项目采购管理细化执行与模板文档格式.docx

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单位

质量要求

报价须知

交货期限

□需于年月日以前交清□订购后天内交清

交货地点

付款办法

□交货验收合格后付款□试用合格后付款

订购方法

□分项订购□总金额为准

报价期限

报价截止日期

上开报价单请于年月日时以前惠予报价以便洽购为荷。

报价保留时效

请保留报价有效期间至询价截止日期起10天以上

报价途径

以上报价单请寄送至×

×

市×

路×

号×

项目部

或发送至×

@×

.com

四、采购工作说明书

项目名称：

项目采购工作说明书

项目目标

采购物资（服务）

交付地点

物资（服务）的供应周期

所需技术支持

技术标准

验收标准

其他要求

编制人：

五、项目供应商调查表

供应商基本信息

供应商全称

使用商标

行业类别

业务性质

资本类型

占地面积

厂房面积

企业负责人

固定资产

年产值

销售额

公司地址

主要联系人

联系人姓名

性别

职务

办公电话

手机

电子邮件

传真

所负责过的主要项目

合作单位

项目类型

项目规模

项目耗时

优势说明

主要客户市场

主要客户名

行业和地区

提供的产品或服务

该客户占企业销售额的%

业务开始时间

说明

关键设备简介

设备名称/型号

产地

设备供应商

技术指标和优势

设备生产时间

人员数量信息

管理人员

技术人员

业务人员

质检人员

生产人员

事务性人员

总人数

财务信息

总投资额

总资产额

年出口额

年研发经费

其他信息

发展简介及质量保证能力

发展简介

供应商贯标

名称及日期

是否通过认证

认证标准

通过认证日期

年月日

认证机构名称

认证证书编号

请列出贵司可以提供的合同金额范围

实施技术支持、售后服务、维护的组织架构

环境管理系统及措施

安全管理系统简介

主要负责人

声明

本公司在此郑重声明本登记表所填的所有内容属实无误

签字（盖章）：

六、项目采购验收单

编号：

日期：

供应商

订购人

订购日期

到货日期

订购数量

实收数量

检验员

验收数量

□足交□溢交□短缺

短交数量

超交数量

交付物资（服务）质量状况

验收记录

检验项目

检验标准

检验结果

判定

合格

不合格

总体验收结果

判定

处理方式

项目检验主管

项目经理

第三节项目采购管理执行制度与模板

一、项目采购管理办法模板

项目采购管理办法

第1章总则

第1条目的

为规范项目采购管理工作，保证项目进度和质量，提高项目经济效益，特制定本办法。

第2条适用范围

凡本公司项目进程中涉及到的原材料和设备采购、服务采购、工程分包等各类采购事项，除另有规定外，均依照本办法执行。

第3条管理职责

1．项目经理需对项目采购过程进行监督、检查和指导。

2．项目部应建立项目采购小组，全面负责项目过程中议价采购、招标采购等各种类型的采购工作，具体包括采购计划制订、询价管理、供应商选择、采购谈判、采购合同签订、采购过程控制等各项工作的实施和管理。

第2章选择采购方式

第4条采购方式选择原则

1．本公司项目采购过程中，可以采用的采购方式包括询价采购、竞争性谈判、邀请招标等方式，项目采购小组需根据项目需求实际情况，确定采购方式。

2．在采购金额较大且项目进度等条件许可时，需尽量采用公开招标方式。

3．无论采取何种采购方式，候选供应商均不得少于三家。

第5条采购方式选择办法

一般情况下，各种采购方式的适用范围如下表所示。

不同采购方式适用范围一览表

采购方式

适用范围

公开招标采购

主要材料或服务单项采购金额在30万元及以上

邀请招标采购

主要材料及服务单项采购金额在15万～30万元

竞争性谈判

主要材料及服务单项采购金额在15万元以下

询价采购

零星材料、专业性较强或非常用材料及服务

第6条特殊情况处理

因特殊情况不能按照本办法规定的采购方式实施项目采购的，由项目采购小组提交申请，经公司总经理批准后，方可变更采购方式。

第3章组织采购工作

第7条采购计划拟订

1．项目采购小组需在项目工作规划开始后30日内，根据项目进度计划合理确定主要资源的需求时间，拟订项目的总体采购计划，报公司项目经理审批。

2．项目采购应依照采购计划执行，如因项目进度调整较大，需另行向项目经理申请调整采购计划。

3．采购计划要充分考虑采购提前期，项目采购小组可根据项目需要分批次安排请购时间，避免因采购滞后影响施工。

第8条市场价格调查

在采购实施之前，项目采购小组应首先进行市场价格的调查，价格调查工作应由小组成员通过不同的渠道分头完成，采购小组汇总分析后拟定合理的上限控制价。

第9条采购申请

项目采购小组根据实际需要提前七天以书面形式向项目经理提交采购申请，明确采购内容、规格、拟采购的数量、采购方式及上限控制价等，经项目经理审核、分管副总审批后，由项目采购小组组织实施采购工作。

第10条招标采购组织

1．采用招标形式采购的，采购招标文件由项目采购小组拟定，报项目经理审核、分管副总审批后方可发布。

投标邀请书可采取向相关供货商发函的方式发布，如为公开招标采购，投标邀请书还应在公司网站登载。

2．采用公开招标或邀请招标采购的，项目部采购小组应组织潜在供应商参加开标会议，项目经理组织项目采购人员及相关专家参加开标会，对招标活动进行公开开标。

3．潜在供应商参与招标采购时，应在开标前向项目部提交投标保证金，保证金数额不得低于拟采购标底额的10%。

投标保证金在确定中标人后三个工作日内退还给未中标人，中标人的投标保证金需在项目部支付其首笔合同价款时一并退还。

第11条其他形式采购组织

1．采用询价采购或竞争性谈判采购的，由项目采购小组按公司相关制度规定程序实施采购，采购结果需经公司法律顾问审核、分管副总审批后方可实施。

2．其他采购形式的采购结果，应及时报公司项目部备案。

第4章项目采购定价

第12条采购价格组成

1．项目中各类物资的价格应由生产成本、运输及装卸费、税费及利润四部分组成。

2．项目中各项服务的价格应由服务成本与利润、税费三部分构成。

3．项目采购人员应按照价格组成进行采购底价的调查和分析，并要求潜在供应商依据上述价格组成分别进行报价，以利于采购人员进行价格评定。

第13条项目采购定价程序及权限

1．项目采购人员对市场价格进行调查后，对潜在供应商报价各组成部分的最低价进行组合，以此作为价格谈判的目标值，依次与各潜在供应商进行谈判。

2．项目采购小组对潜在供应商报价进行评议、谈判后，拟定供应商及签约价格，填写采购定价单，上报项目经理和分管副总。

3．经项目经理和分管副总核定后的采购定价，可作为采购工作开展的依据。

第14条采购价格确定注意事项

1．项目采购人员在进行采购定价时，应根据项目资金状况及供应商的垫资能力，考虑适当的价款支付周期，在签订采购合同时约定确切的付款时间。

2．确定采购单价时需考虑付款时间等因素，提前付款或延期付款的，应按同期银行贷款利率扣除或增加支付金额，并写入合同条款，避免价款支付的随意性。

第5章供应商评审

第15条供应商资格审查

1．原则上本公司所有项目的供应商均应为独立的法人。

2．项目采购小组应要求各潜在供应商提供营业执照等有关资格证明文件和业绩说明。

3．如采购项目对供应商有特定要求的，需对潜在供应商的相应资格进行专门审查。

4．如潜在供应商是非直接生产厂商而是代理商，除应向项目采购小组提供自身相关资料外，还需提供生产厂商签署的书面授权书或代理权限证明，同等条件下，代理级别较高的潜在供应商优先。

第16条项目供应商范围确定

1．公司采购部定期公布合格供应商名单，项目部采用邀请招标或竞争性谈判进行采购的，应在合格供应商名单的范围内发布招标邀请书。

2．采用其他方式实施采购的，潜在供应商如不在合格供应商名单内，项目采购小组需对潜在供应商进行综合评定，并将信用、供应保证能力、质量保证能力评定信誉良好的供应商，上报公司分管副总经审批后增列入合格供方名录。

第17条供应商选择方法

1．在能够满足项目质量要求的前提下，原则上应选择报价最低的潜在供应商作为最终供应商。

2．大宗材料或项目发包时，可选择实力较强的2～3家供应商，经谈判后确定最终供应商。

第6章采购合同管理

第18条合同审批权限

项目部签订采购合同前，需履行审批手续，具体审批权限如下。

1．单项采购金额小于15万元的，经项目采购小组成员集体签字后，由项目经理审批。

2．采购金额为15万～30万元的，经项目经理审定后，由公司分管副总审批。

3．采购金额大于或等于30万元的，由公司总经理审批。

第19条采购合同签订

1．签订采购合同视为采购完成，在采购完成后15日内，项目采购小组形成书面采购报告，详细说明采购过程，并将相关采购记录作为附件，一并汇编成册移交项目部存档，项目采购小组留存复印件备查。

2．相关采购记录应包括采购申请、投标邀请书、招标文件、报价记录、开标签到单、采购定价单等。

第7条附则

第20条本办法由项目部制定，并负责对其进行修改和解释。

第21条本办法自审核通过之日起生效。

二、项目采购交期控制制度

项目采购交期控制制度

为了达到如下两个目的，特制定本制度。

1．在必要的时间内准时获得项目过程活动必需的物资或服务，确保项目进程连续性。

2．减少因资源供应不足导致的项目延期。

项目采购过程中对交期确定、交期控制、采购跟催的相关事项，均依照本制度进行处理。

第2章合理确定交货期限

第3条合理确定采购物流方式

项目采购人员需在签订合同之前，应合理确定交货方式、运输方式、运输路线等，并提供承运商建议，确保不因物流因素导致交期延误。

第4条合理规划下单时间

采购人员项目进行过程中，应合理预估项目进度，以及供应商备货、在途、验收等时间，确定下单提前期，在合理时间进货，确保在项目进行过程中不出现断货或库存积压等问题。

第5条明确交期违约责任

项目采购人员在签订项目采购合同时，必须明确交货期限，并在此基础上与供应商达成对交期违约责任的共识，以合同条款的方式在采购合同中体现。

第3章采购进度控制

第6条及时掌握备货进度

1．项目采购人员同供应商确定交货期限后，应及时要求供应商提供备货计划或者生产日程表，采购人员根据其提供的计划和日程表督促交货进度。

2．项目采购人员应及时与供应商进行沟通，了解其备货进展情况，防止出现交期延误或者提前交货的情形。

3．采购人员发现供应商供货进度可能会影响项目进度时，应及时采取措施消除进度滞后。

第7条期中跟催

1．下单后，项目采购人员应注意是否能按照规定时间收到验收报表，未及时收到验收报表的情况下应采取电话查询的方式进行跟催。

2．对于重要物资（或服务）采购，除要求供应商按时报送进度表之外，还应实地前往供应商处进行访问查证，此查证工作应于合约或者订单中加以明确。

第8条项目采购验收进度控制

1．为了提高供应效率，项目采购人员和质量管理人员在进行物资（或服务）验收前，必须明确验收流程。

2．进行项目采购时，可优先选择通过本公司质量评估认证的供应商，对质量有保障的优秀供应商提供的物资（或服务）可实行“免检”处理，以缩短项目采购验收时间，有效推进项目进度。

第4章交期延误管理

第9条分析交期延误原因

项目采购人员除对具体项目采购工作进行交期控制外，还需定期根据采购经验对交期延误原因进行总结。

常见交期延误原因包括以下三种，如下表所示。

交期延误常见原因分析表

原因

具体内容

供应商责任

供应商接单量超过产能，备货计划不合理，出现采购和供应危机，导致项目停滞

本公司责任

采购部供应商选择错误，业务手续不完整，价格决策不合理，进度掌握与督促不力，经验不足，或条件过于严苛等

在项目过程中，由于各种原因，采购人员未给供应商留足够的采购提前期，或者跟催不积极，导致项目资源供应延期

其他原因

采供双方沟通不良，未能掌握一方或者双方的产能变化，联络未得到落实

技术资料不充分，质量标准沟通不一，未达成单价、付款、交期的共识等造成延误

偶发不可抗拒因素，如自然灾害或经济、政治、法律因素的变动等造成延误

第10条交期延误处理

针对不同原因的交期延误，项目采购人员应采取相应的解决方案。

1．因供应商原因导致的交期延误，项目采购人员应及时进行催货，要对方根据合同条款承担违约责任。

2．因项目采购人员造成的交期延误，应加强采购人员交期意识，提高采购人员业务素质，并对相关责任人进行批评。

对项目进度造成严重影响的，应记失职一次，并处一定数额的罚款。

3．因双方沟通不畅造成的交期延误，采购部首先应加强内部控制，改进采购工作业务水平，加强同供应商沟通，建立完善、畅通的沟通机制。

4．因偶发不可抗因素造成的交期延误，应与供应商协商进行处理。

自然灾害造成的损失应寻求保险公司进行赔偿；

其他偶发因素造成的损失，应和供应商协商解决，力求将双方损失降到最低。

第5章附则

第11条本制度由项目部制定，呈请分管副总进行审批通过后生效，修改和废止亦同。

第12条本制度自审核通过之日起生效并予以执行。

第四节项目采购管理执行文案与模板

二、项目采购招标文件

项目采购招标文件

各位供应商：

因我公司承担的×

项目需要采购×

材料，现进行邀请招标。

一、项目简介

1．项目名称：

。

2．实施单位：

招标人。

3．项目概况：

（具体略）

二、招标活动安排

本次招标活动主要要求如下表所示。

招标要求一览表

序号

主要要求

采购材料要求

采购物资名称

规格及型号

ABS-×

拟采购数量

100

投标

条件

投标人资格

投标保证金

在开标时间前向本招标人提交投标保证金元

保证金退还

在确定中标人后三个工作日内退还给未中标人，中标人的投标保证金需在项目部支付其首笔合同价款时一并退还

评标办法

标委员会对投标报价文件进行审查、质疑、评估和比较后，择优选择竞标人

价款支付条件

收到项目材料后的30日内支付合同总额的90%，其余尾款在使用60天后，视材料质量状况给付

开标

时间

年月日时

地点

大酒店

联系人

张×

联系电话

－×

三、投标文件附件

所有投标人需提交投标文件一式两份，不论中标与否，投标文件均不退还。

投标文件附件包括但不限于以下几种。

1．企业营业执照复印件。

2．生产许可证或经营许可证复印件。

3．该施工项目所在地建筑主管部门颁发的准用证复印件。

4．产品检测报告复印件。

5．介绍公司的宣传资料。

6．与哪些有影响的单位有过合作，有哪些主要的业绩。

7．提供产品样品与产品报价单。

8．对招标人的结算方式和付款条件有何要求。

9．提供详细的联系人、联系地址、联系方式。

10．详细说明供货方式和期限、质量保证措施和服务承诺。

四、投标须知

1．招标人发出招标文件，任何非书面变动通知均无效。

若有变动需以书面形式及时通知投标人。

2．投标文件应整洁、字迹清晰并装订成册，如投标内容有涂改、内容不详和无公章者无效。

3．投标人确需对己送达的投标文件进行更正时，必须在投标截止日期前用正式函件提出。

4．本公司将依据招标文件、投标文件及有关市场行情与中标人签订项目采购合同。

5．投标人应于年月日前将招标文件送达招标人指定地点，并于年月日在参加招标人指定地点开标，逾期概不接待。

×

项目招标委员会

日期：

三、项目招标邀请书模板

项目招标邀请书

尊敬的×

公司：

因我公司实施中的×

项目需采购×

，经研究决定采取邀请招标方式选择供应商。

经综合比较，鉴于贵公司的良好信誉，特邀请贵公司参与投标。

若有意向，请贵公司在接此函后根据“项目招标文件”的要求进行准备，编制投标书，并在规定的时间内送达我公司指定地点。

若有疑问，请及时与我公司联系。

联系电话：

联系人：

×

公司×

四、项目中标通知书模板

项目中标通知书

在我公司×

项目采购招标中，经过综合评审，贵单位获得此次采购（□物资□服务）的供应权。

请贵单位务必于年月日前派员持本通知书到我公司洽谈物资供应的具体细节，签订项目供需合同。

顺祝商祺！

日期：