SAP系统岗位操作手册—FIAR_财务部客户主数据管理员岗位手册Word文档格式.docx

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职责一、负责完成新增财务客户主数据的创建并保证主数据在系统中唯一；

职责二、对原有财务客户主数据需求更改的进行修改；

职责三、对原有财务客户主数据需求冻结的进行冻结/解冻结；

职责四、对原有财务客户主数据需求删除的进行删除/解删除；

职责五、负责按需求完成既是客户又是供应商主数据联结修改；

职责六、负责完成与有定单客户主数据管理员联络将无定单客户转换为有定单客户工作及书面传递通报相关科室有定单客户主数据创建情况；

职责七、负责完成向公司ERP主数据管理中心上报财务客户新增情况以便及时填列总部返回的财务客户主数据中‘搜索条件2’内容。

三、SAP系统操作指南

1、具体操作见《SAP系统用户手册财务会计FI模块-AR应收账款管理模块用户手册》

。

2、相关操作的事务代码及对应职责见下表。

事物代码

事务代码描述

对应职责

FD03

显示财务客户主数据

职责一

FD01

创建财务客户主数据

职责二

FD02

更改财务客户主数据

文件名Filename:

YPFIGWO15_财务部客户主数据管理员创建人Preparedby:

日期Date:

2019-11-27

第Page5页of5

职责三

FD05

冻结/解冻结财务客户主数据

职责四

FD06

删除/解删除财务客户主数据

职责五

XD03

职责六

四、SAP系统操作的权限

1、在SAP系统内功能权限见上表的事务代码。

2、系统内的角色代码：

YPFI15

五、需要定期完成的操作任务和注意事项

1.审核主数据维护申请表。

1）任务说明：

对申请人员交来的《扬子石化财务客户主数据维护申请表》进行审核：

①维护申请表内容填写是否清晰完整，对模糊难以确认的内容应当场询问清楚，需要更改的应返回给申请人重新填写；

②维护申请表是否经相关主管人员签字盖章，对于未经申请人主领导签字盖章的维护申请表一律不予受理。

2）完成时间：

经整理检查，不合格的维护申请表应及时退回申请人；

合格的维护申请表应及时进行维护。

3）操作提示及注意事项：

维护申请表手工编号装订成册归档，以便与维护的主数据进行核对，确保操作无误。

2.根据主数据维护申请表维护相应的财务客户主数据。

对维护申请表的主数据进行维护（包括创建/更改/冻结/解冻结/删除/解删除）。

属创建新增客户的两个工作日内完成；

属除创建外的维护一个工作日完成。

①当需要在系统中新增客户主数据时，为防止客户主数据在系统中重复创建，客户主数据维护人员首先在系统中查询此客户主数据在系统中是否已存在，确认不存在后，方可在系统中创建客户主数据；

②客户主数据的编码方式，集团公司已有统一规定：

对于中石化集团公司（包括股份公司和存续公司账户组为SD01和SD02）范围内的客户，客户主数据的编码按中石化股份集团公司统一的单位编码。

对于集团公司范围外的客户（账户组为SD03/SDH3/SDJ3/SDB9），由系统自动产生流水号作为编码；

③在创建无定单的销售客户主数据时还未能获得其工商注册号（全国组织机构代码）或税号，由于业务需要，必须尽快创建客户主数据的，在创建时，分别在其相应的“搜索条件1”、“税务代码 1”字段中填上“尚缺”，待获得相应信息后，对客户主数据进行修改；

④对于财务客户主数据中的公司代码数据中相关的字段，如‘统驭科目’、‘往来单位属性’、‘事业部属性’、‘先前账户号码’等与财务相关的数据维护时在客户主数据申请单中一定要填写清楚关确认后才可创建，以确保客户主数据的准确、完整及为外部报表完成数据相关抽取工作做好基础；

⑤对于客户全称及税号不能同时修改，如果同时发生变动，视为新客户进行创建；

创建前必须对原客户帐户与相关财务完成清帐

⑥对于集团公司范围外的财务客户，在创建完客户后，按客户在系统中编码与客户“税号”+“单位名称”或“全国组织机构代码”+“单位名称”或“工商注册号”

+“单位名称”作为唯一标识提交给公司ERP主数据编码统一管理部门进行注册。

由

客户主数据编码统一管理部门负责统一与集团公司编码管理部门联系，落实相关事宜；

财务部客户主数据管理员应每月一次向编码统一管理部门提供新创建的客户主数据维护表，由编码统一管理部门向集团公司进行注册、登记，完成注册、登记后，将集团公司分配的统一的外部客户编码反馈给相应部门的客户主数据维护人员，各部门客户主数据维护人员将此编码填入“搜索条件2”字段。

上线前收集的财务客户主数据

“搜索条件2”字段填写内容参见文件《关于外部单位代码的使用和码段划分》

3.完成操作后及时通知申请人

客户主数据管理员完成在SAP系统中操作后应及时将维护情况通知主数据申请人。

一个工作日内完成。

3）操作提示：

以主数据管理员在SAP系统操作完成，签字后并填写客户编码

（除账户组SD01与SD02需要在创建前填写，其他账户组的财务客户都由管理员填写）后《维护申请表》的复印件作为书面通知函。

六、SAP系统操作中常见的问题及解决方法

问题类型

问题描述

解决方案

七、附录

1、涉及流程：

见下表

流程编号

流程名称

FI_AR_01

创建无销售定单客户主数据

FI_AR_02

维护无销售定单客户主数据

2、 维护申请表：

《扬子石化财务客户主数据维护申请表》见“扬子石化财务客户主数据维护申请表.xls”

九、参考信息

1、组织值参见下表或文件“Config_FICO_Yangzi_V1.12.xls”

名称描述

组织值

账户组

SD01-中石化股份公司所属单位SD02-中石化集团公司关联单位SD03-外部单位

SD99-一次性客户

SDB9-长期股权投资-其他股权投资-其他

SDH3-短期借款-信用借款SDJ3-长期借款-信用借款

往来单位属性（账户组为SD01与

SD02时用到）

101-本分子公司内部单位

102-本分子公司并表单位

103-股份公司内部单位

104-股份公司并表单位

105-股份公司非并表单位

106-股份公司总部

201-中石化集团公司

202-中石化集团所属单位

203-其他关联单位

204-本分立企业非上市单位

301-中石油集团及所属单位

302-其他外部单位

事业部属性（账户组为SD01时用）

01－油田事业部

02－炼油事业部

03－化工事业部

04－销售事业部

05－总部及其他

统驭科目

1131010000—应收帐款

1133010000—其他应收款

1181010000—应收内部单位款

1401029901—长期股权-其他股权投资-其他-投资成本

2301030100—长期借款-信用借款-本金

2101030000—短期借款-信用借款-本金