薪工循环.docx
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薪工循环
内部控制制度
《薪工循环》
文件管制等级：
□管制文件 □非管制文件
文件履历纪要页
文 件 发 行 单 位
文 件 管 制 等 级
管理代表
□管制文件
□非管制文件
文 件 履 历 纪 录
版次
修 订 内 容
核准
权责
编撰
日期
0
第1版（新发行）
1.
总则
1.1.制定目的
为促使本公司「内部控制」（InternalControl）之「薪工循环」（Wage）程序，能有所遵循，特订定本文件，俾利各相关单位遵循。
1.2.适用范围
凡本公司有关「内部控制」之「薪工循环」作业程序与控制重点，悉依照本文件之规范办理。
1.3.权责单位
管理、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承认单位授权，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。
2.薪工循环
2.1.循环图
【见】（资料1）「薪工循环图」。
2.2.循环作业
本循环之各项作业：
1）人力资源规划作业（CW101），另订之。
2）招募征选作业（CW102），另订之。
3）任用作业（CW103），另订之。
4）训练研习作业（CW104），另订之。
5）考勤考核作业（CW105），另订之。
6）奖惩升迁作业（CW106），另订之。
7）薪资作业（CW107），另订之。
8）福利作业（CW108），另订之。
9）离职资遣退休作业（CW109），另订之。
3.附则
3.1.制修废与颁布实施
本文件属于管理文件，经『经营会』审议后，呈请董事长核准承认后，交由权责单位颁布公告实施；修订或废止时亦同。
3.2.编号、版本、日期、页次／页数
本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次／页数等项，见本文件之页首与页尾。
3.3.附件
3.3.1.相关资料
（资料1）「薪工循环图」
（资料1）「薪工循环图」
CW101
人力资源规划
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↓
CW109
CW102
离职资遣退休
------→
招募征选
--------
---┐
|
↑
|
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↓
↓
|
CW103
CW104
└---
--------
任用
←------
训练研习
┌---
------→
------→
|
|
|
├---
--------
---┬---
--------
---┐
|
↓
↓
↓
|
CW105
CW107
CW108
|
考勤考核
------→
薪资
←------
福利
|
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↑
|
|
|
|
↓
|
|
CW106
|
└---
--------
奖惩升迁
--------
---┘
第2节作业程序
1.人力资源
1）规划应依据目前公司目标、经营计划、整体发展，并考虑政府之劳工政策及目前之劳工问题，以订定本公司之人事政策。
2）对内部各项工作进行分析，以计算各工作所需之人数，并列明其特性及必须具备之能力、条件。
3）分析本公司目前及未来之人力资源需求状况，预测职工退休、升迁、调职及流动率等情形。
4）分析本公司内部及外部人力资源供给之状况，并预测未来之趋势。
5）规划各单位之人力资源需求，并据以作为公司人员职业前程规划之参考。
6）根据规划预算订定各项人力取得、训练与培养计划。
2.职业前程
1）对内部职工作职业前程规划。
2）对职工之职业前程规划须以公司的整体人力资源规划为前提，并考虑职工之个人兴趣与能力，以及职工个人对自我的认知与对未来的规划。
3）应让职工了解公司对个人所做之职业前程规划，以激励其工作热忱。
4）对职工未来之晋升应有明确之标准。
5）可透过职业训练以培养所须之职工。
第3节控制重点
1）人力资源计划须每年、每季更新。
2）人力资源规划是全面性的，须考虑升迁、教育、训练、薪资、激励、福利等项目。
3）达到所需可用人力前之前置时间，在做人力资源规划时应予顾及。
4）人力资源如有冗员，会造成员工劳逸不均与挫折感，应极力避免。
5）员工职业前程规划之订定，应考虑个别员工间之能力、个性等差异，且具有前瞻性；必要时可采纳员工之意见，以使其对公司产生认同感。
第4节作业程序
1.需求
1）各单位有人员离职或因工作需要，须增补人员时，应详填「增补人员申请表」，呈请核准后办理增补。
2）用人单位提出增补人员申请时，可建议增补方式系由内部晋升或采对外招募。
若建议由内部晋升，可推荐合适之人选。
3）用人单位对所需增补人员之条件、资格等资料应详予说明。
2.招募
1）各单位有人事出缺或因工作需要须增补人员时，依规定手续申请核准后办理增补作业。
2）权责单位依据公司人力资源规划以及公司实际人力资源状况，决定是否对外招募。
3）公司内部有空缺或有新职而产生人力需求时，以内部晋升或调迁为原则，有下列情形时则采对外招募：
（A）公司内部无适当人选。
（B）需求量大，内部人力不足时。
（C）须具备特殊技术或专业知识人才时。
（D）期望藉对外招募方式招收不同组织文化背景之人力，以改变公司的组织气氛时。
4）由人事单位负责招募作业，并可经由下列方式进行：
（A）刊登报纸人事广告。
（B）向就业人才市场登记求才。
（C）向学校登记求才。
（D）张贴求才布告。
（E）透过人员介绍。
3.甄选
1）人员之甄选，大专以上之人员由人事单位统一招考，基层作业职工由各用人单位自行办理，人事单位协助之。
2）对应征者的各项数据进行初步的审核，检阅应征者学经历是否符合所需，初步淘汰资格不合者。
3）对初审合格者进行各项测验，测验项目包括：
（A）性向测验。
（B）智力测验。
（C）专业技能测验或专业科目测验。
4）用人单位主管对测验合格者进行面试，透过各种面谈技巧以进一步了解应征者各方面的综合表现。
5）应透过各种方式查询应征者各项数据之可靠性。
例如查询应征者过去工作之上司或学校的师长等，以辅助书面资料之不足。
6）应要求应征者检具医院之体检证明，以避免录取身心不适者。
7）应征者不论录取与否，应于一定时间内通知其是否录取及录取者报到时间。
8）录取人员，应依本公司相关规定办理报到及试用核薪手续。
第5节控制重点
1）招募与甄选的基本目的是增加选择适当人员之成功机率，因此招募与甄选方式的选择，要视其个别情况及应用此项方式之可信度及有效度而定。
2）员工均须经审核或甄试合格后，方得依规定聘用。
3）人员之甄选，除注意学历及经历外，应测验其学识、专业技能，并重视操守品德及身体健康。
此外，亦可函询应征者过去服务单位主管之评语意见，作为取舍参考。
4）新进人员招募甄选作业程序应依公司规定办理，应征应缴之文件表格须齐备，各阶层人员之任用应依规定之核准权限办理。
5）甄选时，避免主观印象及给予规定外之承诺，双方均应坦诚相向。
6）办理招募甄选之方式，务求客观公正，为公司遴选最优秀人才，招募甄选之条件，须保持适当弹性，当市场人力供应不足时，不妨稍为放宽，人力剩余时，条件不妨稍严。
第6节相关资料
「增补人员申请表」等。
第7节作业程序
1）人员报到时，应先办妥下列各项手续后，始分发至工作单位：
（A）缴交身份证影印本（正、反面）二份。
（B）缴交最近二吋半身正面相片三张。
（C）缴验全户户口簿。
（D）缴验学经历证件。
（E）缴交公立医院「体格检查表」一份。
（F）填写「人事数据表」二份。
（G）填写「试用同意书」。
（H）填写「切结书」。
（I）填写「保证书」。
2）新进人员试用期间，得由用人单位详列考核意见表，考核未合格者或品行欠佳者，得终止试用。
3）经终止试用者，仅支付试用期间之薪（工）资，不另支付任何费用，亦不发任何证明。
4）正式任用人员须于试用及格后，填写「雇用契约书」。
5）本公司职工依下列权限任用之：
（A）总经理、副总经理、室主任、协理、总工程师、特别助理，由董事长提请董事会聘任之。
（B）各部正、副主管及、工程师、专员，由董事长室提请董事长聘任之。
（C）课级正副主管、课文员等，由各部室主管提请董事长任免，部课间之调动亦同。
（D）组长、组员，由各部室主管提请董事长任免，部课间之调动亦同。
（E）各部课室之组长级以下人员（不含组长级），由各部厂室主管任免，并向董事长报备。
6）有下列情形之一者，不得雇用为本公司职工：
（A）被褫夺公权尚未复权者。
（B）受禁治产之宣告者。
（C）通缉及列管有案者。
（D）身体衰弱不堪从事工作者。
（E）患有传染病或长期性疾病者。
（F）患有精神病者。
（G）吸食毒品或其它代用品者。
（H）亏欠公款处罚有案者。
（I）其它本公司认为不宜任用者。
7）任用职工叙薪依人事相关规定核给，人事单位核薪前，应与用人单位主管讨论叙薪级数等。
8）若试用不通过退回原职或辞退之职工，应妥善处理，以免造成不必要之损失。
第8节控制重点
1）经管财、物人员必须经觅取保证，且对保相符。
2）按规定办妥一切手续，并建立员工基本数据。
3）叙薪标准依规定办理。
第9节相关资料
「体格检查表」、「人事资料表」、「试用同意书」、「切结书」、「保证书」、「雇用契约书」。
第10节作业程序
1.职前训练
1）新进人员均须参加职前训练，训练合格后再予试用。
2）职员试用三个月，工员试用60天，试用期间，所有新进人员（含服役期满复职者）均应按本公司所订教育训练相关规定参加训练。
3）各级新进人员均不得未经职前训练而上任。
4）职前训练内容包括本公司文化及理念之介绍，并着重于帮助新进人员早日熟悉工作环境，以及早进入状况。
2.在职训练
1）各单位依实际需要于每年预算编列前拟定教育训练需求计划，送人事单位审核汇整。
2）教育训练计划包括有：
（A）新进人员之教育训练。
（B）基层从业人员之教育训练。
（C）专业技术人员之教育训练。
（D）各级干部之教育训练。
（E）高阶管理人员之教育训练。
3）人事单位于每年预算编列前，审核及综合协调各单位之教育训练需求计划，并依据公司之人力资源规划，订定全年度之教育训练，呈董事长室核准，作为训练实施之依据。
4）各项教育训练之主办单位应依教育训练计划实施，并负责该项教育训练之全盘事宜。
5）教育训练之实施方式可采用：
（A）主管人员利用会议、面谈等机会向部属施行机会教育。
（B）由公司统一办理教育训练或由公司其它单位个别办理教育训练。
（C）参加国内训练单位所举办之教育训练。
第11节控制重点
1）职前训练须能帮助新人明确了解公司组织体系、各单位职掌、各项管理规章、公司文化，进而迅速适应工作环境，熟悉作业程序，发挥工作效能。
2）训练内容应充实、生动，任何课程均有充份准备。
3）负责安排、设计训练课程之人员或单位必须适当。
训练可提升员工之生产力，训练必须具有前瞻性，应与公司各项人事政策相互配合。
4）训练研习计划必须与人力规划密切配合，同时视业务需要，设计适当课程。
训练期间尤须重视考核，并将受训成绩列入人事纪录，作为派职升迁之重要参考依据。
5）管理人员对部属受训表现予以指导及协助。
第12节作业程序
1.考勤
1）出勤
（A）职工每日正常工作时间不含休息时间为八小时。
（B）职工应按规定时间准时上下班，并亲自打「考勤卡」。
（C）因公不能打（考勤）卡或忘记打（考勤）卡者，须由单位主管证明，向人事单位办理补打（考勤）卡。
（D）职工上下班托人顶替打（考勤）卡者，代替人及其本人均以代他人打卡论处，予于从严处分。
（E）迟到早退者，依出勤管理相关规定处理。
2）请假
（A）职工因事必须亲自处理时，须事先申请事假。
（B）职工因伤、病须治疗或休养时，得申请病假。
一天以上之病假须检具医院证明。
（C）婚、丧、产假等依职工给假相关规定之天数给假。
（D）职工因执行职务受伤时，应检具县级以上医院之诊断书申请公伤假。
（E）职工因参加召集训练、会议等应给予公假。
（F）职工请假应填「请假卡」呈主管核准，并送人事单位登录，作为职工薪资考勤资料之依据。
（G）人事单位应将「请假卡」与职工打卡出缺勤纪录核对，如有差异应查明原因并予更正。
2.考核
1）人事单位应就奖惩、考勤及教育训练纪录，再配合用人单位的绩效评估纪录，登录于职工考绩。
2）职工考绩系作为晋升及薪资与奖金给付之参考。
3.绩效评估
1）确定目标及建立政策与程序。
2）分析工作。
3）设计或选择绩效的评估或计算的方法。
4）向职工宣布绩效的标准。
5）观察职工的绩效成果。
6）记录绩效与成果。
7）评估绩效与成果。
8）与职工讨论评估结果。
9）追踪。
10）考评列入人事资料作为升迁、奖惩及人力资源规划之依据。
第13节控制重点
1）上班及下班时间，应按时考核。
如有迟到、早退或旷工情形，均依公司规定适当处罚。
2）员工请事假、病假、婚假、丧假、分娩假、公伤假、公假、其它休假，均依规定办理。
3）员工请假手续、限制天数、证明文件、扣薪办法等，均依规定确实执行。
4）绩效评估之目的，系为协助人力资源决策之制定及员工发展。
5）评估标准与计算方式应事先告知员工。
6）主管与员工讨论评估结果时，双方均有准备。
主管对员工的评估回馈，应具有建设性，同时对员工应充份了解。
7）各级主管为办理员工考绩，应设有考评纪录，考核方式应客观公平。
第14节相关资料
「考勤卡」、「请假卡」等。
第15节作业程序
1.奖惩
1）依据职工奖惩相关规定，对职工表现应予以适当奖惩。
2）奖惩理由及方式应记入人事数据，并列入考绩。
3）奖惩案件得随时或定期公布。
2.晋升
1）绩效优异，有具体事实确证可胜任高职者。
2）上阶有缺时。
3）报请升级条件符合下列任一项者：
（A）记大功满二次者。
（B）考核优异，有具体事实左证者。
（C）非常事故冒生命危险抢救悻免于难，或使人、物之损害程度降至最低者。
4）符合上列条件但无缺可资晋升时，将其数据存记，遇有缺时优先办理。
5）依职工管理相关规定处理。
3.调职
拟调职时应考虑：
1）是否确为工作需要
2）个别申请者原职务（工作）是否确不合宜。
第16节控制重点
1）各单位主管申请奖励员工案件，应依规定签报，同时具充份条件及左证，并定期发布。
2）各单位主管申请惩罚员工案件，亦依规定签报，必须经过慎重审议，考虑各项因素后再作适切决定。
3）报请升级人员应符合公司晋级条件，按规定程序报请核定，并依权责发布。
4）现行晋级规定必须确具鼓励作用，有助于公司提拔人才，提高工作士气。
5）奖惩升迁必须做到公平、公正、公开之原则。
第17节作业程序
1.薪资核计
1）新进职工由人事单位及用人单位主管研商叙薪级数后，列入「职工资料卡」核薪。
2）若有调薪，应由用人单位填「调薪申请书」，附具体左证，经主管核准后，通知计薪人员，列入「职工资料卡」，并据以调薪。
3）依「职工资料卡」之核薪、津贴、加给项等，由计薪人员编制「薪资表」。
4）依出勤纪录计算加班费、值班费，迟到早退扣款等。
2.代扣款项
1）依劳工保险及健康保险投保金额代扣劳保费、健保费。
2）依「扶养亲属申报表」及扣缴标准，代扣薪资所得税。
3）有关职工代扣款及福利金等款项，应依规定扣除。
3.薪资发放
1）「薪资表」经主管核准交由会计登帐后，转出纳发放。
2）若为直接汇入职工账户，则由出纳填妥「转账单」，核对无误后送银行转帐。
3）薪资单及代扣款收据等，依职工别装入封袋，交给职工。
若为发放现金，则由出纳点妥金额，连同代扣款之凭证、借据等装封袋中，由职工点收无误后，在「薪资领取登记簿」盖章签名。
第18节控制重点
1）底薪、津贴、加给、加班费、值日夜费、各项扣（罚）款及各项代扣款，应依公司标准及相关法律规定计发。
2）代扣员工薪资所得应依下列规定办理：
（A）依扣缴率标准表按月代扣。
（B）代扣缴率逐期报缴。
3）代扣暂住、劳工保费应依下列规定办理：
（A）依员工所得投保之金额按保险金额表列之等级每月代扣。
（B）代扣保费逐期缴送相关单位。
4）薪资按上、下两期如期发放，「薪资表」经主管签章才办理发放作业。
5）采发放现金者，员工必须亲自领取薪资袋，并在「薪资领取登记簿」上签名盖章，未领之薪资须作适当处理。
第19节相关资料
「职工数据卡」、「调薪申请书」、「薪资表」、「转账单」、「薪资领取登记簿」等。
第20节作业程序
1）依相关法令及公司政策，拟定职工福利规定。
2）成立职工福利委员会，做为制定职工福利办法及执行之组织。
3）职工福利办法于董事长核准后实施。
4）职工如有福利建议，交由职工福利委员会通过后，呈请董事长审核。
5）职工福利委员会对各项福利规定应确实追踪执行。
6）福利委员会组织工作内容包括：
（A）推动及规划各种职工福利计划。
（B）公司提拨福利金及职工自缴福利金帐务处理。
（C）各项支出设帐处理。
（D）定期或不定期召开大会，并制作保存会议纪录。
（E）其它有关职工福利事项。
7）福利措施包括：
（A）餐厅环境、炊具、餐具之清洁卫生。
（B）伙食之营养、卫生、安全之了解。
（C）环境之整洁与舒适之维护。
（D）水电卫生设备之完善。
（E）休闲活动之安排。
（F）福利活动之举办（人车安全之注意）。
第21节控制重点
1）各项福利措施应合乎公司负担能力，并让员工满意。
2）福利工作应确实依照规定执行。
3）福利金收支、帐务、出纳必须控制良好。
4）职工福利委员会应定期向员工报告福利金收支情形。
5）福利金支用避免浪费或不必要之支出。
6）各项福利项目应符合员工需求。
7）各项活动之员工参与度应予加强。
第22节作业程序
1.离职
1）职工提出辞呈或退休时，应视其职务性质考虑是否应予慰留。
2）用人单位主管应充分了解职工离职理由，作为日后改进参考。
3）职工若无法慰留，则用人单位应考虑是否向人事单位提出申请招募人员。
4）应依相关法令之规定给予离职人员资遣给付或退休金。
5）核准离职后，通知人事单位计算应发放薪资。
6）「职工离职单」应经各有关单位签章，证明各项保管文件已点交清楚，并将工作职务交接完毕后，始可算完成离职手续。
7）「职工离职单」签章完全后，转人事单位开出离职证明，并将职工数据抽出，列入离职职工档案内。
8）离职人员薪资给付，迄离职手续完成后再发给。
2.资遣
1）资遣条件
（A）歇业或转让时。
（B）亏损或紧缩时。
（C）遇不可抗力之事故，停止工作在一个月以上时。
（D）营业性质变更，有减少劳力之必要，而又无适当工作供安置时。
（E）职工对于所担任之工作确不能胜任时。
（F）不适用于有定期契约期满之职工，及因违反厂规而被除名与自行辞职之职工。
2）资遗时间之预告
（A）在职继续工作三个月以上未满一年者，于三日前预告之。
（B）在职继续工作一年以上未满三年者，于五日前预告之。
（C）在职继续工作三年以上者，于十日前预告之。
3）资遣费计发标准
（A）在职继续工作每满二年，发给相当于一个月基本工资之资遣费。
（B）以后每满一年，加发相当于一个月基本工资之资遣费。
3.停薪留职
1）符合下列二项，且办妥离职手续者始能生效：
（A）久病不愈达六个月以上者。
（B）其它因特殊情形呈请核准者。
2）停薪留职期间年资不予并计。
4.退休
1）合乎自请退休
（A）工作十五年以上而年满五十五岁者。
（B）工作二十五年以上者。
2）限龄退休
年龄满六十岁者。
3）命令退休
（A）心神丧失者。
（B）身体残废不堪胜任工作者。
4）限龄退休人员健康良好且应工作需要，可仍予留任，另按约聘人员办理。
5）退休金依「劳动法」计算及给付。
第23节控制重点
1）员工离职、资遣、退休，应查明有关规定审慎处理。
有关员工自动要求离职者，应个别查明原因，采取适当措施，以减少不必要之人员流动率。
2）员工离职退休，应依公司规定时间内提出申请，办妥手续，并作好工作交接。
3）符合资遣条件时，应先查明是否已无其它可供选择之途径，始可资遣。
第24节相关资料
「职工离职单」等。
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