集团会议管理制度.docx
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集团会议管理制度
集团会议管理制度
xx集团会议管理制度
1、目的
为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，加强信息沟通，促进公司各部门更好地发挥职能，特制定本制度。
2、适用范围
本制度适用于xx集团会议管理。
3、管理权责：
3.1总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。
3.2会议组织人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。
3.3会议的审批权限详见“5.1会议组织与审批”。
4、会议分类：
序号
会议名称
主题/特点
类别
主持人
参加人
1
例会
固定时间、固定汇报程序，尽量解决即席提出的问题
公司例会
主办部门负责人
部门/公司全体
2
动员会
发言固定、没有讨论程序
公司临时行政会议
主办部门负责人
会议组织人提拟
3
研讨会
对某一课题或问题切磋、探讨，不一定有结果
公司临时行政会议
部门负责人
会议组织人提拟
4
鉴定/评审会
对某事物的价值、性能，质量鉴别，必须有结论
公司临时行政会议
集团总经理或指定人
会议组织人提拟
5
专题会
为某一专题而开，必须有结论
公司临时行政会议
会议组织人指定
会议组织人提拟
6
评比会
一般在年底或某一重大活动结束后召开
公司例会
人力资源总监
会议组织人提拟
7
总结会
总结前一段工作，研究、部署下阶段工作
公司例会
部门负责人
会议组织人提拟
8
汇报会
下级向上级或有关人员汇报工作情况
公司临时行政会议
会议组织人提拟
会议组织人提拟
9
调度会
任务安排，人员派遣，设备物资情况的调动
公司临时行政会议
会议组织人提拟
会议组织人提拟
10
部门例会
部门固定汇报程序
部门会议
部门负责人
自定
5、会议管理内容
5.1会议组织与审批。
5.1.1公司月度例会无须提拟和审批。
5.1.2公司临时行政会议、公司年度例会由集团总经理直接组织或由议题涉及业务的主办部门负责人组织、集团总经理批准。
5.1.3部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。
其中，部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用的，应向上一级主管部门报批同意；属例会性质的，由各部门自行提拟方案呈报集团总经理批准后执行。
5.2会议计划与统筹。
5.2.1每月28日前，总经办应与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议，统一报集团总经理审批后，汇同公司月例会编制《月度会议计划》，于月底前发放至各部门负责人。
5.2.2凡总经办已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请总经办调整会议计划。
未经总经办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。
5.2.3会议安排的原则为：
小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。
各类会议的优先顺序为：
公司例会、公司临时行政会议、部门会议。
因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
5.3会议准备。
5.3.1会议通知遵照以下规定：
5.3.1.1已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由各部门按计划表直接通知与会人。
5.3.1.2属下列情况之一者，按“谁组织，谁通知”的原则进行会议通知：
1）未列入月度会议计划而临时组织的会议。
2）虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明。
3）其它组织人认为应另行通知的情况。
5.3.1.3会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门；如有外来客户参加的会议应至少提前三个工作日送达邀请函。
5.3.1.4会议通知形式一般为电话通知。
但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，会议通知单以邮件形式发放；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
5.3.2会议的其它准备工作遵照以下规定：
5.3.2.1会议组织部门应至少提前一天通知与会人会议主题、时间、地点、需准备的文件资料等。
5.3.2.2会
议组织部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交的发言稿及文件资料等）准备的组织工作。
5.3.2.3有客人参加的大型、正式会议时，会议组织部门应提前确定会务引导人员，负责引导客人入场、介绍领导等工作，由会议主持人指定人员担任。
5.3.2.4会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，设置会标横幅、布置饰品鲜花、按会议类型备好座位、设置坐次牌、准备会议器材、摆放礼品、纸、笔、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。
5.3.2.5公司总部召开的公司级会议会务服务统一归口总经办负责。
5.3.2.6部门在总部召开的会议需用公共会场的，应向会议室管理部门书面提出，由会议室管理部门统筹安排。
5.3.2.7有外部客户及分公司同事参加的会议，会议组织部门应提前做好食宿及车辆接送安排。
5.4会议组织。
5.4.1会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。
5.4.2会议主持人须遵守以下规定：
5.4.2.1主持人应不迟于会前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
5.4.2.2主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
5.4.2.3会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，引导与会人依次发言并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
5.4.2.4属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。
对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5.4.2.5主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。
5.4.3与会人须遵守以下规定：
5.4.3.1应准时到会，并在《会议签到表》（详见附件1）上签到。
5.4.3.2会议发言应言简意赅，紧扣议题。
5.4.3.3遵循会议主持人对议程控制的要求。
5.4.3.4属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。
5.4.3.5如无特殊要求，会议发言应按职位排列或按座次顺序依次进行。
5.4.3.6遵守会议纪律，与会期间应按要求关闭（或调至振动）手机等通讯工具，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；会议过程中不私下讨论与会议无关的事。
5.4.3.7做好本人的会议纪录。
5.4.4多个部门参加的临时行政会议原则上由集团总经理主持，集团总经理另有授权的，从集团总经理授权。
5.4.5公司月度例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。
5.4.6主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。
5.5会议记录。
5.5.1公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。
5.5.2公司各类会议原则上应确定专人负责记录。
会议记录员的确定应遵守以下规定：
5.5.2.1各部门应常设一名会议记录员（名单报总经办备案），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。
5.5.2.2会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。
5.5.2.3集团总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由集团总经理秘书负责会议记录工作，集团总经理另有指定的，从集团总经理指定。
5.5.3会议记录员应遵守以下规定：
5.5.3.1以专用会议记录本作好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。
5.5.3.2会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。
5.5.3.3对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。
5.5.3.4会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
5.5.3.5做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。
5.5.4下列情况下，应整理会议纪要：
5.5.4.1公司各类临时行政会议。
5.5.4.2须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议。
5.5.4.3其它主持人要求整理会议纪要的会议。
5.5.5会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。
公司各类临时行政会议的会议纪要须报行政部一份存档备查。
5.5.6会议原始记录的备档按以下规定：
5.5.6.1本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转交行政部统一归档备查。
5.5.6.2本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。
5.5.7会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。
其调阅应严格按公司档案管理制度和保密制度的有关规定执行。
5.6会议跟进。
5.6.1会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。
5.6.2集团总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经办负责落实，集团总经理另有指定的，从集团总经理指定。
5.6.3会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。
5.7奖惩。
5.7.1奖励。
按《奖惩制度》执行。
5.7.2迟到、早退、缺席。
5.7.2.1迟到。
所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。
5.7.2.2早退。
凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。
5.7.2.3缺席。
凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。
5.7.3处罚。
5.7.3.1无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款。
5.7.3.2无正当理由缺席每次处以20元的罚款。
5.7.3.3凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。
5.7.3.4与会人未在会议前向组织部门提交发言稿及相关会议资料者处以20元的罚款。
5.7.3.5因接打电话或手机铃声影响会议进程者处以10元/次的罚款。
5.7.3.6会议过程中因私下交流与会议无关的话题被主持人点名者，处以10元/次的罚款。
5.7.3.7会议结束与会人未将各自桌面资料、水杯、烟灰及桌椅等清理整洁者，处以10元的罚款。
6、附则
6.1本制度由集团总经办负责解释。
6.2凡本制度未明确规定的奖惩，按有关处罚规定执行。
6.3本制度由集团总经理批准后生效，自颁布之日起执行。
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