文件控制作业流程文档格式.doc
《文件控制作业流程文档格式.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件控制作业流程文档格式.doc（10页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
3
部门负责人
《流程/制度意见反馈表》
经审核完成后，文件编制部门将文件转交相关部门会签。
4
文件会签完成后，文件编制人员按文件审批表的要求交权责人员审批。
5
人事行政部文控
文控员
《文件发放/回收登记表》
经批准的文件，文件编制部门将文件交文控员，文控员按文件会签的范围发放。
6
文件保管人员
文件保管人员在接收到文件后登记入册，并将作废文件回收。
7
《文件传阅清单》
文件一经颁发，各职能部门对收到的文件转交相关人员传阅并签名确认。
8
文控中心
《文件受控目录清单》
1、公司的手册、作业流程、制度、规范、控制卡、标准、图纸、作业指导书等文件的原版由文控员归档。
2、受控文件各相关部门妥善保管。
1.0目的
对公司各类文件进行有效控制，保证文件得到合理使用、规范管理。
确保公司标准化管理有效实施，并持续改进。
2.0适用范围
适用于本公司内部文件及外来文件的控制和管理，本流程对文件的编制、审批、标识、
发放、使用、更改、回收、作废、销毁和归档等做了具体规定。
3.0定义：
3.1管理类文件：
作业流程的支持性文件或对公司特定的运作进行制度化、标准化规定的文件。
如办法、规定、制度、准则、流程、控制卡等。
3.2技术类文件：
描述产品信息或对生产作业、产品检验进行标准化规定的相关文件，如：
产品设计图纸、工艺文件、作业指导书、产品标准、检验规范、验收准则、操作规范等。
3.3行政类文件：
公司行政管理中形成的相关文件，如：
任命书、聘任书、军令状等
4.0职责
4.1总经理：
负责公司一、二阶文件的核准。
4.2管理者代表：
负责公司质量手册的编写与审核，程序文件的审核及全公司标准文件的协调工作。
4.3人事行政部文控员：
负责全公司标准化文件的归口管理。
4.4各职能部门：
负责与本部门有关文件的编写、控制和管理。
5.0作业规范
5.1文件结构：
5.1.1本公司文件结构分为四阶，如下图：
品质手册一阶文件
程序文件二阶文件
作业指导书三阶文件
四阶文件
表单记录
5.1.2质量手册的编号原则
LERM……QA……2010
年份
文件类别
公司代码
5.1.3作业流程
5.1.3.1作业流程的编号原则
LERM…… P……
流水号
作业流程代码
部门代码
公司代号码
5.1.3.2作业流程的编写格式
首页为流程图
1.目的：
叙述制定该作业程序的目的。
2.范围：
说明该作业程序的适用范围。
3.定义：
解释程序内容中非通用词的含义，若没有则注明无。
4.职责：
作业内容中所涉及到的主要部门及其职责。
5.作业流程：
说明该程序的工作流程。
6.参考文件：
列出该流程所引用的相关文件的名称。
7.应用表单：
列出该流程所使用的表单名称及编号。
8.管理约定：
说明违反该流程作业的相关处罚规定。
9.考核指标：
列出该流程所产生的关键指标。
5.1.4制度/规范/标准/控制卡/作业指导文件
可分为管理类、技术类和行政类的文件，具体如下：
5.1.4.1管理类文件
A.编号原则
LERM…… I……
管理类文件代码
B.编写格式
首页为流程图（必要时）
1、目的：
叙述制定该管理规定、制度的目的。
2、范围：
说明该管理规定、制度等的适用范围。
3、定义：
解释该管理规定、制度等内容中非通用的词的含义，若没有则注明无。
4、职责：
5、作业内容：
说明该管理规定、制度等的作业内容。
6、参考文件：
列出该管理规定、制度等所引用的相关文件的名称。
7、应用表单：
列出该管理规定、制度等所使用的表单名称及编号。
8、管理约定：
说明违反该管理规定、制度等相关处罚规定。
9、考核指标：
第5-9项为建议格式，其编写格式可根据文件的实际需要进行编写。
除以上格式外,文件中还必须包括：
文件名称、文件编号、文件版本、审批、生效日期、页码等。
5.1.4.2技术类文件:
技术类文件的编号、格式、管理等内容与管理类文件同（略）。
5.1.4.3行政类文件:
行政类文件的编号、格式、管理等内容与管理类文件同（略）。
5.1.5部门代号与编号如下表：
部门
部门编号
总经办
G
01
生产部
P
07
稽核办
C
02
人事行政部
R
08
业务部
S
03
PMC部
M
09
品管部
Q
04
财务部
F
10
工程部
E
05
采购部
B
11
仓库
W
06
外来文件
V
5.1.6表单LERM…
流水号+版本
部门流程（制度）
5.2文件控制要求
5.2.1本公司文件分为“受控文件”和“非受控文件”两类，非受控文件为参考文件，在文件更新时不进行回收。
5.2.2受控文件必须控制，各部门对本部门保管的各类受控文件分类建立《文件受控目录清单》，妥善保管。
在稽核时，10分钟内不能找到相应受控文件的，处罚保管人员及部门负责人5元/份,遗失或故意损坏受控文件，处罚保管人员及部门负责人10元/份。
5.2.3所有受控文件不得私自复印、外传。
有以上行为者，处罚责任人50元/份。
5.2.4各部门应爱护受控文件,禁止在受控文件上进行乱涂、乱画及随意修改，一经发现，处罚责任人5元/处。
5.3文件控制流程
5.3.1文件编制、审核、批准
5.3.1.1各部门及相关人员根据生产/工作/公司需要编制手册、作业流程、制度、规范、作业指导书等文件，并按下表要求交相关负责人审核。
审批类别
编制
审核
批准
手册
品质稽核专员
管理者代表
总经理
作业流程
部门主管/经理
副总经理
制度/办法
部门经理
作业指导书、检验标准、规范等技术文件
部门经理/副总
5.3.1.2经审核后的手册/作业流程/制度等文件由编制部门按文件会签要求转交相关部门会签，会签单位由文件编制部门确定，审核人员确认。
文件会签时，如相关部门有建议或意见，可填写《流程/制度意见反馈表》至文件编制部门，如双方意见不能达成一致，由文件审核人员做最终裁决。
文件在审核完成后，必要时，文件编制部门可召集所有需会签的单位及文件审核、批准人员进行流程/制度研讨，具体流程按《会议管理制度》执行。
5.3.1.3经会签完成的文件,编制部门将文件交权责人员批准后,并填写《文件发行申请单》经权责人员审核后交人事行政部文控员。
5.3.2文件发放
5.3.2.1文件编制部门将经批准的文件及《文件发行申请单》交人事行政文控员，文控员对文件进行确认，如有异议，则在4个工作小时内反馈给文件编制部门，如双方意见不能达成一致,管理者代表或总经理裁决。
如无异议则在8个工作小时内按文件会签的范围发放，发放前在《文件发放/回收登记表》上登记，原稿存档，下发文件为原稿复印件，并要加盖“文件发行章”及部门受控号。
5.3.2.2文件发放应在《文件发放/回收登记表》上作好各项记录，包括：
a、文件名称，编号及版次号
b、文件的发放部门和场所
c、文件发放数量、日期
d、文件发放人员签名
e、接收人登记确认并签名
f、回收记录
5.3.2.3各职能部门主管须指定文件保管人员或自行保管，对接收的文件分类登记和存档。
5.3.2.4在文件发放时，文控对更改或换版文件应及时收回相应文件的作废版本，并在《文件发放/回收登记表》上作好记录，所有作废文件必须在8个工作小时内回收。
5.3.3文件的使用
5.3.3.1文件一经颁发，各职能部门对收到的文件要制定《文件传阅清单》，交相关人员传阅并签名确认，8个工作小时内必须传阅完毕，以达到内部沟通，统一行动的目的.
5.3.3.2确保使用者获得有关版本的适用文件，确保使用场所无失效或作废（无标识）文件。
5.3.3.3受控文件只准在本公司内部使用，如需复印或对外提供，由责任人员填写《文件领用申请单》，经部门负责人审核，管理者代表批准后执行，违者给予50元/次的罚款。
5.3.4文件的更改
5.3.4.1使用中的文件，如需要更改，由更改提出部门填写《文件更改/废止申请表》，阐明更改理由及内容，交原文件编制部门。
文件编制部门评估并做出是否更改的决定，并在4个工作小时内反馈给更改提出部门。
如确定进行更改的，按原文件审批的程序进行审批，如确定不进行更改，须说明原因。
如双方意见不能达成一致时，报管理者代表裁决。
当原审批部门变动时，接收原部门相应工作的部门履行相应职责。
职责不能确定时，由管理者代表裁决。
5.3.4.2文件编制部门在审批完成,将更改的文件页及《文件更改/废止申请表》交人事行政部文控员，文控员发放更改的文件页及《文件更改/废止一览表》至原文件发放部门，同时收回作废页文件，并加盖“作废”印章。
5.3.4.3各职能部门在4个工作小时内填写和更新《文件受控目录清单》，确保文件的更改及修订状态能清楚地得到识别。
文控员每月提供一份有效的文件发放清单。
5.3.5文件的换版和废止
5.3.5.1文件更改、换版以版本/更改次数为标识，版本可按字母A、B、C……排序（I、O禁用），每页的版次按1、2……表示，如A/0、A/1、A/2……。
当文件任一页版次修改到5次时或有大幅度更改时，原文件编制部门可换版。
发文部门将新版本文件及《文件更改/废止申请表》交文控员，文控员收回作废版本，并加盖“作废”印章，可立即销毁；
作废的原稿加盖“作废”章后归档。
5.3.5.2文件作废，由原文件编制部门提出《文件更改/废止申请表》，经原审批人审批后交文控员，文控员收回作废版本，并加盖“作废”印章，可立即销毁；
5.3.6文件的归档
5.3.6.1公司的手册、作业流程、制度、规范、控制卡、标准、作业指导书等文件的原版及电子档由人事行政部文控员归档；
由工程部发出的技术资料，仍由技术部内部管理。
5.3.6.2保管期限
a、废止的手册、作业流程、制度、规范、控制卡等需永久保存。
b、工程技术性文件的保管期限为5年，管理类、行政类文件的保管期为3年。
5.3.7文件的销毁
作废文件原稿保存到期后，由文控员提出《文件销毁申请/记录表》，经原编制单位主管审批，管理者代表核准后,由文控员在8个工作小时内销毁。
5.3.8外来文件管理
5.3.8.1外来文件识别:
外来文件包括相关法律法规、国际/国家/行业标准、客户提供文件等，根据其类型分别由人事行政部、品管部、技术部负责识别，具体如下表。
文件种类
法律法规
测试标准
产品标准
计量标准
客户技术资料
负责部门
5.3.8.2人事行政部、业务部、品管部、工程部等相关部门在接收到外来文件时，将文件按上表要求交相关部门审核，审核部门主管对文件审核后，确定文件是否需转化为内部文件及发放。
如需转化或发放，则由审核部门将相应文件交责任部门进行文件转化或确定文件发放的范围，填写《文件发行申请单》后交文控员，文控员按5.3.2的要求进行文件发放。
如不需发放，接收部门将文件交文控员保存。
5.3.8.3文控员对于外来文件分类保管,并建立《外来文件清单》。
文控员在接到外来文件时，对外来文件进行编号，如外来文件有编号，则采用其原编号，如外来文件无编号，则按5.3.8.5的要求进行编号,并在4个工作小时内登入或更新《外来文件清单》。
5.3.8.4外来文件的更改和废止按5.3.4-5.3.5执行。
5.3.8.5外来文件编号原则
LERM…V ……
文件类别代码
外来文件代码
6.0参考文件
6.1《技术文件控制作业流程》
6.2《记录控制作业流程》
7.0应用表单
7.1《流程/制度意见反馈表》
7.2《文件受控目录清单》
7.3《文件发放/回收登记表》
7.4《文件领用申请表》
7.5《文件更改一览表》
7.6《文件更改/废止申请表》
7.7《文件销毁申请/记录表》
7.8《外来文件清单》
8.0管理约定
8.1各部门文件保管人员须按要求建立《文件受控目录清单》，违者，处罚10元/次。
8.2文件的更改一定要按规定提出《文件更改/废止申请表》交文控员，经审批后执行，不允许私自更改，违反者，处罚10元/次。
8.3未按流程中规定时间完成作业的，对责任人处罚10元/次。
8.4文件的编制、审批、发放、使用、换版、保管归档、销毁、废止有违反本流程规定的，对责任人处罚10元/次。
8.5违反流程其它规定的，对责任人一律处罚10元/次。
9.0考核指标
9.1文件收发及时率
指标名称
文件收发及时率
统计公式
单位时间内实际按时收发文件次数/单位时间内总收发文件次数*100%
统计部门
文件编制部门
被考核部门
统计时机
每周/每月
升级会员 