电子文件管理教案(上海大学)Word文档格式.docx
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不仅有简单的文本形式，还有语音形式、数字影像等。
语言处理（SpeechProcessing）技术可以通过语音识别和语言合成将人的语言转换成语音邮件（V-mail）在网上传送。
这些都属于电子文件。
（7〉二）计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）过程中产生的电子文件
CAD/CAM是指计算机辅助技术在工程或产品设计与制造领域中的应用。
它们从根本上改变了过去的手工绘图、发图、凭图纸组织整个生产过程的技术管理方式，将之改变为在图纸工作站上交互设计，用数据文件发送产品定义，在统一的数字化产品模型下进行产品的设计打样、分析计算、工艺计划、工艺装备设计、数控加工、质量控制、编印产品维护手册、组织备件订货供应等。
CAD/CAM系统通常包括三个部分:
一是设计用的交互图形系统和支持软件;
二是数控编程工序、工艺设计程序、夹具设计程序的其他辅助生产用的程序；
三是能为设计和制造服务的公共数据库。
CAD/CAM作为计算机应用的一个重要组成部分，是企业缩短工程、产品开发周期，加速产品的更新换代，节约成本，提高质量，增强企业竞争力的有效手段。
CAD的设计对象包括工程设计和产品设计，产生产品定义数据文件；
CAM的对象主要是产品制造，产生面向制造数据文件。
它们都直接关系到科技文件的产生与运行过程，包括设计、绘图、分析、制造和保存产品记录等。
CAD技术发明于1963年。
60年代，航空和汽车工业较早地引入了CAD技术。
如美国通用汽车公司、洛克希得飞机制造公司等大型企业都是率先使用CAD技术的企业。
到90年代，大型波音777客机设计、制造、装备、试验，全面都使用了CAD/CAM技术，实现了100%的数字化和无纸化设计，将研制周期缩短到四年左右。
我国的CAD技术可以追溯到20世纪60年代，因种种原因，这方面的工作一直处于萌芽状态。
90年代初，CAD技术的发展已经成熟到足以使设计工作进行一次彻底的技术革命，而我国2＞企业的设计手段还停留在手工设计阶段。
1991年,原国务委员、国家科委主任宋健同志正式向全社会提出了“甩掉图板”的倡议。
此后，我国CAD技术的研究、开发、推广工作正式提上了议事日程。
1995年，我国发布实施了《CAD通用技术规范》，并重点在机械、电子、航空、航天、汽车、船舶、轻工、纺织等制造行业及建筑、工程设计等行业全面普及应用。
当前,CAD/CAM技术在各方面的应用已相当普遍。
（三）模数转换过程中产生的电子文件
模数转换是指将模拟信息转换成数字信息，以便计算机处理的过程。
模拟信息转变为数字信息需要通过相应的转换设备方可进行。
根据模拟信息存在方式及转变方式，模数转换设备可分成两类：
一类是对已存在的文字图片信息、影视图像信息等通过扫描仪或视频帧存贮器、影视图像数字化卡等将模拟信息转换成数字信息；
另一类是利用数码相机或摄像机等通过数码技术直接形成模数转换后的数字信息。
1、扫描仪
扫描仪是一种光机电一体化的高科技产品。
它是将各种形式的图像信息输入计算机的重要工具,是继键盘和鼠标之后的第三代计算机输入设备，也是功能极强的一种输入设备。
人们通常将扫描仪用于计算机图像的输入，而图像这种信息形式的信息量很大，扫描仪能将模拟的图像信息转换成计算机处理的数字信息。
从最直接的图片、照片、胶片到各类图纸、图形、文稿资料都可用扫描仪输入到计算机中，进而实现对这些信息的处理、存储、管理、输出、使用等。
目前扫描仪广泛应用于各类图形图像处理、出版、印刷、广告制作、办公自动化、多媒体、图文数据库、图文通讯、工程图纸输入等许多领域，极大地促进了这些技术的进步，甚至使一些领域的工作方式发生了革命性的变革。
扫描仪这种光机电一体化的产品，主要由光学成像部分、机械传动部分和转换电路部分相互配合，将反映图像特性的光信号转换为计算机可接受的电信号。
扫描仪的核心是完成光电转换的光电转换部件。
目前大多数扫描仪采用的光电转换部件是所谓的电荷耦合器件（CCD）,它可以将照射在其上的光信号转换为对应的电信号。
其他主要部分的组成有：
光学成像部分的光源、光路和镜头、转换电路部分的A/D转换处理电路及控制机械部分运动的控制电路和机械传动机构的步进电机、扫描头及导轨等。
扫描仪工作时首先由光源将光线照在欲输入的图稿上产生表示图像特征的反射光（反射稿）或透射光（透射稿）。
光学系统采集这些光线将其聚集在CCD上，由CCD将光信号转换为电信号，然后由电路部分对这些信号进行A/D转换及处理,产生对应的数字信号输送给计算机。
当机械传动机构在控制电路的控制下,带动装有光学系统和CCD的扫描头对图像进行相对运动，将图稿全部扫描一遍，一幅完整的图像就输入到计算机中去了。
在计算机上可利用各种图像处理软件，对扫描的图像进行技术处理，如对污损、残缺图像进行修复、OCR图像文件的管理、检索、打印输出等。
2、数码相机
数码相机（又称数字相机）是集光学、机械、电子于一体的产品，它集成了影像信息的转换、存贮和传输等部件，具有数字化存取模式、与计算机交互处理和实时拍摄等特点。
数码相机的核心部件是CCD（ChargeCoupledDevice,电荷耦合元件）图像传感器，它用一种高感光度的半导体材料制成，能把光线转变为电荷，通过模数转换器（Analog-to-DigitalConverter,ADC）芯片转换成数字信号，数字信号经过压缩以后由相机内部的闪速存贮器或内置硬盘卡保存。
数码相机的CCD内含的晶体管数量越多，像素（Pixel）就越多，分辨率也就越高。
数码相机不同于传统的相机，传统的相机使用化学的方法将影像记录在卤化银胶片上，而数码相机则是将影像的模拟信号转换成数字信号存储在磁介质上。
因而，可以轻而易举地把数据传输给计算机，并借助于计算机的处理手段，根据需要和想象来修改图像。
同时，数码相机工作方式也不同于扫描仪。
扫描仪的处理对象通常为定型的稿件，如印刷品、胶片等，或者说扫描对象是扫描度低的二维静态对象；
如果要适时地将信息录入计算机，则需要先用传统相机拍摄，再将相片或底片扫描到计算机中，这样或多或少要丢失一部分信息。
而数码相机突破了这些限制，可以将信息一次摄取并输入到计算机，简洁准确，而且数码相机可以拍摄三维的立体对象，易于携带和移动。
现在，两类模数转换设备都已得到较广泛的应用，并产生大量的数字信息。
但对于利用扫描仪等将传统图片、影像信息转换成数字信息，能否视为电子文件,目前尚有不同看法，我们后面将作进一步的讨论。
（四）电子商务（E-business）过程中产生的电子文件
电子商务是通过计算机和网络来完成商品或产品的交易、结算等一系列商业活动及行政作业过程的一种方式，它具有无纸支付，营运成本低、价格竞争力强、用户范围广、无时空限制以及能同用户直接互动交流等性质。
电子商务活动中，传统商业的中间环节不复存在，仓储、货架、店面成为虚拟，大大降低产销链的成本和周期。
20世纪90年代以后，全球范围内的电子商务已经开始登场。
1996年，日本成立“电子商务促进会”；
1997年4月，欧盟发布“欧洲电子商务倡议”，提出政府必须为促进电子商务发展提供一个良好的环境；
1997年7月，美国政府发表“全球电子商务框架”白皮书；
1998年4月，新加坡政府发布“电子商务政府框架”。
在各国的积极推动下，联合国国际贸易法委员会、经合组织、世界贸易组织、世界知识产权组织、欧盟以及亚太经合组织都在加速电子商务建设，以满足电子商务的需要。
我国电子商务近年来发展很快，如1998年6月，我国外经贸部发出通知，要求到2000年所有外贸企业必须从英特网上申请配额，并逐步实现以电子方式领取配额许可证。
现在“网上购物”虽由于多方面因素存在不少障碍，但人们对之已并不陌生。
随着E-business的快速发展，大量的电子商务文件也将应运而生。
（五）收发电子邮件（E-mail）过程中产生的电子文件
电子邮件是人们利用计算机进行信息编制、存储和传递的一种现代化通信方式。
各种信息，如公务文件、私人信函和各种计算机文档等，均可以用电子邮件快速而方便的传递给接受者。
电子邮件是目前计算机网络最广泛和最重要的应用之一。
通过电子邮件，能让你和全世界的同仁、亲朋好友以及Internet上的每一个成员之间进行信息交流，如参与专题讨论、组织会议、商洽工作、处理日常事务、联络友谊等等。
总之，电子邮件可以作为桥梁、纽带、粘合剂，将你和世界紧密相连。
除上述电子文件的五个主要来源外，计算机设计程序与地理信息系统（GIS）等也是生成电子文件较多的领域。
二、电子文件的定义
面对不同来源的电子文件，如何下一个较为科学的定义，准确把握电子文件的内涵，是研究电子文件的基础理论问题，也是管理电子文件的实践需要。
（一）“电子文件”名称的出现
“电子文件”作为一新名称的出现，是人们认识不断提升的结果，在此之前一般称为机读文件（或称机读档案）。
机读文件最早产生于1890年，当时美国联邦政府统计局用穿孔卡片盒和一个制表设备来处理当年的某些数据。
1890年到1930年美国联邦政府机构又不断地使用办公机械并产生机读文件。
在20世纪40年代末到50年代初，电子计算机的产生和它在联邦机构中的应用导致了机读信息数量的稳步增加。
随后的50年，由于信息处理技术和存储技术的发展，更加丰富了机读文件的家族。
人们用“机读”文件来概括各种有别于传统纸质的文件。
早期如美国学者罗佛斯的观点是强调离开机器就不能阅读，而不是指借助机器来帮助阅读。
（查尔斯M?
?
多勒：
《联邦政府和国家档案馆的机读文件》，见《档案工作者和机读文件》,第79页。
转引自于丽娟《机读档案与电子文件辨析》，《档案与建设》1998年第5期）由于“缩微胶片需要借助机器，但从本质上讲它是人工可识读的，”（威廉姆L?
罗佛斯：
《档案陷阱：
数量和操作》，见《档案工作者和机读文件》，第11页。
转引自于丽娟《机读档案与电子文件辨析》，《档案与建设》1998年第5期）同时穿孔卡片和纸带这一类纸质机读材料已经不会被用以存储档案，所以按罗佛斯的看法，档案人员可以放心地使用“机读文件”作为磁性介质机读文件的委婉表达。
但罗佛斯当时并没有意识到录音磁带也必须依赖机器才能识读，所以后来人们通常将穿孔卡片、录音录像材料、计算机磁性介质材料等统称为机读文件。
在20世纪80年代末以前，国际档案理事会制定的档案术语中，把“机读文件”定义为：
“通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡片上的文件，它的内容只有用机器才能存取。
与数据档案不同的是，它按来源原则进行整理，这就是机读文件。
”此处“机读”包括了机械阅读，而不只是计算机阅读。
澳大利亚国家档案馆Greg0?
Shea先生认为，机读文件这一概念一直用到20世纪80年代末，大约在90年代初，“电子文件才开始被使用”。
（参阅于丽娟《机读档案与电子文件辨析》，《档案与建设》1998年第5期）目前所知最早提出“电子文件”这一名称的是1988年美国纽约州档案馆出版的《纽约州政府管理和保护电子文件战略规划》报告。
此后，1993年国际档案理事会电子文件委员会的成立、《美国联邦文件管理术语手册》第二版的出版、1995年澳大利亚《记录未来一电子文件管理的方针和政策》的出台等等，都标志着电子文件作为一正式术语而被广泛的加以应用。
正如冯惠玲指出：
早些时候，人们大多使用“机读文件”这一概念，近几年来渐渐被“电子文件”取代了。
其原因大约有两方面：
一是除计算机产生的文件之外，还有其他一些载体的文件也要借助机器才能阅读，如录音带、录像带等，用“电子文件”一词来专门表示由计算机产生的、数字式的文件更为明确和专指，这是主要原因；
另一是国外有些专家觉得从字面上看，“机读”一词中没有“人”的作用，认为这种叫法和人有距离感，不太合适。
（冯惠玲：
《拥有新记忆一电子文件管理》（博士论文））
关于机读文件和电子文件的区别，于丽娟博士从两者产生的工作环境、对档案工作的影响程度、两者的身份、引发的研究内容、反映事物特点的深刻程度等五个方面进行了分析，并认为“电子文件”这一名词的产生是“两个时代的界碑”。
读者可参阅于丽娟《机读档案与电子文件辨析》一文，对此可获得更多的认识。
不过，我国也有学者认为：
“电子文件”或“电子档案”也会像机读文件一样，只是个过渡性的词汇，最终仍要回到文件或档案这样一些基本概念上来。
（王萍:
《理解电子档案》，《档案学研究》2000年第2期）
目前在谈论和研究电子文件时，人们除主要使用电子文件外，由于讨论对象的范围不同，还是有少量使用机读文件的。
另外，也有不少学者使用诸如“虚拟文件"
、“数字式（化）文件”（DigitalRecords/Documents）＞"
数字记录”（即将Records译成记录）等。
对于电子文件是否是“虚拟”的，我们下文与“虚拟档案”一同讨论，其他名称只是称法上略有不同。
（二）电子文件定义的各种表述
电子文件这一新概念使用以后，国际档案理事会、一些国家的档案管理机构和广大档案学者纷纷对其加以解释，形成了众多的定义，其中较具影响的有：
1、国际档案理事会电子文件委员会（1993年）：
能够为数字电脑操作、传输和处理的文件。
2、国际档案理事会《电子文件管理指南》（1997年）：
电子文件是通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件。
3、国际文件管理基金会（IRMT）《电子文件管理导论》（1999年）：
用计算机操作、传输和处理的数字文件。
4、《美国联邦管理法规》（1992年）：
电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定。
5、《美国联邦文件管理术语手册》（第二版，1993年）：
其存储形式只能由计算机处理的文件。
6、澳大利亚《记录未来——电子文件管理的方针和政策》（1995年）：
其记载信息的形式适合于用数字计算机进行检索、加工和交流的文件。
《澳大利亚文件管理标准》（1997年）：
由电子计算机交流和维护的文件。
8、我国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1—1999）：
能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、
磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。
9、我国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1—2000）：
以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。
通过上面这9种定义，我们可以看出电子文件与传统文件一样，世界范围内至今尚未形成一致的看法。
在不同阶段，人们对事物的认识是有其时代局限的。
这些定义既反映出电子文件的发展过程，也反映出人们对电子文件认识的发展过程，需要我们详细分析，并从电子文件的内涵上去把握。
（三）对电子文件概念内涵的理解
上述电子文件的定义，为我们把握电子文件这一概念的内涵提供了基础，我们认为对电子文件的定义应符合以下基本要求：
1、电子文件首先是文件，它应满足文件的所有要求。
我国学者指出，从现有的情况看，电子文件定义的思路有两类：
一是从纯电子计算机的角度对电子文件进行定义；
二是先研究电子文件出现0＞后现代文件的概念，然后再给电子文件下定义。
按照第一种定义方式，往往会造成电子文件的内涵脱离档案文件的性质，而使其外延过于宽泛。
因为在电子计算机中除了属于档案范畴内的电子文件外，还有其它电子信息，如电子图书、电子杂志、电子消息、电子资料，甚至病毒、乱码等在计算机中都可以成为“文件”，而显然这些电子信息不属于档案管理范围内的电子文件，不具有凭证价值。
因此更可靠的方式是从系统型的思路出发，先把握现代文件的一般属性和特征，然后定义电子文件，使其满足现代文件的所有要求。
（参阅董永昌、何嘉茹主编：
《电子文件与档案管理》，百家出版社2001年版，第3—5页）
国际档案理事会电子文件委员会于1994年至1995年曾对75个国家和地区的100个国家级或州（省）级公共档案馆，就电子文件管理问题进行了专项问卷调查，并对20世纪80年代至90年代国际档案界电子文件研究的文献进行了调研和分析，在此基础上，起草并出版了《电子文件管理指南》，其中“电子文件”概念的定义即是以“文件”（见本问题第3点）为出发点的。
2、电子文件是以数字形式进行记录的，并可为电子计算机等设备所处理。
电子文件是由电子计算机或各种数码设备生成的，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此也被称为“数字（式、化）文件”。
数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个。
或1叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储在计算机存储器中，可以为计算机处理，并通过通信网络进行传输。
在此值得一提的是，通过计算机或数码设备直接形成的数字信息，凡符合文件要求的称为电子文件是无疑的，但对传统文件通过模数转换而来的数字信息能否称电子文件值得思考。
刘家真对此持肯定意见。
（参见刘家真编著：
《电子文件管理导论》，武汉大学出版社2000年版，第119页）加拿大电子文件研究专家露西安娜•杜兰蒂也认为，电子文件是指正常的业务活动中，以数字形式利用、保留或存储的文件，而无论其是否以数字形式制作或接受。
如果一份文件是以纸质文本形式收到的，扫描进计算机，并以数字形式利用和保留下来，那么这份文件就是电子文件。
经数字化转换而生成的原文件的数字化副本，具有电子文件的特征和功能。
（参阅：
冯惠玲主编《电子文件管理教程》，中国人民大学出版社2001版，第5页）然而，从档案学角度看，它们毕竟不是“原件”，也不是直接记录。
3、电子文件的构成方式由内容、背景信息、结构三要素构成的。
国际档案理事会电子文件管理委员会《电子文件管理指南》给文件所下的定义是：
“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接受的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景信息和结构所构成，而不管其形式和载体如何"
。
CInternationalCouncilonArchives,CommitteeonElectronicRecords:
《GuideForManagingElectronicRecordsFromanArchivesPerspective》，ICAstudies8,Paris,France.February1997）在这里，内容（content）、背景信息（context）和结构（structure）成为构成文件的三种要素。
内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息o背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
包括文件产生各环节和责任者的信息以及为确保电子文件可理解性而保存的与文件内容有关的信息，如文件产生的原因、责任者、文件运作的过程和阶段、文件形成的最终结果，所依赖的软硬件的情况、相关的其他档案文件系列的名称、文件的存储位置、文件之间的相互关系等。
（参阅唐小燕:
《背景信息一电子文件管理不可或缺的元素》，《档案学研究》2001年第5期）结构是指文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式、以及载体、附件等方面的信息。
关于文件是其内容、背景信息与结构的统一体的观点，对于理解和管理电子文件十分重要，特别是背景信息，更是管理电子文件“不可或缺的元素”。
另外，刘家真从另一更宏观的角度提出电子文件所具有的三要素：
数据，数据处理以及硬件、软件，（参见刘家真编著：
《电子文件管理导论》，武汉大学出版社2000年版，第119-120页）以获得对电子文件更深刻的认识。
关于电子文件的概念，在此我们使用国家标准《电子文件归档与管理规范》中的定义，即电子文件是指“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
”
三、电子文件的种类
根据不同的分类标准，目前对电子文件主要有以下几种划分方法：
（一）按电子文件的信息存在形式分类，可分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件等。
这是当前采用比较多的一种分类方法，也是国家标准《电子文件归档与管理规范》中采用的分类方法。
其中：
文本文件（Text）,又称字（表）处理文件。
它是使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件，存储内容由ASCII标准代码和GB2312-80标准汉字代码所构成。
通常的公务文件一般都是文本文件。
数据文件（Data）,又称为数据库电子文件。
它是指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库数据对象，也可以说是以数据库形式存在的具有文件属性的记录。
一个数据库由若干记录，一个记录由若干字段（数据项）组成。
机关、企事业单位和个人的各类信息都可以建成数据库。
图形文件（Graphic）是根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和物理量（如应力、强度等）用图标表示的图形，它是以图画的形式表示数据内在联系的图表、曲线图等。
在CAD/CAM过程中形成的电子文件许多都属于图形文件。
图像文件（Image）是使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。
图像文件的分辨率与存储空间成正比,不同格式的图像文件不能任意进行交换使用。
另外，通过高性能的显示器，可将传统的黑白图像转
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