Word邮件合并实例批量制作有照片的工作证.docx
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Word邮件合并实例批量制作有照片的工作证
Word邮件合并实例：
批量制作有照片的工作证
时间：
2010-12-2315:
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Word邮件合并是一项十分有用的功能。
现在我给大家介绍一则Word邮件合并应用实例，制作有姓名、部门、编号、照片的工作证。
素材的准备
这里的素材主要是每个职工的照片，并按一定的顺序进行编号，照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。
然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内，比如“E：
\职工信息”。
建立职工信息数据库
使用Excel表格建立“职工信息表”，在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片，姓名、组别可以直接从单位数据库里导入，姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致，照片一栏并不需要插入真实的图片，而是要输入此照片的磁盘地址，比如“E:
\职工信息\001.jpg”，注意这里是双反斜杠，制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息”，如图1所示。
图1
创建工作证模版
启动Word2003，现在先建立一个主文档，设计排版出如图2所示的一个表格来，这里你可以把边框设置为“无”，这些内容也是工作证中不会变动的部分。
当然，这仅是一个示例，你完全可以设计出更好看的版式来。
图2
添加域
步骤1 选择“视图|工具栏|邮件合并工具”菜单项，调出“邮件合并”工具栏。
步骤2 点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮（左边第二个图标），弹出“选择数据源”对话框，选择刚才建立的“职工信息表”，点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在“选择表格”对话框中选择“职工信息$”，如图3所示。
点击“确定”按钮返回主文档。
图3
步骤3 将光标定位到“姓名”后一单元格，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮（左边第六个图标），弹出“插入合并域”对话框，在该对话框中的域列表中选择“姓名”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置，如图4所示。
点击“关闭”按钮返回到主文档。
图4
步骤4 以相同的方法，将“组别”、“编号”域分别插入到主文档中相应的位置。
步骤5 将光标定位于“××中学工作证”右下边大的单元格内，我们要在此显示职工的照片。
按“Ctrl+F9”来插入域，此时单元格内会出现一对大括号，在其中输入“INCLUDEPICTURE"{MERGEFIELD"照片"}"”（不含外边引号），注意其中的大括号也是按“Ctrl+F9”来插入的。
步骤6 最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮（右边第4个图标），将根据职工信息表中的记录数来批量制作“工作证”，并重新生成Word文档，至此，“××中学工作证”制作完毕。
然后直接打印就行了。
小提示：
如若新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的是一个人，没关系，你可以按“Ctrl+A”全选，然后按F9键对文档进行刷新。
还不行，你只有把这个文档先保存关闭了，然后再打开，全选，按F9键对文档进行刷新。
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下面的示例使用MicrosoftExcel工作表作为数据源为Word中邮件合并。
如果您在邮件合并中使用不同的数据源，可以将应用相同的步骤。
在Excel中，请按照下列步骤操作：
1.打开Excel工作表作为邮件合并数据源使用的。
2.插入新列具有列标题，如图片的列。
3.对于的Excel工作表中的每一行插入图片列中的路径和$图片中要使用该记录的数据源的文件名。
此外，将路径和文件名括在引号（"）。
在Windows资源管理器中，例如对于复制路径和$图片的文件名。
然后，粘贴到Excel工作表的路径和文件名。
注意路径和图片列中的每张图片的文件名将出现类似于下面的示例：
"C:
\Documents和Settings\username\MyDocuments\MyPictures\foldername\filename.jpg"
4.在编辑菜单上单击替换。
然后，替换单个斜杠（\）的每个实例中的每个路径的双斜杠标记（\）。
例如对于每个路径应类似于下面的示例：
"C:
\\Documents和Settings\\username\\MyDocuments\\MyPictures\\foldername\\filename.jpg"
5.保存并关闭Excel工作表。
然后，退出Excel。
在Word中，请按照下列步骤操作：
1.打开邮件合并主文档。
2.如果不附加Excel数据源，则将附加数据源。
要这样做请在邮件合并任务窗格中转到6的步骤3。
单击浏览，然后将附加Excel数据源。
3.单击下一步：
撰写信函。
4.在邮件合并主文档中，请将插入点移动到您希望显示图片的位置。
5.在插入菜单上单击字段。
6.在字段对话框在字段名称下，单击IncludePicture，然后单击确定。
注意您可能会收到以下错误消息：
错误!
未指定的文件名。
7.请按ALT+F9以显示邮件合并主文档中的域代码。
您将看到类似于下面的字段中的字段：
{INCLUDEPICTURE\*MERGEFORMAT}
8.将插入点移到紧随INCLUDEPICTURE域。
9.按空格键，然后单击邮件合并任务窗格上的其他项目。
10.插入合并域对话框中单击图片合并字段的图片，例如，然后单击插入。
11.单击关闭关闭插入合并域对话框。
现在，INCLUDEPICTURE字段应类似于以下字段：
{INCLUDEPICTURE{MERGEFIELD"图片"}\*MERGEFORMAT}
12.请按ALT+F9以隐藏域代码，在邮件合并主文档中。
注意您可以在邮件合并主文档中插入其他合并域，此时所示。
13.单击下一步：
预览信函。
14.单击下一步:
完成合并。
15.在邮件合并任务窗格中单击编辑单个信函。
16.在合并到新文档对话框中单击确定。
17.在合并文档中编辑菜单上单击全选。
18.按F9更新在合并文档中的字段。
19.若要打印合并文档中的信函，单击在文件菜单上的打印。
每个打印的字母将包含您在Excel数据源中指定的图片。
利用word邮件合并批量导入照片
-------------嘉为 张辛
“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。
邮件合并可以帮我们批量处理文档，提高工作效率，深受办公人员欢迎。
但是，图片或者照片能不能进行邮件合并呢？
答案是肯定的，本文将通过制作员工工作证为例子，给大家详细介绍对照片进行邮件合并的方法。
--[if!
supportLists]-->一.
--[endif]-->素材准备
建立一个Excel表格存放员工信息。
里面包含工号、姓名、职务、照片等信息。
可能大家认为“照片”列书写起来比较麻烦。
其实只需要写一个简单公式“=B2&”.jpg””，很容易就搞定了。
在word中创建一个工作证的模版文件，如图所示。
将照片、Excel员工信息表、Word模版文件都放在“员工信息”文件夹下。
二.
--[endif]-->利用WORD邮件合并制作工作证件
--[if!
supportLists]-->1.
--[endif]-->链接数据源
将word模版和Excel信息表建立链接。
在带状工具栏中选择【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】。
打开选取数据对话框，在硬盘上找到Excel员工信息表，选择打开。
确认数据源是“OLEDB数据库文件”。
在打开的数据源中选择sheet1表格。
此时，word模版和Excel信息表已经建立链接，“邮件”工具栏中大多数命令都由灰色变为彩色，说明可以使用。
--[if!
supportLists]-->2.
--[endif]-->插入合并域
将Excel信息表中数据导入到Word模版中。
选择【邮件】工具栏中【插入合并域】命令，将数据域依次放到Word员工卡模版相应的位置。
--[if!
supportLists]-->3.
--[endif]-->批量插入照片
接下来就是最重要的步骤就是导入照片。
用鼠标单击预留的显示照片的位置，打开【插入】工具栏，选择【文档部件】中的【域】。
在“选择域”对话框中选择“IncludePicture”域，域属性中随便输入些文字，如“照片”，先占住位置，方便随后修改域代码。
源文件的最终效果如下图所示。
此时照片控件与Excel表格中的照片列并没有建立关联，我们需要修改域代码。
按alt+F9切换域代码，选中代码中“照片”两字，用【插入合并域】中的【照片】域替换。
alt+F9再次切换域代码，调整一下存放照片控件的大小。
--[if!
supportLists]-->4.
--[endif]-->查看合并效果
最后选择【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】，查看合并效果。
这时候会出现一个新的WORD文档，你会发现并没有出现想要的结果，这时候按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候就已经成功了。
但是我们发现两个问题：
--[if!
supportLists]-->
（1）
--[endif]-->照片太小了，逐个调整起来很麻烦，能不能一次调整图片大小？
--[if!
supportLists]-->
（2）
--[endif]-->比较浪费纸张，每页纸只有一位员工的工作证，可不可以将多个人的表格放在一页纸中呢？
--[if!
supportLists]-->三.
--[endif]-->后期调整
--[if!
supportLists]-->1.
--[endif]-->调整邮件合并文档的图片大小
很多人在完成之后总是不满于图片原始大小，因此需要批量改变图片的大小，这时候需要做的是：
返回到之前设计的模板页面，按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候会显示出第一个学生的照片，在这里可以调成好图片的大小，再重新合并到新文档即可。
--[if!
supportLists]-->2.
--[endif]-->选择邮件合并的文档类型
回到主文档。
如果希望多个人的表格放在一页纸中，顺序排列下去，我们可以将邮件合并的文档类型设置为“目录”，如下图。
（注：
该操作一定要在最初的主文档中进行）
此时合并文档的效果如下图：
注：
后期调整可以放在邮件合并的过程中操作，总结如下：
--[if!
supportLists]-->
（1）
--[endif]-->设置文档类型为“目录”。
--[if!
supportLists]-->
（2）
--[endif]-->链接数据源
--[if!
supportLists]-->（3）
--[endif]-->插入合并域及照片域
--[if!
supportLists]-->（4）
--[endif]-->调整照片大小
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