公文应用与写作副本Word文档下载推荐.docx
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3、拟出提纲，安排结构
对篇幅较长的公文，拟定写作提纲是提高写作效率的有效方法。
对于把握不准的事项，在拟定提纲后还可以请领导帮忙进行指导，避免成文后进行大篇幅修改的麻烦。
篇幅越长的公文，越需要详细的提纲和结构安排，可以详细到：
共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。
对于篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。
4、落笔起草、拟写正文
1、要开宗明义，紧扣主题
2、要观点鲜明，用材得当
3、要语句简练，交代清楚
5、反复检查，认真修改
1、关于主题的修改
2、关于观点的修改
3、关于材料的修改
4、关于结构的修改
5、关于语言的精练
当然，写好公文不是通过一两节课的培训就可以迅速做到的，要想使我们的公文更具影响力、说服力和吸引力量，平时的积累必不可少，这既包括对工作经验的积累，也包括常识、知识的积累，当然多读书、读好书也是不断提高公文写作水平的重要方式。
二、行文规则
行文规则
“行文规则”是指在公文拟制过程中所必须遵循的原则。
（一）行文时要尊重组织系统隶属关系
“隶属关系”在行政管理学的概念中可以简单地概括为“上下级关系”。
就公司目前的管理看，保留有行政色彩最浓的一项工作就是公文处理了。
这一点从公文写作的形式到内容上都可以看得出。
简单地举个例子。
从形式上看，上行文与平行文和下行文的区别就是显而易见的。
上行文的眉首处占到整个公文第一页的近一半（117㎜），而平行文和下行文的眉首仅占到约1/3（62㎜）。
上行文留那么多的眉首就是为了让领导签阅的时候发表意见的。
从内容上看，上行文多为请示、报告，而下行文多为决定、批复或者是通知。
从具体的用词上也有所区别，比如上行文多用“呈报”，而下行文则多用“告知”字样。
所以，我们在动笔起草公文之前，首先就要摆正自己的位置。
处理好行文中的隶属关系，我们要记住两句话：
1、不得越级请示和报告。
2、除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
（二）行文时要尊重机关职权
从分工的角度我们不难理解，任何一个受文单位都会有自己的职责范围，而从行政管理条块分割的基本原理上讲，我们作为下级单位也总会有那么个部门与上级单位的某个职能部门在工作上存在对应关系。
具体到我们公司而言，我们的职能部门如何与集团公司的职能部门在业务上对接，我们不妨参考一下《关于航天科工深圳（集团）有限公司领导班子分工的决定》（天工深管字〔2008〕40号）的内容。
至于科工集团的机构设置情况，我们可以参考一下《关于调整中国航天科工集团公司总部部分处室的通知》（天工办〔2008〕533号）。
以上讲的这些，我们可以作为常识了解。
其实在我们对科工集团的行文中是用不到的，因为：
发给中国航天科工集团公司的上行文，主送单位一律为“中国航天科工集团公司”。
（三）行文时要考虑是否服从工作需要
公文，还有个形象的名字叫“红头文件”。
这种文件有着极其严格甚至是繁琐的处理流程，这也决定了这种文件的内容应当是非常严肃而重要的。
但是，在我们的工作中，我们时常会发现有些不太重要的东西也都以红头文件的形式在下发、传达，无形中增加我们不少的工作负担。
所以，当我们在起草公文的时候，一定要仔细掂量一下，事情有没有那么重要，是否一定要以红头文件的形式成文，我们不应当让我们的工作成为别人不必要的负担。
那有人会问了，那不重要的事，但是又需要让别人了解，我们发什么文件呢？
这里要介绍一下，我们公司在处理文书上的一个惯例，这是个通常做法，但是没有明文规定。
重要的事项发红头文件，要用发文审批表办理审批流程；
非重要的事项，或者说要直接发给科工集团某个部门的文书，我们只需以便笺纸打印，然后通过用印审批表的方式办理审批。
也就是说，我们可以通过非红头文件的方式灵活处理一些事项，既达到了工作目的，又可简化工作流程。
（四）行文时要明确发文权限
由于深圳公司内部处理文书更讲求的是效率和效果，因此基本上没有什么红头文件，所以，这一条行文规则中，我们只需要记住一句话：
各职能部门、分支机构不得以本单位的名义对外正式行文。
（五）两个以上的同级机关可以联合行文
1、同级单位方可联合行文；
2、联合行文应当明确主办单位。
除了以上这些原则性的行文规则外，我们在后续讲到具体的各种文种的时候，我们还会对每一文种在使用过程中的特殊的行为规则进行说明。
三、公文格式
首先，我们一起看一下常用的几种公文的模板。
上行文模板（略）。
平行文（下行文）模板（略）。
（信）函模板（略）。
会议纪要模板（略）。
（一）公文格式的基本构成
根据《国家行政机关公文格式GB/T9704-1999》号标准，公文格式由三部分构成：
眉首、主体、版记。
区分三个部分的主要标志是发文字号下的反线以及抄送机关上面的反线。
第一道反线上面的部分是眉首；
两道反线中间的是主体；
第二道反线下面的是版记。
对于信函格式，眉首、主体和版记的区分与普通公文格式略有差异。
1．眉首
眉首部分由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等5项内容组成。
2．主体
主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件等8项内容组成。
3．版记
版记由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期3项内容组成。
上面这些知识大家只要了解一下就可以了，因为将我们公司的文件内容最后制成红头文件不是要求每个员工都必须掌握的，公司管理中心有专门的工作人员负责这项工作。
（二）公文格式中需要注意的事项
1．眉首部分
（1）上行文眉首所占页面比例要明显大于平行文眉首所占页面比例。
（2）上行文一定要注明签发人，且签发人的字体、字号有特殊规定（楷体）；
平行文不需要注明签发人。
上行文在标注签发人的时候，与发文字号排在同一行，各居一端。
（3）会议纪要和函的眉首部分与通用公文的眉首有明显区别。
2．主体部分
（1）公文中的结构层次序数
从公文国家标准中看，没有对文件的编号体系和排版格式进行直接规定，但是在科工集团的《公文处理规定》中对结构层次序号进行了明确规定，深圳公司的规章制度中也做了相同的规定，请大家在撰写公文时一定要注意这个结构层次序号。
结构层次序号标准：
第一层为：
一、二、三、……。
第二层为：
（一）、
（二）、（三）、……。
第三层为：
1、2、3、……。
第四层为：
（1）、
（2）、（3）、……。
公文正文部分的标题到了第四层次应当是够用了，如果还需要进一步细分层次推荐使用1）、2）、3）、……/①、②、③、……；
或者，第一，第二，第三，……；
又或者首先、其次、再次、最后……。
但不应当出现以下的标号方式：
第一种，用英文字母或罗马数字进行标号；
第二种，用递进的数字序号进行标号，比如1.1.1、1.1.2、1.1.3……。
（2）公文中的名称、引文
人名、地名、数字、引文应当准确。
引用公文应当先引用标题，后引用文号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明明确的中文译名。
（3）公文中的数量单位
应当使用国家法定计量单。
不应采用英美或其他制式的数量单位。
（4）公文中的数字
除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有具体修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（5）公文的附件说明
附件说明紧跟正文之后，而不是在印章之后。
且附件说明记载的附件名称应当准确无误。
说句题外话，在打官司的过程中就会看出附件名称记载的准确有多么重要，因为哪怕只有一字之差，比如“**文件（2009版）”，被写成了“**文件（09版）”那合同后面附的那份附件的有效性就很成问题了，诉讼对方完全可以说这不是签约时附在合同后面的那份文件了。
（6）公文的附注
附注对我们来说，可能是比较陌生的内容。
附注是对文件中需要特别说明事项加以补充说明的部分，通常内容不应太多，以一两行的内容可以容纳为限。
附注以括号的方式标注在落款盖章之后。
通常情况下，上行文应当标明附注。
附注记载的内容主要是我们这边人员的联系方式。
（7）公文的附件
附件的位置在版记之前，是主体的组成部分，这一点提请大家注意。
3．版记部分
是公文主体中的部分，但是有一种情况下，版记是标注在附件之前的，即，附件本身有版记。
当附件本身是正式公文的时候，会出现这种情况。
四、公文种类
公司的《公文处理及收发递送管理规范》中明确规定的公文种类有九种，分别为决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
也就是说，如果不是这几种文种（通常以文件名称加以识别），是不能够以红头文件的方式发文的。
此外，国家公文体系中还有命令、公告等公文种类，这个大家了解一下就可以了。
下面我们逐一介绍一下我们在日常工作中用到的九种公文种类。
（一）决定
“决定”是一种重要的指挥性和约束性公文。
适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项，它在加强领导、统一行动、提高经济效益上，起着重大的作用。
决定一般由首部和正文两部分组成，正文写完，即行结束。
但有的决定将签发时间写在文末，作为尾部的项目内容。
1、首部：
包括标题和成文时间两个项目内容。
（1）标题：
决定的标题一般采取公文标题的常规模式，即发文机关+主要内容+文种的写法。
如决定系会议通过或批准的，要用全标，并在标题下写明什么日期，经什么会议通过或批准，用圆括弧括入。
（2）成文时间：
批准发布决定的时间。
有的在标题正上方注明成文的年、月、日，也有的用括号注明该决定在什么时间、经什么会议通过等内容。
2、正文
决定正文的结构一般由开头、主体和结尾三部分组成。
开头一般是写发布决定的背景、根据、目的、意义。
如果是批准某一文件的决定，则写明批准对象的名称；
如果是表彰、惩戒性的决定，开头部分则要叙述基本事实，也就是先进事迹或事故情况，篇幅要比一般决定长一些。
主体写决定事项。
决定的内容比较单纯，一般采取一段式，不分条项。
内容稍复杂一些的，决定事项较多的，可以分条列出，以求醒目，利于执行。
决定的缘由与决定的事项之间，用“为此。
。
决定”、“现决定”转接并领起下文。
3、撰写决定应注意的问题：
（1）要做好调查研究。
考虑作出的决定是否切合实际情况，能否妥善地解决实际问题。
（2）要做到观点鲜明。
决定作出之后，要求下级机关正确执行，不得有误，因此，在决定中所提出的看法必须十分明确，这样才便于理解和执行。
（3）语言鲜明。
语言的运用要注意不能含情不表，更不能使用有歧义和有可能引起别人误解的语句。
范例：
《关于表彰2008-2009年度先进党支部、优秀共产党员和优秀党务工作者的决定》。
（二）通知
“通知”是运用最为广泛的下行文，适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘任、解聘人员。
通知是所有公文种类中应用最为广泛的一种，如果说其他文种都是用于某种特定用途的，那通知可以算是公文中的基础标准性文种。
当没有一种特别适合的专用文种与所需要的事项进行对应时，我们通常可以考虑以通知的方式发文。
按通知内容的性质分，可分为六大类：
1、指示性通知：
传达上级机关的决定和指示，布置需要执行或办理的工作事项，具有指示性质的通知。
这种通知要说明布置任务的原因和目的，并提出希望和要求。
指示性通知又称规定性通知或布置性通知。
指示性通知的正文，开头先顶格写受文单位，再按提出问题、分析问题、解决问题的结构顺序撰写。
提出问题部分和分析问题部分要写清发文的原因或目的，用“特通知如下”承接下文；
解决问题部分要分列通知的具体事项。
2、批转性通知：
批示转发下级机关发来的公文的通知。
它是上级机关批转下级机关的重要公文，要求有关单位执行或参照执行的公文。
其特点在一个“批”字，也就是要对所批转的下级机关的公文作出“同意”或“原则同意”等批语，要求有关单位“遵照执行”、“研究执行”或“参照执行”。
批转性通知公限于上级机关对下级机关使用，下级机关对上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文无权批转。
批转性通知的正文常用“＊＊＊（上级机关名称）同意＊＊＊（下级机关名称）《＊＊＊》（被批转的文件标题），现转发给你们，请遵照执行”这个格式。
3、转发性通知：
用来转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。
转发性通知的正文常用“现将＊＊＊（机关名称）《＊＊＊》（文件标题）转发给你们，请贯彻执行”这个格式。
4、发布性通知：
将本机关的规章、会议文件、领导讲话等发给下级机关，用发布性通知。
一般只需说明发出什么文件，提出执行要求即可。
5、知照性通知：
向有关单位告知某件事件，交代有关事项时使用的一种告知性公文。
开头多数先写受文单位，再写通知内容。
一般性通知的正文通常不很长，把需要交代的事项交代清楚即可，事项稍复杂的，一般分条陈述。
有附件转发的，写清名称与份数。
6、会议通知：
由组织会议的单位在会前发给与会者，便于与会者准时而以有充分准备地参加会议的公文。
会议通知与知照性通知比较，除有知照作用外，还要求收文者办理有关事项。
人数较少的一般性会议通知，只需要简要写明会议的名称、目的、时间、地点、与会人员、准备事项即可。
内容比较复杂、日期较长、与会人员较多的会议，要写清楚会议名称、目的、议题、期限、报到时间、地点、与会人员、准备事项与注意事项、食宿安排、差旅费报销方法以及筹办会议单位名称、联系人、联系地址、电话、传真、电挂、去会址路线等。
会议通知应开门见山，直陈其事，会议的有关项目必须无一错漏。
（三）通报
“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况的。
通报比较灵活，使用频率颇高。
“通报”分为：
表彰性通报、批评性通报、情况通报。
如：
《关于×
×
单位“7·
5”交通事故情况的通报》。
了解了决定和通报的概念后，我们会发现两种公文都具有表彰奖励先进，批评惩罚错误的功能，那在实际应用的过程中如何区分使用呢？
我们通过表格对比一下。
对比项
决定
通报
出发点与侧重点
重在处置，着眼点在于奖惩有关单位或个人，它代表了领导层的权威意志。
目的是使受文单位了解某一重要情况或典型事件，从而受到教育或警示。
奖惩的性质
可用于做出不同性质的奖惩，如记功、授予荣誉称号，撤职、记过。
通报做出的奖惩只有一种，即通报表扬和通报批评。
正文的组成
可以不对奖惩的原因作出说明。
一定要对奖惩的原因作出说明。
表1：
决定、通报文种区分对比表
（四）报告
“报告”适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问和要求。
是广泛使用的重要上行文。
“报告”的种类：
工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、递送报告。
各种“报告”的正文写法有所不同，但一般都由报告目的，报告内容和结尾三部分组成。
开头说明报告的目的，用“现将有关情况报告如下”之类的惯用语过渡到下文。
报告内容包括主要情况、存在问题。
结束语的写法，呈报性报告用“特此报告”，“以上报告当否，请指示”等，呈转性报告用“以上报告如无不妥，请批转有关部门执行”等。
落款在正文的右下方写上呈送报告的机关、单位名称，另起一行，在其下方写上成文时间。
如，《航天科工深圳（集团）有限公司2008年工作报告》。
特别需要提请各位同事注意的是报告的特殊行文规则：
不可在报告中夹带请示的事项。
没有所谓的“请示报告”这种文体。
为什么？
1、报告中夹带的请示，可能无法得到上级单位的及时处理。
从公文处理的规则中，上级单位对报告一般作为阅件，可不作答复。
因此，可以推定领导在处理报告时的紧迫感没有处理请示时的紧迫感强，他可能认为报告中的事情都是过去式，不用那么着急看。
结果是你这边等着领导回复呢，领导那头却根本不知道你有事要找他批，事情就这样被耽误了。
2、报告中夹带请示可能被视作请示单位本身对事情不十分重视的一种表现。
从行文规则上讲，请示都要单独行文，并且要一事一请示以突出重点。
如果夹带在报告中，可能被视作这个事情只是顺带提一下，不十分重要。
3、报告、请示内容不分，根据科工集团规定会被扣分。
这一点请承担公文处理职责的同事特别注意，报告、请示内容不分，根据《中国航天科工集团公司所属单位报送公文评价规范（试行）》，将会被扣分。
（五）请示
“请示”是下级机关向上级机关或业务主管机关请示某项工作中的问题，明确某项政策界限，审核批准某事项时使用的请求性的上行公文，适用于向上级单位请求指示、批准。
请示一般分为求准性请示、解答性请示、批转性请示等。
请示的正文分为开头和主体二部分，开头主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。
主体是表明请示事项的部分，也是请示最核心、最重要的部分。
请示也同报告一样有特殊行文规则，具体来说特别注意以下两点：
1、不可在报告中夹带请示的内容
这个前面已经讲过了。
需要补充一点：
若在报告工作的同时确有需要解决的某些问题，一种做法是将报告和请示分成两个公文；
另一种做法则可以以请示为主，将报告内容作为请示附件，以便上级单位了解有关情况。
2、一事一请示原则
也就是说，一份请示公文只能请示一件事，而且通常在文件标题上我们就要把事情做个简单交代。
这样规定的道理在哪里？
设想一下，如果在一份请示中我们请示了几件事，都拿到领导那里去了，其中有的事情比较简单，领导看过表示同意。
可是有的事情比较复杂，领导说还得开个会研究研究，但碍于对一个请示要同时回复，所以简单的事情也就放着不回复了，结果耽误了我们自己的时间。
（六）批复
“批复”是答复性的下行文书，它是上级机关答复下级机关请示事项的指导性文件。
批复与请示是相互对应的，没有请示必然没有批复。
批复一定是下行文。
这里主要介绍一下“批复”正文写作的内容：
正文是批复的主体。
其内容比较具体单一，层次构成相对固定。
其中除授权性批复与一般批复的写法有所不同外，其他批复的结构一般由批复依据、批复事项、执行要求三部分组成。
1、批复依据：
主要涉及对方的请求和与请求事项有关的方针政策、上级规定。
对方的请求是批复最主要的论据，要完整引用请示的标题并加括号注明其请示的发文字号，例如：
。
上级有关的文件和规定是答复请示的政策和理论依据。
可表述为：
根据＊＊＊关于＊＊＊的规定，现作如下答复。
必要时，可标出所引文件名、文件编号和条款序号。
如果下级请示的事项在上级文件和规定中找不到依据，这样的文字便不需出现了。
2、批复事项：
针对下级机关请示所发出的指示，作出的批准决定，以及补充的有关内容，都属于批复事项。
如果内容复杂，可分条表述，但必须坚持一文一批的原则，不得将若干请示合在一起用列条的方式分别给以答复。
例。
如，《关于同意对2009年集团公司优秀员工提高现金奖励标准的批复》。
（七）意见
“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。
意见的特殊行文规则：
意见可以用于上行文、下行文和平行文。
作为上行文，应按照请示性公文的程序和要求办理。
“意见”本身就是一种文种，我们向集团公司发表意见的时候，可以直接以“关于……的意见”，不需要用“关于……的意见的报告”这样的名称。
这个文书我们财务人员用得较少，这里就不作详细介绍了。
（八）函
“函”适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
《请进一步明确申报一般纳税人资格所须资料的函》。
“函”按通常的理解就是“信”，特别之处在于“函”应用于不相隶属的单位之间。
而且，在不相隶属的单位之间请求审批和答复都可以用函。
在具有隶属关系的单位之间请求批准和答复要使用专用的文种——“请示”和“批复”。
对科工集团的发文不使用函这一文种，科工集团不接受此种发文。
另外，“函”的公文格式与传统意义上的红头文件不同，它的格式更像信纸。
（九）会议纪要
“会议纪要”适用于记载会议、传达会议情况和议定事项。
如，《关于2009年年终总结重点工作安排专题会会议纪要》。
需要注意的是，会议纪要不同于会议记录，纪要顾名思义就是将关键重要的事情记录下来，所以纪要是对会议中重要的事项和情况予以记录，而不是泛泛地记，这一点对于刚刚接触公文写作的同事要特别注意。
会议纪要的格式与红头文件不同，此外会议纪要在格式上与其他公文最大的区别还在于这种公文不需要盖章。
在实际操作过程中，出于防伪的需要，通常由会议主持人或记录人在文件结尾处签字。
五、发文办理
简单地介绍发文办理的七个环节，包括草拟、审核、签发、核稿、用印、登记、分发。
与这七个环节相对应，公司制作了“发文审批表”放在公司内网的下载中心里供大家下载使用。
以下根据分工负责的不同，对发文办理的流程介绍一下：
（一）由撰稿人负责办理的工作
发文处理的七项工作中的前三项一般由表格中的撰稿人负责跟进完成。
而且撰稿人要负责将表格中的“标题”、“缓急程度”、“秘密等级”、“发文编号”、“撰稿部门（单位）”、“撰稿人”、“发文形式”、“主送、抄报”、“附件”等内容逐一填写完成。
填写过程中需要注意：
1、撰稿人
应当由撰稿人手写签字确认。
2、秘密等级
这里，我们要先介绍一下《保密法》的知识。
《保密法》规定：
“国家秘密的密级分为‘绝密’、‘机密’、‘秘密’三级。
‘绝密’是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；
‘机密’是重要的国家
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