行政公文管理规定.docx
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行政公文管理规定
XX市XX有限公司
行政公文管理办法
编制
审核
核准
签发
行政公文管理办法
00-2010-001
一总则
为加强公司的公文管理工作，提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质和公文处理规范，特制定本办法。
本办法中的公文，是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件。
公文处理过程中必须注意保密，确保公司利益不受损害。
二公文种类
1、XX有限公司文件
适用于向政府机关或行业管理部门汇报工作，反映情况，回复政府机关或行业管理部门的询问，适用于部门和分、子公司向公司报告，适用于红头文件。
2、通知、通报
适用于批转分、子公司的公文，转发政府机关或行业管理部门的公文，传达要求公司所属部门及分、子公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项与表彰先进，批评错误，传达重要精神或者事项。
3、会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
4、规章制度
适用于对公司所属部门的管理制度。
三公文格式
1、《XX市XX有限公司文件》格式
（1）文件眉首。
一般是指首页横线以上，包括文件名称、发文字号、签发人等内容。
眉首部分一般占首页的1/3到2/5。
（2）发文字号。
包括行政代字、年份、顺序号。
XX市XX有限公司发文字号为：
XX【20XX】第XX号。
黑体四号左对齐，缩进2个字符。
（3）文件签发人。
文件签发人姓名注在发文文头红线右上方，与发文字号同一行。
“签发人”用四号黑体，后面用全角冒号，冒号后用四号楷体字标注签发人姓名。
（4）文件标题。
包括公司简称、文件的主要内容、文件种类。
文件标题应避免冗长，力求简短，一般不用标点符号，但标题中的法规和规范性文件名称要加书名号。
公文标题在红色横线下空1行，用小二号宋体，加粗。
（5）主送部门。
即文件发往部门名称。
主送部门置于标题之下空1行，左侧顶格，名称后加冒号，用四号宋体。
（6）公文正文。
在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。
数字、年份不能回行。
内容两端对齐，四号宋体，1.5倍行距。
文件正文中结构层次序数，第一层为“一、”，应为黑体；第二层为“
（一）”；第三层为“1．”第四层为“
（1）”。
（7）文件落款。
指正文末尾加盖的公司印章和成文时间。
发文部门印章盖于正文右下方、成文时间中间上方，上沿不能压正文，底边在成文时间之下。
成文时间用汉字将年、月、日标全。
（8）公文附件。
如有附件，应在正文之下（空1行）、文件落款之上注明附件顺序和名称，用四号宋体字。
主件和附件要装订在一起；不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号。
附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。
（9）主题词。
标引在文件末页、抄送栏之上，按类别词、类属词、地区、文种的顺序排列，数量不超过5个。
“主题词”3个字顶格，用四号黑体字，主题词内容用四号宋体字，词目之间空1字。
（10）抄送部门栏。
设在文件末页下端主题词之下、文件印发机关栏之上。
抄送部门名称用小四号宋体字。
（11）印发部门栏。
设在抄送栏之后。
印发机关统称XX市XX有限公司办公室，印发日期一般为领导签发的日期。
印发部门、印发日期用小四号宋体字，行首、行末各空1字。
（12）页码用小五号半角宋体阿拉伯数码标注，置于版心下边缘之下一行。
（13）页边距上下左右均为2cm，页眉页脚均为1cm。
2、通知通报格式
（1）文件眉首。
统一内容为“XX市XX有限公司文件”，左对齐，小五号宋体。
（2）文件标题。
格式为“关于XXXXXXXXXXX的通知”，居中对齐，小二号宋体，加粗。
（3）发文字号。
包括行政代字、部门代码、年份、顺序号。
公司级文件字号为“XX通字【20XX】第XX号”，部门级文件字号为“XX通字XX【20XX】第XX号”，居中对齐，五号宋体，年份括号是方括号，段前段后1倍行距。
代码表如下（部门增加，代码顺延）：
公司代码及简称
代码：
00简称：
XX市XX地产集团
办公室
01
财务部
02
人力资源部
03
预算采购部
04
总工办
05
工程管理部
06
营销策划部
07
商业管理中心
08
物业管理部
09
（4）文件内容。
两端对齐，小四号宋体，1.5倍行距。
如需特殊标注的地方，可以加下划线或加粗。
标点符号为中文输入法状态下，全角符号。
文件正文中结构层次序数，第一层为“一、”，应为黑体，左对齐缩进4分字符，句尾不加标点，下文另起行。
；第二层为“
（一）”可变楷体，左对齐缩进4个字符，加粗，括号为半角状态。
；第三层为“1．”第四层为“
（1）”，括号为半角状态。
页边距，上下左右均为2cm，页眉、页脚均为1cm。
（5）时间落款。
全文的右下角，空2行，标明成文时间。
格式与正文相同。
缩进4个字符。
（6）公文附件。
如有附件，应在正文之下（空1行）、文件落款之上注明附件顺序和名称，字体格式与正文相同。
主件和附件要装订在一起；不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号。
附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。
（7）抄报、抄送部门。
即发文方向。
位置在文件末页最下方。
由1.5磅实心线一条，“抄报”、“抄送”、“行文部门”、“编制”、“审核”组成，“抄报”“抄送”两字
间空4个字符，与“行文部门”宽度相同，左对齐，五号宋体。
单倍行距。
3、会议纪要格式
（1）文件眉首。
统一内容为“XX市XX有限公司文件”，左对齐，小五号宋体。
（2）文件标题。
“总经理办公会会议纪要”或“专题会议纪要”。
居中对齐，小二号宋体，加粗。
段前、段后增加0.5行行距。
（3）发文字号。
包括行政代字、年份、顺序号。
总经理办公会会议纪要字号为“XX总纪字【20XX】第XX号”，专题会议纪要字号为“XX纪字【20XX】第XX号”居中对齐，五号宋体，年份括号是方括号。
（4）文件首部。
主要说明会议主题，时间、地点、参加人等情况。
该部分用小四号宋体，左对齐缩进4个字符，1.5倍行距。
（5）文件内容。
两端对齐，小四号宋体，1.5倍行距。
如需特殊标注的地方，可以加下划线或加粗。
标点符号为中文输入法状态下，全角符号。
文件正文中结构层次序数，第一层为“一、”，应为黑体，左对齐缩进4分字符，句尾不加标点，下文另起行；第二层为“
（一）”可变楷体，左对齐缩进4个字符，加粗，括号为半角状态；第三层为“1．”；第四层为“
（1）”，括号为半角状态。
页边距，上下左右均为2cm，页眉、页脚均为1cm。
4、规章制度格式
（1）文件眉首。
统一内容为“XX市XX有限公司文件”，左对齐，小五号宋体。
（2）文件标题。
“XXXXXXX管理制度”或“XXXXXXX管理办法”或“XXXXXXX实施细则”等。
居中对齐，二号宋体，加粗。
段前、段后增加0.5行行距。
（3）文件编号。
位于文件标题之下一行，右对齐，小四号宋体，1.5倍行距。
（4）文件内容。
两端对齐，小四号宋体，1.5倍行距。
如需特殊标注的地方，可以加下划线或加粗。
标点符号为中文输入法状态下，全角符号。
文件正文中结构层次序数，第一层为“一、”，应为黑体，左对齐缩进4个字符，句尾不加标点，下文另起行；第二层为“
（一）”可变楷体，左对齐缩进4个字符，加粗，括号为半角状态；第三层为“1．”，左对齐缩进4个字符；第四层为“
（1）”，括号为半角状态，左对齐缩进4个字符。
页边距，上下左右均为2cm，页眉、页脚均为1cm。
（5）页脚。
注明文件第几页，格式“－１－”。
五号宋体，居中对齐。
（6）文件编号规则：
公司级规章制度的编号由公司代码、年份、发文顺序号等几部分组成。
格式为“00-20XX-001”，其中公司代码是固定的，年份是指该文件下发的实际年份，发文顺序号是由发文主办部门按本年度总发文数量依次抽取的顺序号。
（7）附件。
如有附件，应在正文之下（空1行）、文件落款之上注明附件顺序和名称，字体格式与正文相同。
主件和附件要装订在一起；不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号。
附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。
四行文规范
1.行文应当确有必要，注重效用。
2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
3.受双重领导的公司向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。
4.人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写明具体的年、月、日；
五公文的审批签发流程
文件审批签发流程：
正式文件需由主办部门负责起草，由“编制人”负责草拟文件；“审核人”负责审核文件内容和格式，一般是编制人的直接上级；“签发人”最终批准该文件发布执行。
需要会签的文件，可添加“会签部门、会签人”等字段。
具体规定详见《规章制度制定程序管理规定》。
六附则
本制度由办公室起草并解释，自发布之日起执行。
附件：
1、《XX有限公司文件》格式
2、《通知、通报》格式
3、《会议纪要》格式
附件1：
XX市XX房地产集团有限公司文件
XX【2010】第xxx号签发人：
XXX
关于XXXXXXXXXXXXX的请示
XXX局:
首先，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX！
XX市XX有限公司成立于1998年9月，注册资金5000万元，具有房地产开发三级资质，是以房地产开发为核心，集房地产开发、市政工程施工、商业管理运营、物业服务管理等业务为一体的综合性企业，目前拥有各类专业技术人才80余人。
……
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
以上，如无不当，请批示！
XX市XX有限公司
二〇一〇年十月十八日
主题词：
成立支部请示
抄送：
公司各部门、办公室存档
XX市XX有限公司办公室2008年10月18日印发印发30份
附件2：
关于XXXXXXXXXXXXXXXX的通知
XX办通字【2009】第XX号
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，现通知如下：
1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
3.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
……
2009年XX月XX日
抄报：
总经理各副总经理
抄送：
各部门业务中心
行文部门：
XXXXX部编制：
审核：
附件3：
总经理办公会会议纪要
XX总纪字【2010】第XX号签发：
会议时间：
2009年8月19日16:
30—17:
30
会议地点：
总经理办公室
参加人员：
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
会议主持：
XXXXX
会议内容：
XXXXXXXXXXXXXX
会议形成决议，如下：
1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；
2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
3.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
……
2010年XX月XX日
抄报：
总经理各副总经理
抄送：
财务部经营管理部人力资源部
编制；审核：
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