英文书信写作格式.docx

英文书信写作格式.docx

《英文书信写作格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《英文书信写作格式.docx（18页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

英文书信写作格式

（一）英文书信的组成部分

英文书信一般由六部分组成。

即:

信头（Heading）、信内地址（InsideAddress）, 

称呼（Salutation）,正文（BodyofLetter）、结束语（ComplimentaryClose）、署名（Signature）, 

有时在书信后面还有附言（Postscript）、附件（Enclosure）,这得视具体情况而定。

下面将分别说明。

1、信头（Heading） 

信头就是指写信人的地址与写信日期,一般写在或打在第一面信纸的右上角,先写地址再写日期,地址的写法就是从小到大,先写门牌号、路号,再写区名、市名、省名,最后写国名。

时间的写法对英国人与美国人而言就是不同的。

英国人习惯按日、月、年的顺序写, 

而美国人习惯按月、日、年的顺序写。

例如:

英式:

1stOctober,1999 

美式:

October1,1999 

在使用前一种形式时,月与年之间的逗号可用可不用,但就是在后一种形式中,必需要使用逗号。

信头的写法有缩进式与齐头式。

缩进式每行开头向右缩进一两个字母;齐头式左边对齐排列,如下所示:

缩进式 

WangMing 

Dept、ofChemicalEngineering 

DalianUniversityofTechnology 

Dalian116023 

LiaoningProvince 

P、R、China 

齐头式 

WangMing 

Dept、ofChemicalEngineering 

DalianUniversityofTechnology 

Dalian116023 

LiaoningProvince 

P、R、China

2、信内地址（InsideAddress） 

信内地址要写出收信人的姓名与地址。

一般给比较生疏的亲友的信与公事信件要写出信内地址,而熟悉朋友可以省去这一步骤。

信内地址写出在日期下一两行的左上角,第一行写收信人的称呼姓名,然后写出地址。

地质也就是从小到大写出,分缩进式与齐头式两种。

例如:

缩进式 

ThePresident 

OxfordUniversity 

England

齐头式 

JiangBin 

64HepingRoad 

P、R、China

3、称呼（Salutation） 

称呼就是对收信人的称谓。

在信内地址下一两行处顶格写起,自成一行。

末尾用逗号或冒号。

（1）当给一位熟悉的人写信时可以用Dear或就是MyDear。

在英国,MyDear比Dear亲切,而在美国,Dear比MyDear亲切。

（2）当给一位您不知婚否的女性写信时,可以用Ms、……,这就是指"……女士"。

（3）在给不熟悉的人写信时,可以用Dearsir,DearMadam,Dearsirs,Gentleman等等。

4正文（BodyofLetter） 

正文就是一封信的主体部分。

通常在称呼的下一行写出。

正文也可采用齐头式或缩进式的方法。

齐头式就是反映每段开头一行与后面行并齐。

缩进式就是指每段的第一行向右缩进几个字母。

信笺讲究简洁、效率。

开头几句简单地寒暄后就不如正题,在结尾处要有祝愿与敬语。

常用的开头语有:

IhavereceivedyourletterofJulyIst、7月1日来信已经收悉。

Ihavethepleasuretotellyouthat……、很高兴告诉您……。

Iamverymuchdelightedtoreceiveyourletter、非常高兴收到您的来信。

Itismyhonortoinformyouthat……很荣幸告诉您……。

常用的结束套话有:

Iamlookingforwardtohearingfromyou盼早日回信。

Wishbestregards、祝好。

Thankyouforyourhelp感谢您的帮助！

Wishmybestwishesforyoursuccess、祝您成功。

Wishingyouahappyholiday、祝假日愉快！

Hopingtohearfromyousoon、希望能尽快收到您的回信。

５结束语（ComplimentaryClose） 

结束语在正文之后隔一两行的偏右方开始写出。

开头字母用大写,以后的字母用小写,最后一个词后面用逗句。

常用的结束语有:

一般非正式的关系:

Yourssincerely, 

Yourstruly, 

Yoursfaithfully, 

Mostsincerely, 

Faithfullyyours, 

亲密的关系:

Love, 

Yourslove, 

YoursAffectionately, 

Withlove, 

Lovinglyyours, 

Yoursever, 

上级与长者:

Yoursrespectfully, 

Faithfullyyours,

６署名（Signature） 

在结束语的下方就是签名,先手写出,再打出来。

如果收信人不认识写出信人,可以在署名前用括号标出Mr、、Miss或Ms。

在名称下面可注上头衔。

如:

Yourssincerely, 

LucyBlake（手写） 

LucyBlake（Miss）（打印） 

SalesManager

７附言（Postscript）,附件（Enclosure） 

在信件正文写作时可能漏掉了某些事,或临时发生了某事需要补充时,可以在信下面左下方写出上P、S、 

如果随信有附件可在爱左下端注明。

如:

Enclosure:

1、Invoice（发票） 

2、Resume（个人简历）

（二）英文书信实例 

上面介绍了英文写信的主要组成部分以及各部分的写作特点,接下来我们将提供五种英文书信的范例。

１祝贺信 

当朋友有了喜事,如结婚、高升、获奖的时候,您可以向她写出一封祝贺信,表达您的嘱咐与恭贺。

例文１ 

　　　MechanicalEngineeringDepartment 

DalianUniversityofTechnology 

Dalian116023 

Liaoning,China 

November28,1999 

Mr、WangXiming 

MechanicalEngineeringDepartment 

MassachusettsInstituteofTechnology 

Cambridge,Mass、02139 

U、S、A、 

DearMr、Wang, 

ThankyouforyourletterofNovember3,1999、Iamsorrynottohavewrittenbackearlierbuttimeseemstopasssoquickly、 

Ilearntfromyourletterthatyouhadreceivedyoumaster'sdegree、Iwouldliketocongratulateyouonyoursplendidsuccess、 

InthisletterIambringingyouapieceofgoodnews:

yourwifegaveabirthofaboylastweekandsheinsingoodhealthnow、Thebabyweighedeightjinatbirth、Yesterdaymywifeandsomeotherneighborswenttothehospitaltoseeyourwifeandtocongratulateheronthebirth、Shetoldthemthatshehadbeennursedwiththebestcaresinceshewasinhospital、 

NowI'mtakingtheVisitingSchoolTestinBeijing、IfIpasstheexamination,I'llleaveforAmericasoon、Ifnot,I'llwaitforanotherchance、I'veneverbeentotheU、S、A、,andIknowlittleabouttheinstitutionsandcustomsthere、Ihopethatyouwillwritetomeandtellmemoreaboutthem、 

Withbestregardstoyouandyourclassmates、 

Yourssincerely, 

ZhangJiao

2 感谢信 

当别人帮了您一个忙时,您应该给她写封信,以示感激。

例文２ 

DearJohn:

Thankyouverymuchforthenicebirthdaypresentyouhavesentme!

Ihavebeenlongingforadictionaryforalongtime、Itwillsurlybeveryhelpfultomystudy、 

It'sveryniceofyoutoremembermybirthday、I'llmakegooduseofthedictionaryandI'llthinkofyouwithgratitudeandaffectioneverytimeIuseit、 

Love, 

Sally

3邀请信 

当邀请某位朋友参加活动,如交游、宴会时,可以写一封邀请信。

信的语气应该谦逊,热情。

例文３ 

DearMr、Clark:

WearewonderingifyouandMrs、ClarkwanttohavesupperwithusonFriday,January21statseveno'clock?

JamesandIarelookingforwardwithgreatpleasuretoseeingyouandMrs、Clark、Wedohopeyoucancome、 

Sincerelyyours, 

LucyWheeler

4申请信 

当申请一项工作,或就是申请一个学校留学时,都应该使用申请信。

申请信应该简洁、明确、如实地反映您的才能、成绩、愿望与目标。

例文４

　　　下面就是一封申请留学的书信:

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　TheDepartmentofCivilEngineering 

DalianUniversityofTechnology 

Dalian116023 

LiaoningProvince 

P、R、China 

November20,1999 

Prof、SteeveHunter 

TheDept、OfCivilEngineering 

****University 

NewYour,NY10017 

U、S、A 

DearProfessorSteeveHunter, 

Ihaveformanyyearscherishedthehopeofstudyingcivilengineeringunderyourpersonalguidanceasagraduatestudentinyouruniversity,towhichyournamehasaddedsomuchluster、 

IwasenrolledtostudycivilengineeringintheDepartmentofCivilEngineeringOfZhejiangUniversityinSeptember1992、IgraduatedfromZhejiangUniversityinJuly1996、Andeversincemygraduation,IhavebeenteachingintheDepartmentofCivilEngineeringofDalianUniversityofTechnology、 

Ifyoucouldtellthenecessanyprocedureoftakingthegraduatecourseofyourdepartment,Iwillbeverygratefultoyou、 

Iamlookingforwardtohearingfromyousoon、 

Sincerelyyours, 

Zhao　Hui　（手写） 

Zhao　Hui　（打印）

回答人的补充  2009-07-3009:

28

经典范文:

DearMyFriend,

  Howareyou?

DoyouwanttoknowaboutmyEnglishstudy?

OK,Iwilltellyou、

  IstudyEnglishatSundayafternoonattwoo'clock、IstudyJianQiaoEnglish、And,lastSaterdayI tookpartinthePublicEnglishTest、IthinkIcanpass、And,nextMonday,myschoolwillhaveanEnglishwordstest、Iwanttotakepartin、Iamsure,Icanwin、

 Well,it'slate、Intheendofmyletter,Iputmybestwishesforyou!

 Pleasewritetomesoon!

                                       Yours,

                                      Jackyanbo

回答人的补充  2009-07-3009:

41

信纸没有特别的要求,如果就是写给朋友的话,可以用带图案漂亮的信纸。

若写个上级或用于正式场合,需用A4纸打草稿书写。

Dec、29th,2010

DearXX, 

Howareyoudoingthesedays?

IamwritingtotellyouthatI'mgoingtotaketheTOEFLexamination、Youknowit’salittledifficultforourChinesestudentsandthisisthefirsttimethatItakethiskindofexamination、SoIdon'tknowwhatIshoulddoformakingpreparations、IwanttoaskyouifyoucangivemesomeideaaboutthisexaminationandgivemesomesuggestionsonwhichreferencebooksIshouldbuy、 

I’mlookingforwardtoyourletter、Thankyouverymuch!

Bestwishes!

Yours, 

XX

假设您就是李明,请您就本校图书馆的状况给校长写一封信,反映如下问题:

　　1、 图书馆内本专业藏书偏旧,不利于学生及时了解国内外新的学术发展。

　　2、 阅览室灯光太暗、没有空调设备。

　　3、 新开发的电子借阅系统有待完善——许多图书资料都无法使用该系统查到。

　　Dear President:

　　I'm Li Ming、 I venture to write to you and unveil the existing problems of the library under your charge、 

　　We exhaust our patience to look for items related to our major on shelves crammed with outdated shabby books、 Most of them should be weeded、 The newly published counterparts need to be purchased, displayed and circulated、 The library armed with these fresh books enables us to track the newest information concerning scientific discoveries and scholarly accomplishment、 

　　We all suffer the dim light and the absence of air conditioner in the reading room、 This intolerably terrible scenario pressingly needs improving、 The newly introduced library system is to be updated, for its search engine skips some valuable materials、  

　　We are waiting for your response to these problems、  

　　Li Ming 

dearliming:

Areyouallrightmow?

Wehaven'tseeforalongtime、Suddenlywritealetterforyouwhetherverysurprised、Inowleadquitegood,workstability,thedayisveryquiet、idon'tknowyouhow,recenttheweatherisveryhot,Ihopeyouworknoticearest、

areyoufreeonnextFridayevening?

Iboughttwomovieticket,ifyousometimescomerightaway,Iwillwaityouinthemovietheaterdoorway,youdon'tcomeandthenmakeatelephonecalltosaytomeunder、

Expectingyoucan、

yourswangyin

亲爱的李明:

您还好不？

我们很久没见了。

突然给您写信就是不就是很意外啊。

我现在过不错啊,工作稳定,日子很平静。

不知道您怎么样了,最近的天气很热,我希望您工作时注意休息。

下个星期五晚上您有空不？

我买了两张电影票,如果您有时间就来,我会在电影院门口等您,您不来就给我打个电话说下。

期待您能来。

您的王英

英文书信不论就是商业信、社交信或朋友间的通信,依据习惯,大体都有六部分组成。

即:

信头（heading）

信内地址（insideaddress）

称呼（salutation）

正文（body）

结尾语（complimentaryclose）

签名（signature）

1、信头（heading）

英语书信的信头包括发信人的地址与发信的具体日期两部分。

信头放在信纸的右上角,一般分行写出。

要先写发信人地址,再写发信的日期。

写发信地址时依据从小到大的原则,即:

先写门牌号码、街道名或路名,再写区（县）及所在市名称,然后就是省或州、郡名称,最后再写上国家的名称。

日期的顺序就是先写月份再写哪一日然后就是年份。

需写邮政编码,邮政编码写在城市名称后边,用逗号隔开。

信头不能越过信纸中间而写到信纸的左上面。

另外需要注意的就是,通常在写地址时,第一行写门牌号与街名,第二行写地区名,第三行就是日期。

一般信头每行末不用标点符号,但每行中间应用的标点不可少,城区名与邮政编码之间,日月与年份之间要用逗号隔开。

信头一般不要写得太高,信头的上面要留些空白。

信头的书写格式有两种:

并列式与斜列式。

所谓并列式就是指信头各行开头上下排列整齐。

而所谓斜列式就是下一行开头较上一行的开头向右移一至两个字母的位置。

如:

并列式:

6PParkAve、

NewYork;NY11215,U、S、A、

December1,1999

斜列式:

6PParkAVe、

Newyork,NY11215,U、S、A

December1,1993

2、信内地址（insideaddress）

信内地址包括收信人的姓名称呼与地址两部分。

社交的私人信件信内地址就是省略的。

信内地址的位置位于信头的左下方,它的开始行低于信头的结尾行,位于信纸中央的左边。

信内地址先写收信人的头衔与姓名,再写地址,地址排列次序同信头一样。

信内地址的书写格式也有两种:

并列式与斜列式。

一般来讲,信头与信内地址所用的格式总就是保持一致的。

标点符号的使用也与信头一样。

关于信内地址对收信人的头衔与姓名的称呼一般有以下几种情况:

无职称的男子用Mr、（加姓）

已婚的女子用Mrs、（加女子丈夫的姓）

未婚的女子用Miss

婚姻状况不明的女子用MS、

博士或医生用Dr、（Doctor）

有教授职称的用Prof、（Professor）

总经理、校长、会长、总统用Pres、（President）

3、称呼（salutation）

称呼就是对收信人的尊称语,自成一行,与信内地址上下排齐。

在美国用“MyDear”比用“Dear”还要客气,而英国的用法恰巧相反。

对于一个陌生的人通信一般用“DearSir”或“DearMadam”。

另外需要注意的就是称呼后面用逗号。

4、正文（body）

正文就是书信的核心部分。

正文的写作必须注意以下几点:

（1）正文从低于称呼一至二行处写起,每段第一行向内缩进约五个字母,转行顶格。

正文也采用并列式的写法,即每行都顶格,但段与段之间中间要空出两三行表