜，请来电联系，联系人：
联系电话：
感谢您的大力支持！
XX大学XX学院学生会
X年X月X日
十、海报
海报主要是告诉人们知晓什么事情，要求简明扼要，通俗易懂，生动活泼。
（一）标题。
海报标题的写法大体有以下几种形式：
一是单独由文种构成，即《海报》；二是直接写活动内容，如《影讯》；还可以是描述性的文字。
（二）正文。
海报的正文要求写清以下内容：
简述举办活动的缘由、目的、与意义；交待活动的主要项目、时间、地点等；说明活动的具体方法；表示欢迎同学参加或光临。
写作要求：
主题鲜明，宗旨明确，表现积极向上的精神。
海报制作应图文并茂，内容充实，尽量避免标题式的海报。
通过文字、色彩等元素表现主题，文字与图像搭配要美观与谐，达到吸引观众的效果。
海报设计应有创意，尽量避免抄袭。
（三）落款。
署上宣传单位名称及日期。
范例：
海报
XX乐队将于本周应邀来本校作精彩表演，演出节目主要有XX、XX等。
演出时间：
本周星期六晚上7：
00——10：
00
地点：
学校礼堂
票价：
XX元/张
售票地点：
礼堂
售票时间：
即日起每天中午12：
00-12:
30,下午5：
20－6：
00
售完即止！
勿失良机！
XX大学学生会
XX年X月X日
十一、劳务费签收结算表
（一）标题包括：
时限＋活动名称或单位名称＋文种。
（二）表格包括：
序号、日期、金额、用途说明等内容。
注：
“项目”是指支出的项目，如外聘专家讲座课酬，制作网页加班劳务费等。
“姓名”是指瓴取费用人的姓名。
“签领”是指领取费用人的签名，一般本当事人本人签名，特殊情况可由经手人签名，后加代字，如：
张X（代）。
（三）落款。
在正文右下方署上单位或部门名称，日期。
范例：
2001年X月X日-X月X日XX学生会文艺汇演劳务费签收结算表
项目
姓名
金额
签领
备注
合计
制表人：
审批：
XX学院学生会
X年X月X日
十二、工作总结
工作总结主要是一个阶段或重大活动后对主要过程进行回顾，并总结经验与教训。
工作总结一般包括：
（一）标题。
通常标明总结的单位、总结的时间、概括的内容。
也可分正副标题。
如《XX学生会XX学年度工作总结》或《个人工作总结》。
（二）前言。
通常是概括基本情况，夹带总结所涉及的时间、背景与缘由等。
引言一般都很简单，主要目的是为了引出正文。
（三）正文。
是总结的主体部分，一般包括情况概述，成绩与经验，存在的问题与教训，今后努力方向等几个部分。
①情况概述。
通常概括说明某一时期所作的各项工作，或某项工作的各个方面的具体情况，包括时间、地点、对象、原因、过程、结果、经验、成绩与问题等，要求简明扼要，概括力强，尽快转入正题。
②成绩与经验。
这部分要对应基本情况，重点介绍工作中取得的主要成绩或经验。
要坚持实事求是的原则。
同时还要注意体现总结所具有的评价特点，有述有评，述评结合。
③存在的问题与教训。
要实事求是地从思想态度、工作方法以及其他各个方面去分析原因，寻找根源，总结教训，提高认识。
④今后努力方向。
总结回顾过去的工作，是为了把下一阶段的工作做得更好。
因此在总结的最后，还可以针对现阶段存在的问题，谈谈今后的整改措施、决心与打算等。
要求言简意赅，概括说明。
（四）结尾。
通常要用简短篇幅对全文作出归纳与总结，或提出新的目标、新的设想等。
行文要简短有力，简明扼要。
（五）落款。
一般在正文右下方署上单位或姓名，日期。
一般而言，工作总结写好后，必须抄好一式两份，一份上交，一份用以指导自己今后的工作。
范例：
XX学年度广播台工作总结
在前一阶段的工作中，本着心无旁鹜，踏实工作的理念，全体广播台工作人员以服务师生为宗旨，积极配合校领导与各部门开展工作，在较短的时间里使广播台的运作进入了一个良性循环，得到了广大师生与领导的肯定。
（一）新旧交替，吐故纳新
广播台在本学期进行了新旧播音员交替。
从9月开学，进行了全校范围内的广播台工作人员选拔，并初步确定了人员名单。
在这次选拔中，我台始终坚持"公平、公正、公开"的原则，得到了领导的肯定与同学们的支持。
（二）迎检准备，良性互动
我台进入迎接省高校广播协会检查倒记时阶段，从普通话的全台普及与提高，到岗位责任制、奖罚分明，以及机器的更新维护，工作环境的不断改善，最终确保了高质量的节目，并及时传达贯彻了学校各部门的精神，使全校的信息在最短时间内流通，做到了在同学们的课余生活中加强对人文精神的理解，高效率的良性互动。
（三）群策群力，坚持原创
我台坚持原创精神，在11月初精心制作的两台播剧。
在全校播放后，得到了一致好评，特别是《与你同在》，由我校在校学生编剧，我台播音员演绎，充分体现了当代大学生的团队精神，这次广播剧也是为迎接省高校广播协会所做的准备工作之一，更把我台的节目水平推向了一个新的高度。
同时，我们也存在很多不足与欠缺之处，最明显的是全台工作人员在努力工作的同时深感到自己知识积累的不足，没有能够把每个工作人员的潜力完全发挥出来。
并且在与各兄弟部门的联系上不够密切，缺乏更透彻更深层次的交流。
在以后的工作中，广播台本着积极态度做好本职工作，协助学校领导与兄弟部门开展工作，积极为同学们的学习创造良好的氛围，提高自己，服务同学。
我们相信通过我们不断的努力，一定会取得更加优异的成绩。
广播台
X年X月X日
十三、通知
通知要简明扼要，同时还要注明参会人员需要准备的事项。
（一）标题。
一般有三种，①标准式标题，由发文机关、事由、文种组成，用于内容复杂、庄重的通知，如《XX单位关于XX事情的通知》；②省略发文单位标题，如《关于XX事情的通知》；③省略发文单位与事由标题，如《通知》。
（二）正文。
一般由开头、主体与结尾（缘由、事项、结尾）三部分组成。
开头：
简明交代通知形成的缘由与根据，是通知正文的导语，一般比较简明扼要，通过“特作如下通知”“现通知如下”“现将有关事项通知如下”“望按以下通知执行”诸如此类的承启用语，很快转入通知事项的拟写。
主体：
简要叙述通知的事项，因为是要求办理的，所以务必分明、具体，如果通知事项较多，可以分条写，一般每条一段。
内容侧重于交待任务提出要求，指出具体措施与方法，交待清楚所通知的事项的时间、地点、事由。
结尾：
写明执行要求，一般多用“以上通知望认真执行”“特此通知，望认真执行”等语。
（三）落款在右下方署上发文机关名称，成文日期。
范例：
通知
学生各部门、各年级：
为了做好学生会的学期总结，经主席团讨论，学生会决定在12月10日（星期三）晚上7：
00在学生会办公室召开工作总结会议。
请学生会各部门、年级做好准备，并提交书面总结。
会议重要，请准时参加。
特此通知。
XX学生会
XX年XX月XX日
十四、会议记录
会议记录是记录当时会议的真实、详细的情况，是反映学生活动的重要的原始资料。
（一）标题。
通常由单位名称、会议名称、届次、文种构成，例如《ＸＸ学院第Ｘ届学代会记录》，也可简写为《会议记录》即可。
（二）会议概况。
通常要依次记录会议名称、开会时间、会议地点、出席人、列席人、主持人与记录人等事项，不得随意颠倒或缺省。
会议名称应准确记录会议的全称，开会时间要写清楚会议开始与结束的时间，出席人应详细记录下出席会议应到与实到人数。
当会议参加者人数较多时，可只写人数。
当会议参加这人数不多时，要把出席人的名字写上，有些会议还要注明其职务。
当会议是例会时，可以自写缺席者的姓名，而注明其他人员全部到齐（以上内容，最好在会议主持人宣布开会前写好）。
（三）会议内容。
这是会议记录的主体部分，主要包括会议主持人的讲话、会议议题、会议报告、会议发言、讨论情况、会议决议以及表决情况等。
（四）会议结束时在会议记录最后写上“散会”与散会时间，体现整篇会议记录的完整性。
写作要求：
会议记录最根本的要求是内容充实，准确无误。
最好就把会议发言人地讲话一字不漏地记下来，但一些无关紧要的话就没有必要详细记载了。
对发言人的讲话记录要原汁原味，不能因为纪录速度跟不上而用自己的意思记发言人大概意思或篡改其原意。
再次是书写要规范，字迹要清晰工整，最低限度要能辨认。
范例：
XX会议记录
时间：
X年X月X日（星期X）晚上7：
30-9：
30
地点:
第几大课室
出席:
XXX（职务）、XXX（职务）等等
列席：
XXX（职务）、XXX（职务）等等
请假：
XXX（职务）、XXX（职务）等等
主持:
XXX
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