高校人事档案利用现状分析及其发展策略.docx
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高校人事档案利用现状分析及其发展策略
赵金波
（广西师范学院人事档案室广西南宁530001）
［摘要］本文以广西师范学院为例，通过对高校人事档案利用现状的分析，有针对性的提出发展高校人事档案利用工作的策略，旨在为今后档案利用工作的顺利开展提供重要依据.
［关键词］高校;人事档案利用发展策略
人事档案利用服务是人事档案工作的一个重要环节，是人事档案工作全部活动的价值体现。
本文以我院人事档案室为例，通过对人事档案利用情况及存在问题的总结分析，针对性的提出发展高校人事档案利用工作的思路和策略，使高校人事档案发挥更大的作用。
一、我院人事档案利用现状分析
（一）档案资源管理情况
广西师范学院是一所地方性普通本科院校，人事档案室隶属于学院人事处，负责全院管理人员、专业技术人员及工人等档案的管理。
我院于2006年采用相关软件建立起人事档案信息管理系统，对库管的两千余卷人事档案全部采用计算机管理（包括档案检索、统计及转递；信息查询及更新卷内目录编辑及各类名册制作等业务），同时，结合高校人事工作的实际需要，对全院教职工的主要信息，如学历、职称、职务、年度考核结果及工资晋升等变动过程实施全程纪实性录入，并坚持对后续信息的及时更新完善，有效实现了我院人事档案信息的动态化管理，大大提高了人事档案的利用效率和服务水平-
（二）档案资源利用情况
近年来/蹈着我国人力资源管理及社会保障体系的逐步完善，人事档案的社会服务功能日益增强，民众的个人档案意识也在普遍提高，仅以我院人事档案五年间的利用情况分析来看：
1.接待利用者人次情况。
经统计，在2007-2011年的五年间，我院人事档案室共接待利用者2247人次，年均约449人次洪提供档案1066卷，占馆藏总量的50.2%，年均约213卷次，共提供系统信息2242项，年均约448项次。
详见表1。
表12007-2011人事档案室接待利用者
总量统计表
年份
接待利用者人次
提供档案卷次
提供系统信息项次
2007
260
188
102
2008
287
197
124
2009
360
225
378
2010
577
221
593
2011
763
235
1045
从表1可以看出，自2005年人事档案信息管理系统建立起来，随着信息系统的逐步完善，人事
档案室接待利用者的数量在逐年递增，但提供档案卷次的数量增幅并不明显相对接待人次比率反而略有下降，而提供系统信息项次则呈现出明显的上升趋势。
因此，可以从提供档案的卷次与提供系统信息项次的反比增长关系上反映出我院人事档案利用信息化的发展进程及其意义所在。
2.档案利用方式情况。
目前高校人事档案仍主要以档案查阅、借阅、出具证据材料、提供综合整理材料及信息咨询服务等利用方式为主。
从我院2007—2011年的档案利用方式统计结果显示，五年间档案查阅、借阅及提供综合整理材料人次变化不大，而信息咨询服务人次连年攀升，分别占当年接待利用总人次的27.6%、31.3%、37.5%、61.7%、69.2%。
其次出具证据材料人次近几年也有明显的增幅。
详见表2。
由此表明，我国人事档案的信息记录功能和信用凭证功能正日趋加强，而传统人事档案所强调的政治身份功能和评价考核功能已日益淡化，信息咨询服务已成为人事档案提供利用的重要方式之一。
表22006-2010人事档案利用方式统计表
年份
查阅（人次）
借阅（人次）
出具证据材料（人次）
提供综合整理材料（人次）
信息咨询服务（人次）
2007
142
37
9
0
72
2008
140
31
24
2
90
2009
138
30
55
2
135
2010
112
30
78
1
356
2011
119
32
83
1
528
3.档案利用目的及利用范围情况。
高校人事档案利用工作，主要以室藏人事档案资源为服务内容，其主要服务对象目前仅限于本校各级党团组织、组织人事部门、纪椅（监察）、审计、保卫等职能部门和在特定范围内有需求的教职工，同时也兼顾外单位的特殊需要，概括起来如表3所示。
从上述利用情况可以看出，组织、人事及二级学院党组织等部门利用人事档案频率是最高的法勺占利用总量的76.2%；其次是教职工本人及家属利用约占利用总量的23.2%；外单位利用率最低约占0.66%:
数据表明，由于我国目前仍沿用着计划经济时期的传统人事档案管理模式，强调人事档案为上级组织、人事部门服务，特别是中组部在《干部档案管理条例》上明确规定了查阅人事档案条件：
“查
;【黑龙江史志2012.13（总第278期）】;
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表3高校人事档案利用目的及利用范围情况表
利用者分布
利用目的
年均利用人次（2007-2011）
年均利用率（2007-2011）
组织部
办理职工的职务任免、考察了解、政审等。
95
21.1%
人事处
办理职工的职称晋升、工资福利待遇、调动、出国及参军政审、离退休手续信息核实审定、治丧等事宜。
206
45.8%
纪检（监察）室、保卫处
对党员及其他教职工违纪、违法案件的审查等。
7
1.56%
各二级学院党政组织
考察了解本单位职工基本情况及入党政审等。
34
7.57%
职工个人
教职工核实本人基本信息、评职及考研复印相关档案材料等。
94
21%
职工家属
为教职工家属提供公证用相关证据材料。
10
2.22%
外单位
对教职工查档政审编史修志提供死亡教职工的个人经历和业绩情况等。
3
0.66%
阅档案者必须是党员干部；下级人员不得查阅上级人员的档案；任何人不得查阅本人及其亲属的档案等.”此规定的最大优点是强化了人事档案的机密性方便本机构使用；而最大的缺点是过于封闭利用面狭霍不利于人事档案的信息化、网络化管理，且完全忽视了人事档案相对人的权利。
（三）存在问题
从以上利用情况来看，近五年来，随着我院人事档案信息管理系统的建立和逐步完善，人事档案总利用率在逐年攀升，人事档案利用工作正稳步朝向及时、准确、高效的服务目标迈进，特别是档案信息咨询服务率的上升更标志着我院人事档案利用工作的信息化发展趋势。
然而，目前在我院人事档案利用工作中仍暴露出许多问题：
第一，人事档案信息质量不高。
主要表现在：
1.档案材料的缺失或收集不及时，导致人事档案信息缺乏完整性、及时性。
2.现行人事档案制度下的材料收集范围狭窄，档案内容贫乏，未能突出教师的职业特点档案可利用价值不高。
3.种种原因导致的人事档案“注水”现象给人事档案鉴别工作带来了难度，在很大程度上影响到档案的可信度，进而影响组织决策的科学性和公正性。
第二人事档案信息化管理程度不高。
如，软硬件基础设施配套尚不齐备；缺乏适应高校组织人事工作的通用人事档案管理软件；各部门之间信息共享机制尚待完善；管理人员编制少且日常材料整理装订耗时较多，致使档案信息数据更新不及时等；^上因素严重影响了人事信息的查全率和查准率低了人事档案信息管理系统的利用率。
第三，人事档案信息利用缺乏透明度。
受传统人事档案封闭式管理模式的制约，人事档案管理重保存保密、轻服务利用的自我封闭状况仍较为严重，同时，由于缺乏对人事档案有关管理制度、规定及政策的广泛宣传，致使人事档案个人利用率偏低，这点从服务对象主要以组织人事部门为主便可以看出。
二、发展高校人事档案利用工作的策略
针对上述情况分析，根据高校人事档案利用工作的需要，特提出如下发展建议：
（一）严把材料关，提高档案信息质量，提升人事档案的利用价值
—是要加强人事档案材料的收集工作。
高校人事档案部门应联系实际，建立和健全适应本单位的收集管理制度，有效利用现代化网络办公系统（0A）,层层建立以人事档案管理人员为主体，各材料形成单位有专人负责的材料收集网络，确保人事档案信息资源收集渠道的畅通，二是要丰富人事档案内容，突出教师特点。
高校应根据其人事管理工作的特点选择的把反映个人在教学、科研及各项工作中的业务能力、技术专长、发明创造、科研成果及诚信情况等内容，增加到人事档案中，不断调整档案材料的收集归档范围，达到“观其卷、知其人、用其才”的目的。
三要加强对档案材料的审核鉴定，保证档案内容的真实性，针对目前存在着人事档案“注水”的虚假现象，组织人事部门应根据有关政策，共同对档案中的信息进行审核确认；同时对新收集归档的材料，档案管理人员要按照一定的原则与规定进行鉴定和甄别，做到不合格不接收，不符合要求不归档从根本上消除档案信息虚假不实的隐患。
（二）加强人事档案信息的动态化管理，提高人事档案利用效率
建立人事档案信息管理系统，是人事档案信息实现动态化管理的基础和前提，是提高人事档案利用率，实现优质服务、主动服务的重要保障。
据了解，目前在我国已有多数高校采用不同的管理软件建立起本单位的人事档案信息管理系统，但由于受多方面因素的影响利用效果并不如预期。
许多高校在人事档案利用中，仍然以提供实体档案查询为主，大大影响了人事档案的利用效率，也不利于对档案原件的保护和保管，阻碍了人事档案利用工作的信息化发展进程。
因此高校应加大力度，改变传统利用模式积极构建以人事档案信息管理系统为主、实体档案为辅的利用管理模式。
具体应从以下几方面入手:
一要强化领导及档案管理人员的信息化管理意识，加大人力、物力及财力的投入，以确保档案信息化管理建设的顺利进行；二要加强通用人事档案管理软件的研发、推广，避免造成部门间各自为政，使用软件互不兼容，不仅影响档案信息资源的共享，且导致不必要的重复性劳动及资源浪费，三是建立人事档案网络化管理体系，实施分级管理，对各种信息资料的密级和利用者的使用权限进行严格界定，以确保人事档案信息利用的安全性和保密性。
（下转第88页）
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使自己的潜在能力得到更加充分的发挥，可根据报社的档案，进行资料的梳理，从中找出规律性的东西，进行调研论证，通过内参，简报等形式提供给党委、政府及有关部门，供决策参考，以此把档案工作提升到新的层次和水平。
在思维方式上，由管理型向服务型转变。
报社的档案工作，不能由管理到管理，而应突出服务这个主题这个重点。
让档案资料走出库房，走出报社月艮务于市委、市政府的中心工作，服务于全市的经济和社会发展，服务于人民群众的生活水平的提高。
提高档案管理人员的开拓创新能。
开拓创新能力是提档案人员在掌握一定数量的档案资源情况下，尽量把有利用价值的信息挖掘出来的能力，要实现这个转变必须加大创新力度，这样才能改善提高档案员的管理水平，及时准确、系统、全面的提供档案信息，使现有的信息资源与挖掘的信息统—为共同服务体系。
档案信息资源的创新,关健在于人才。
这就要求档案管理人员除把握渊博的知识外还必须学会创新的方法还要精通本职业务，同时还要掌握信息反馈的技术性问题，使信息做到在创新中利用在利用中创新，通过这样的良性循环，使档案管理人员在社会生产中发挥更大的作用。
提高档案管理人员的预测能力，目的就是为领导实行科学决策，提供强有力的依据。
通过对信息的创新、综合、预测客观事物的发展向决策机构提出建议起到高参作用。
搞好预测，首先要对全市政治、经济、社会等各方面情况的了解、掌握，做到情况明，思路清。
如新的一届市委、市政府组成后，提出的发展产业经济、异地经济、城市经济、乡村经济、都市圈经济出的大发展、快发展、大£夸越等，都要做到心中有数，并把握好发展趋势，准确预测发展前景。
同时，根据掌握的档案资料写成调研报告，为市委、市政府决策当好参谋。
这既是档案的价值属性所决定的，也是档案管理人员所必须提高的素质。
提高档案管理人员的综合能力，一个人掌握知识的多少充分表现了他的综合力。
档案管理人员在综合能力方面不仅要掌握档案工作的知识，还必须掌握其它知识，这样才能做好档案工作，使其更加条理化、规范化，否则就很难做好档案管理工作。
所以，档案管理人员加强学习，努力提高自身的综合能力，掌握档案所涉及的关系，才能向有关人员和部门提供综合性信息。
同时，档案管理人员还要提高对档案事业的热爱。
只有提高对档案事业的热爱，才能有所追求。
有追求才能勤奋，有勤奋才会出成果。
提高对工作勤勤恳恳、认真负责的态度。
档案工作是非常平凡的，对个人来说既无名又无利，很多细致的工作要重复去做，既枯燥又索然，这就需要档案管理人员要有一种耐得住寂寞的默默奉献的精神。
网络技术的发展极大地促进了档案业务系统的连续性和关连性，如果不在文件管理要素上对业务系统提出要求就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。
所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。
但是档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，可能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。
总之，有效的提供信息，进一步加强和改进现代化档案管理工作，努力采用现代科技手段，不断提高服务质量，这样，既节约了资源，也提升了档案管理水平和效率。
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（上接第86页）
（三）做好宣传工作高人事档案利用的透明度
随着新时期高校人事制度改革及用工方式的多样化，人事档案利用已不仅限于组织需要，个人的服务需求也在与日俱增。
人事档案利用需求正朝着多元化、多样性的方向发展。
为此，第一，要加强对人事档案政策法规的广泛宣传及工作督导。
如，通过校园网上人事档案管理页面，对相关的人事档案管理制度、规定及工作流程予以介绍；通过网络办公系统（0A）及时与材料形成部门及教职工个人建立沟通联系/道时依据各职能部门提供的职工信息变化追踪索要相关档案材料，强化各级组织及个人的人事档案工作意识。
第二，要正确处理好人事档案“保密与利用”的关系。
基于人事档案区别于其他档案的特质，档案管理人员必须严格遵循《保密法》、《档案法》等有关规定，正确把握保密的分寸和尺度，不要因为利用档案而泄密；同时，也不能因为过分保密而影响档案的利用。
第三，要正确处理好公民“知情权与隐私权”的关系。
如，运用网络化管理和服务方式适度向职工个人公开其档案目录内容，使其了解自己档案的基本情况，确保自己的合法权益不受侵犯；向个人开放人事档案基本信息内容，以便个人随时了解组织所掌握本人基本信息的准确性并方便提供个人使用；严格规范人事档案网络查询的政策、法规、方式等安全措施，既要原则性满足个人开放式的信息需求，又要确保这些信息交流的合法性效防止人事档案信息无遮拦流通。
参考文献：
[1]赵金波.普通本科院校人事档案信息资源开发利用之我见UL广西师范学院学报（哲社版）2009⑵:
146-149.
[2]吴青霞.强化地方高校人事档案利用与服务的思一以湖南科技学院为例[J].科技情报开发与经济2010,（26）:
115-117.
基金项目：
本文是2010年度广西教育厅科研项目阶段性成果项目编号201010DG0&
作者简介：
赵金波（1965-），女，广西师范学院人事档案室，馆员。
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