人力资源信息库建立操作技巧.docx
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人力资源信息库建立操作技巧
人力资源信息库建立操作技巧
接下来请您不要急着录入人员信息，我们要对一些信息项进行函数设置，以便系统能够自动生成相关信息，这会使我们的工作产生事半功倍的成效。
1、性别、出生月日、年龄的自动填充功能设置
我们先对“性别”“出生年月”“年龄”进行函数设置。
当我们输入某人身份证号码时，系统便会自动生成“性别”，“出生年月”及“年龄”，如此就减少了我们录入的工作量。
请分别选择性别、出生月日、年龄信息项单元格输入下列公式:
（1）性别:
=IF（MOD（IF（LEN（E3）=15,MID（E3,15,1）,MID（E3,17,1））,2）=1,"男","女"）
含义：
“LEN（E3）=15”表示看E3中是否有15个字符;
“MID（E3,15,1）”表示在E3中从第15位开始提取1位字符;
“MOD（MID（），2）=1”表示提取的字符除以2余数为1;
“IF（LEN（E3）=15,MID（E3,15,1）,MID（E3,17,1）”表示看E3中是否够15个字符，假如够就从第15个字符开始取1个字符，假如不够15个字符就从第17个字符开始取1个字符。
我们的身份证号码一样是15位或18位。
“IF（MOD（IF（LEN（E3）=15,MID（E3,15,1）,MID（E3,17,1））,2）=1,"男","女"”表示所取字符除以2假如余数为1显示男，否则显示女。
（2）出生年月:
=DATE（MID（E3,7,4）,MID（E3,11,2）,MID（E3,13,2））
含义：
DATE（YEAR,MONTH,DAY）;
“MID（E3,7,4）”表示在E3中从第7个字符开始连续取4个字符表示年，用类似的表示方法一个人的出生年月日便能够通过函数设置表示出来，假如为了看起来方便，我们能够将单元格格式设置成年、月、日的日期格式，如此显示的结果会专门容易明白得。
（3）年龄:
=DATEDIF（G3,TODAY（）,"Y"）
含义：
“DATEDIF（date1,date2,“Y”）”表示两个日期的差值;
“TODAY（）”表示系统自带的日期即显示当日日期;
“DATEDIF（G3,TODAY（）,"Y"）”表示今天的日期与G3所表示的出生月日之间的年份差值，如此一个人的年龄就会容易的显示出来了。
2、劳动合同期限的自动生成和提早30天定期提醒功能设置
劳动合同治理也是人事治理中不可缺少的一部分，专门是劳动合同到期续签问题更是不可忽视。
假如由于我们的人为缘故造成了劳动合同漏签、延期签订等问题可能会给公司以及职员个人带来一定的缺失。
从一个人入职签订试用期合同开始，再到签订正式劳动合同以及后来的续签劳动合同，一系列的日期如何能够让系统自动生成，同时形成系统提早30天自动提醒我们的功能呢？
这需要对一些信息项进行函数设置。
如图
（二）所示:
图二信息项进行函数设置
（1）试用期到期时刻:
=DATE（YEAR（P3）,MONTH（P3）+3,DAY（P3）-1）
含义：
“DATE（YEAR（）,MONTH（）,DAY（））”显示指定日期;
在那个地点我们假设试用期为3个月，我们需要在Q3单元格中输入上述公式，其中MONTH（P3）+3表示在此人入职时刻月的基础上增加三个月。
而DAY（P3）-1是依照劳动合同签订为整年正月而设置的。
比如2005年11月6日到2006年11月5日为一个劳动合同签订期。
（2）劳动合同到期时刻:
=DATE（YEAR（P3）+1,MONTH（P3）,DAY（P3）-1）
我们同样采纳上述函数的设置方法。
那个地点我们假设劳动合同期限为1年，则我们需要设置成YEAR（P3）+1，另外那个数值依旧以入职日期为运算依照，因此天数上还要设置成DAY（P3）-1的格式。
（3）续签合同到期时刻:
=DATE（YEAR（S3）+1,MONTH（S3）,DAY（S3））
那个地点需要注意的是续签合同运确实是往常份合同签订到期日期为依照的，因此只在前一份合同到期时刻的基础上增加1年即可，无需天数上减1。
（4）试用期提早7天提醒:
=IF（DATEDIF（TODAY（）,Q3,"d"）=7,"试用期快终止了",""）
那个地点用到了DATEDIF函数，表示两个日期差值，然而需要注意的是，我们要表示提早7天提醒，因此，将TODAY（）函数写到试用期时刻前面即TODAY（）,Q3而不能表示成Q3，TODAY（）。
其中“d”表示两个日期天数差值。
我们用IF（）函数来表示显示要求，那么那个函数设置的含义为:
假如差值为7则显示“试用期快终止了”否则不显示信息，在编辑函数时用“”表示不显示任何信息。
（5）提早30天提醒:
=IF（DATEDIF（TODAY（）,S4,"m"）=1,"该签合同了",""）
函数设置方法同上，其含义是两个日期相差1个月则显示“该签合同了”否则不显示任何信息。
那个地点没有设置成相差30天提醒是因为考虑到设置成月更利于我们人事工作的操作。
同样需要注意的是不要将显示“今天日期”函数与显示“合同到期日期”函数顺序颠倒。
其中"m"表示月的含义。
3、采纳“记录单”录入信息
通过对一些人事信息项进行函数设置后，我们便能够开始录入信息了。
逐行的键入人事信息，会让人专门快产生疲劳感，甚至会显现串行或输错信息的工作失误。
我们能够采纳Excel自带的“记录单”功能来解决那个问题。
请点击编辑栏中的“数据”―“记录单”如图（三）我们能够用“Tab键进行项目的换行录入如图（四）。
”
图三记录单
图四Tab键进行项目的换行录入
4、用“窗口冻结”功能能够进行简单的数据查询
当我们录入完数据后，我们期望能够专门方便的查询信息，然而由于信息库所涉及的项目专门多，我们常常会遇到如此的情形:
看到左边的信息又看不到右边的信息，或者看到下面的信息又不明白此信息所对应的信息项。
这时我们能够采纳“窗口冻结”功能。
例如我现在想保留各信息项，同时保留每个人的编号、姓名、部门，让其他信息能够依照需要进行查找，这时我们能够点击D3单元格，然后点击编辑菜单栏的“窗口”，选择“冻结窗口”，就能够显现如图（五）情形:
图五查询信息
如此我们会专门容易查到某人相关信息，然而值得注意的是设置窗口冻结的规律:
假如你想冻结第2行请将光标放到第3行单元格处，进行冻结窗口设置。
假如你想冻结C列，请将光标放到D列单元格处，进行冻结窗口设置。
假如你即想冻结第2行又想冻结C列，请将光标放到他们的交叉单元格D3上进行设置。
假如想取消冻结功能能够点击“窗口”菜单选择取“消冻结窗口”功能。
5、“自动选择”功能能够进行简单的数据统计
有时我们想专门快速的得到一些数据，比如本公司在职人员中，本科生学历的男生有多少人?
这时我们能够采纳自动选择功能。
请选择“人员类别”单元格，点击编辑菜单栏上的“数据”选择“选择”，点击“自动选择”。
在每个信息项单元格右下角都会显现选择按钮。
我们分别在人员类别处选择在职（图（六）），在学历处选择本科（图（七）），在性别处选择男（图（八）），最后用鼠标将显示的性别全部选上，这时注意图（九）中用红笔圈住的地点确实是我们所需要的数据了。
6、用“数据透视表”功能快速汇总各项数据
以上功能的设置多用于日常人事工作中，但到年底我们需要对这一年的人情况形进行大量的信息总结，比如人员的离职情形，入职情形，各类数据构成比例等。
这项工作更是一项专门繁重的工作。
我们能够利用Excel自带的“数据透视表”功能为我们排忧解难。
请点击编辑菜单栏中“数据”选项，选择“数据透视表和数据透视图”选项，如图（十）
图十选择“数据透视表和数据透视图”选项
选择“数据透视表”接下来点击“下一步”即可，我们需要确定建立数据透视表的数据源区域，一样系统会自动将整个信息库区域设置成我们要选择的区域。
在显现“数据透视表和数据透视图向导-3”第3步时我们选择“现有工作表”，将工作表区域选择在新的sheet中A3单元格”如图（十一）。
点击“完成”后，便会显现（图（十二））结果。
那个地点说明一下我们什么缘故要选择A3单元格，这要紧是因为显示区上面有两行用来放置页字段。
图十一将工作表区域选择在新的sheet中A3单元格
图十二蓝圈圈住的地点
例如我们现在想统计各部门2003年入职人员情形。
我们便能够将相关项目用鼠标托至指定位置，如图（十二）红色箭头显示。
通过对信息项目的拖拽，系统会自动显现相关信息的统计数据。
假如我们还想显现统计数据的图示，这时我们能够点击数据透视表编辑菜单栏上的图例图标，如图（十二）蓝圈圈住的地点。
这时会显现chart1，如图（十三）所示。
假如我们想改变图例显示类型能够点击图表向导进行自由选择。
图十三完成
通过那个功能我们能够专门容易的统计出各种人事资料，比如学历构成，性别比例等。
同时您还能够依照自己的需要来设置布局。
当显现“数据透视表和数据透视图向导”第3步时，我们能够点击“布局”按钮，接下来会显现“数据透视表和数据透视图向导-布局”在那个地点我们能够通过对话框中右侧的数据按钮添加或删除我们需要的数据项。
如图（十四）
图十四统计人事资料
以上讲述的是一些常用功能的设置，您还能够举一反三，加入一些好用的小功能
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