集团档案管理制度.docx

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集团档案管理制度

XXXX-00X-XXX（V1.0）

档案管理制度

2016-01-03发布　　　　　　　　　2016-01-03实施

第一编档案管理制度

第一章总则

第一条为了加强总部的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司运营、决策和其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》的规定，特制定本办法。

第二条总部档案是指总部在各项活动中直接形成并具有保存备查的各种形式的历史记录的总和。

第三条档案工作是记录公司历史，提供参考依据，保护公司合法权益的一项重要工作。

总部把档案工作纳入公司发展规划，列入议事日程，纳入有关人员职责范围，加强对档案工作的领导。

第四条总部档案实行集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于保管和开发利用。

第五条本办法适用于总部的档案工作。

第二章领导体制、档案机构及其职责

第六条总部设综合档案室，归属于综合部，既是总部档案的保管中心，又是总部档案工作的业务管理中心，负责总部档案工作的统筹规划和组织协调。

第七条综合档案室的职责：

（一）贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策。

（二）建立健全总部档案工作的各项规章制度。

（三）对分公司的档案工作进行监督、指导和检查。

（四）对总部各职能部门文件材料的形成、积累和整理工作进行指导。

（五）组织分公司档案人员的培训。

（六）负责总部档案的接收、整理、鉴定、编目、保管工作。

（七）开展档案提供利用工作。

第八条总部各职能部门设置兼职档案员。

兼职档案员的职责：

（一）负责所属部门日常文件的收发、登记工作。

（二）负责所属部门日常文件的收集和整理工作，保证文件的完整、准确、系统。

（三）按规定时间向综合档案室移交档案。

（四）档案的提供利用工作。

第三章文件材料的归档

第九条总部各职能部门必须指定各部门兼职档案员，负责日常文件的收集、积累和整理，并定期向综合档案室移交。

各高层领导的文件由其秘书负责收集、积累和整理，并定期向综合档案室移交。

总部所有员工必须将自己处理完毕的档案及时向本部门兼职档案员移交，任何人不得将文件占为私有。

（一）公司领导、各部门领导及相关人员外出参加完重要活动后的会议纪要、合同等文件要及时向秘书或部门兼职档案员移交。

（二）各部门兼职档案员要主动收集部门的文件。

（三）一项重大活动结束后，由承办部门的兼职档案员负责收集相关文件。

第十条归档范围

（一）总裁办、综合部、信息部、企业部、安全部、业务部、投资部、内控部、法律部、资金部、财务部及人力部共14个部门的行政类档案。

（二）和上述档案配套的各种载体的档案（包括声像档案、电子档案和实物档案）。

（三）财务部和人力部形成的为专业档案，具体归档参见《人事档案管理细则》（参考）和《会计档案管理细则》（参考），暂由各部门自行保管和存档。

（四）其他相关部门的归档范围详见《文件归档范围和保管期限表》。

第十一条归档时间

（一）总部综合部、信息部、业务部、企业部、安全部及投资部，内控部，投资部，法律部及各高层领导的每季度的档案于次季度第一个月的10日前向档案室移交。

（二）牵涉及国际业务部的合同、信用证等在完成所签合同后于半年一次向档案室移交。

（三）总部的声像档案（照片、录音带、录像带、光盘）和实物档案（荣誉品、纪念品等）在产生后及时向综合档案室归档。

（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的文件材料一起归档。

（五）各部门的部分重要文件需及时移交综合档案室，具体见《及时归档文件清单》。

第十二条归档文件材料的质量要求

（一）归档的文件材料要准确、齐全、完整。

（二）归档的文字材料应符合规范，字迹工整，采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用易褪色的书写材料，如铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、红色墨水等。

（三）归档的文件材料一般应为原件。

（四）电子档案实行双套制，纸质文件和配套的电子文件一起归档，以防电子文件的破坏和损失，维护档案的完整与安全。

第十三条归档文件的移交手续

（一）总部各部门兼职档案员按规定的时间向综合档案室移交档案。

（二）移交方填写移交清册目录。

（三）交接双方根据移交目录认真清点、核对后，在移交清册目录上签字确认。

移交清册一式两份，交接双方各存一份备查。

第四章档案的整理

第十四条整理应遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，区分不同的价值，便于档案的保管和利用。

第十五条档案整理。

总部档案实行各职能部门兼职档案员初步整理，综合档案室最终整理的制度。

初步整理的步骤：

（一）各部门兼职档案员按照不同部门不同文件类别分类，结合《文件归档范围和保管期限表》中的分类要求，准备若干档案盒，在档案盒的盒脊上用铅笔填写“年度”、“机构（问题）”的内容。

具体地“年度”栏位填写文件的生成年度，如“2007”“2008”。

“机构（问题）”填写部门名称或简称及文件的类别，部门和文件类别之间用“-”隔开，如“企管部-合同管理”或用规范化简称。

（二）日常文件处理完毕后，按照《文件归档范围和保管期限表》所列的归档范围，对文件进行鉴别和剔除，将需要归档的文件放入所属类别的档案盒内，在每件文件的右上角用铅笔编制件号，并编制归档文件目录，从而实现档案的初步整理。

（三）一个季度档案的初步整理完毕移交后，下一个季度的档案属于同一类的接着上

一个季度的顺序编号，新加类别的从“1”开始编号。

初步整理需使档案按类分盒装好，并有对应的归档文件目录。

如不符合以上要求，综合档案室有权退回档案，要求各部门重新整理。

第十六条综合档案室于次年6月底完成当年档案的最终整理。

档案最终整理方法见《文书档案整理细则》。

第五章档案的保管

第十七条总部的档案装具为档案柜，待形成规模后，设立档案库房。

第十八条存放档案的排架方法为自上而下，从左至右，整齐排放，便于查找。

第十九条保持档案装具的清洁卫生，做到防尘、防火、防盗、防光、防潮、防虫、防鼠，保护档案安全。

保持适当的温度（16-26℃为宜）和适当的湿度（相对湿度45-60%为宜）。

第二十条档案库房严禁吸烟和存放易燃物品。

第二十一条档案工作人员严守档案信息内容安全，防止档案信息泄密。

第六章档案的鉴定和销毁

第二十二条鉴定销毁的原则

（一）对超过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见。

（二）确定无保存价值的档案进行销毁。

第二十三条档案的保管期限分为二种，永久、定期两种。

定期一般分为30年和10年。

第二十四条分管档案工作的领导、各部门负责人和综合档案室组成鉴定小组。

第二十五条综合档案室列出超过档案保管期限的档案清单，按照档案类别报送各相关所属部门、及分管档案工作的领导，由部门负责人及分管档案工作的领导对超过档案保管期限的档案批示档案销毁意见。

第二十六条经过鉴定，对确定已经失去保存价值需要销毁的档案，由综合档案室编制销毁清册，经分管档案工作的领导最终审批后，进行销毁。

第二十七条销毁档案由档案管理人员进行，各部门派一名兼职档案人员负责监销。

销毁完毕，销毁人和监销人在档案销毁清册上签字，档案销毁清册作为永久卷保存。

第二十八条不在归档范围之列的一般性、临时性文件由各部门自行保管，保管2年后（具体时间可以征询部门负责人），由部门总经理或负责人及分管领导审批同意后，可进行销毁。

第七章档案的利用和保密

第二十九条总部内部人员，因工作需要可到综合档案室查阅、借阅档案，并填写档案借阅登记表。

第三十条总部内部人员如因工作需要，需要借阅档案时，进行借阅登记后可进行借阅。

借阅限三日内归还，需延续借阅时，需办理续借手续。

第三十一条查阅或借阅秘密、机密档案，需文件形成部门的总经理签字同意后方可查阅或借阅。

查阅或借阅绝密档案需经副总裁或执行总裁签字同意后方可查阅或借阅。

第三十二条所借档案，不得转借他人，不得涂改、损坏、拆散、剪贴，更不得丢失、泄密。

如有其他人员借阅同一档案，必须向档案室登记后，方可借阅，不得私自授受。

第三十三条档案的归还，需当面核对点清和办理归还手续。

第三十四条本公司人员调离、离职前，须将所借的档案如数归还综合档案室，办理归还手续。

第三十五条借阅公司绝密、机密档案的内部人员严格遵守公司的保密制度，在保管和复制方面要严加防范和控制。

第三十六条公司对使用频繁和重要的档案资料采用科学手段，实现电脑网络化管理，借阅人员用完之后应及时删除。

第八章附则

第三十七条本标准由总部综合部负责解释。

第三十八条本标准未尽完善之处，由总部综合档案室按实际需要做出修订。

附件1：

总部档案工作网络图

附件2：

归档章式样

附件3：

档案移交清单

档案移交清单

部门名称/分公司名称:

序号

类名/案卷题名

所属年度

卷数

文件数

备注

合计:

移交人:

接收人:

日期:

附件4：

及时归档文件清单

及时归档文件清单

序号

文件内容

部门

1

分公司营业执照、批准证书、组织机构代码证

企业部

2

分公司税务登记证（国税、地税）

财务部

3

分公司验资报告、审计报告

财务部

4．

项目股权变更的协议、合同

企业部

5

与政府之合作合同、框架协议，合资或独资合同、章程

企业部、

投资部

6

以上合同变更或补充

企业部

7

其他重要文件

制单人：

审批人：

附件5：

文件归档范围和保管期限表

文件归档范围和保管期限表

一级

类目

二级

类目

三级

类目

四级

类目

归档文件

保管期限

定期

永久

10年

30

年

文书管理类

综合部

党务

党委工作会议、纪要文件

√

党务决议、办法、通知、通报等文件

√

党员学习教育与党工作中形成的文件

√

党委评先创优文件材料

√

下属单位关于党务工作请示及报告

√

工会工作计划、总结、会议纪录、决定、通知

√

工会管理、文体活动等形成材料

√

工会选举、任命等文件

√

企业文化

总部期刊和印刷

√

公司的宣传画册

√

公司重大新闻及汇编

√

企业活动的相关文件（方案、报告、批复）

√

企业重大活动的相关文件

√

行政管理

综合部各类管理制度

√

综合部年度工作计划、总结、报告

√

分公司报送的文件材料（重大问题的专题报告）

√

总部的正式通知、函

√

年会的通知、与会名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言讨论通过的文件决议、纪要

√

行政管理

公司营业执照、批准证书、组织机构代码证、税务登记证、外汇登记证、工商注册材料

√

公司合同、章程及补充

√

公司董事会的会议纪要、领导讲话

√

公司召开工作会议、专题会议

√

机动车调拨、保险、事故、转让等文件

√

车辆证照

√

XX集团公司制发的关于本公司领导人任免、人员编制等文件材料

√

XX集团公司制发非本公司主管业务但要贯彻执行的文件

√

房产、土地所有权和使用权的文件

√

出国考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的文件材料（含签订协议、协定、备忘录、考察报告、会谈记录）

√

档案管理

档案管理的年度计划和总结

√

档案移交清册、归档文件目录、销毁清册

√

档案工作的制度、规定等

√

总务管理

总部办公楼租赁、合同协议及补充

√

各类请示、报告及批复

√

办公设备及用品、机动车等采购审批手续，购置等文件

√

企业部

按分公司分

综合

企业管理制度

√

年度工作计划和工作总结

√

反映本企业活动的报刊（如简报）

√

综合

给政府的请示及政府的通知、批复、会议纪要

√

分公司关于企业管理一般性的文件的请示

√

验资报告、审计报告、公司章程、评估报告

√

关于分公司筹备的请示、批复

√

分公司营业执照、批准证书、组织机构代码证、税务登记证、工商注册材料等

√

经营计划与考核

经营目标与计划明细表

√

年度经营计划及预算

√

经营目标责任书

√

关于经营计划与考核的请示、批复、方案

√

统计

经营统计月报表及统计分析

√

法律事务

按项

目公司分

法律事务的管理制度规范

√

分公司上报备案的合同、协议

√

纠纷事件处理的相关文件

√

合同谈判会议纪要

√

对内外法律函件

√

其他法律文件

√

业务部

按分公司分

国内业务

管理制度

√

重要活动的总结、重要专题的调研材料

√

对外发的各类函件

√

关于市场开发营销方案、奖励方案的请示、报告及批复

√

年度经营计划、工作总结，中长期经营发展方案

√

业务部

按分公司分

国内业务

销售合同、采购合同

√

分公司上报的一般性文件和总部批复。

√

客户服务年度工作计划、总结

√

分公司上报的关于客户服务的一般性文件

√

计划、总结、统计、调研等方面的材料（年度以上）

√

计划、总结、统计、调研等方面的材料（年度以下）

√

国际业务

各类合同、信用证、开证审批表、合同审批表（按每单或每船）

√

对外发的各类往来函件

√

公司各类请示、批复文件

√

年度工作计划和工作总结

√

安全部

按

项

目

公

司

分

安全管理制度

√

工程项目招投标文件

√

合同、审批类文件

√

会议纪要

√

应急预案

√

安全检查报告

√

项目协议书

√

其他类重要文件

√

信息部

各项管理、规章制度

√

各类通知、批复、请示文件

√

应急预案

√

年度工作计划和总结

√

投资部

按

分

公

司

分

规章制度

√

各类合同、协议书

√

公司基本情况介绍，所在省市的基本开发部及地图等，公司的财务报表、资产损益表、资产负债表、资产明细表、房地产证

√

市场分析报告、尽职调查报告

√

公司的验资报告、审计报告

√

公司的组织情况、人员情况

√

分公司的管理制度

√

公司的章程

√

公司的营业执照、组织机构代码证、土地使用证

√

政府各种批文、通知、函

√

公司的通知、通报、报告

√

内控部

按分公司分

公司规章制度等行政性文件

√

年度工作计划和总结

√

内控审计报告类文件

√

各类请示、批复文件

√

资金部

公司规章制度

√

各银行综合授信合同

√

各单笔借款合同

√

各类请示、批复

√

年度工作计划和总结

√

人力部

公司规章制度等行政性文件

√

人事任免文件

√

员工录用、辞职、转正等文件

√

员工考核、职称评审工作等文件材料

√

职工名册

√

员工调动工作的行政、组织关系的材料

√

终端经营管理事业部

公司各类规章制度文件

√

年度工作计划、总结、统计、调研

√

工作计划、总结、统计、调研（年度以下

√

各类请示、批复、通知、报告

√

分公司报送的文件材料（重大问题的专题报告）

√

分公司报送的年度以上的计划、总结、统计材料

√

财务部

公司各类规章制度等文件

√

各类请示、批复、通知

√

年度工作计划和总结

√

声像类

√

实物类

√

人力资源类

√

财务类

保管期限详见会计档案管理期限表

备注：

1、总部的正式通知由档案室归档，各部门无需归档总部的正式通知，以免重复。

2、各部门的文件由各部门归档，各部门收到的其他部门参考性、告知性的文件无须归档，以免重复。

3、分公司上报的各种周报由各部门自行保管，保管3~5年后报部门领导及分管领导可进行销毁。

4、临时性文件无须归档。

附件6：

文件归档范围和保管期限表（总部）

文件归档范围和保管期限表（总部）

编制说明：

1、根据国家档案局第8号令规定结合公司具体情况，制订文件归档范围和保管期限表，此表仅适用于公司总部。

2、此表用来确定文件归档范围和保管期限，并体现文件分类方案。

3、保管期限分为二种，永久和定期。

定期一般分为30年和10年。

4、分类大纲

一级类目与代号

二级类目

三级类目

四级类目

文书管理类（WS）

党政管理类

按分公司分

按部门职能细分

部门行政类文件

声像类（SX）

不设二级类目

实物类（SW）

不设二级类目

人事类（RS）

财会类（CK）

（1）一级类目共分5大类，二级类目根据部门分。

二级类目有综合部（ZH）、信息部（XX）、企业部（QG）、安全部（AQ）、业务部（GN）、国际业务部（GJ）、投资部（TZ）、内控部（NS）、法律部（FL）、终端经营管理事业部（ZD），人力部（RL）、资产管理部（ZG）、财务部（CW）。

（也可用拼音简称）

（2）三级类目通常按照不同分公司或项目分。

不适合按分公司或项目分类的，结合三级类目的问题分类。

综合部、信息部、资金部、人力部、财务部、终端连锁管理事业部不设三级及以下类目。

（3）综合部的四级类目包括党务、企业文化、行政管理、总务管理，

企业部包括综合、经营计划与考核、统计。

业务部的包括国内业务和国际业务。

其他不设四级类目。

5、在实际的分类过程中，可根据文件数量的多少对类目进行组合。

附件7：

档案盒封面和盒脊式样

附件8：

备考表式样

备考表

盒内文件情况说明

注：

情况说明填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况

整理人：

检查人：

年月日

附件9：

归档文件目录封面式样

附件10：

归档文件目录式样

归档文件目录

件号

责任者

文号

文件题名

日期

页次

盒号

备注

附件11：

档案借阅登记表

档案借阅登记表

序号

借阅档案

借阅部门

借阅人

领导审批

借阅时间

归还时间

利用方式

备注

附件12：

档案销毁清册

档案销毁清册

序号

案卷或文件题名

年代

盒号

卷号或文号

卷内文件件数

保存期限

销毁

原因

备注

附件13：

档案销毁清册审批表

档案销毁清册审批表

该销毁清册销毁档案共计（卷／件）起止年度：

其中

因请准予销毁。

鉴定领导小组负责人（签字）：

年月日

部门负责人（签字）：

年月日

监销人（签字）：

年月日

第二编文书档案整理细则

为了实现公司档案管理的系统化、标准化，为公司的经营发展提供有效的档案利用，根据《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）结合公司特点，特制定本细则。

一、整理原则

遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分文件不同价值，便于保管和利用。

二、释义：

文书档案是指公司各部门在企业管理、投资发展、安全生产管理、国际国内业务管理、行政管理等活动中形成的以文字和纸质为主要信息记录方式的有利用价值保存备查的文件。

三、整理步骤

1、装订

归档文件以“件”为整理单位进行装订。

正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；来文与复文