会务工作接待手册完整版.docx
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会务工作接待手册完整版
编号：
TQC/K426
会务工作接待手册完整版
Inmanagement,inordertomakeallthestaffknowwhattodoandwhatnottodo,theirresponsibilitiesareofgreatsignificancetotheworkofthewholeenterprise,soastomobilizetheenthusiasmofthestaffandbecomethedrivingforceofenterpriseproduction.
【适用指导方向/规范行为/增强沟通/促进发展等场景】
编写：
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审核：
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时间：
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部门：
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会务工作接待手册完整版
下载说明：
本管理规范资料适合用于管理中，为使全体人员都知道应该做什么，不应该做什么，以及明确自己的主要职责，所担负的职责对整个企业工作具有的意义和作用，从而把全体人员的工作积极性充分地调动起来，成为推动企业生产经营工作的动力。
可直接应用日常文档制作，也可以根据实际需要对其进行修改。
会务工作接待手册
一、基本信息
（一）时间及日程安排：
20xx年6月X日，
航班、火车信息（抵达、离开）
（二）人员组成：
（三）调研考察内容：
1.现场考察调研
2.资产负债情况
3.投资收益情况
二、组织机构
为做好接待工作，公司成立接待工作组，组成如下：
组 长：
副 员：
三、活动安排
时 间
活 动 筹备事项 待落实事项
责任人 6月10日
接站 安排接站车辆、召集接站领导 住宿
安排房间
餐饮安排 预定就餐，安排车辆
4月12日
陪同就餐 通知、陪同就餐，安排车辆接送 会议安排 筹备会场，通知人员参会，印制材料
餐饮安排 预定、陪同就餐，安排车辆接送
考察安排 通知做好准备，安排车辆接送 餐饮安排 通知、陪同就餐，安排车辆接送
送站
安排车辆
四、会议议程
时间
内容
汇报人 主持人
地点
第一天
第二天
五、会务
（一）会场布置 会议地点：
会场布置：
责任人：
（二）欢迎标语 大厅电子屏：
责任人：
（三）会议摄录像 责任人：
六、住宿安排
（一）入住地点：
（二）入住信息：
七、餐饮安排
（一）4月11日
晚餐
1.地点：
2.时间：
3.陪同人员：
八、其他
（一）接送站
（二）车辆安排
九、车辆信息
帕萨特 车牌号：
联系人：
电话：
篇2：
公司会务工作制度
公司会务工作制度
一、准备
（一）在确定召开会议后，应尽快掌握相关信息，包括：
会议内容、会议时间、会议地点、与会人员等。
根据所掌握的信息，向与会人员发出邀请，并附回执（确认与会人员是否参加会议的各项具体活动与食宿安排），最终落实确定。
制作《与会人员信息登记表》，便于各有关部门掌握相关信息。
（二）根据会议需要，对工作人员进行分组分工，分别负责各方面的工作。
会务总负责人应召集各方面负责人员召开预备会，确定会议的程序和各自负责事务。
二、材料
（一）会务工作中，为明确各部门分工与协调，可制作《会务工作手册》;为使嘉宾更方便的参加会议，可为嘉宾准备《会务指南》。
其中主要内容包括：
会议程序、工作人员联系方式等。
（二）应准备的会务材料还包括：
嘉宾签到所准备的签到台、签到本、笔、胸花;需要领导题词的会议需准备笔墨纸张、题词台，如有需要还应预备代拟参考稿;制作工作人员证、嘉宾证和记者证;制作分发会议通知、会议议程、议题、领导讲话稿和主持人稿;准备和调试有关放映材料（Power Point、DVD、幻灯片等）等。
三、食宿
根据要求安排好与会人员的住宿、餐饮。
（一）根据《与会人员信息登记表》提前选定适宜的住宿、餐饮场所，要求设施齐备、交通便利，应预留足够的嘉宾房、重要嘉宾房、工作人员房，并提前调试各房间硬件设施，检查安全事宜。
（二）制作住宿登记表，以便掌握与会人员住宿信息。
如会议需要，接待人员应要求宾馆提供“早上叫醒”服务。
（三）餐饮工作对酒店要求较高，食品卫生为第一位;宴会场地规模应符合与会人数实际，过大过小都不可取;食品应照顾到大多数与会人员的口味。
四、迎送
会务工作中住宿、餐饮接待对交通安排要求较高，需协调好各地点间往来的车辆安排。
应制作《会议用车安排表》确保与会人员安全、准时的参加会议的各项活动。
对于特大型活动，也可以在机场、火车站设置指引牌或服务台。
以机场接待为例，应注意如下细节：
1、成立接机小组，根据来宾的到达时间和数量，配备足够的工作人员。
每位工作人员都应熟悉机场结构和各种设施，随机应变，可以应付接机工作中可能的各种突发情况。
如有需要，接机人员应提前踩点，进行相关培训。
2、将来宾的姓名、单位、职位、联系方式、到达的时间和班次列表，核实无误后分发给接机人员。
接待人员应注意及时更新来宾的到达信息。
3、航班密度较大时，可计划来宾乘坐同一辆车返回，此时要充分考虑到航班提前到达或延误的情况。
每辆车都要预留一定的空位，以免晚点的宾客打乱整体乘车计划。
五、场地
现场布置是会务工作中的重要环节，各协调单位应互相配合。
各组工作人员应提前到达会议现场，布置、安排、检查，查漏补缺。
（一）领导席的安排
在确定双方领导名单后，应对领导座次进行排位和标示。
主要包括以下四种情形：
1.会议室、贵宾室和设有主席台的大型会议：
应提前确定就座的领导名单。
应在各领导座位前的桌上摆放姓名牌、茶水和相关资料;在主要发言领导面前摆放话筒;还可在会议桌上摆放鲜花。
2.不设主席台的大型会议：
一般安排领导坐在台下中间前排位置。
在各领导座位的椅背上粘贴姓名牌以标识，可在座位上放置瓶装水和相关资料，也可在领导席前摆放茶几。
（二）贵宾室的准备
在召开较高级别的会议时，一般在会场旁安排贵宾室，以供来宾和我方领导在会议前后进行短暂休息和交流。
贵宾室里应安排专门的服务员，并备鲜花、茶水等。
（三）主持人的定位
会议如需主持人，在会议召开前进行简单介绍、宣布会议进行分段等。
主持人位置一般在主席台的一侧，并放置专用话筒。
如主持人在主席台就座，应在其面前摆放专用话筒。
（四）会标与背景板的布置
会议如需要会标（横幅）和背景板，应提前制作、悬挂、安放完毕。
会标与背景板上字样和图案应由会议负责领导审定。
（五）签到台的摆放
签到工作应安排专人负责。
签到台应多备签到本和笔;如需为与会人员佩带胸花，应提前选定和购买胸花，并安排专人负责。
如欲请来宾题词，则需提前在适当位置安放题词桌，并准备笔墨纸砚等应用之物，也应安排专人负责。
（六）签约台的准备
如举办签约仪式，一般应以主席台为签约台，面对观众席。
应制作对方单位名称牌和我方名称牌，分别放在签约台左侧和右侧（面对签约台）。
签约台后只摆放两张椅子，见证嘉宾一般安排站立在签约人背后;台上应事先放好将签署的协议和签字笔，并安排礼仪工作人员为双方签约代表翻开协议书和交换协议。
（七）电器设备的调试
在会议上如需使用投影，应提前准备好笔记本电脑、投影仪和投影屏幕，由专人负责，并提前调试。
一般应至少提前半天准备好会议上将用到的Power Point等材料，存入统一使用的笔记本电脑，进行调试。
如会议需使用幻灯片、DVD放映等，也需相应准备。
音响、话筒需提前调试。
工作人员应提前检查话筒和音响的效果，并准备备用话筒。
其余如灯光、空调、风扇等电器设备也应提前检查。
（八）合影的预备
首先在综合考虑天气、光线、空间等条件后，选择合适的合影地点。
随后对参加合影的人员名单进行确认和排序，一般采取在前排座椅的椅背上贴姓名牌的方法来为主要领导排位。
摄影师应提前到位检查效果。
如在室内合影，亦可在合影地点摆放绿色植物，以烘托效果。
如合影人数较多，可利用台阶进行分行排序。
（九）讲台的安排
讲台位置应放置在主席台的右侧，略前于第一排座位;一般重要嘉宾讲话要在讲台上摆放鲜花，但应注意鲜花不可遮住讲话人的面容;一般讲台要摆放两支话筒，以备话筒出现故障时仍能继续演讲，话筒需提前调试，适当音量为好;如嘉宾有讲稿，需注意讲台正上方是否足够明亮。
六、其他
会务工作牵扯面广，工作繁琐复杂。
也应注意以下工作。
（一）后勤
会务后勤工作包括接待车辆的准备、礼仪工作人员的安排、配合会场布置做好各方面协调工作。
后勤工作应着重注意硬件设施，选定适宜的会议场地，准备灯光、投影、音响、麦克风、电脑、鲜花、桌椅、茶水、水果、地毯，并保障会场的供水、供电和周围环境的清理;按要求制作背景板和会标（横幅）;安排服务员;会场卫生;如逢雨天，还需备用雨伞。
（二）
若是我司召集会议，除特殊情况外，我司人员不可同时住宿在会议宾馆内。
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