《办公室管理》综合练习题Word格式.docx

《办公室管理》综合练习题Word格式.docx

《《办公室管理》综合练习题Word格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《办公室管理》综合练习题Word格式.docx（43页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

9．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。

（C）

A．口字型B．教室型C．圆桌型D．U字型

10．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：

一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；

另一是具有（B），了解要求约会者的心理。

A．社交的能力B．说话的技巧C．听话的能力D．听写的能力

11．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？

（B）

A．必要时可形成文字材料，照本宣科

B．传达可以根据上司主要意思，榕人自己对问题的意见

C．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示

D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记

12．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？

（D）

A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来

B．想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务

C．开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿

D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做

13．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务？

A．准备资料B．发表意见C．现场服务D．会议或会谈记录

14．传真机最好用来传送以下哪种邮件？

（A）

A．一般的图纸B．机密文件C．很长的文件D．感谢信

15．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（C）。

A．国名、地址、部门、姓名B．姓名、地址、部门、国名

C．姓名、部门、地址、国名D．姓名、国名、部门、地址

16．下列接受名片时唯一正确的做法是（A）。

A．接受名片时要用双手B．大声念出名片上的头衔

C．接过名片马上放人兜内D．传递名片将正面朝向自己

17．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？

A．口字型B．圆桌型C．教室型D．V字型

18．按照美国人类学家爱德华·

霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM－120CM，应该是（A）。

A．个人区B．社交区C．亲密区D．公众区

19．文员协助举行宴会时，不用考虑（B）。

A．宴会的形式与气氛B．有无休息室C．有无停车场D．交通是否方便

20．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A）。

A．通知上司家人把衣服送达B．自己到上司家里去拿

C．让上司自己去家里更换D．去买新的服装

21．在办公室的布置方面，（A）的位置是上座。

A．离入口最远B．离入口最近

C．靠近门口　D．靠近窗口

22．在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合时宜？

B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

C．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理

23．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？

24．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？

（A）

A．工作人员工作尽可能专门化、单一化B．尽可能定量控制办公室工作

C．重复性的工作尽量由机器完成D．合理设计办公室的工作流程

25．以下哪些接打电话的行为是不正确的？

26．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（D）。

A．“顷悉”、“际此”B．“谨启”、“钧启”C．“台鉴”、“惠鉴”D．“台安”、“钧安”

27．按照美国人类学家爱德华·

霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM－120CM，应该是（A）

A．个人区B．社交区C．亲密区D．公众区

28．文员做会议记录时，可以在会议记录中（C）

A．加入自己的主观意见B．不记录议题

29．上司决定参加某个会议时，文员不应该（D）。

A．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便

B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料

C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间

D．只在便笺上写好会议名称

30．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：

41．办公室布置要注意（D）

A．上司单独用的办公桌椅靠墙放　　　　　B．一般办公室桌椅最好面对面放置

C．打字、复印间离上司办公室近些　　　　　D．各种沟通、保密

42．在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的（A）

A．接通电源可立即复印操作　　　　　　　　　　B．选定复印纸后要抖松消除静电

C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸　　　　　　　D．复印完毕应取下复印品和原稿

43．文员工作过程中，以下合作方法中哪一项是不适宜的（B）

A．善于同他人合作，密切配合，步调一致

B．应该有自己的个性，尽可能表现的与众不同

C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则

D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任

44．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进（D）

A．合理设计办公室的工作流程　　　　　　　　　B．尽可能定量控制办公室工作

C．重复性的工作尽量由机器完成　　　　　　　　D．工作人员工作尽可能专门化、单一化

45．文员在收取邮件时，不正确的做法是（D）。

A．邮件有无损当面指出，并在邮件上注明：

“邮件收到即如此”

B．文员每天的开箱次数应和邮局投递次数一致，尽可能与送达时间相合拍

C．文员到达办公室的第一件事是检查电子邮箱里的邮件

D．为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情

46．下列接受名片时唯一正确的做法是（A）。

A．接受名片时要用双手B．大声念出名片上的头衔

C．接过名片马上放入兜内D．传递名片将正面朝向自己

47．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的（C）

A．协助签到　　　　　　　　B．分发资料

C．作会议记录时离开会议室接听电话D．暂时保管与会者的物品

48．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（B）

A．语句要简短B．由过程先说C．利用重复的效果

D．说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言

49．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A）

A．通知上司家人把衣服送达　　　　　　B．自己到上司家里去拿

C．让上司自己去家里更换　　　　　　D．去买新的服装

50．接受忠告的反应应该是（D）

A．弄清对方的用意　　　B．尽量分清责任

C．应辩解说：

“那是因为……”　D．切勿感情用事

51．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（C）

A．安置窗帘遮挡室外光线B．与其他设备正确连接

C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能

52．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（B）

53．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的（D）

A．录音时需将监听开关至于“ON”位置

B．想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉

C．机内话筒录音，注意最佳录音距离为30—150厘米

D．录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音

54．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（A）

55．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的（D）

A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录

B．文员离开办公室时，要安排别人替你接电话

C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系

D．如果已经回电，但没打通，切记要再联系

56．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的（D）

A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认

B．上司和文员必须在周末核对下周的行动计划，每天早上核对当天的行动计划

C．如果会议的主办者是上司，就要确认（至少在举办日的二、三天前）会议室

D．会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好

57．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的（A）

A．准备旅行计划和旅馆信息B．代替上司制定约会计划

C．为商务洽谈收集资料D．把上司商务旅行时需要带的行李列出清单

58．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的（A）

A．用后跟着地走路

B．正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿

C．男性在任何场合都可戴着手套握手

D．穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰

59．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的（D）

A．鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好

B．茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅举行

C．工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可

D．午宴一般不设固定席位，以便于客人社交

60．上司决定参加某个会议时，文员不应该（B）

A．只在便笺上写好会议名称

D．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便

61．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（C）

C．姓名、部门、地址、国名D．姓名、国名、部门、地址

62．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（B）

A．准备资料B．发表意见C．现场服务D．会议或会谈记录

63．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致（D）

A．每天开箱次数与邮局投递次数一致B．取出邮件立即返回办公室

C．事先带上包袋返回办公室D．应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办

64．以下哪些接打电话的行为是不正确的（A）

65．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（D）

A．如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认

B．告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知

C．对方越忙越必须早一点联络

D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会

66．以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（D）

A．文员应在任何时候、任何场合携带名片

B．向别人递送名片时应双手捧交，将文字正面朝向对方

C．如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意

D．名片只能当面递送，寄去是不礼貌的

67．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（A）

A．下级单位报送的报告、统计报表等

B．未经签发的文电草稿

C．单位内部互相抄送的文件材料

D．本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料

68．值班人员不应该做以下哪类事情（A）

A．签发文件B．分发会议通知C．询问情况D．传达指示

69．接受忠告的反应应该是（D）

A．以烦躁的心情倾听B．尽量把责任推给别人

C．应辩解说：

“那是因为……”D．切勿感情用事

70．以下哪些不是办公室事务管理的特征（B）

二、判断题（正确打“√”，错误打“×

"

。

1．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。

（√）

2．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。

（×

）

3．无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。

4．当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。

5．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。

（×

6．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。

7．即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。

8．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。

（×

9．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。

10．介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。

11．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。

12．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。

13．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。

（√）

14．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。

15．文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。

16．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。

17．男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。

18．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。

如果上司不加采用，应说服上司。

19．文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。

20．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。

21．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。

22．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。

23．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。

24．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。

25．文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。

）

26．日常交往中的上下级角色关系不应淡化。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（×

27．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。

28．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。

29．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。

30．列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。

31．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。

32．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。

33．两个电话铃同时响起时，文员要同时对两个电话讲话。

34．上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。

35．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（√）

36．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（√）

37．英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。

38．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度、分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。

39．介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。

　　　　（×

40．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。

41．同时介绍很多人时，可从左至右，按顺序介绍。

42．如果文员要找的人是以为比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。

43．文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。

因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气（×

44．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

45．介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。

46．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。

47．注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。

48．即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。

49．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。

50．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。

51．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。

52．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。

53．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。

54．如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。

（√）

55．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。

56．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。

57．代表会议依法定期召开与会代表必须达到法定人数方有效，因此文员应仔细核对出席人数。

58．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。

59．交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。

60．不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。

三、简答题（每小题10分，共20分）

1．文员进言是指什么？

进言具有什么作用？

应注意什么？

参考答案：

（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；

（2）参谋作用；

补缺作用；

增进关系作用；

（3）适事、适时、适地、适度。

2．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？

（1）会议名称；

（2）会议记录人的姓名、盖章；

（3）时间（开始时间、结束时间）；

（4）会议地点；

（5）议题；

（6）主持人、主席；

（7）出席者名单；

（8）会议的经过情形及结论；

（9）相关的资料；

（10）下次会议预定日期。

3．什么是文员的挡驾方法？

主要的挡驾方法有哪几种？

一般应怎样做？

对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。

文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。

（1）电话挡驾。

上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。

上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。

（2）来访挡驾。

先问情来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。

（3）会议、活动挡驾。

对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地拒绝。

4．提高会议效率可以有哪些做法？

遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。

5．简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？

形式是怎样的？