合同管理制度及流程图.docx
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合同管理制度及流程图
合同授权审批制度
第 1 章 总则
一、为明确企业合同审批权限，规范企业合同订立行为，加强对
合同使用的监督，防范和降低因合同的签订给企业带来的风险，特制
定本制度。
二、规范企业合同的拟定、审批及签章工作，以符合《中华人民
共和国公司法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及规范性文
件有关规定，确保合同的顺利履行，维护企业的合法权益。
第 2 章 适用范围
一、本制度所称合同指企业与自然人、法人及其他组织设立、变
更、终止民事权利义务的合同或协议。
二、本制度适用于企业所有的书面合同审批，包括冠以合同、合
约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。
三、本制度中所称部门指代表企业洽谈、签订合同的各业务、职
能部门。
四、本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责
任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款
内容上的一致性。
第 3 章 授权审批职责
一、合同分类
1．一般性合同：
合同标的在 xx 元资金支出或 xx 元资金收入以
下的合同。
2．重大合同：
合同标的超出 xx 元资金支出或 xx 元资金收入的
合同。
二、企业对外签订合同均由总经理代表企业行使职权。
三、总经理职责。
1．审批企业所有格式合同和各部门的合同文本。
2．负责企业对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审
核权限的合同。
3．授权业务经办人员代表企业签订合同。
四、法律顾问职责
1．草拟企业主营业务格式合同或企业重大、特殊合同。
2．监督、指导各部门起草及修订合同文本。
第 4 章 授权审批流程
一、原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能
使用企业制定的格式合同或部门合同文本。
二、法律顾问草拟的格式合同应经法务部经理、总经理审核批准后
形成正式书面，变更程序亦同。
三、各部门草拟的合同文本应经法律顾问审查、法务部经理审核、
总经理审批，然后形成正式书面，变更程序亦同。
四、业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门
负责人初审、法律顾问审查后正式订立合同，变更程序亦同。
五、业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负
责人初审、法律顾问审查、总经理审批后方能订立正式合同，变更
程序亦同。
第 5 章 附则
一、本制度报总经理办公室审议批准后生效。
二、本制度自 2014 年××月××日实施。
合同会审制度
第 1 章总则
一、为防范和控制合同可能的风险，加强对合同制定的监督，规
范企业合同制定行为，制定本制度。
二、本制度适用于企业各类格式合同、部门合同文本的制定，以
及对业务经办人员与合同对方拟定的合同的会审。
三、本制度所称会审，指合同在拟稿以后、正式生效之前，由合
同关键条款涉及的其他专业部门（如技术、财务、销售等相关部门）
会同企业法务部对合同文本进行审核。
第 2 章合同的会审内容及要点
一、合同拟定
1．法律顾问会同各部门起草企业格式合同、各部门拟定本部门
合同文本以及业务经办人与合同对方拟定合同的，分别由法律顾问、
各部门负责人及业务经办人负责合同在会审过程中的传递。
2．合同拟定者须按企业规定在“合同会审单”上填写合同会审
部门及人员名称。
3．合同拟定者负责合同连同“合同会审单”在整个会审过程的
传递，直到合同盖上合同专用章后结束。
二、合同会审主体及内容
1．法务顾问主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查及合
同争议解决方式的审核。
2．财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付等的审查。
3．法务顾问和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的
赔偿及经济损失的计算等。
三、合同会审要点
1．合法性。
包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立
程序是否符合规定，会审意见是否齐备；资金的来源、使用及结算
方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。
2．经济性。
主要指合同内容是否符合企业的经济利益。
3．可行性。
包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签
约资格；担保方式是否可靠；担保资产权属是否明确等。
4．严密性。
包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述
是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；
数量、价款、金额等标示是否准确。
第 3 章 合同会审管理规定
一、参与合同会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审
工作。
二、会审人员应对合同中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，
应及时与合同拟定部门进行沟通。
三、会审中发现合同中确有不妥之处的，应责成合同拟定部门修
改或重拟，直至确认无误。
四、各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过 5 个工作日。
五、会审通过的合同报总经理审批后，应统一进行分类连续编号，
并由合同档案管理人员专人保管。
本制度经总经理批准后自××××年××月××日实施。
合同专用章管理制度
第 1 章总则
一、为加强对企业合同的专用章管理，规范企业合同专用章的使
用及保管，制定本制度。
二、本制度适用于企业合同专用章的使用、保管等。
第 2 章合同专用章的使用
一、合同专用章由人事行政部指定专人保管。
二、企业因业务发展需要对外签订合同由企业总经理或其授权的
人签章，同时加盖合同专用章。
三、合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经总经理或法务顾
问核准，不得在其他文件上使用。
四、业务经办人代表企业与合同对方签订合同的，需填写“合同
专用章用印审批单”，经总经理审查同意后方可用印，并做好用印登
记。
五、印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并对用印情
况进行登记，不应为以下合同提供合同专用章。
1．未经编号的合同。
2．缺少审核及报签文件的合同。
3．属于代签但缺少授权委托书的合同。
六、原则上，合同专用章不得携带外出使用。
确因工作需要，必
须带合同专用章到异地使用的，应经总经理批准，并到印章管理员
处办理借用手续。
第 3 章合同专用章的保管
一、合同用印后，印章管理人员应及时收回合同专用章。
二、未经领导批准，不得将合同专用章交给他人保管。
印章管理
人员因故临时请假，应经总经理批准后指定临时保管人员，并做好
交接记录。
三、合同专用章存放在配锁的办公抽屉里，节假日放在安全处。
四、合同专用章内容需要变更时，应停止使用并交综合管理部予
以封存或销毁。
五、合同专用章散失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报告
领导予以处理，同时，登报挂失作废。
六、对于违反本规定，给企业造成损失的，应当依法追究其法律
责任。
本制度自××××年××月××日起实施。
合同的归档、借阅管理
第 1 章 合同的归档
一、所有签署和盖章后的合同原件由谈判部门在第一时间交由人
事行政部存档，并办理交接登记手续。
原部门可备份一份复印件。
二、所有合同按签署部门、合同类型、签署时间进行编号分类归
档。
第 2 章 合同的借阅
一、人事行政部合同管理人员根据借阅权限进行合同借阅管理，
并作好借阅登记。
二、合同借阅时间原则上须在借阅当日内归还，人事行政部合同
管理人员进行合同借阅归还确认登记。
第 3 章合同管理职责界定
一、公司合同由人事行政部统一管理；
二、人事行政部负责归档合同文本及日常合同的借阅服务；
三、人事行政部负责合同归档情况的检查。
1、合同签订流程图
部门
步骤
调查拟
签约对
象资格
总裁 法律顾问
调查拟签约
调查拟签约
对象的资信
对象的法律
状况
资格
财务人员
初审
各部门负责人
选择合同
标的物的
合作者
调查拟签
约对象资
格
合同协议对方
提供资料
确定拟签
约对象名
单
确定拟
签约对
审核
象
双方进行业
务谈判
协商具体条
款，拟定合
业务谈
审核
审核
审核
同文本
判并签
订合同
签定合同
2、合同的解除与变更流程图
部门
步骤总裁
法律
顾问
各部门
负责人
合同档案
管理员
业务经
办人
合同
对方
订立合同
提出变更
或
解除合同
申请
审核
审核
履行中发现合
同条款欠妥
申请变更或解
变更或
解除合同
除合同
提出变更
或解除合
同意见
审批 向合同对方提出
变更或解除合同
协商变更或
解除合同
达成合同变更
审核
审核
或解除的协议
签订合同变更
审批
或解除的书面
协议
保管协
议及资
料
保管合同变更
或解除的书面
协议及资料
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