User Manual AP040供应商主数据维护流程 V10Word格式.docx
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主题一:
供应商主数据维护规程
供应商主数据维护流程用户操作规程
流程编号:
TBFI-040
起草:
明新建
日期:
审核:
批准:
版本
变更原因
批准日期
执行日期
1.0
新建
1.目的:
在R/3系统中,统一并规范供应商主数据维护(创建、修改、显示、冻结及删除)流程,确保整个系统内的供应商维护有序、科学,实现统一管理。
2.适用范围:
浪潮济南、浪潮北京财务对供应商的维护
3.文件内容概述:
该流程描述了财务供应商创建的申请、维护、更改等一系列规范流程。
建立了供应商维护申请制度及维护历史档案。
4.具体内容
浪潮济南、浪潮北京统一对供应商进行管理,两者共有的供应商,需要在集团层次创建,并确保唯一性;
如集团层次已存在,再查看公司层次是否存在,如不存在,则只需在公司层面中创建。
对不需用的供应商,可以进行冻结管理。
对归档以后需要删除的供应商,可以进行标识删除的管理。
操作步骤:
4.1
会计科目创建(集团层次)
系统路径
会计->
财务会计->
应付帐款->
主记录->
创建
事务码
FK01
按照系统路径或事务码操作进入如下屏幕:
在公司代码框中录入1100或1200,在帐户组输入或选择相关的帐户组:
Z005,回车后屏幕格式变为:
在标题框中选择‘公司’(如果是创建员工帐户,需要选择‘先生’或‘女士’)。
在名称框中录入供应商名称‘中国兵器总公司’。
在搜索条件框中录入用于快速查询/录入的字符(一般为六个左右的字母)‘zgbq’.
在街道/房号框中录入街道信息‘上地阳光大道224号’。
在邮政编码/城市框中录入该供应商的邮编及所在城市‘100001’、‘北京’。
在国家框中录入‘CN’。
点击
,显示控制屏幕:
如果此供应商又是我们的销售客户,需要在客户框中录入对应客户的编号。
,显示支付交易的屏幕:
选择国家为CN,选择相关的银行代码为XXXXX,录入银行帐户及帐户持有人名称等信息。
这些信息请务必录入,以便于系统自动带入供应商发票中,同时便于以后系统自动生成付款建议。
,显示会计的屏幕:
在统驭科目框中录入该供应商默认的统驭科目‘21810205’。
一般情况下,财务录入的供应商为财务供应商,其默认统驭科目为‘21810205其他应付款-其他往来单位’,如果是其他统驭科目,则需要通过帮助选择或直接录入。
在排序码框中录入排序码‘000’
在下面的先前的帐户号码框中录入以前系统此供应商的代码‘3300’。
,显示支付交易会计的屏幕:
在付款条款框中录入默认的付款条款‘Z004’。
选中检查双重发票项。
如果要使用自动付款业务,需要在自动付款业务的付款方式框中录入对应的付款方式(B-银行承兑汇票、C-现金、D-银行汇票、E-电汇、F-转帐支票),在开户银行中录入供应商的开户银行,这些缺省值会在采购发票中被默认带入,在生成采购建议并自动付款时被使用。
,显示信函屏幕:
此处的催款程序指向供应商催发票的程序,如果需要,可以选择确认,例如选择为‘Z002’(Z002正常代理商催款范围)。
,显示如下屏幕:
点击‘是’按钮,保存新增的供应商,在窗口的左下角提示保存成功,并可以自动生成该供应商的编号:
注意事项:
Ø
如果创建集团层面的供应商,则在前面不要录入任何公司代码;
帐户组Z006关联客户需要系统外手工编号,不能让系统自动编号,所以创建属于该帐户组的供应商时,需要首先录入编号;
如果某供应商在公司代码1100中已经存在,而公司代码1200又需要创建该供应商时,则需要在前面把已经存在的供应商编号录入,公司代码改为1200,进入后,需要对统驭科目、付款条款、催款程序等重新定义;
4.2
更改供应商主数据
更改
FK02
输入需要更改的供应商代码及所属公司代码,点击左上角的
(创建),回车后,可对相关信息进行更改:
例如把名称由‘中国兵器总公司’改为‘中国兵器总公司(服务器)’。
点击屏幕上面的
保存。
供应商主数据共划分成两大部分:
一般数据、公司代码数据,其中一般数据指各公司代码共用的信息数据,即集团层面的信息。
如果对一般数据进行了修改,则其他公司代码中此供应商的信息也会被相应更改,所以对一般数据的更改权限应严格控制,正常情况下,只允许修改各自公司代码的数据信息。
4.3
显示供应商主数据
显示
FK03
输入供应商编号及所属公司代码,点击左上角的
(创建),回车后,可对该供应商的主数据信息进行查询:
通过点击
向后进行逐屏查询,点击
向前进行逐屏查询。
4.4
冻结或解冻供应商
冻结/解冻
FK05
输入供应商编码及所属公司代码,回车后屏幕格式变为:
选中所有的公司代码选项,则此供应商会在所有公司代码中被冻结。
选中选定的公司代码选项,则此供应商仅在指定的公司代码中被冻结。
点击上面的
保存退出。
被冻结的供应商,不能参与业务的处理(例如发票处理、付款业务等),但仍可以查询。
如果需要解冻该供应商,则在上面的窗口中,把冻结的选项清空,并保存即可。
4.5
给供应商设置删除标识符
设置删除标识符
FK06
选中删除标记>
所有范围时,表示把该供应商在所有的公司代码中都标记为删除。
所选的公司代码时,表示把该供应商仅在指定的公司代码中标记为删除。
选中删除冻结>
一般数据时,表示把该供应商在集团层面的信息标记为删除。
选定的公司代码包括一般数据,表示把该供应商针对指定公司代码级的数据标识为删除。
供应商一旦被标识为删除,则此供应商在处理业务时会被提示为删除,但业务仍可以继续处理,直到年底进行归档。