销售内部控制制度.docx

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销售内部控制制度

销售内部控制制度

第三章销售控制制度

一、总则

（1）规范销售行为；

（2）防范销售过程中的差错和舞弊；

（3）降低坏账风险；

（4）降低销售费用，提高销售效率。

二、岗位分工

1、不相容岗位分离

（1）销售部门的销售业务与发货业务分离；

（2）销售业务、发货业务与会计业务分离；

（3）发货员与仓库保管员分离；

（4）销售政策和信用政策的制定人员与执行人员分离，信用管理岗位与销售收款岗位分设；

（5）销售业务人员与发票开具人员分离；

（6）公司不由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。

2、业务归口办理

（1）销售业务部门主要负责处理订单、签定合同、执行销售政策和信用政策、催收货款；

（2）发货及仓储部门主要负责审核发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜；

（3）财务部门主要负责销售款项的结算和记录、监督管理货款回收、合同及发票的签订与开具；

（4）销售收据和发票由财务部门指定专人负责开具（具体人员见附表六）；

（5）严禁XX的部门和人员经办销售业务。

3、销售业务人员的素质要求

（1）具备良好的职业道德和业务素质；

（2）熟悉公司产品的生产工艺和流程；

（3）符合公司规定的岗位规范要求。

三、授权批准见审批权限汇总表

四、销售计划控制

销售部负责制定各种产品的价目表、赊销及折扣等销售优惠政策、付款政策等，需每月上报下月销售计划，提交营销总监审批通过后、报财务总监审批通过后、报总经理审批通过后；超过一定金额按照《审批权限汇总表》报董事长或董事会在其权限范围内审批。

销售业务中需要执行特殊价格、需要超出规定条件给予折扣，以及需要超出特殊付款政策的业务项目、超过上月销售预算的业务，按照《审批权限汇总表》报董事长或董事会在其权限范围内审批，并于通过后执行。

五、接单和签约控制

1、接单和销售谈判

（1）销售业务员负责客户订货的管理，收到每一份购货订单必须在“购货订货登记薄”上登记；

（2）在销售合同订立前，由公司业务员就销售价格，信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判；

（3）重大合同（对同一客户单笔或月累计金额大于等于200万元）的谈判，谈判人员至少有两人以上；

（4）销售谈判的全过程应有完整的书面记录；

（5）订单审核由销售总监审批、生产总监审批、采购总监审批、财务总监审核；金额超过一定权限需总经理、董事长或董事会审批，具体金额按照《审批权限汇总表》；

2、合同订立

（1）合同订立前，信用额度由信用管理人员经信用评估后确定；

（2）超过信用额度的合同，必须按公司授权，事前进行审批，未经审批，合同不得签订；

（3）合同签订按公司授权，由经授权的有关人员与客户签订销售合同，金额重大的（对同一客户单笔或月累计金额大于等于200万元）销售合同的订立，应当征询法律顾问或专家的意见；

（4）合同条款应符合《合同法》的规定。

（5）合同审批单需要经过销售总监审批、生产总监审批、采购总监审批、财务总监审核；金额超过一定权限需总经理、董事长或董事会审批，具体金额按照《审批权限汇总表》；

3、产品生产和开发

（1）库存不足的订单，由销售内勤人员与生产部门协调，发出生产任务单，由生产部门组织生产；

（2）业务员在接到用户提出的新产品开发意向后，要向用户全面收集产品使用的条件及有关技术参数，由业务员填写“新产品开发建议书”，经公司销售部、生产部、采购部、财务部等部门会签后交技术中心或事业部组织开发。

4、发货通知

（1）发货通知单由销售部门内勤人员根据客户订单或合同填写；

（2）发货通知单一式四联；

（3）发货通知由仓库负责办理发货和运输事宜。

5、发运控制

（1）仓库对发货通知单与发货实物进行核对相符；

（2）仓库根据合同要求组织运输或代办运输；

（3）仓库必须要求承运人在发货通知单上签名，并向承运人取得相关运输凭证；并及时交内勤人员送财务部门。

6、销售发票开具控制

（1）销货发票由财务部门指定的专人负责开具。

（2）开票人员按税务部门的规定开具销售发票。

（3）开具的发票必须从主管税务部门购买或经主管税务部门批准印制的税务发票。

（4）财务部门定期对销售发票开具进行检查。

（5）新开发的客户，业务员须提供盖有该公司红章的合法资质，交由行政部指定人员存档，做好各项记录，财务部按照流程权限做为开票依据。

（6）销售发票开具需附以下附件并经财务总监审批方可开具：

销售合同、出库单、发货申请单、合同申请单，公司发货后业务员须拿到收货单位收货回执（对方确认签字并盖章签收单）、对于新的业务单位需取得对方采购人员授权委托书、对方仓库收货人授权委托书及身份证复印件并加盖对方单位公司公章；若附件不全或未经财务总监审批开具发票的，对开票人员予以追责；金额超过一定权限需总经理、董事长或董事会审批，具体金额按照《审批权限汇总表》；方可开具；

（7）发票开出后，业务员将发票（有账期的单位）及时邮寄给客户，同时业务员应将发票收据回执拿回，并交财务部存档。

六、销售和发货控制

1、政策控制

（1）公司对销售业务制定明确销售目标，列入年度预算，确立销售管理责任制；

（2）公司对销售进行定价控制，由销售部制定产品销售价目表，折扣政策、付款政策等并督促执行人员严格执行；

（3）公司对客户进行信用控制，销售部门应对客户进行信用评价，充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等情况，降低货款坏账风险。

（4）发货由专人负责，根据所发货物种类不同选择最为经济、安全、快捷的物流方式，承运单位的选择则采取招标的方式确定，建立长期合作关系，保证货物安全、快捷、低成本的运达客户手中。

（5）业务员须按公司要求填写发货申请单，公司发货后业务员须拿到收货单位的收货回执（对方确认签字并盖章签收单）、对方采购人员授权委托书、对方仓库收货人授权委托书及身份证复印件并加盖对方单位公司公章，并交由公司销售部指定人员（具体人员见附件）存档

（6）业务人员应及时进行业务跟进，掌握货物是否及时到达客户手中，到达客户单位后质量检验情况，及时反馈并处理相关问题，做好服务。

同时根据客户要求开具发票。

2、客户信用管理

（1）销售部门负责进行客户信用调查，填写“客户调查表”，建立客户信用档案；根据客户信用，确定客户信用额度、信用期限、折扣期限与现金折扣比率；

（2）销售部门确定的客户信用额度，必须经公司授权审批人批准后方可执行；

（3）对客户信用进行动态管理，每年至少对其复查一次，出现大的变动，要及时进行调整，调整结果经公司授权审批人批准；

（4）对于超过信用额度的发货，必须按公司授权进行审批，金额超过一定权限需总经理、董事长或董事会审批，具体金额按照《审批权限汇总表》。

3、赊销控制

（1）控制要求

●销售人员严格遵循规定的销售政策和信用政策；

●对符合赊销条件的客户，按公司授权，经审批人批准方可办理赊销业务；

●超过销售政策和信用政策规定的赊销业务，按公司权限集体决策审批。

七、销售货款收取控制

1、货款催收

（1）货款催收由销售部门办理，财务部督促销售部门加紧催收，并协助办理；

（2）销售部门在向客户催收货款时，应做好催收记录，并尽可能取得客户的签证；

（3）销售人员负责跟踪回款情况，对超过账期仍未回款客户：

相关业务人员负责催收；对超过合同账期三个月仍未回款的：

该销售业务人员、销售经理及销售总监付连带责任；

2、收款业务办理

（1）财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办理》和货币资金控制制度等规定，及时办理销售收款业务；

（2）财务部门应将销售收入及时入账，不得账外设账，不得擅自坐支现金。

销售人员除事先经财务部门授权外，应当避免接触销售现款。

3、应收货款管理

（1）应收账款台账

①销售部门内勤组、业务员按责任范围建立应收账款台账，及时登记每一客户应收账款余额的增减变动情况和信用额度使用情况；

②财务部门按客户进行应收账款核算，对长期往来客户的应收账款，按客户设立台账登记其余额的增减变动情况；

③销售部门内勤人员、业务员定期（至少每季度末）与财务部门核对应收账款余额和发生额，发现不符，及时查明原因，并进行处理；

④销售部门信用管理人员应对长期往来客户建立完善的客户资料，并对客户资料实行动态管理，及时更新。

相关资料由内勤人员，业务员提供。

⑤应收账款会计负责编制公司应收账款明细表，并进行应收账款账龄分析，督促销售部及时催收应收账款。

法律顾问负责为公司制定诉讼方案，以应对催收无效的逾期应收账款。

销售内勤对确定发生的坏账报营销总监、财务总监审核后作出会计处理意见，金额超过一定权限需总经理、董事长或董事会审批，具体金额按照《审批权限汇总表》；。

（2）与客户核对应收账款

①销售部门业务员或内勤人员每季度终了前与客户核对应收货款余额和发生额，发现不符及时查明原因，向财务部门报告，并进行处理；

②财务部门每年至少一次向客户寄发对账函，对金额重大的客户，财务部门认为必要或销售部门提出申请时派人与客户对账，发现不符，及时向上级报告，会同相关部门及时查明原因，并进行处理。

（3）账龄分析和坏账处理

①财务部门定期对应收账款龄进行分析，编制账龄分析表，对逾期账款进行提示，并建议相关部门采取加紧催收措施或其他解决措施；

②对可能成为坏账的应收账款，按坏账损失审批控制制度的规定办理；

③财务部门对已核销的坏账，应当进行备查登记，做到账销案存，已注销的坏账又收回时，应当及时入账，防止形成账外款。

④坏账确认金额超过一定权限需总经理、董事长或董事会审批，具体金额按照《审批权限汇总表》；。

（4）应收票据管理

①应收票据的取得和贴现必须由财务总监审批后、上报总经理书面批准；超过50万元报董事长审批；超过2000万元还需要董事会审批；

②由出纳保管应收票据，对于即将到期的应收票据，应及时向付款人提示付款；已贴现票据应在备查簿中登记，以便日后追踪管理；

③对逾期未能实现的应收票据，经财务部总监批准，转为应收账款，并通知相关责任人员及时催收。

八、销售记录控制

1、销售过程记录公司在销售与发货各环节设置相关的记录，填制相应的凭证，对销售过程进行完整登记。

2、销售台账

（1）销售部门应设置销售台账，及时反映各种商品等销售的开单、发货、收款情况；

（2）销售台账应当记载有销售合同编号、出库单编号、物流单号、发货申请单编号，收货单位收货回执单编号（对方确认签字并盖章签收单）等单据资料；

（3）销售部门的销售台账定期与财务部门核对（至少每月一次）。

3、销售档案管理销售部门应定期对销售合同、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票、客户签收回执等文件和凭证进行相互核对，并整理存档。

（销售合同、销售发票原件需财务部保管）

九、其它控制

销售给单位或个人的货物金额超过50万（含）；十天内提供5%的信誉保证金；若提供信誉保证金，在销售合同账期到期三个月内未收回货款的80%，对应销售人员承担连带责任，销售经理及销售总监负主要责任；若未提供信誉保证金，在销售合同账期内未收回货款的80%：

对应销售人员承担连带责任，销售经理及销售总监负主要责任；

十、代理销售

代理公司出具合法有效的证件，签订购销合同，双方达成共识，按合同供货和结算。