电子文件归档与管理细则Word格式文档下载.doc

电子文件归档与管理细则Word格式文档下载.doc

《电子文件归档与管理细则Word格式文档下载.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《电子文件归档与管理细则Word格式文档下载.doc（5页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。

4.1.7超媒体链结文件:

指用超媒体链结技术制作的文件。

4.1.8计算机程序：

指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。

4.1.9数据文件：

指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

4.2电子文件收集要求

4.2.1归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。

4.2.2在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。

4.2.3文本文件收集时应统一将其转换为TXT文档或XML文档。

4.2.4静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、JPEG。

4.2.5影像文件收集时应统一转换为MPEG、AVI格式。

4.2.6声音文件收集时应统一转换为WAV、MP3格式。

4.2.7自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发、编译工具。

4.2.8归档的电子文件如果采用不符合本细则要求的格式，收集时应转换成本细则要求的格式。

4.2.9各单位应依据本细则，结合实际情况，制定本单位、本系统电子文件收集的具体范围。

5电子文件的归档

5.1归档要求

文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档，每月把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，并按档案管理的要求进行登记和交接。

5.2归档电子文件应按“件”进行管理。

一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：

正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。

5.3电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，依照附录A要求进行著录并填写《归档电子文件登记表》（见GB/T 

18894-2002表A.4、表A.5）。

归档电子文件应逐件编目。

5.4文件形成部门应于每月初将上月形成的经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上，并一式两份向档案部门移交。

5.5档案管理部门应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见GB/T 

18894-2002表A.3）。

登记表一式两份，一份由档案部门保存，另一份由文件形成部门保存。

6归档电子文件的移交、接收与存储

各单位应在每年9月底前将经过检验合格后的归档电子文件移交同级国家综合档案馆，集中保管。

6.1电子文件的移交、接收要求严格按GB/T 

18894-2002执行。

6.2归档电子文件的存储

6.2.1一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，几个归档年度的电子文件不应存储在一盘载体中。

6.2.2本细则推荐采用只读光盘、磁带作为归档电子文件的保存载体。

禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。

6.2.3存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，注明全宗号、归档年度、盘号和套别（见7）。

6.2.4信息组织结构

每盘存储载体的根目录下有说明文件、著录文件、归档电子文件子目录。

每盘存储载体应具有如下信息组织结构：

6.2.4.1说明文件

6.2.4.1.1文件名：

README

6.2.4.1.2文件内容：

有关本存储载体的各种信息。

应包括全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间。

6.2.4.1.3文件格式：

说明文件为字符文件。

每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。

字符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的规定。

6.2.4.2著录文件

6.2.4.2.1文件名：

DESCRIPT.XML

6.2.4.2.2文件内容：

归档电子文件登记表的电子版本。

6.2.4.2.3文件格式：

XML文件（具体格式见附录B）。

著录文件包含项目同《归档电子文件登记表》。

6.2.4.3归档电子文件子目录

6.2.4.3.1目录名：

DATA

6.2.4.3.2目录内容：

以子目录的形式存放归档电子文件，一件电子文件保存在一个子目录中，子目录名为全宗号+归档年度+保管期限+件号，如00012002100001，其中第1?

４位为全宗号，第５?

８位为归档年度，第９位为保管期限（永久为1，长期为2，短期为3），第10?

14位为件号。

7归档电子文件的保管

归档电子文件要一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

套别用符号表示分别为：

A、B、C。

附录A

电子文件著录项目

下列著录项目标注“*”者为必著项，其它为选著项。

A1文件信息

A1.1发文登记号：

发文单位已发文件登记的顺序号。

A1.2收文登记号：

收文单位收到文件登记的顺序号。

A1.3拟稿人：

拟稿人员姓名。

A1.4拟稿时间

A1.5部门责任人：

拟稿人员所在部门责任人姓名。

A1.6部门责任人审核时间

A1.7核稿人：

核稿人员姓名。

A1.8核稿时间

A1.9签发人：

文件签发人员姓名。

*A1.10签发时间

A1.11打字者：

打字员姓名。

A1.12打字时间

A1.13校对者：

文件校对人员姓名。

A1.14校对时间

A1.15主送单位：

文件主送单位名称，几个单位之间用“，”分隔。

A1.16抄送单位：

文件抄送单位名称，几个单位之间用“，”分隔。

A1.17发送时间：

文件的发出时间。

A1.18缓急程度

A1.19密级：

指文件的保密等级。

按GB/T7156?

1987第四章文献保管等级代码表划分为六个等级，名称与代码如下：

名称 

数字代码 

汉语拼音代码 

汉字代码

公开级 

0 

GK 

公开

国内级 

1 

GN 

国内

内部级 

2 

NB 

内部

秘密级 

3 

MM 

秘密

机密级 

4 

JM 

机密

绝密级 

5 

UM 

绝密

A1.20收文者：

接收文件的人员姓名。

A1.21收文单位：

接收文件的单位名称。

A1.22收文时间：

接收文件的时间。

A1.23批阅人

A1.24批阅意见

A1.25批示人

A1.26批示意见

A1.27承办部门：

文件办理部门。

A1.28办理结果：

文件的办理结果。

A1.29办结时间：

文件办理完毕的时间。

A2档案信息

A2.1归档人：

指对该份文件进行归档操作的人员姓名。

A2.2归档单位：

指对该份文件进行归档操作的单位名称。

A2.3归档时间

*A2.4全宗号：

指档案馆给立档单位编制的代号，全宗号用四位数表示，不足四位的前面用“0”补足。

*A2.5归档年度：

指文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2002”。

*A2.6保管期限：

指文件的保存时间，一般分为永久、长期、短期三种。

*A2.7件号：

指对应纸质或其他载体档案文件在同一年度、同一保管期限中的顺序号，件号用五位数表示，不足五位的前面用“0”补足。

A2.8主题词：

按照DA/T19?

1999、《中国档案主题词表》及本专业、本单位的规范化词表进行标引。

A2.9分类号：

根据《中国档案分类法》和GB/T15418?

1994的有关规定著录。

A2.10鉴定者：

对该份文件实行价值鉴定的人员姓名。

A2.11鉴定时间

A2.12销毁者：

对该份文件实行销毁的人员姓名。

A2.13销毁审批者：

对该份文件销毁审批的人员姓名。

A2.14销毁时间

A2.15开放标识：

指该份文件是否可以开放，开放标识项依据实际情况著录为开放或控制。

*A2.16题名：

指文件的标题。

*A2.17责任者：

制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

*A2.18文件编号：

文件的发文字号。

A2.19附件：

指正文后的附加材料的题名。

*A2.20稿本：

指文件的文稿和文本。

稿本项依据实际情况著录，代码表如下：

稿本 

代码

草稿性电子文件 

M

非正式电子文件 

U

正式电子文件 

F

A2.21版本：

指对文件修改、更改后的不同状态的描述，如第一版、第二版等。

A2.22版本说明：

对不同版本的说明性文字，如修改原因、与上一版本的差异等。

A3电子文件信息

A3.1硬件环境（名称、型号）：

指形成该份电子文件的硬件环境的描述，包括计算机型号、CPU型号、内存数量等，各个项目之间用“，”分隔。

A3.2网络环境（名称、版本）：

指形成该份电子文件的网络环境的描述，包括网络类型、协议、版本号等，各个项目之间用“，”分隔。

A3.3操作系统（名称、版本）：

指形成该份电子文件的操作系统的描述，包括操作系统名称、版本号等，各个项目之间用“，”分隔。

A3.4应用软件（名称、版本）：

指形成和浏览该份电子文件的的应用软件的描述，包括软件名称、版本号等，各个项目之间用“，”分隔。

*A3.5文件类型：

用英文字母代表电子文件的类型，文件类型分为八种，代码表如下：

代码 

文本文件 

T 

声音文件 

A

图像文件 

I 

超媒体链结文件 

O

图形文件 

G 

计算机程序 

P

影像文件 

V 

数据文件 

D

*A3.6文件名：

文件在计算机系统中的名称，多个文件综合为一件的文件名之间用“&

”分隔，如“abcd.doc&

efgh.tif”。

A3.7文件长度：

指电子文件的字节数。

A3.8存储位置：

指电子文件的存储路径名。

A3.9创建人：

指建立该电子文件的人员姓名。

A3.10创建时间

A3.11修改人：

指修改该电子文件的人员姓名，几个姓名之间用“，”分隔。

A3.12修改时间

A3.13访问人：

指访问该电子文件的人员姓名，几个姓名之间用“，”分隔。

A3.14访问时间

*A3.15载体类型：

指电子文件的存储载体。

存储载体选择只读光盘和磁带。

A3.16盘号：

指归档电子文件存储载体的编号。

存储载体一盘编一个号，编号每年从“00001”开始。

盘号用五位数表示，不足五位的前面用“0”补足。

附录B

著录文件（DESCRIPT.XML）格式

著录文件存放本张光盘保存的电子文件的著录信息，包括全宗号、归档年度、保管期限、件号、题名、责任者、文件编号、稿本、文件类型、文件名、载体类型、签发时间等项目。

著录文件为字符文件，信息格式如下：

<

文件列表>

文件>

全宗号>

0001

归档年度>

2004

保管期限>

永久

件号>

00001

文件编号>

渝档发[2004]0001

责任者>

重庆市档案局

题名>

关于干部任免的通知

稿本>

文件类型>

T

文件名>

A.DOC&

B.DOC 

载体类型>

光盘

签发时间>

20040102