医药公司费用审批及报销管理制度Word格式文档下载.doc
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1、目的:
为了进一步规范审批程序和报销、结算制度,加强公司财务会计监督和会计基础工作的规范化和标准化,全面地反映公司各项经营预算指标的完成情况,并有效控制各项成本。
提高经济效益,促进经营业务的稳步发展,特制订本制度。
2、适用范围:
本程序适用于各公司和各管理部门的日常财务管理。
3、工作程序:
3.1费用的审批
3.1.1费用审批程序为:
由所属部门负责人、上级主管领导,财务部逐级审核,经总经理或总经理指定人员审批后方可到财务部报销。
指定人员本人使用的费用由总经理核准及审批。
3.1.2审批权限:
指定人员审批权限单项物品金额5000元(含5000元)以下,用款总额用10000元(含10000元)以下。
3.1.3后勤物品购置由行政总监最终核准,销售赠品按商品采购程序执行。
3.2费用的报销
向财务部报销的各种经济款项的支付除按以上规定办理签批手续外,还应执行以下报销规定:
3.2.1使用现金结算的款项仅限于金额在5000元以下的零星款项和差旅费用的报销,其他款项必须通过银行结算,签发支票必须记名、限额。
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3.2.2报销人员/经办人员必须确保原始单据内容、金额与客观情况相符,且报销的原始凭证必须符合法定要求。
①发票必须是具有税务机关监制的正式发票;
②收据必须是财政机关核发的统一收据;
③开具的发票类型与发生的经济业务内容必须相匹配;
④原始凭证的经济内容要填写齐全、清楚,计算准确,不得涂改,开盖有收款单位发票专用章或财务专用章。
⑤原始凭证有错误的,应当由出具单位重开或者更正,更正处应当加盖出具单位印章。
原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证上更正。
3.2.3报销人员/经办人员必须确保费用报销审批单据完整填写。
①报销部门和费用用途必须正确填写;
②日期请填列报销当天日期;
③报销金额需要与原始单据金额一致;
④费用报销审批单据包括一式两份《费用报销审批单》;
⑤所有费用必须在费用产生的1个月内报销,超过期限报销的需要得到总经理的书面审批同意。
3.2.4会计人员按照会计制度的规定对原始凭证进行审核,对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受;
对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,有权要求报销人员按照规定更正、补充。
3.2.5原始单据粘贴在“单据粘贴单”上,粘贴时小型单据可以仿鱼鳞式由上至下,由左到右依次摆天压页粘贴;
与“单据粘贴单”大小相同的中型单据应压摞粘贴;
对超过“单据粘贴单”的大型单据,应按“单据粘贴单”大小折叠粘贴;
粘贴时张与张之间要均匀、整齐;
单据靠左贴在粘贴线内;
不能将单据倾斜或倒置粘贴。
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3.2.6向财务结算部报销的原始凭证必须办理签批手续,除取得合法票据外,还应按有关规定及标准报销,且必须附有支付的依据,如合同、协议、批文、电报等。
3.2.7具体报销流程:
审请人按照3.1从左往右的审批权限通过各级审批和复核,完成审批流程。
申请人将通过审批的费用报销审批单及原始凭证上交财务部,由出纳付款
申请人填写一式两份《费用报销审批单》,准备完整的原始凭证及其他支付依据。
3.3部门费用预算
每月月底前由各部门根据实际需求,以月为单位对下一自然月日常费用作出预算,填写《应付款项预计时限明细表》已产生的预算内费用,经该部门上级领导审批,由财务部审核校对无误后直接开支。