行政管理制度附表格.docx

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行政管理制度附表格

行政管理制度（附表格）

1、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，须到行政部门填写《证照使用申请表》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门负责人及行政部负责人签字确认后，可以到行政部门办理相应手续。

2、行政部门证照保管人仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印

等业务，其它任何人提出的任何要求，均不予受理。

3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过7天。

4、公司证照不得丢失、损坏。

如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。

5、公司的营业执照正、副本不得外借，不得与其他单位、组织及第三人共同使用。

不得擅自以公司的名义为本人、其他单位、个人提供担保、贷款、抵押，也不得擅自以公司的名义向其他单位、组织、个人借款

6、电子档证件必须妥善保存，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。

7、公司各员工不得利用公司证照签订各种假经济合同，不得利用证照进行违法活动等。

四、印章的使用管理

1、印章的刻制、启用

（1）公司各部门需刻制印章时，按要求填写《印章刻制申请表》，报部门经理审核，总经理审批。

申请批准后，由行政部负责统一刻制，启用前颁布印鉴启用通知的红头文件，在启用日期前使用视为无效。

（2）公司批准成立的新部门待正式红头文件下发后，根据工作需要方可申请刻制该部门印章。

（3）各种印鉴均由行政管理部颁发，颁发时应留下印模并登记备案。

（4）专人领取印鉴时，需要印鉴备案表上签字。

（5）印章丢失时应立即向公司负责人报告，并依法公告作废，重新刻制。

2、印章的使用、停用

（1）公司的印章未经公司负责人批准和授权，不得擅自重刻、复制、注销。

（2）公司各员工不得利用公司印章签订各种假经济合同，不得利用印章进行违法活动等。

（3）公章、合同专用章的使用决定权为总经理，其它各印章的使用决定权由总经理根据实际工作需要进行授权。

（4）公司员工因私一般不予用印（公章）确需用印时，必须报清用印目的，经部门负责人审核后，填写《用印登记表》，经行政部负责人、总经理签字后方可用印。

重要合同及公司级文件需用印，总经理因事不在，可电话向总经理汇报，

确认后方可使用，事后补办手续。

（5）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章。

（6）因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用。

（7）公司因名称变更、部门撤销、印章式样改变等情况需启用新印章时，旧印章停止使用，由行政管理部下发《关于停止xx印章使用的通知》。

（8）行政部将停用的作废章收回，经总经理批准，应封存的予以切边或存入档案里封存，无须封存的则销毁。

3、用印的方法

（1）合同、合同性质协议等重要文件要加盖公章。

（2）正确按行文规定和格式要求加盖印章；文件正本、重要文件或页码较多文件要加盖骑缝章，副本也要盖章。

五、正常情况下印章或证照严禁外携，如有特殊需要，按照以下程序办理：

1、使用人填写《印章、证照使用申请单》，由部门负责人、总经理签字。

2、印章或证照外携，使用时始终保持两人同时在场，并保证印章或证照的安全。

3、外携印章或证照使用完毕后应迅速归还印章保管者，办理交接手续。

4、公司内部使用的文件，除特殊要求外可省去公章。

5、如需使用证照的复印件，证照保管者对其理由进行审查，无疑问后可按照手续，填写《印章、证照使用请示单》，行政部负责人签字后方可使用。

六、证照管理责任人离调职时，应按离职制度的规定填写移交单，并逐项清点移交。

第五章介绍信管理

一、公司介绍信由人力行政部负责保管开具。

二、保管人员在开具介绍信时，应对事由把关，难以把握的事由应请示公司领导后再决定是否开具。

三、严控开具盖有公章的空白介绍信。

如确需开具，当事人应书面申请并经公司领导批准后才可开具；事后，当事人要书面报告使用情况。

四、介绍信开具后，如因情况变化未使用，应退还保管人员，将其贴在原存根处，并注明原因。

五、介绍信存根应存档备查。

第六章证照的年检

公司必须按照各地有关部门（工商局、税务局等）的要求，按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。

一、证照的年审、变更、延期等相关手续办理：

1、行政类证照由行政部门专人负责办理。

2、财务类证照由财务部门专人负责办理。

3、其他证件由最初办理证件的部门办理，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报具体工作。

二、根据《企业年度检验办法》第五条的规定，年检起止日期为每年的3月1日至6月30日。

登记主管机关在规定的时间内，对企业上一年度的情况进行检查。

行政部负责人应当于3月15日前向登记主管机关送报企业年检材料。

第七章相关责任

一、证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任。

二、证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。

借阅，不得将证件转借其他人使用。

三、公司有下列违规情形之一的，给予责任人通报批评，并按照造成的不良影响、名誉损毁和经济损失程度，对责任部门和责任人给予相应的违规处罚：

1、证照使用、保管单位（部门）和个人擅自翻动、复印或外借公司证照类文件，对责任人给予500元罚款，后果严重的加倍处罚并给予扣除全年绩效工资的处分。

触犯法律的，立即开除并移交司法机关处理。

2、不按规定上报资料，造成证照申报、登记、变更、年检、注销等不能按

时办理的，给公司造成损失者，视情节轻重进行200-500罚款。

3、公司及所属单位各种认证证书、标志未按认证机构有关证照使用和管理规定，造成不良后果的，视情节轻重进行200-500元罚款。

4、不按公司证照管理办法使用证照而被投诉，造成公司及所属各单位名誉损毁和其他利益受到侵害的，对责任人给予300元罚款。

5、印章、证照借出期间，要妥善保管。

如遇证、照丢失，要及时上报公司并按有关规定刊登公告，声明作废，补证的一切费用由当事人负责，并处罚款300元。

此外如情节严重，还将追究责任人的法律责任。

7、如发现伪造公司证照和印鉴时，应立即向公司汇报，开除当事人并由公司配合司法部门追究当事人的刑事责任。

8、超出审批范围使用公司证照的外部人员，对责任人罚款500元；造成严重损失和影响者追究其法律责任 。

第八章附则

一、本制度由行政部门负责解释及修改；由总经理办公会批准后执行。

该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订,修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。

公司全体员工应遵循最新版本的规定。

二、本制度自下发之日起实行。

公司公章使用登记表

日期

用章缘由

使用人姓名

公司领导签字

备注

公司证照使用登记表

日期

使用缘由

使用人姓名

公司领导签字

备注

第二收文管理办法

深圳国房基金管理有限公司

文件编码

GF-XZ-A002

名称

收文处理办法

页数

9/49

第一条本办法所指的文件是

1.外部社会机构与公司之间关于管理、检查、监督、商请和业务衔接等事务的所有往来文函。

2.公司内部公文。

第二条收文处理。

一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。

1.集团公司或其他兄弟单位发来的文件和外来文件，均由文秘人员统一签收，开拆，登记，粘贴《文件处理单》后，按不同类别进行分类处理。

2.对于阅件，行政部门可直接送领导或有关部门阅示。

3.对需要办理的公文，应先送行政部经理签注拟办意见，再呈本单位领导批示。

行政部经理在签注拟办意见时，认为不需送领导批示的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门办理。

4.各单位或部门收到急件时，应马上处理，一天内答复，一般要办理的文件，三天内应办理，最迟不能超过七天。

需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。

5.注有密级的文件，行政部在送有关部门传阅或办理时，应严格禁止对文件进行复印。

6.加强公文检查催办工作。

文秘人员对有领导批示的收文，要认真督促、催办，避免积压或漏办。

各分（子）公司、各部门对上级发出的文件，需要及时汇报贯彻执行情况。

附件

《收文登记表》

《收文处理

收文登记表

收文号

收文

来文单位

来文字号

文件标题

附件

份数

密级

缓急

承办单位

签收人

复文号

归卷日期

归入卷号

备注

月

日

收文处理单

来文单位

日期

字号

内容摘要：

附件

主办部门

拟办意见：

领导批示：

办理结果：

归卷日期

归入卷号

第三发文管理办法

深圳国房基金管理有限公司

文件编码

GF-XZ-A002

名称

发文处理办法

页数

12/49

第一条本公司常用公文种类为：

请示、批复、报告、通知、通报、通告、决定、函、会议纪要等。

第二条以分（子）公司名义向集团公司呈报的请示、报告以及集团公司发布的文件等，发文字号为：

XX司字【XXXX】第XX号。

一般工作联系或业务往来可采用便函方式。

第三条公文制发

承办人拟稿后，由行政部门将《发文稿纸》附于清样之上并随文运转。

如文件涉及多个单位或部门时，由主办单位与有关单位协商，会签；会签单位在《发文稿纸》中的会签部分签名表示同意。

公文在签发前，须由单位负责人和行政部门审核；行政部门有权对文稿进行修改，内容不符，格式不正确的文稿应予以退回；单位领导终审后签发文件；分（子）公司对外的重要发文，须报集团公司行政策划部审核，否则不得擅自发文。

第四条行政部门负责定稿的缮印、用印或送交领导人签署。

第五条行政部门负责发文的登记、传递或公布。

有价值的发文草稿、定稿连同《发文稿纸》一道整理归卷。

第六条行政部门应对重要发文进行查办，督促收文单位解决有关问题或贯彻落实文件精神。

附件

《发文稿纸》

《发文登记表》

发文登记表

顺序号

日期

发文部门

发文字号

文件标题/事由

收文单位

份数

印章

用印人

批准

归卷日期

归入卷号

备注

月

日

发　文　稿

签发：

核稿：

会签：

标题：

主办

拟稿人：

单位

负责人：

附件：

主题词：

打字：

校对：

准印：

发文号：

国房行字第号

年月日印发

归卷日期

归入卷号

第四合同管理办法

深圳国房基金管理有限公司

文件编码

GF-XZ-B001

名称

合同管理办法

页数

15/25

第一章签　订

第一条签订合同必须遵守国家法律、法规及相关政策。

第二条对外签订经济合同，除法定代表人外，签约人必须持有法人委托书，而且必须在授权范围内行使签约权，否则无权签约。

第三条对外签订合同必须以维护公司合法权益和提高公司经济效益为宗旨。

第四条在签订经济合同之前，相关责任人必须认真了解对方当事人的情况，确保所签合同有利、有效。

第五条合同签订内容，如涉及公司内部其他部门的，须事先协调。

第六条合同一律采用书面格式，有行业标准合同的，按标准执行。

第七条合同对当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表述须清楚、准确。

第八条合同内容应注意的问题

1.金额在3000元（含）以上的采购和交易应签订书面合同，特殊情况经批准可采取其它方式约定有关事宜，不签定书面合同。

2．文首部分，须写明签约双方的全称、签约时间和签约地点。

3．正文部分，须具体明确双方享有权利及承担义务，合同标的的具体情况，明确付款方式及违约责任等。

4．结尾部分，须使用公章或合同专用章，不得使用财务专用章或业务章。

注明合同有效期限。

凡金额在10万元以上的合同，必须一式陆份。

第二章合同审批与签定

第九条合同审查程序

1．部门负责人对合同的真实有效性予以审查。

2．分管领导对合同的专业技术性、经济性予以审查。

3．本公司法律代表或法律顾问对合同的严密性和合法性进行审核。

以上人员在认真评审后须在合同会签表上签名以示承担相应责任。

第十条合同的批准

对于标的金额在10万元以下、定金或预付货款在1万元以下的合同，由分（子）公司总经理负责签定；标的金额在10万元以上、定金或预付货款在1万元以上的合同，须同有关资料、附件等，报集团公司行政策划部、审计部、财务部会审，并经董事长审查并授权签定。

第十一条合同评审

对于分（子）公司与外部单位进行联营、合资、合作，或者是标的金额在50万元（含）以上、对公司经营发展有重大影响的合同，由分（子）公司总经理报集团公司领导、财务部、审计部、行政策划部进行联合评审，确定方案后交公司董事会审议。

对于集团公司的对外项目，由总经理组织集团各职能部门确定方案后提交董事会审议。

第三章履行和跟踪管理

第十二条合同签订后即具有法律效力。

与合同有关的部门、人员都应该严格执行合同所规定的义务，确保履行。

第十三条合同履行完毕的标准应按合同条款或法律规定为准。

没有合同条款或法律规定的，一般以物货交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

第十四条各分（子）公司总经理须密切关注合同履行情况，发现问题及时处理、汇报。

第四章变更和解除

第十五条因不可抗力或其它原因需要变更或解除合同的，应在法律规定的期限内与对方当事人进行协商，妥善处理。

第十六条变更、解除合同必须符合有关法律的规定，必须维护公司合法利益。

第十七条变更、解除合同的程序与审批程序相同。

合同经过签证或公证者，须到原工商行政管理部门备案或经公证处重新公证。

第十八条变更、解除合同一律采用书面形式。

第十九条变更、解除合同前仍应严格履行原合同。

第二十条因变更、解除合同而使当事人的利益受损的，除法律允许免负责任外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

第五章纠纷处理

第二十一条在履行合同过程中如与对方发生纠纷，应按有关法律法规和本办法妥善处理。

第二十二条合同纠纷原则上由承办部门负责处理。

涉及内部多个单位的，可以协商或由集团公司确定一个单位牵头负责处理。

第二十三条合同处理应在双方友好协商的基础上解决争议。

第六章合同文本管理

第二十四条合同签订之后，原件、附件及相关资料由签约单位行政部门和财务部门负责保管，如工作需要，其它部门可以持有复印件。

行政部门负责已公文管理程序上已处理完毕合同的整理和归卷工作。

第七章责任承担

第二十五条未按合同管理办法所定标准程序所签订的合同，一律无效，因此而造成的一切损失由签约人承担。

第二十六条因疏忽大意、不负责任导致所签合同损害公司利益的，按合同金额的10—50%赔偿公司损失，并给予记过处分和500—5000元/次的罚款；给公司造成较大损失的，除赔偿损失外，予以除名。

第二十七条在合同签订和履行中假公济私、谋取私利者，按合同金额的20—100%赔偿公司损失，并以开除论处。

除赔偿损失外，触犯刑法的，移送司法机关处理。

第二十八条因个人原因，未能及时检查合同履行情况，致使公司遭受损失的，给予责任人记过处分和1000—8000元的罚款。

附件：

《合同会签单》

合同会签单

合同名称

（全称）

合同编号

经办部门

经办人

报送时间

法律部门意见

（行政部、法律顾问）

年月日

财务部/审计部

意见

年月日

总经理意见

年月日

董事长意见

年月日

深圳国房基金管理有限公司

文件编码

GF-XZ-C001

名称

档案工作管理办法

页数

19/49

第四档案工作管理办法

第一章总则

第一条为加强本公司档案工作，进一步提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作用，制定本办法。

第二条我公司档案是指在从事生产、经营、研究、管理以及其它各项活动中直接形成的，对公司和社会具有保存价值的各种文字、图表、图像、声像等不同形式的历史记录。

第三条集团公司及各分（子）公司必须重视和健全档案工作，并在人员、经费、设备等方面予以保证。

第四条立卷归档以我公司各部门、各分（子）公司产生的文件材料为主，须将反映本部门、本公司职能活动所产生的具有长期和重要查考价值的文件材料（与这类文件有密切联系的社会机构的来文）作为立卷归档的重点。

第五条按年度归档的部门，应在每年6月底以前完成上一年度的立卷归档工作；某一项目完成后须在两个月内完成立卷归档工作。

第二章档案类目案卷编号

第六条档案分类视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按全宗、大类、小类三级分类。

先以全宗区分，然后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

第七条如因文件类型较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。

第八条同一“小类”的文件以装订于一个卷宗为原则，并赋予一个案卷号，一个全宗内不得有相同的案卷号。

如文件较多，一个卷宗不够时，可以两个以上的卷宗装订，并于案卷号后增设“卷次”编号，以便查考，同一案卷号后不得有相同的卷次号。

第九条案卷索引表中的档案号的表示方式如下

X1—X2—X3—X4

其中X1为全宗代号，X2为小类号，X3为案卷号，X4为卷次号。

第十条《档案分类编号表》确定了集团公司及分（子）公司立卷类目。

第十一条立卷类目一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第三章平时归卷

第十二条公文承办人员须及时将办理完毕或经领导保存的文件材料搜集齐全，加以整理，送交行政部门整理归卷，专业性文件材料（财务、人事、审计方面的）交相关职能部门。

第十三条行政部门对文件进行点收后，按照“案卷类目”条款，将文件材料放入平时保存的文件盒内，并在《收发文登记薄》上注明。