YHP1XZ03 档案管理制度修订稿Word文档下载推荐.docx
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各专业公司应参照本制度订立适合自身业务形态的档案管理制度并执行。
1.4管理的内容
1.4.1档案管理包括档案的收集、登记、整理、归档、分类、编号、立卷、保存、借阅、统计、鉴定、销毁等全过程的管理。
1.4.2公司各级管理人员以及各位部门,每位员工都有参于档案管理的义务，都有确保档案的真实性，完整性，完好性的工作责任。
1.5管理部门
1.5.1总部行政端口承担全集团档案管理的职能，主要负责指导总部各职能部与地区公司的档案管理，督促检查档案管理制度的执行；
1.5.2地区人力部是地区公司的主要档案管理部门，负责对地区公司除专项档案之外的所有档案的管理工作；
1.5.3总部档案管理分工：
总部财务端口负责总部的会计专项机要档案管理；
总部人力端口负责总部的人事专项机要档案管理；
董事会秘书负责董事会专项机要档案管理；
总部行政端口负责总部除专项机要档案之外档案的管理工作；
1.5.4地区公司档案管理分工：
地区财务部负责会计专项机要档案的管理；
地区人力部负责人事专项机要档案的管理；
地区独立董事负责地区决议机构专项机要档案的管理；
地区人力部负责除上述专项机要档案外所有档案的管理。
对属于政府档案主管部门要求提交的与项目开发建设有关的档案，在项目开发为结束前，暂由各分管部门按照规范立卷保管，在当期项目工程完成后统一移交到地区档案室存档。
2.管理职责
2.1集团总部档案管理职责
2.1.1总部行政端口设专人对总部档案室进行管理，负责总部除专项机要档案外档案的管理工作，并承担相关管理制度的建设工作；
2.1.3集团总部各部门均设立一名兼职档案管理员，负责收集本部门有存档价值的文档资料，并定期移交集团总部档案室。
2.2地区公司档案管理职责
2.2.1地区人力部负责设专人对地区档案室和图书阅览室进行管理，负责地区公司除专项机要档案外档案的管理工作，并检查指导各部门兼职档案管理员的工作。
2.2.3地区公司各管理部门均设立一名兼职档案管理员，负责收集本部门有存档价值的文件资料，并定期移交地区档案室。
2.3专项档案管理职责
2.2.1总部财务部和地区财务部须指定人员兼职负责会计专项机要档案的管理。
具体管理要求见《会计专项档案管理实施细则》。
2.2.2总部人力部和地区人力部须指定人员兼职负责人事专项机要档案管理。
具体管理要求见《人事专项档案管理实施细则》。
2.2.3地区投资部，设计部，工程部、市场部应按所在城市档案主管部门对项目开发建设档案的要求收集和整理档案。
档案的归档范围、立卷要求以及验收移交标准都必须满足建设部和所在城市档案主管部门的管理规范。
2.4检查与监督
2.3.1集团档案室/地区档案室每年须安排一次档案整理与清理，并形成检查报告备查；
2.3.2集团风控审计部负责对集团各单位执行档案制度状况有进行例行审计检查的权力；
2.3.3地区独立董事有根据制度规定对地区档案管理工作进行监督和检查的权利。
3.文件存档范围
3.1总部专业与职能管理存档范围（包括不限于）
3.1.1综合管理：
集团公司法人报批及政府审批文件；
各地区项目公司成立时，政府及相关管理部门的批件；
董事会及股东会议纪要；
集团会议文件及会议纪要；
集团战略管理及政策文件；
与集团管理有关的请示、报告、批复文件、信函等，对集团管理有存档价值的文件资料。
3.1.2专业管理：
各专业管理统计报告及数据资料；
各专业职能管理部门针对地区进行计划、成本、营销、采购、工程、资金、合同等分专业管理而产生的请示、报告、内部管理批复文件、信函等；
对总部专业管理有存档价值的文件资料。
3.1.3职能管理：
各职能管理统计报告及数据资料；
各职能管理部门针对地区进行人力资源管理、企业文化管理、绩效考核管理、财务管理、法人法务管理、品牌建设、行政管理、制度与流程管理及有关的请示、报告、批复文件、信函等；
对总部职能管理有存档价值的文件资料。
3.2地区公司经营与管理存档范围（包括不限于）
3.2.1项目建设方面：
与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
工程文件的具体归档范围参见建设部《建设工程文件归档整理规范》。
3.2.2经营管理方面：
与经营决策、计划、成本、营销、采购、工程、资金、合同协议及有关的请示、报告、内部管理批复文件、信函等，对地区或项目有存档价值的文件资料。
3.2.3职能管理方面：
与人力资源管理、财务管理、法人法务管理、行政管理及有关的请示、报告、批复文件、信函等，对地区或项目有存档价值的文件资料。
3.2.4综合管理方面：
项目公司法人报批文件；
公司董事会纪要；
地区或项目会议文件；
政府及相关管理部门批件；
与品牌建设、企业文化管理、制度与流程管理等有关的请示、报告、批复文件、信函等，对地区或项目有存档价值的文件资料。
4文件存档管理规定
4.1文件的收集和登记
4.1.1当一项工作完成后，经办人员应将该项工作所形成的属于存档范围的文件资料进行系统整理，及时交给部门兼职档案管理员保管或登记。
如预计今后还可能会用到该文件资料的，可拷贝复印一份备用，而将文件资料的原件存档
4.1.2各部门兼职管理员至少每半月应提示本部门员工提交应存档的文件资料，并对收集到的文件资料进行登记和编号（部门文件流水号）。
对今后可能会用到的的文件资料可以进行拷贝复印，形成本部门的档案。
4.2文件的鉴别和编号
4.2.1每月初总部或地区公司的各兼职档案管理员应向所在的总部或地区档案室管理员提交本部门上月的《档案收集登记表》。
4.2.2档案室管理员收到各部的《档案收集登记表》后，应对照文件存档范围逐一鉴别各部门收集的文件资料是否属于应存档的，并对属于应存档的文件按照编号规则进行编号。
4.2.3存档文件分为“项目开发建设档案文件”和“内部经营管理档案文件”两类，其档案编号按年设置四位数的流水号。
其中每一年的“项目开发建设档案文件”的编号都从“年份+P0001”开始，“内部经营管理档案文件”的年登记编号从“年份+N0001”开始；
并依次顺推。
如“2010P0001”，“2010N0001”。
4.2.4存档文件编号后应分别登入文件总目录登记薄。
文件总目录登记薄按年度设置。
并分为“项目开发建设档案文件登记薄”（按政府要求建档的内容）和“内部经营管理档案文件登记薄”进行分别登记。
项目开发建设登记本代码用“P”代表以项目为纬度的管理文件，内部经营管理登记本代码用“N”代表以内部业务、专业与职能为纬度的管理文件。
4.3文件的整理与预立卷
4.3.1档案室管理员在完成文件资料的鉴别、编号和总目录登记后，应及时将各部门的月度《档案收集登记表》返还给各部门；
由各部门兼职档案员按照返回后的《档案收集登记表》中的标记，对该存档文件进行整理、编号和预立卷。
4.3.2整理档案的原则为：
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4.3.3.归档文件的整理单位为“件”。
“件”的含义为：
（1）是单份文件的，一份文件为一件；
（2）是各种报表、名册、图册、书刊的，一册（本）为一件；
（3）有正本与定稿的，应合为一件
（4）有正件与附件的，应合为一件；
（5）有转发文与被转发文的，应合为一件
（6）有文件处理单（表）与被处理文件的，应合为一件；
（7）有来文与复文的，应合为一件，但如果分属不同年度的可分开归档。
4.3.4整理档案文件的要求是：
（1）中文横写或外文文件以左方装订为原则，中文直写文件则以右方装订为原则；
（2）左方装订文件及其附件，均应对准左上角，右方装订文件及其附件，均应对准左右上角，理齐钉牢；
（3）文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一；
（4）立卷存档人应按照一定的规律排列卷内文件，保持文件的条理性，原则上要求：
a）重要文件在前，次要文件在后；
b）政策性文件在前，业务性文件在后；
c）综合性文件在前，专题性文件在后；
d）正文在前；
附件在后；
e）结论性文件在前，调研性文件在后。
4.3.3在文件、资料正式归档前，由各部门按照档案立卷规则进行的立卷为预立卷。
具体管理要求按《档案立卷管理实施细则》执行。
4.4文件的归档与点收
4.4.1各部门每半年（6月和12月）向档案室移交一次“内部经营管理档案文件”，对需立即存档的重要文件（如营业执照，实物文件等）可以随时移交档案室存档。
4.4.2各部门的“项目开发建设档案文件”以项目开发期数为单位，在该项目开发期的竣工备案完成后，陆续安排向地区档案室集中点收归档。
其中：
1）销售合同类文件档案在完成当期销售收款后集中归档；
2）成本类文件档案在完成竣工决算后集中归档；
3）除上述两类外的其他（投资、设计、工程、销售类）文件档案在当期项目竣工验收后1-2个月内集中归档。
4.4.3所有文件、资料归档时，档案室管理员都须认真检查点收，如发现文件、资料不完整或有短缺应立即追查原因，必要时可拒绝接收，直至文件资料达到完整无缺为止。
4.4.4对于项目开发建设的文件资料归档，档案室管理员须依据各地区所在地政府档案主管部门制订的档案移交清单进行接收，并完整接收归档；
4.4.5存入档案室的文件资料，原则上必须是正本文件，需存档但又不能提供正本的文件，须由经办部门负责人与负责档案管理的部门负责人商定处理意见，并记录在案；
对不属存档文件范围或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。
4.4.6移交点收档案时，移交方应编制移交文件目录，双方在对照移交文件目录清后应签字确认。
各类存档文件一般只需一式一份；
但对重要的和会被频繁使用的文件资料可按一式两份或适当增加份数归档。
4.5文件的分类与立卷
4.5.1档案的类别划分规则为：
（1）档案在第一级划分为“项目开发建设类档案（P）”和“内部经营管理类档案（N）”。
“项目开发建设类档案（P）”指各地区公司开发的项目按照中国建设部及各地政府要求，按每个建设项目报建和建设等事项顺序建立设置的档案类别；
除了“项目开发建设类档案（P）”外的档案均归入“内部经营管理类档案（N）”
（2）“项目开发建设档案（P）”的第二级按开发项目的期数划分类别。
每开发一期定为一个二级类别；
（3）“内部经营管理档案（N）”的第二级分为：
项目业务管理类，企业专业管理类，企业职能管理类，综合管理类。
a）项目业务管理类别：
指项目在开发中按投资与策划管理、设计管理、营销管理、工程管理、物业与客户关系管理等而设置的业务档案管理类别；
b）企业专业管理类别：
指公司专业管理运作中按计划管理、资金管理、成本管理、合同管理、供应链管理等专业设置的档案管理类别；
c）企业职能管理类别：
指公司职能管理运作中按人力资源管理、财务管理、资讯管理、审计管理、行政管理等管理职能设置的档案管理类别；
d）企业综合管理类别：
指公司管理运作中按内部收发文、外部收发文，法人法务、品牌、综合管理等设置的档案管理类别。
4.5.2档案的立卷就是按照档案的分类规则编制案卷目录，并将档案文件按照案卷目录进行装订、编排、装盒。
4.5.3立卷应根据文件形成的规律，结合其他特征进行组卷。
应把有密切联系的文件组合在一起，以保持文件间的历史和逻辑联系，体现文件的保存价值，使案卷能正确反映企业经营管理活动的状况和面貌。
4.5.4填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
档案的立卷应有封面、卷盒，对每份案卷和卷盒应另建立文件目录。
文件目录包括文件的名称，档案编号，页数，密级，保管年限，存档时间等
4.5.5档案立卷后应按照一定规律上架排列，以系统地体现企业经营管理过程，在需调阅档案时能方便查找。
文件立卷归档后，若发现还需补充立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
4.5.6一般情况，不同年份的文件不得放在一起立卷。
对跨年度的请示与批复，应归在复文的年份立卷；
没有复文的，放在请示的年份立卷；
跨年度的文件，归在形成文件的第一个年份立卷；
跨年度的总结，放在形成文件的后一个年份立卷；
跨年度的会议文件，归在会议召开的年份立卷。
4.5.7立卷时，应以A4（即210mmx297mm）规格为标准，不足A4规格的应用A4
白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格；
立卷时应将档案材料中的金属物去掉；
对因复写而
透底材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全；
文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，
一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。
4.5.8各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。
声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、摄录者。
归档声像资料必须是原版、原件，并是清晰、完整的。
4.6文件密级分类与确定
4.6.1为了保护企业机密和便于档案借阅管理，集团文档将分为三类密级：
（1）加密级（包括不限于）：
如：
董事会纪要、公司帐簿、集团财务报表、人事报表、审计报告等；
2）机密级（包括不限于）：
企业营业性文件、政府报批报建文件、企业策略报告、企业盈利计划、年度计划、集团制度与流程、投资、营销、工程等各类报表、各类正式合同、合同集团各类重大决策性会议纪要和记录、设计图纸等等；
3）普通级（包括不限于）：
一般性会议通知、工作计划和工作报告、一般性会议纪要、往来沟通函件、企业宣传性文件等等。
4.6.2总部、地区的各存档部门负责根据各自的文档管理性质，如有需要可参照本规定密级规定形成制订相关的作业细则，并报集团制度管理部门审核后实施；
4.6.3档案在立卷时，档案保管人须依据已审批的档案管理规则，确定和注明归档文件的密级，以便保管和配合借阅管理规定进行管理。
5档案保管和使用管理规定
5.1档案的保管与保护
5.1.1档案存放应有专室或专柜。
档案室要做到防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防日光直射、防污染，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。
档案室内严禁吸烟
5.1.2档案室的档案应分门别类按照档案类别的编号及排列顺序进行系统化管理。
要严格按照其自然形成规律和内部的有机联系进行装订、登记、排列、上架、入柜，。
5.1.3总部和地区公司都要建立档案管理台，并认真做好档案统计工作，对档案的接收、调阅、整理、存放、鉴定、销毁等情况进行严格登记，并以原始记录为依据，做到准确、可靠。
5.1.4每年档案室都要进行一次全面的清理，发现档案有破损、字迹褪色、载体变质的应及时进行修补和复制。
对过了保存期的档案组织集中销毁。
5.2档案的安全管理
5.2.1总部和各地区设立档案室应考虑所处的安全性，门窗要坚固。
档案须设专人负责管理，档案室、文件柜的锁匙应由专管人员掌握；
5.2.2档案管理员和档案借阅利用人要树立强烈的保密意识，双方共同做好保密工作。
如因泄密造成公司损失者，或因管理不善造成公司重要档案文件丢失的，要依据情节轻重，按集团相关奖惩管理规定对责任当事人进行处罚。
5.2.3有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。
如需对有密级档案进行复制，应经知识管理部总经理（在总部），或地区总经理（在地区公司）批准。
5.2.4遇到外单位来调档或阅档时，由行政管理部门总经理（总部）或地区总经理（地区公司）指定专人负责接待，答复提问和办理所需材料。
5.2.5员工调动或离职时，应先退还所借档案，并在档案室管理人员审查无误并签字后才能调离。
档案管理员调离，应由主管领导担任监交人，并在办理完档案交接后，才能调离。
5.3档案的保存期限
总部与地区应在《集团文档保存年数作业指导表》的基础上确定各自《文档保存年数作业指导表》，并报集团制度管理部门审核后发布实施。
文档的保存年限除政府有关法令（如：
工程建设档案管理）或集团特定政策外，原则上须按下列规定办理：
5.3.1永久保存：
公司章程；
政府机构核准文件；
股东名册；
组织规章与原则；
董事会及股东会记录；
公司获名、获奖文件及奖牌；
不动产所有权及其他债权凭证；
项目工程建设档案；
土地及售房合约；
财务报表及其他经核定须永久保存的文书；
5.3.2十年保存：
会计凭证；
策略报告；
年度计划与年度工作报告；
项目预算与决算书及其他经核定须保存十年的文书；
5.3.3五年保存：
月工作计划报告；
期满或解除之合同及协议书（除土地及售房合约），完结后的项目方案及其他经核定须保存五年的文书；
5.3.4一年保存：
周工作总结及计划；
现金日报表，完结后的部门请示报告及其他结案后无长期保存必要的文书；
5.3.5制度与流程由制度管理部门永久保存，使用部门视有效期间予以保存。
5.4.档案的借阅管理
5.4.1任何人借阅档案（包括文件、资料）都必须在《档案借阅登记簿》登记后方可借阅，档案返还后还需在《档案借阅登记簿》上登记，并由档案管理员签收。
凡要借阅档案，一律由档案管理员到档案室提取，不允许把钥匙直接交给借阅人让其自行到档案室找取档案文件。
5.4.2当公司员工借阅与其业务相关档案是为普通密级的文件时，可以不经领导审批；
但如果借阅的是机密文档，尤其是在可阅读权限之外的，在总部须经部门总经理批准，在地区需经地区总经理批准，如阅读加密文档，在总部须经知识管理部总经理批准，在地区需经地区总经理批准。
5.4.3加密文件只有各部门相关领导可以借阅，其他人员（指阅读范围内人员）只能在指定地方或档案室阅读。
已立卷的档案不许借出，只供在档案室查阅；
未立卷的文件及资料可以借出，但借出时间最多不能超过一周。
如确因工作需要续借的，应按原审批程序办理审批和登记；
5.4.4档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自拍摄、复制、翻印，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借或损坏、丢失，在规定的时间内，阅后退还。
如有违反，酌情处罚。
若造成档案损坏或遗失，将根据档案的价值和数量报领导批准后，由责任人赔偿损失。
5.4.5外单位人员需借阅、查阅或摘抄档案文件时，须提交派遣单位的有效证明，在总部须经知识管理部总经理批准，在地区须经地区总经理批准，方能办理借阅、查阅或摘抄。
摘抄的材料须由原借阅审批人再进行审查签批；
5.4.6对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。
复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。
复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。
如有必要，给复制件加盖公章，以示复制的有效性。
5.4.7集团审计部门因审计需要可以调阅所有档案文件，地区独立董事进行制度流程执行检查时，可以调阅所有档案管理记录，相关人员都不得隐瞒或拒绝。
5.5档案的统计与鉴定
5.5.1每年12月，档案管理员应对档案的保管数量，各类档案的查阅、外借次数等相关情况进行汇总统计，并根据统计结果提出档案价值评估意见，供确定各类档案保管期限时做参考。
5.5.2每年档案管理员应对档案进行鉴定，对已超过保管期限或已失去保存价值的档案进行登记造册，申请销毁。
5.6档案的销毁管理
5.6.1一般情况下，档案到了保管期限后还要再继续保存半年，在确实表明不会在使用该档案后进行销毁。
在销毁档案前应先填写《销毁档案登记表》，经档案主管人员审核复验，在总部经知识管理部总经理批准，在地区经地区总经理批准后，方可进行销毁。
5.6.2销毁档案时，要有两人在场监销。
销毁完毕后，监销人要在销毁清册上写明“某日已销毁”，并签名；
对已销毁的档案，档案管理员应在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上逐一注明“已销毁”。
6.支持性文件
无
7.使用工具
模版
标准/要点
表单
档案管理目录索引
档案借用登记本
档案子目录明细表
档案总目录登记本（内部）
档案总目录登记本（外部）
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