燕山大学经管院管理信息系统实验报告文档格式.doc

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（4）运用联机式的部门网络，避免了以往单机记录时信息的滞后性，加强各部门的数据交流及沟通，提高了各部门工作的时效性和针对性，有助于提高高层领导的决策，减少了失误。

（5）能够及时地了解客房利用率、使用情况和销售情况。

（6）通过对客房销售和市场需求的分析，制定和调整酒店客房的销售计划。

1.5U/C矩阵

1.5.1U/C图的绘制

U/C图的左列是企业过程，最上一行是数据类。

如果某过程产生某数据类，就在某列矩阵元中写C；

如果某过程使用某数据类，就在其对应元中写U。

这样可列出相应的U/C矩阵图。

U/C图

数据类

计划

物价

服务需求

物资信息

客房总信息

房间信息

预订

顾客信息

住宿登记信息

附加服务

物资使用

账单

退宿登记信息

过程

市场研究

C

U

市场计划

定价

物资采购

宾馆布置

住宿查询

客房预订

住宿登记

服务查询

每日清理

客房账单查询

退宿

1.5.2U/C图的调整及检验

U和C在矩阵中的排列是分散的，我们可以通过调换过程和数据类顺序的方法，尽量使U、C集中到对角线上排列，然后把U、C比较集中的区域用粗线条框起来，这样形成的框就是一个个子系统。

在对U/C图进行调整后，还要进行检验，保证该U/C图具有：

完备性、一致性、无冗余性。

计划建造子系统

客房服务子系统

退房子系统

1.6系统的构成（子系统的划分）

为实现上述目标，将系统分为5个功能模块：

房客管理模块、客房管理模块、消费管理模块、报表管理模块、系统管理模块。

它是根据各子系统的管理功能来划分的，使得系统分工明确，业务流程清晰，从而优化企业管理，最终为酒店带来良好的经济效益。

房客管理模块还包括预定管理模块、接待管理模块、结账管理模块、换房管理模块、押金管理模块。

客房管理模块包括客房查看模块、客房编辑模块。

消费管理模块包括消费管理模块、餐费管理模块、话费管理模块。

报表管理模块包括入住报表管理模块、客房状态报表管理模块。

（1）房客管理模块：

接受顾客预订，接待顾客入住，进行退房结账服务，处理换房服务，提供押金管理服务。

（2）客房管理模块：

了解客房使用状态，及时根据实际情况调整客房使用状态。

（3）消费管理模块：

有效记录、区分顾客各项在店消费情况，综合消费总额。

（4）报表管理模块：

根据销售、入住、消费情况制定财务报表。

（5）系统管理模块：

有效整合酒店各部门数据、信息，为酒店高层做出决策提供依据。

1.7任务描述和人员分配、工作进度安排

1.7.1任务描述

项目任务描述

系统规划

U/C矩阵

子系统划分

系统分析

可行性分析

必要性分析

业务流程分析

数据流程分析子

数据字典

组织结构图

管理功能图

业务流程图

数据流程图

系统设计额、

代码设计

功能结构图设计

信息系统流程图设计

数据库设计

人员分工

图1系统任务树

1.7.2人员分配和工作进度安排

客房管理信息系统开发过程中配备一下人员：

项目负责人员1名，系统分析人员2名，系统设计人员2名，系统调试人员1名。

工作进度安排如表1所示。

表1系统开发的工作进度安排

阶段

完成目标

所需时间

所做的主要工作

项目确定与规划

1个月

①人员组织、确定项目规划性质②收集相关信息资料③确定系统目标④提出系统未来略图⑤可行性分析⑥制定开发进度表⑦提交规划报告

企业现状分析

3个月

①详细调查②酒店业务管理流程（组织结构、管理功能、管理业务流程）③数据流程调查（DFD）④数据字典

系统逻辑设计

①新系统分析②新系统逻辑方案（业务流程、数据流程、逻辑结构等）

系统设计

系统的物理设计

2个月

①总体设计（MIS流程图设计、功能结构图设计、功能模块图等）②代码设计（代码设计方案、编号代码等）③物理配置方案设计④数据存储设计（数据库、数据安全等）⑤计算机处理设计（输入、输出、处理流程图、编辑说明书）

系统实施

实现系统

①物理系统的实现②程序设计与调试③项目人员培训④测试数据的准备与录入⑤系统的测试与评估

2管理信息系统的分析

2.1可行性分析

2.1.1技术可行性

企业目前拥有40多台计算机、5台打印机和复印机。

在设备方面，酒店的计算机、打印机和复印机已经满足了系统应用的需求。

该系统的软件没有太高的要求，市场上存在的系统软件已满足系统的各个方面的要求。

开发人员具有专业知识，已成功地开发了一些复杂的管理信息系统，而现在要开发的客房管理信息系统是比较简单的，不存在技术上的较大问题。

虽然酒店中大多数工作人员对计算机知之不多，但是酒店的前台和销售部门大多数员工具有一定的计算机应用能力，能够对日常的工作业务进行简单的操作和管理，并能够自行地排除日常工作中随时可能遇到的计算机的故障。

2.1.2经济可行性

酒店的客房管理信息系统是比较简单的系统，开发和维护费用都不是很高，酒店的现有设备已能满足系统的需要。

酒店所需的投资较少，在酒店可接受的范围。

系统投入运行后，会给酒店带来可观的经济效益：

一方面解决了原有的、简单的管理信息系统带来的工作效率低、容易出错的问题，为酒店在客房业务上缩短了时间，提高了效率，增加了市场的竞争力。

另一方面，使得信息的流动更快，能为各部门的管理者提供高质量的信息。

使得管理者有更多的时间和信息为酒店未来的发展做准备。

2.1.3管理上的可行性

由于酒店高层领导者已经认识到酒店所存在的问题和对先进的前台客房管理信息系统需求的迫切性，对该系统的开发给予大力的支持，领导者认为酒店走信息化的战略对酒店的成长是有利的，并且有助于酒店长期、健康、持续、稳定的发展。

酒店现有的管理方式和管理方法存在一定的缺陷，高层领导者和普通职工都有改变相应管理制度的要求，酒店现有的结构和业务流程都较为简单，实行相应的改革是可行的。

前台管理信息系统的开发大部分原始数据都将由计算机进行储存和处理，数据的正确性和准确性都会提高。

近年来软件产业已平均超过30%的速度增长，软件和信息技术在国民经济和社会各领域得到广泛运用，成为推动产业结构调整、产业技术改造的重要技术和支撑，极大地推进了我国信息化建设的进程，各个行业目前正处于信息化处理的应用时期，有关的政策法规对企业信息化都给予了一个宽松的环境和平台。

该酒店结合自身的企业规模壮大了需求，采用了信息化处理方式，来提高酒店的工作效率，从而在市场竞争中处于有利的位置。

信息化的处理使得酒店及时、有效的获取房客信息，做出适合酒店自身发展的决策。

2.1.4可行性结论

根据上可行性分析，酒店进行前台客房管理信息系统软件的开发条件已成熟，可以立即进行该系统的开发。

2.2必要性分析

2.2.1现行系统的调查

2.2.1.1组织结构调查

通过对酒店现行系统的调查分析，了解到该酒店的组织结构设置为：

酒店总经理下设前厅部、客房部、餐饮部、财务部和保安部5个部门。

明确分工，各行其职，各用其权，各尽其责，把权、责、利相结合，5个部门既相互独立又相互联系。

总体目标分解到个部门后，相互协调，把单个目标串联起来，共同实现。

图2给出了该酒店的组织结构情况

酒店总经理

前厅部

客房部

餐饮部

财务部

保安部

图2组织结构图

各部门主要职能

（1）酒店总经理：

主要负责战略计划的制定和落实。

（2）前厅部：

主要负责客房的销售、预订和接待业务。

（3）客房部：

主要负责客房的清扫。

（4）餐饮部：

主要负责为顾客提供餐饮产品。

（5）财务部：

主要负责编制各部门报表及统计各部门的财务收支情况。

（6）保安部：

主要负责酒店的安保问题，保证顾客和员工的安全。

2.2.1.2管理功能调查

通过对酒店的调查，了解了酒店的基本组织结构，这些部门的存在是为了实现酒店的销售目标，酒店的各个部门都是为了完成一定的管理功能而设立的，通过调查，了解到现有的系统各部门的功能如图3所示

酒店客房管理系统

房客管理

客房管理

消费管理

报表管理

系统管理

图3企业管理功能图

2.2.1.3业务流程调查

酒店是服务型企业，主要业务是围绕销售客房和提供餐饮、娱乐等进行的销售和服务。

酒店的业务流程比较复杂，现行的业务流程是：

客人

总台

预定凭证

客人入住表

客房消费账单

客人换房

房卡

押金凭证

补交押金

客房状态表

客人退房

历史客人表

图4业务流程图

2.2.2现行系统分析

随着酒店业务规模的不断扩大，其原有的业务管理信息系统和业务流程已不能满足现有的业务流量的需求，成为严重影响酒店继续提高效益的因素，其存在的问题主要有以下几点：

1、服务方面：

酒店的顾客从国内扩大到了国际，原有的前台客房管理信息系统需要前台工作人员较多的配合，给工作人员及顾客带来了极大地不便。

在顾客至上的这个时代，这显然是不合理的。

2、效率方面：

原有的客房系统流程仅处理客房部的业务，对于整个酒店其他各部门的协调方面管理力度是不够的。

在客房部门中，职工职权分配不明确，房客入住信心不健全，导致工作效率不高，使得客房的利用率差，极大地降低了客房的入住率，影响了经济效益。

3、决策方面：

单一的客房管理信息系统极易出现人为的错误，信息可达性差，使得管理层无法做出有效、及时的决策。

4、分工方面：

各部门的分工不均匀，责任不明确，有时出现任务重叠的情况，降低了员工劳动力的效率。

5、市场方面：

面对越来越大的市场，过去简单的销售模式受到了极大的冲击，对于服务型企业，服务质量则是它的生命，酒店在组织结构上应做出相应的调整。

2.2.3新系统的逻辑方案

2.2.3.1新系统的目标

全新的客房前台管理信息系统的目标是提高自动化、标准化和系统化，为各部门快速提供高质量的信息，为决策提供信息支持，为客户提供更为便捷，更为全面的服务。

2.2.3.2新系统的组织结构

根据系统的目标和对企业现有系统的分析，对组织结构进行了重新设计和定位，由于该酒店是服务型企业，服务是企业的生命线，原有的系统一直是围绕销售工作进行的，对于在服务上的管理没有专业化和集中化，因此对原有组织结构进行了更为细致的划分。

送餐服务部

食品采购部

洗衣房

礼宾部

房务中心

餐厅

楼层服务

总机

图5新系统的组织结构图

2.2.3.

3新系统的管理功能

由于组织结构的调整，相应的管理功能也发生了变化，根据新的组织结构图和实际要求，我们对新系统的管理功能做了相应的改变，新系统的各部门管理功能如下

预订管理

餐费管理

话费管理

押金管理

客房查看

客房编辑

接待管理

结帐管理

换房管理

入住报表管理

客房状态报表

图6新系统的管理功能图

2.2.3.4新系统的业务流程

由于组织结构的变化和管理功能的调整，新系统的业务流程也发生了相应的变化，下图给出了新系统的业务流程图：

图7新系统的业务流程图

2.3数据流程分析

2.3.1数据流程图

是把数据在组织（或原系统）内部的流动情况抽象地独立出来，舍去了具体组织机构、信息载体、处理工作、物资、材料等，单从数据流动过程来考查实际业务的数据处理模式。

主要包括对信息的流动、传递、处理、存储等的分析。

（一）分层数据流程图

1.环境图

从系统的外部环境和系统与其外部环境之间的接口为出发点。

环境图定义了系统的外部环境和范围，具体地说，环境图说明系统的外部实体以及系统与这些外部实体之间的数据交换，即系统与外部实体之间的接口，整个系统用一个过程来表示。

宾馆客房管理系统的环境图如下所示：

图8客房管理系统环境图

说明：

表示外部实体，表示数据储存，表示处理过程，表示数据流向。

2.零层图

构造DFD的的零层图是分解环境图过程，以显示系统的主要处理过程即子系统，以及这些子系统之间的数据交换。

零层图说明了系统主要处理功能、数据流、外部实体以及数据存储。

下图为宾馆客房管理信息系统的零层图：

图9宾馆管理信息系统的零层图

3.各级系统子图

是显示了其父图中某一个子系统的数据流和处理功能。

图10客房服务子系统的数据流程图

图11退房子系统的数据流程图

2.3.2数据字典

数据字典是数据流程图的补充

数据字典的内容主要包括：

数据项的定义，数据结构的定义，数据流的定义，处理逻辑的定义，数据存储的定义，外部实体的定义

1.数据项的定义

数据项又称数据元素，是数据的最小组成单位，如学号、姓名等。

对数据项的描述，应该包括以下属性：

①数据项名称，名称要尽量反映该数据项含义，以便于理解和记忆；

②数据项编号，对于系统中所有的数据项应该进行统一编号，以方便查找；

③别名，一个数据项可能有多个名称，应该在“别名”中加以说明；

④数据项类型，说明数据项取值是字符型还是数字型；

⑤数据项长度，组成该数据项的数字或字母的位数；

⑥数据项取值范围和取值的含义，数据项可能取什么值和每个值所代表的含义。

根据以上要求，对于宾馆客房管理信息系统的数据项的定义如下列表中显示：

①房间号

数据元素

系统名：

客房服务

条目名：

房间号

编号：

DE1

别名：

属于数据流：

F1-1-1~F1-1-3

储存处：

D6

数据元素构：

代码类型取值范围意义

字符1（01~20）~9（01~20）***

（有数字组成的字符串）楼层号房间编号

简要说明：

房间号是房间的识别符，每个房间都有且只有唯一的房间号

修改记录：

编写：

张超

日期：

2009-12-20

审核：

陈夏菁

②房间类型

房间类型

DE2

字符豪华套间，商务间，标准间房间的级别

（由文字组成的字符串）

房间类型是用来区别不同房间级别，用于满足不同消费者的住房需求。

③房间容纳人数

房间容纳人数

DE3

字符1~3

（由数字组成的字符串）

房间容纳人数，是只该房间为单人间，双人间，还是三人间。

④房间内部设施

房间内部设施

DE4