行政管理制度313.docx

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行政管理制度313

行政部岗位编制及岗位职责

一、行政部岗位架构

二、行政部岗位定编

行政部定编13人，具体岗位如下：

◆行政总监1人

◆部门经理1人

◆主任经理1人

◆行政经理（内务管理）1人

◆行政经理（公章管理）1人

◆网络管理员1人

◆档案管理员1人

◆司机3人

◆文员3人

3、行政部职责

（1）对外事务

1、负责上景集团房地产项目的报建工作；协助各直属单位、控股单位及参股单位的报建工作。

2、协助上景集团各项目验收工作，协助各直属单位、控股单位及参股单位各项目的验收工作。

3、负责办理上景集团各类证件（税务登记证除外）、证照的年审、变更与资质申请、升级；办理及协助各直属单位和控股单位办理各类证件（税务登记证除外）以及证照的年审、变更与资质申请、升级。

4、负责上景集团外联及公共事务；协调上景集团各部门处理有关对外的事务；处理及协调上景集团外部纠纷、投诉；协助各直属单位、控股和参股单位外联及公共事务。

（2）行政内勤

1、负责上景集团行政总务、后勤、秘书及保卫工作。

2、负责上景集团行政管理制度的修订与完善，并对制度执行情况进行跟踪检查。

3、负责建立上景集团及各直属单位、控股单位信息化系统，创建电子信息化平台，进行信息数据的收集、处理。

4、负责上景集团物资采购、入库、发放及固定资产的管理。

5、负责上景集团的档案资料和图书的管理，负责分发邮件，订阅报刊、杂志、书籍等；根据授权对各直属单位和控股单位的档案资料和图书进行管理。

6、协调上景集团及各直属单位、控股单位及参股单位的内部事务。

7、负责上景集团计算机网络及各类办公设备、软件的维护和管理，并给予各直属单位、控股单位及参股单位技术指导。

8、负责上景集团发文、来文的编号及归档。

9、负责上景集团办公用车管理，统筹安排行政工作用车。

10、负责上景集团固定电话费、水电费等行政事务开支的结算管理工作。

11、负责上景集团员工用餐、员工宿舍等其他日常办公后勤管理工作。

四、行政部岗位职责

（一）行政总监岗位职责

1、组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案；

2、组织制定行政管理规章制度及督促检查制度的贯彻执行；

3、分管上景集团行政事务,主持和监督行政部门内部的建设工作；

4、负责上景集团行政方面重要会议、重大活动的组织筹备工作；

5、组织、协调上景集团及各控单位报建工作；

6、代表上景集团与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系及良好形象。

7、完成上级领导交办的其他工作。

（二）行政部经理岗位职责

1、在行政总监的领导下，负责主持行政部日常工作，组织并督促部门人员完成部门职责范围内的各项工作任务；

2、全面负责上景集团各项目的报建工作,协助各直属单位、控股单位及参股单位的报建工作。

3、协助上景集团各项目验收工作；协助各直属单位、控股单位及参股单位各项目的验收工作。

4、负责上景集团其他对外事务。

5、完成上级领导交办的其他工作。

（三）主任经理岗位职责

1、具体负责上景集团各项目的报建工作，协助各直属单位、控股单位及参股单位报建工作。

2、协助上景集团各项目验收工作；协助各直属单位、控股单位及参股单位各项目的验收工作。

3、完成上级领导交办的其他工作。

（四）行政经理（内务管理）岗位职责

1、协助行政部经理，负责管理行政部行政后勤事务；

2、协助行政部经理具体办理上景集团各项目的报建工作及其他对外事务；

3、办理上景集团各类证件（税务登记证除外），证照的年审、变更与资质申请、升级等；协助各直属单位、控股单位及参股单位办理各类证件（税务登记证除外）以及证照的年审、变更与资质申请、升级等。

4、负责申报政府或非政府组织的有关奖项等工作；

5、负责上景集团办公用车的统筹调度，做好车辆登记管理工作，负责车辆路费、保险和年审业务的办理；

6、办公物资管理

7、完成部门领导交办的其他工作。

（五）行政经理（公章管理）岗位职责

1、保管上景集团各单位印章，不得随意乱放。

2、下班时间和节假日期间应采取防盗措；

3、必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。

4、及时完成部门领导交办的其他工作。

（六）网络管理员岗位职责

1、负责管理上景集团网站，开展网页内容的制作、更新等工作；

2、负责上景集团及各直属单位和控股单位信息应用系统、应用软件的整合、建设及运营等技术支持的服务；

3、负责计算机网络的管理，制定和完善上景集团网络管理制度；

4、负责上景集团电脑硬件和网络设备的安装调试，负责电脑硬件、电脑外设设备、网络设备、服务器的日常维护保养工作；

5、优化上景集团网络系统的性能，检测和排除网络故障，负责网络系统、网上信息的安全管理工作。

定期升级网络防火墙和查杀网络病毒，最大程度地保障网络安全。

6、负责资源数据及网络应用系统的建设、应用及维护，并根据上景集团制度按时将办公软件数据做好备份。

7、定期检测机房设备，确保空调、网络设备、服务器、UPS的正常运作。

8、做好计算机中心的防火防盗等安全管理。

9、负责上景集团固定办公电话的报装、变更、注销等工作。

10、及时完成部门领导交办的其他工作。

（六）档案管理员岗位职责

1、负责档案资料、图书的管理工作；每月初，编制、更新图书目录，提供给各部门，以便员工借阅；

2、负责购买、更新图书：

每月中，咨询各部门，根据各部门要求购买各类图书；

3、严格档案入库制度，认真做好档案材料的收集、整理、鉴定、保管、统计，做好档案条目的分类登记，便于档案利用、查找与检索；

4、严格执行档案资料保密制度，加强资料室的各种保卫保密工作；

5、做好防火防盗工作，严格执行相关的防火防盗制度；

6、定期或不定期地对档案进行安全检查，注意是否有霉烂、潮湿、虫蛀等情况，检查实有档案数量与记册数量是否符合，检查时附有记录人和证明人；

7、负责图书入库、编码及借出等工作；

8、协助部门进行上景集团各会议的后勤服务及其他后勤工作；

9、及时完成部门领导交办的其他工作。

（七）前台文员

1、负责接待进入上景集团办公场所的所有来客，对相关来客进行登记和引导，对无关人员、上门推销、无理取闹者，阻挡在外或要求有关人员协助处理；

2、负责收发与转交公司包裹和报纸；

3、负责报刊、杂志、书籍等的订阅及邮件分发管理；

4、负责接听来访电话，记录电话内容，及时向有关人员通报。

接听电话需准确及时，使用礼貌用语；对未能及时接通的紧急来电需尽快设法接通，并做好记录与传达工作；

5、保持前台环境清洁，负责总经理办公室、茶水间、招待室、培训室、会议室的管理。

6、负责上景集团各会议的后勤服务及其他后勤工作；

7、部分办公物资的采购工作；

8、完成部门领导交办的其他工作。

（八）行政文员

1、协助简单公文的起草，负责本部门的会议记录，形成会议纪要，跟踪会议决议的落实；

2、负责员工饭堂、员工宿舍管理工作；

3、负责上景集团固定电话费、水电费等行政事务开支的结算管理工作；

4、协助部门进行上景集团各会议的后勤服务及其他后勤工作；

5、其他办公后勤工作；

6、完成部门领导交办的其他工作。

（九）行政秘书

1、负责总经理办公室的资料整理归档及其他后勤工作；

2、负责物资及固定资产采购、管理，包括存储登记、编号登记，领用登记及盘存等工作；协助做好公司文档、资料、图书管理工作；

3、负责本部门及上景集团公文的拟稿、编号、发文、复印、整理归档工作。

负责上景集团来文的登记、呈报、传阅工作，并做好归档整理；

4、协助部门进行上景集团各会议的后勤服务及其他后勤工作；

5、及时完成领导交办的其他工作。

（十）司机岗位职责

1.服从领导，听从指挥，按时完成领导交给的出车任务。

2.遵守交通规则及上景集团相关车辆管理制度，安全行车，严防交通事故，按时办理各种行车手续。

3.严禁酒后驾车，严禁疲劳驾车。

4.勤保养，多检查，消除事故隐患，及时排除故障，保证车辆正常使用，并注意节能降耗。

5.协助处理上景集团车辆事故善后工作。

6.做好行车记录。

7、协助上景集团的物资采购。

8.及时完成部门领导交办的其他工作。

第二章行政管理制度

第一节行政办公规范

第一条员工在工作时间内必须佩戴工作牌。

工作牌遗失应及时到人力资源部补办。

工作牌只限本人佩戴，不得互相交换。

第二条员工工作时间着装应保持端庄、整洁、得体、大方。

不得穿广告衫、短裤及拖鞋,女员工不得穿超短裙及露腹短衫等过分暴露的服装。

统一着装的部门按规定着装。

第三条员工严禁留长指甲及涂有色指甲油。

男员工不得蓄须、留长发，一线（包括窗口、前台）女员工淡妆上岗。

第四条员工工作时间严禁看与工作无关的书报、杂志，严禁用电脑、手机玩游戏、上网聊天、浏览与工作无关的网页、下载与工作无关的资料等。

第五条工作时间员工须坚守工作岗位，不准串岗。

第六条接待公私来访、业务洽谈等应在接待厅、会议室进行，确需进入办公室洽谈的，须部门经理及以上人员批准，以免影响他人工作。

第七条注意保持个人办公桌的整洁，营造良好的办公环境，不得在办公区域内高声喧哗。

第八条讲究卫生、维护环境的清洁，不随地吐痰、倒水、不乱丢纸屑杂物、烟头。

第九条爱护办公设备设施，节约办公用品，节约用水用电，上班时间空调以260C为宜；下班后必须关闭办公室用电设备（包括照明、电脑、打印机、空调、饮水机等），并关闭门窗。

第十条未经同意不得翻看他人办公桌上的文件资料和使用他人电脑。

未经部门经理及以上人员批准，不准让私人访客使用公司电脑。

授权使用软件的使用人离开办公室必须退出该使用状态。

第十一条办公室电话只限用于工作，严禁电话聊天、拨打与工作无关的电话。

第十二条上景集团的文件必须保管好，不得随意摆放在办公桌上。

第十三条未经许可不得私自拷贝上景集团内部文件资料，不得擅自把上景集团内部文件资料带出公司。

第十四条部门经理及以上人员，须保持手机24小时开通；其他享受手机通讯费补贴人员须在每天08：

00—22：

00保持手机开通。

特殊情况关机的，须另有随时联系的方式，并提前报行政部。

第十五条按时参加会议，自觉遵守会议室管理规定和会场纪律。

第二节会议制度

第十六条会议分类及组织

1.上景集团例会

1.1会议时间：

每星期的星期六15：

00

1.2主持人：

总经理或总经理授权人

1.3参加人员：

1.3.1每星期参加：

上景集团高层管理人员、受上景集团委派的人员；

1.3.2每月的第一个星期参加（特殊情况另行通知）：

各房地产项目公司、建筑企业负责人；

1.3.3每季度的最后一个星期参加：

各物业公司负责人；

1.3.4每学期开学当月最后一个星期、每学期结束时该星期及每年4月份第一个星期参加：

各教育机构负责人。

2.上景集团部门例会

2.1会议时间：

每星期的星期六10：

00；

2.2主持人：

部门负责人或授权人；

2.3参加人员：

部门所有员工。

3.各直属单位和控股单位例会

3.1会议时间：

每星期召开一次；

3.2参加人员：

直属单位和控股单位部门负责人，受直属单位和控股单位委派的人员；

3.3主持人：

直属单位和控股单位负责人或授权人。

4.专题会议

4.1上景集团及单位自行组织；

4.2由高管人员或主办部门根据工作需要组织相关部门、相关人员参加.

5.会议组织安排：

上景集团例会由运营发展部负责，专题会议由主办部门负责。

6.所有会议须有专人做会议记录，形成会议纪要。

第十七条会场纪律

1.所有与会人员须准时到会。

2.不能参加会议的人员须提前向主持人请假，并说明原因。

与会人员未经请假缺席会议，按旷工半天处理，并在上景集团范围内通报批评。

3.参加会议的人员必须把手机调到静音或震铃方式，原则上不得在开会时间接听电话，确有紧急事情的，应暂离会场接听。

4.与会人员做好记录。

5.凡与会人员必须严守会议机密，在会议决议未正式公布前，不得泄露会议内容，影响决议实施。

6.会议期间，与会人员不得制造杂音影响会场秩序；非自由讨论阶段，与会人员不得交头接耳。

7.与会记录人认真记录会议上的请假、迟到和早退情况，并将出席情况记录在会议纪要中。

第十八条上景集团例会议案呈报规定

与会人员须在会议前一天下班前提交议案，并填写《会议议案呈报表》，同时附相关资料报送运营发展部。

运营发展部负责将提交的议案进行筛选、整理、汇总，在会议上提供《会议议案汇总表》。

第十九条会议纪要发放规定：

运营发展部安排专人负责上景集团例会的会议记录，并形成会议纪要，于会议后第一个工作日发给与会人员和相关人员。

直属单位和控股单位的例会纪要，于每周六14：

30前，以电子邮件的方式发到运营发展部，由运营发展部呈报上景集团例会。

第二十条会议决议事项的传达、跟踪

相关部门、直属单位和控股单位负责人须在会后传达会议精神，对于会议中作出的决议必须严格执行，并安排专人跟踪会议决议事项落实情况。

运营发展部安排专人跟踪上景集团例会会议决议事项落实情况。

相关部门、直属单位和控股单位须在下次会议前一天下班前填写《会议决议事项完成情况表》，经本部门、直属单位和控股单位负责人签名确认后报运营发展部，运营发展部收集、整理形成《会议决议事项完成汇总表》。

第三节文书管理办法

第二十一条上景集团各部门与外界来往文书的收发由行政部统一办理。

行政部应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、归档等事宜。

第二十二条公司的通用文书有以下几类：

决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、信函、会议记录、纪要、计划总结等。

第二十三条公司的专用文书有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等；

第二十四条公文类别。

各类别具体内容按档案管理的有关办法执行，以公司名义下发的文件应注明密级。

第二十五条收文管理

1．外来文件收文的编号原则：

以收文时间的先后顺序编写来文号：

如上景收文[2012]01号。

2．收文原则上由行政部门负责人统一签收、拆封、登记、分办，亲启件（除投诉件外）直接送收件人。

3．凡收文，行政部须及时登记，提出拟办意见，及时提交有关负责人批示后再交有关部门办理。

对内容涉及几个部门的公文，应确定主办部门。

紧急公文，应当提出办理时限。

4．承办部门要抓紧办理，不得延误、推诿。

对不属于本部门职权范围或不适宜由本部门办理的，应当迅速退回行政部办文人员并说明理由。

5．送有关负责人批示或交有关部门办理的公文，行政部办文人员要负责催办、查办。

对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

对逾期未办的公文，要查明情况，防止漏办和压误。

凡拖沓不办、贻误工作造成损失的，要追究承办部门和承办人的责任。

6．传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。

7．公文立卷、归档和销毁应根据集团档案管理办法的有关规定执行。

第二十六条发文管理

1．通用公文审批流程：

发文部门拟稿并填写《公文呈批表》→发文部门负责人核稿→行政部处理（编号、报批、盖章、存档、发送）→反馈发文部门。

1.1需要刊登、张贴或对外宣传的上景集团文书，须有上景集团印章。

1.2不需要对外张贴或宣传的公文，如请示等，走完审批流程后，拟稿部门遵照批复意见执行；

2．各类文书具体审批流程如下：

2.1股东会及董事会文书，包括公司股东会决议、董事会决议、股东决定、章程、章程修正案等，由运营发展部起草或审核，运营总监、常务副总经理或总经理审批；

2.2合同及法律类文书，包括公司合同（公司设立合同、股权转让合同、商品房销售合同、劳动合同、采购合同、工程合同等），一般合同按合同审批流程办；商品房销售合同、劳动合同等重复用章的文书由审计法务部审批后盖法定代表人私章，再交由主办人具体处理；法律文件（判决书、起诉状、答辩状等及相关法律文件），由审计法务部经理、常务副总经理或总经理审批；

2.3行政类文书，主要包括在工作中形成的综合性文件材料（工程、设备、财务等部门除外）及对外报送的文件。

如行政综合管理、公文管理、文秘工作、资金管理制度和企业（或非企业单位）设立、变更、注销、年检、资质等事项，对外报送的报表、等文件；凡属此类文件经由部门负责人审查，由行政总监、常务副总经理或总经理审批；

2.4会计类文书，主要包括会计凭证、会计帐簿、财务报表、财务报告、纳税申报表、统计资料，税务登记证、贷款卡、银行账户办理或年审资料等；凡属此类文件经由部门负责人审核，财务总监、常务副总经理或总经理审批；

2.5人事管理文书，主要包括履历材料、鉴定材料、考核材料、审查材料、奖励、处分材料、任免、调薪材料、职称、工资级别材料等；凡属此类文件经由部门负责人审核，报集团人力总监、常务副总经理或总经理审批；

2.6私人文书，如个人私用填写的表格、一般的介绍信、证明、员工因私开具的各类证明、申请等；凡属此类文件经由部门负责人审核交由人力资源部处理；

2.7会议纪要/会议记录/会议决议下发流程。

会议记录人根据会议内容整理出会议纪要，填写会议纪要审批表，会议记录人→会议主持人审批→下发与会人员及有关人员执行。

2.8总结计划指标下达流程。

包括月度、年度的总结计划、经营指标等由各部门拟稿、运营发展部整理汇总，总经理审批后下达给各单位各部门。

3．上景集团内部公文原则上一律通过OA发送，走完OA审批流程后自动形成公文，内部发文在OA门户上展现，特别重要文件及确有需要的，由办文人员同时寄发；对外发文时只需将该公文打印出来即可；

4．以上景集团名义的发文及领导签字的《公文呈批表》须打印出来交资料室统一保管，发文部门及相关部门须留存复印件；

第二十七条以上景集团名义发出的公文必须编号，包括单位、简称、年份、序号，例如上景【2013】12号，编号由行政部负责。

以部门名义发出的公文必须经部门负责人批准。

第二十八条各部门要严格按照公文办理程序送审、呈批，对手续不全的公文，行政部可以退回。

第二十九条公文格式参照国家行政公文标准，不做硬行规定。

第三十条本文书处理办法不适用合同管理。

第四节印章的管理

第三十一条印章的分类。

上景集团印章分四类：

1.公司法人章（公章）和法定代表人私章（含签字章）；

2.合同专用章；

3.财务专用章、发票专用章；

4.各部门印章如行政部、人力资源部等部门的印章，不能对外使用。

不具备代表公司的法律效力，但代表部门的内部管理效力。

第三十二条印章的审批与刻制。

1．上景集团的印章刻制须填制《印章刻制审批表》，报法定代表人批准，由行政部负责刻制，保管人随同，其中公章须完成政府主管部门审批程序，其形体和规格，按国家有关规定执行；

2．部门印章根据需要，报总经理批准，由各部门自行刻制，报行政部备案。

3．印章的刻制从审批完成到印章启用原则上时间不超过七个工作日，超过时间须说明原因。

第三十三条印章启用的备案。

1．上景集团印章启用前由上景集团行政部对刻制的印章进行备案登记，备案登记内容包括印模、启用日期、使用范围、保管人；

2．印章如遇丢失、损毁或被盗，保管人、代管人须第一时间向行政部门负责人汇报，并提交情况报告书，由行政总监向总经理汇报并办理挂失、补刻等手续。

第三十四条印章的保管和交接。

1．印章必须按类别由专人分开保管；

2．上景集团印章由法定代表人或授权人管理，由管理者决定保管及使用。

3．财务类印章由总经理授权，财务总监分别指定专人保管；

4．各部门章及各类业务专用章由各部门负责人指定专人保管；

5．印章保管人必须接受总经理《授权书》的授权内容，并签署《责任书》，尽职尽责，严格按章办事，保密观念强，文件未通过审批程序，不得盖章；

6．严禁员工将印章带出上景集团范围外使用。

确因工作需要，只有印章保管人或上景集团法定代表人可将印章带出。

印章带出期间，用印人只可将印章用于已批事宜，并做好记录和承担相应的责任；

7．公章应存放在保险柜，其它印章应存放在保险柜或有防范措施的安全地方，随用随取，使用后锁好，严防丢失或被盗用；

8．印章保管人因事离岗，须由对应授权人指定人员代管。

印章交由代管人代管时，保管人与代管人应完成印章移交审批程序；代管人在此期间受本管理规定的约束，并对代管结果负责；

9．变更印章保管人经总经理批准，并到上景集团行政部办理备案手续。

已存档的盖章文件和《印章使用登记表》须一并移交新印章保管人。

第三十五条印章的使用和管理。

1．印章的使用范围。

1.1凡属上景集团名义的行文及国家法规约定的事务文件，盖公司法人章（公章）；

1.2凡属合同类的文件，盖合同专用章或公章，审计法务部保管的公司法定代表人私章只可用于商品房买卖合同及劳动合同；

1.3凡属财务会计文件，盖财务专用章和或发票专用章及公司法定代表人私章；

1.4凡银行帐户留存印鉴，日常经营帐户，盖财务专用章、法人代表章及指定人章；

2．用印的审批流程。

2.1上景集团各印章使用必须履行相关的审批手续，审批手续不到位的，保管人不得盖章。

申请用印单位（部门）应根据用印的性质、重要性以及用印后果由相应审批人审批，用印时必须填写《印章使用登记表》，并将用印文件的复印一份留存备案；

2.2审批权限：

2.2.1总经理已在文件、合同、协议等文书上签字或盖有总经理私章的，不另进行用印审批，直接凭原件盖章；

2.2.2商品房销售合同、劳动合同等重复用章的文书由审计法务部审批后盖法定代表人私章；

2.2.3其他文书，根据集团制度《文书管理办法》文书审批流程，由上景集团常务副总最终签字后方可用章；

2.2.4严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印，因工作特殊确需用印时，须经总经理签字同意方可用印；工作结束后，必须及时向上景集团常务副总汇报用印空白文件的使用情况，未使用的空白盖章文件或盖章文件更改内容的必须立即收回作废，所有已使用的盖章合同协议类文件须报上景集团行政部备案。

2.3各部门印章，用于各部本身业务或内部范围使用，使用该章必须经部门负责人批准。

2.4对加盖印章的材料，用印位置要骑年压月，字组端正，图形清晰，对于一页以上的文件，需加盖骑缝章；

2.5所有用印留底材料（含原件和复印件）须每季度定期编订成册，并按年度及时移交资料室入库备查；

2.6上景集团行政部负责对印章日常使用及管理情况进行监督与检查。

第三十六条印章的停用。

1．有下列情况，印章须停用。

1.1因法人名称变动、性质变动等，以及根据国家法律规定须停用的情况；

1.2印章损坏；

1.3印章遗失或被窃，已声明作废；

1.4其它情况。

停用印章应及时封存或销毁，并向上景集团行政部备案。

第五节档案管理制度

第三十七条为加强本上景集团档案业务建设，进一步提高档案管理水平，根据国家和广东省有关法律、法规制定本制度，本制度适用于上景集团。

第三十八条归档范围

1．公司与有关单位的来往文件、各种协议、合同；

2．公司或各部门的发文、会议记录、纪要、决定；

3．公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结；

4．会议形成的领导讲话、文件；

5．公司对外交流的文件、协议、报告等；

6．公司财务管理、资金管理和会计管理材料及税收交纳、年度审计、资产评估等相关财务文件；

7．外单位发给各部门抄送信件；

8．公司营业执照、税务登记证等重要文件；

9．工程类：

随着拿地、报批报建、设计、施工、销售、管理等活动过程而陆续形成的文件和图纸。

包括可行性研究阶段、设计阶段、工程管理阶段、施工阶段、竣工阶段、销售阶段、物业交接阶段等；

10．物业、学校相关具有保存价值的文件材料；

11．形成性文件：

包括文件形成过程中的全部文件资料。

12．录音带、