《应用写作》讲义.docx
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《应用写作》讲义
《应用写作》讲义
应用写作概论
教学目的及要求：
1、理解应用文的概念、特点和分类。
2、理解和领会应用文的主旨、材料、结构、语言表达等有关知识。
教学重点：
主旨和材料、应用文的结构和语言特点
教学课时：
4课时
教学内容：
一、应用文概述
（一）应用文的概念
按性质和功用的不同，可将文章划分为两种类型：
一种是欣赏性文章，一种是实用性文章。
前者主要指各类文艺作品，如小说、诗歌、散文、戏剧等，文艺作品的写作通常被称为文艺创作；实用性文章则是指人们在工作、科研、生活、学习中广泛应用的、为解决实际问题而撰写的文章。
实用性文章又有广义和狭义两个概念，广义的实用性文章包括一般的记叙文、说明文、议论文、应用文等，狭义的实用性文章就是指应用文。
香港陈耀南教授在《应用文概说》一书中说：
“应用文，就是应付生活、用于实务的文章”，凡个人、团体、机关相互之间，公私往来，用约定俗成的体裁和术语写作，以资交际和信守的文字，都叫应用文。
我们认为，应用文是党政机关、人民团体、企事业单位和人民群众个人处理公务或日常事务时使用的具有较为固定格式的文章的总称。
（二）应用文的特点
1、实用性
2、真实性
3、规范性
4、简约性
5、时效性
（三）应用文的分类
1、行政机关公文
2、事务文书
3、经济文书
4、法律文书
5、社交礼仪文书
二、主旨
（一）主旨的概念
主旨是文章的中心意思，是作者的意图、主张或看法在文章中的体现。
（二）确立主旨的原则
1、正确
2、鲜明
3、集中
4、深刻
（三）确立主旨的方法
1、揭示事物本质
2、反映时代精神
（四）表现主旨的方法
1、标题明旨
2、开宗明义
3、文末点题
4、段首显旨
三、材料
（一）材料的概念
应用文的材料是指作者为了某一写作目的，收集或积累的能够表现文章主旨的事件、事例、数据、道理及资料等。
（二）占有材料
1、观察生活，体验生活，从生活中取得第一手材料
2、调查采访
3、积累材料
撰写笔记；资料卡片；剪贴资料；网络查阅
（三）选材
1、真实
2、典型
3、新颖
（四）剪裁
1、要服从主旨的需要
2、要合理安排材料的顺序
3、要点面结合
4、要详略得当
四、结构
（一）结构的概念
结构就是文章内部的组织和构造，是对观点与材料、内容与形式进行组织安排的具体形式。
（二）结构的原则和要求
1、结构的原则
（1）要服从主旨的需要
（2）要体现文体的特点
2、结构的要求
（1）合理
（2）严谨
（3）固定
（三）结构的内容
1、段落和层次
安排结构层次的常见顺序有：
时间顺序；逻辑顺序；总分顺序；综合式
2、过渡和照应
3、开头和结尾
应用文的开头主要有以下几种：
目的、根据式；概述情况式；提问式；结论式
应用文的结尾有以下常见形式：
总结式；号召式；公文式
五、语言
应用文的语言特点：
（一）准确
1、专业术语和行业用语的大量使用
2、合理地使用一些经核查无误的数字
3、长句、复句较多
（二）简明
语言简明，就是能用尽可能少的语言材料，把尽可能多的信息明明白白地传递给读者。
（三）平易
平易即平实自然、晓畅易懂。
（四）庄重
应用文不宜使用文学语言，也不宜使用口语、方言。
具体要求是：
1、使用规范化的书面语言
2、选用含义明确而限定准确的词语
3、使用应用文专用词语
六、表达方式
在应用文体中，说明、叙述、议论是常见的表达方式。
1、说明
要求：
抓住特征；客观科学；准确简明
2、叙述
要求：
真实可靠；交代清楚；线索清晰
3、议论
要求：
庄重；简洁
七、文章修改
（一）修改的方法
1、求助法
2、诵读法
3、热改法与冷改法交替使用
（二）修改符号
1981年12月，我国发布了中华人民共和国专业校准GBI一81《校对符号及其用法》。
该标准规定的符号共有22种，常用的有9种。
第一章行政机关公文
教学目的及要求：
1、理解公文的概念、特点、功用、分类。
2、理解公文的构成要素和格式，逐步掌握公文必备要素的写法；了解公文的印装要求。
3、明确行政机关公文的办理程序。
4、学习写作通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等常用文种。
教学重点：
公文的概念，公文的构成要素和格式，通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等常用文种的写作。
教学课时：
16课时
教学内容：
一、概述
（一）公文的概念及特点
“公文”也即公务文书，有广义和狭义两种不同理解。
广义：
指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料。
包括两类：
①法定公文，又称通用公文；②事务文书，又称常用文书。
这里所说的行政机关公文是指狭义的公文而言。
狭义的公文即法定公文，主要是指国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的13类公文。
这是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》共列出14类党的机关常用的公文。
概括地说，公文从内容到形式至少应当具备两大特征：
一是从内容方面来看，公文的内容必须是公务活动内容的反映；二是从形式方面来看，公文有着固定的体式。
具体地说，公文主要有以下特点：
1、法定性
2、政策性
3、实用性
4、时效性
5、规范性
（二）公文的基本功用
1、颁布法规，传达指示
2、反映情况，请示工作
3、联系工作，商洽公务
4、宣传教育
5、依据凭证
（三）公文的分类
1、按照行文关系和行文方向分类
（1）上行文
（2）平行文
（3）下行文
2、按照紧急程度分类
（1）紧急公文
（2）普通公文
紧急公文还分“特急”和“急件”两类。
3、按照有无保密要求及机密等级分类
（1）普通文件
（2）保密文件
保密文件按秘密等级不同又有“绝密”、“机密”、“秘密”三种。
4、按照具体职能不同
（1）法规性公文
（2）指挥性公文
（3）报请性公文
（4）知照性公文
（5）联系性公文
（6）实录性公文
二、公文的体式
公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。
体式固定、规范是公文的一大特征，也是公文的作用得以实现的重要保证。
（一）公文的构成要素和格式
中华人民共和国国家标准（GB/T9704－1999）《国家行政机关公文格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。
置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体，置于主题词以下的各要素统称版记。
下面按《国家行政机关公文格式》的规定，分别介绍各要素在公文中的排列顺序和格式。
1、眉首部分
眉首部分又称文头部分，通常是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成的。
（1）公文份数序号
公文份数序号又称印制编号，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
份数序号要用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。
（2）秘密等级和保密期限
秘密文件要注明密级，密级标识有“绝密”、“机密”、“秘密”三种。
（3）紧急程度
在紧急公文的文头部分要根据紧急程度分别标注“特急”或“急件”的字样。
（4）发文机关标识
发文机关标识又称公文版头，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，如“国务院文件”、“××市人民政府文件”、“湖北三峡职业技术学院文件”等；某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。
（5）发文字号
发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号，由发文机关代字、年份和序号组成，如国务院文件“国发〔2000〕23号”中，“国发”是发文机关代字，括号中“2000”是发文年份，“23号”是文件序号，表明这份文件是国务院在2000年度制发的第23号文件。
联合行文，只标明主办机关发文字号。
年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。
（6）签发人
上行文应当注明签发人、会签人姓名。
2、主体部分
主体部分又称行文部分。
这一部分通常是由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成的。
（1）标题
发文机关名称、发文事由、公文文种是构成公文标题的三个基本要素。
按照这三个要素是否完全具备及其组合情况的不同，可将公文标题划分为三种形式：
第一种是发文机关名称、发文事由和公文种类三个要素全部具备的公文标题，如《湖北三峡职业技术学院关于表彰2009届优秀毕业生的决定》。
第二种是由事由和公文种类两个要素构成的公文标题，如《关于印发〈教育类公文主题词表〉的通知》。
第三种是由发文机关名称和公文种类两个要素构成的公文标题，如《国务院紧急通知》、《中华人民共和国主席令》。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
有些法规性公文在标题之下还有题注一项，用以说明某项法令、规定等通过或批准的时间、程序或开始生效的时间。
题注一项的内容要写在括号内。
（2）主送机关
主送机关是负有公文处理责任的受文机关，是公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（3）正文
这是一份公文的核心部分。
在一份比较复杂的公文中，正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。
①开头
常见的写法有：
目的式；根据式；缘由式
②主体
这一部分的写法多种多样，后面将结合具体文例加以介绍。
③结尾
以下几种写法用得较多：
归结式；说明式；申明式；祈请式；期望式
（4）附件说明
公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（5）成文时间
成文日期应以机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
电报以发出日期为准。
成文日期要用汉字标注，并将年、月、日标全，“零”写为“0”。
（6）公文生效标识
公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。
联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（7）附注
公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
3、版记部分
版记部分又称文尾部分，通常是由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间等项目构成的。
（1）主题词
主题词是标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语。
公文应当标注主题词。
上行文按照上级机关的要求标注主题词。
标引顺序是先标类别词，再标类属词。
在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。
（2）抄送机关名称
抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（3）印发机关和印发时间
公文的印制工作一般由发文机关的具体办公部门承担。
印发时间不同于发文时间，这是指公文开印的具体时间。
（4）反线
版记中各要素之下均应加上一条反线。
（二）公文的印装规格
1、公文用纸的规格
公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。
张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
公文用纸的页边（留空处）与版心的具体尺寸为：
公文用纸天头（上白边）为：
37mm±1mm
公文用纸订口（左白边）为：
28mm±1mm
版心尺寸为：
156mm×225mm（不含页码）
2、公文排版的规格和要求
3、印刷要求
4、装订要求
三、公文写作的基本要求
（一）要熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定
（二）要了解实际情况
（三）要遵循各项行文规则
四、公文的办理程序
公文的办理分为发文办理和收文办理。
（一）发文办理
发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
1、拟稿
拟稿是指公文文稿的草拟。
凡属重要公文，应由机关领导人亲自草拟文稿；一般性公文，可由秘书部门或业务部门拟稿。
按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，草拟公文应当做到：
符合国家的法律、法规及其他有关规定。
如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明；情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定；拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日；结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“
（1）”；应当使用国家法定计量单位；文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
2、审核
文稿在送交负责人签发之前，应当由办公厅（室）进行审核。
公文从内容到形式的所有构成要素都在审核的范围之内。
其中，审核的重点是：
是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。
3、签发
签发是发文机关领导人经过审核，在同意发出的文稿上签字的步骤。
以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
签发人要签署姓名和时间。
4、复核
公文正式印制前，文秘部门应当进行复核。
复核的重点是：
审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
5、缮印
缮印是指文件的印制和校对。
6、用印
在缮印完毕的文件上加盖发文机关印章后，文件便可正式生效。
盖章要端正、清楚。
7、登记、分发
文书档案管理部门应对所发公文的文号、标题、签发人、拟稿部门、密级、紧急时限、收文单位、件数、发文日期等内容进行登记，然后将公文原稿及二至三份公文正本立卷收存。
（二）收文办理
收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
1、签收
签收是指收件人员在对方的传递单或送交簿上签字，以表示文件收到并明确责任。
2、登记
来文由文书（或专人）统一登记，其办法一般应按主送件、抄送件分别以本机关收文顺序统一编号，登入《收文登记簿》。
抄送件可直接送往有关部门。
3、分发
分发要重点抓好分类、分办两个环节。
分类是指文书根据文件内容及处理方式，对收到的来文划分为阅件、转办件、催办件三类；分办是在对文件登记分类后，分别按分工转给有关办文人员办理，分办文件应及时。
4、拟办
拟办是指办文人员对来文应由哪位领导审批，哪一部门承办，以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见，供领导人批办时参考。
5、批办
机关领导人签批具体承办意见，包括制定谁（部门或人）负责办理，如何办理，办理到什么程度，以及时限等；然后文书根据领导人的指示，把文件分别送交有关人员和部门办理。
6、承办
凡是经领导人批办的公文，具体的承办人或部门要抓紧办理，不得延误、推诿。
紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。
对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
7、催办
送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
目的是防止漏办、积压延误。
8、归档
公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
五、几种常用公文的写法
（一）通知
1、通知的用途
《国家行政机关公文处理办法》规定：
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
2、通知的写法
按其内容和功用的不同，可将通知分为批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知等几种。
（1）批示性通知
批示性通知有三种：
一为“颁发”型通知，二为“转发”型通知，三为“批转”型通知。
“颁发”型通知是指用来发布行政法规和规章或印发有关文件的通知。
如《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。
“转发”型通知是指用来转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文的通知。
如《（湖北）省教育厅转发教育部办公厅关于进一步落实学校秋季开学甲型H1N1流感防控措施的紧急通知》。
“批转”型通知是批示转发下级机关发来的公文的通知，其写法与“转发”型通知基本相同。
如《湖北省人民政府批转省发展和改革委员会、省教育厅关于进一步加强全省普通高中建设管理若干意见的通知》。
（2）指示性通知
上级机关宣布要求下级机关办理或执行的事项，但限于发文机关的权限，或因其内容不宜用命令（令）或决定的，可用指示性通知。
如人事部、教育部、国家语言文字工作委员会《关于开展国家公务员普通话培训的通知》。
（3）告知性通知
告知某一具体事项，可用告知性通知。
这类通知是机关日常工作经常会用到的公文文种。
比如，设立或撤销机构、迁移办公地点、启用或更换印章、修改行政规章、修正或补充文件内容、调整办公时间等各种事项，都可以写入告知性通知。
如《湖北三峡职业技术学院关于成立规划委员会的通知》。
会议通知是告知性通知的一个重要的类别，其用途仅限于通知会议的召开及有关事项。
（4）任免通知
（二）通报
1、通报的用途和种类
《国家行政机关公文处理办法》规定：
通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
根据通报的具体用途的不同，可将通报分为三类：
第一类是表彰先进的表彰性通报；第二类是批评错误的批评性通报；第三类是传达重要精神或情况的传达性通报。
人们平时所说的通报表扬、通报批评和通报情况，就是对三类通报的用途的概括。
2、通报的写法
（1）表彰性通报
表彰性通报的具体用途是表扬好人好事，树立典型，推广经验，号召广大干部、群众向先进单位或个人学习，把工作做得更好。
表彰性通报的正文一般包括介绍先进事迹、宣布表彰决定和发出学习号召等几项内容。
（2）批评性通报
批评性通报是通报中用得较多的一类。
这类通报主要用来批评后进，处罚错误，以使广大干部群众引以为戒，吸取教训，防止类似问题的出现。
批评性通报的正文一般包括叙述事实，指明危害，分析错误性质，申明通报决定，提出引以为戒的要求和切实可行的防范措施等内容。
（3）情况通报
情况通报是向有关部门和人员传达重要情况，发布重要信息，以使人们掌握情况，明确问题，了解形势，便于统一思想和行动，使工作协调发展的通报。
情况通报正文的写法主要有两种。
一种是先写发布通报的缘由，然后写明事项，最后提出要求和希望。
事项较为单一的通报多采用这种写法；另一种是将内容按问题进行划分，分成若干个部分来写。
事项较多、内容较复杂的通报可采用这种写法。
（三）报告
1、报告的用途
《国家行政机关公文处理办法》规定：
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
报告是下级机关呈送上级机关的上行文文种，中下级机关特别是基层单位和部门常会用到这一文种。
2、报告的分类
按其性质的不同划分，可将属于行政公文范畴的报告分为：
（1）综合报告
为使上级机关全面了解工作状况或有关情况而制发的报告，就是综合报告。
内容全面，带有工作总结的某些特征，是这类报告的特点。
（2）专题报告
专门反映某一事项或某一方面的工作情况的报告，是专题报告。
内容集中、单一，常常写在上级机关部署某项工作任务或某一事件出现之后，是这类报告同综合报告的主要区别。
按其行文的直接目的的不同，可将报告划分为：
（1）呈报性报告
呈报性报告是单纯向上级机关汇报工作，反映情况，而不要求转发的报告。
（2）呈转性报告
呈转性报告是指针对涉及面广，特别是涉及其他平行机关或不相隶属机关的工作的问题，提出处理意见或建议，请上级机关审阅并批转有关机关的报告。
3、报告的写法
结合例文讲授。
（四）请示
1、请示的用途
《国家行政机关公文处理办法》规定：
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
请示的使用主要有两种情况：
请求上级机关给予指示的请示，主要应在遇到现有的方针、政策及法规、规定所不曾涉及的新情况、新问题，或政策界限难以把握时使用；请求上级机关予以批准的请示，主要应在遇到超越本机关的职权范围，或本机关人员对之看法、意见不是完全一致的问题时使用。
另外，某些业务主管部门就带有普遍意义的问题提出看法，希望领导机关批转有关单位时，也可以使用请示。
凡属本机关职权范围之内，并已有明确的方针、政策或法规、规定作参照的一般问题，都应当自行处理，而不必向上级机关请示。
2、请示的写法
按照请示内容和请示目的的不同，可将请示分为请求指示的请示和请求批准的请示两类。
（1）请求指示的请示
请求指示的请示是针对工作中出现的具体问题，向上级机关申明情况，请求予以答复和下达处理意见的请示。
写这类请示，应把重点放在情况的陈述和问题的强调上。
（2）请求批准的请示
请求批准的请示是就某一问题或事项提出本机关的处理意见，请求上级机关给予批准或表明态度的请示。
写这类请示，要把重点放在意见、办法的说明上。
3、写作请示的注意事项
（1）要正确选用文种。
（2）要做到一文一事。
（3）要避免多头请示。
（4）要避免越级请示。
4、报告与请示的区别
（1）具体功用不同。
报告是呈阅性公文，主要用途是向上级机关汇报工作、反映情况，陈述的特点突出。
在报告中不能夹带请示事项；而请示则为呈批性公文，主要作用是向上级机关请求指示或批准。
（2）内容含量不同。
综合性报告大都涉及多个事项，即使是专题性报告，也往往要涉及一个事项的几个方面，内容含量大、篇幅较长的报告比较多见；而请示的撰写则强调一事一文，内容单一、篇幅较短的请示比较多见。
（3）行文时机不同。
报告可以在工作进行之前行文，也可以在工作进行当中行文，而更多的是在工作完成之后行文；而请示则必须事前行文，不能“边干边请示”，更不能“先斩后奏”。
（五）批复
1、批复的用途
《国家行政机关公文处理办法》规定：
批复适用于答复下级机关的请示事项。
对下级机关的请示，一般可用批复来答复。
以批复的形式答复的请示事项，一般是比较重要但涉及面不是很广的事项。
2、批复的写法
批复的写法比较简单。
3、写作批复的注意事项
（1）要态度鲜明。
（2）要全面周详。
（3）要迅速及时。
（六）函
1、函的用途
《国家行政机关公文处理办法》规定：
函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
在公文的应用中，函的用途是比较广泛的。
函既可以在平行机关及不相隶属机关之间使用，也可以在上下级机关之间使用。
2、函的分类
按行文方向的不同，可将函分为去函和复函。
按内容的不同划分，可将函分为知照函、催办函、邀请函等等。
目前，经常使用的函有四种，即商洽性函、询问性函、答复性函和请求性函。
3、函的写法
（七）会议纪要
关于会议纪要，放到后面“第三章会议文书”讲授。
第二章事务文书
教学目的及要求：
1、理解计划的概
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