xx公司合同管理办法Word格式.docx
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（五）对本部门谈判、签订、履行、变更和终止合同等事务进行动态跟踪管理，发现问题应及时解决或采取相应的应急措施,并将有关情况立即向法律事务处和有关部门报告；
（六）协助专、兼职法务工作人员处理合同纠纷；
（七）管理、考核本部门合同承办人员；
（八）建立健全本部门合同签订、履行、变更及终止等台账；
（九）负责合同签订、履行、变更、终止等合同事务过程中所形成的有关资料和文件的整理和归档工作；
（十）其他应由合同承办部门履行的职责。
第十条财务部对合同中结算条款约定是否符合公司相关规定和要求、资金收支安排和结算方式是否可行以及合同中有关税费与结算条款是否存在风险进行审查。
第十一条党政办公室负责公司的采购合同及行政类合同的编制及监督管理工作。
第十二条开发运营部负责公司的营销合同的编制及监督管理工作。
第十三条纪检委员对合同管理过程中各部门的勤政、廉政和正确履职情况进行监督检查。
第三章合同签订前期工作和谈判
第十四条除招标项目外，合同谈判应进行合同主体资格审查，具体审查内容及要求如下：
（一）核查内容
1.合同对方持有本年度经年检、有效的营业执照，营业执照登记内容与实际情况相符；
拟签订合同交易内容符合营业执照核定的经营范围；
拟签订合同交易内容涉及经营许可或专门资质的，还应当持有相应的经营许可或资质证书。
2.合同对方具体经办人员持有有效身份证件；
经办人员为合同相对方法定代表人或负责人的，应持有法定代表人或负责人身份证明书；
经办人员非合同相对方法定代表人或负责人的，还应持有授权委托书，授权委托书委托内容应当明确且与拟签订合同事项一致。
3.合同对方应当具备履行合同的能力，对于初次与公司进行交易或公司不能充分了解对方资信状况的，应当要求对方提供其最近一期审计报告，或要求对方提供银行开具的资信证明，必要时需查询对方工商登记信息。
4.调查对方是否被列入失信人名单。
对于不具备主体资格、履约能力和被列入失信人名单的单位或个人，公司不得与其签订合同。
5.公司经营部认为需核查的其他事项。
（二）核查要求
1.公司经营部应当对合同相对方提供的相关资料复印件与原件进行仔细核对，要求合同相对方在其提供的复印件加盖其公章或合同专用章，并注明该复印件与原件一致；
对合同相对方经办人员身份证件进行核对，确保人、证相符，并将相关资料作为合同附件留档备查。
2.重大合同签署前，公司须对合同相对方进行实地调查，确保调查信息真实、准确、完整。
第十五条公司应按以下要求进行谈判
（一）谈判前，由公司该工程分管领导决定参加谈判的人员，并确定谈判的指导思想及原则。
（二）参加谈判的人员不得少于三人，如需要财务、评估、技术、法律、工程等专业人员参与谈判，合同估算金额≥100万元必须有法务工作人员参与谈判。
合同估算金额≤100万元，经营部将拟参加谈判的人员、谈判负责人及谈判主要事项报公司分管领导审批同意后组织合同谈判。
合同估算金额100万元≤500万元，经营部将拟参加谈判的人员、谈判负责人及谈判主要事项经公司分管领导审核无异议报副总经理审批后组织合同谈判。
合同估算金额≥500万元，经营部将拟参加谈判的人员、谈判负责人及谈判主要事项上报董事长审批后组织合同谈判。
（三）谈判工作由谈判负责人主持，对谈判结果予以确认；
谈判时，负责人应当指定人员对谈判内容予以书面记录，谈判结束后，参加谈判人员应当在谈判记录中签字确认；
如认为记录有误，应予补正，并予以注明。
（四）谈判可采取现场方式或通过电话会议方式进行，谈判地点原则上尽可能在公司办公场所，如因工作需要或其他原因确需在其他地点进行谈判的，应在谈判主要事项中列明。
第十六条协商谈判完成后，谈判负责人应当将谈判结果及时汇报，分层级审批确定最终交易方以及合同主要内容。
第四章合同签订
第十七条合同应当由公司法定代表人或者法定代表人授权的委托代理人签订。
未经授权，任何单位和个人不得代表公司对外签订合同。
其它委托代理人签订合同的，必须持有法定代表人授权委托书，授权委托书应当明确委托范围、授权权限和有效期限。
经营部统一办理签订合同的授权委托手续。
第十八条合同起草完成后，由经办人按合同审批表进行，完成所有审批后可进行合同签订。
合同签订金额<
50万元，由经办人→经办部门意见→经营部→公司财务部→法律事务处→副总经理→总经理审批→法律事务处定稿后盖章存档。
合同签订金额≥50万元，由经办人→经办部门意见→经营部→公司财务部门→法律事务处（设备采购合同签订金额≥300万元、工程中咨询合同金额100万元以上、维简、技术改造、安措工程合同金额100万元以上、工程项目、基建工程合同金额500万元以上的均需要集团公司财务管理处需要会签）→副总经理→总经理→董事长审批→法律事务处定稿后盖章存档。
第十九条合同付款审批流程如下：
合同付款需申请付款单位在每月20日前上报当月完成产值，按当月审核完成产值的60%支付工程款，工程款在每月25日前上报资金计划到公司财务部。
申请付款单位必须在当月25日前开具审定付款金额的合格税票，同时挂账满一个月后支付相应工程进度款；
未按时提供税票财务一律不予挂账。
（见附表4：
付款审批表）
根据每月付款情况及时更新制作合同信息卡。
（合同信息卡详见附件6：
合同信息卡样表）
第二十条严禁任何人将单项合同分拆签署，规避公司合同审批金额要求。
第二十一条合同的谈判与签订过程应由两人以上参加。
第二十二条合同应当采用书面形式，即时结清的除外。
有示范文本的，应当使用示范文本。
第二十三条合同文本应尽可能由公司或以公司为主负责拟定，语言应严谨、准确。
合同中的术语、特有词汇及重要概念应在合同中以专门条款的形式进行注释。
合同中涉及定义范围时，应注明是否包含范围的上限及下限。
合同文本应当打印或印刷制成。
合同文本页数在两页以上的应当加盖骑缝章。
第二十四条合同应当包括以下主要内容：
（一）合同各方的名称或者姓名和住所；
（二）标的：
（三）数量和质量；
（四）价款或者报酬（价款或者报酬应当明确是否含税）；
（五）履行的期限、地点和方式；
（六）变更或解除等条件；
（七）履约担保；
（八）保密条款；
（九）违约责任；
（十）解决争议的方法；
（十一）合同生效的时间和条件；
（十二）其他。
其中，公司的工程项目合同必须明确的合同条款详见附件1《合同编制主要条款》。
第二十五条合同落款处必须注明合同经办人。
第二十六条合同应当约定合同履行地和纠纷管辖地，合同的履行地和纠纷管辖地应尽可能约定为公司或所属单位所在地。
第二十七条合同应当根据公司有关规定订立知识产权保护条款和保密条款。
第二十八条专、兼职法务工作人员协助合同业务承办部门共同对合同对方当事人的履约能力和资信状况进行审核和评价，建立客户的信用档案，并根据定期或者不定期的评价结果进行动态管理。
合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同，或者要求其提供充分、真实、有效的担保。
对于已经被列入公司黑名单的单位或个人，不得与其签订合同。
第二十九条委托代理人签订合同的，须持有授权委托书及身份证明原件。
授权委托书必须明确载明委托代理人、代理权限与范围、代理期限等内容，并加盖委托单位公章。
第三十条重大合同的谈判应当有法务工作人员参加。
第三十一条合同报审流程：
（一）合同业务承办人填写合同报审表，报本部门领导审批；
（二）合同业务承办部门将审核后的合同草案、合同报审表、会议决议、会议纪要、领导批示及对方当事人主体资格和资信证明等有关材料送业务合同审核管理相关部门审核；
（三）合同业务承办部门将上述审核后的合同报送公司分管领导审核或审批；
（四）公司法定代表人对合同进行审批；
（五）合同业务承办部门凭审签完毕的合同报审表到公司综合管理处加盖公司合同专用章。
（六）前述合同报审程序通过OA流程办理（具体流程详见附件7：
《合同审批流程图》）。
上述委托代理人需要办理授权委托书的，应按办理授权委托书的程序办理。
审核人员应在合同报审表上签署无保留审核意见并签字。
第三十二条合同承办人对其提供的材料的真实性、完整性负责。
业务合同审核管理相关部门在审核合同时，可根据需要要求承办人提供与合同有关的补充证明材料。
第三十三条报审合同是外文文本的，合同业务承办部门需同时提交中文译本，中文译本应当与外文文本内容保持一致。
第三十四条公司合同业务承办部门和业务合同监督管理部门对合同的可行性和经济性进行审核，专、兼职法务工作人员对合同的合法性进行审核。
合同业务承办部门送审合同时，原则上应给审核部门留有两个工作日的审核时间，特殊情况除外。
第三十五条以公司名义签订的合同由公司相关部门审核,公司签订的合同需要事先取得集团公司批准的，应当在签订前报请集团公司批准。
第三十六条除特殊要求外，签订合同应当使用公司合同专用章。
第三十七条相关审核人员在合同报审表上对签订合同没有异议的，合同专用章管理人员才能在合同上加盖合同专用章。
第三十八条公司各职能部门不得以部门名义对外签订合同。
第三十九条在签订工程项目合同的同时，必须签订廉政合同。
第五章合同的履行、变更和解除
第四十条合同生效后，应全面履行合同。
如果出现不能履行的情形，应当及时采取补救措施，减少损失或与对方协商变更、解除合同。
第四十一条在合同履行过程中，合同业务承办部门和合同承办人员发现合同对方当事人有下列情况之一的，应当初步核实后立即将相关情况书面上报主管领导和法务工作人员，并提出处理意见或建议：
（一）经营状况严重恶化；
（二）虽然尚未违约，但资信情况急剧恶化；
（三）有转移财产、抽逃资金、逃避债务等行为；
（四）丧失商业信誉；
（五）有丧失或可能丧失履行债务能力的其他情形。
第四十二条对于跨年度合同，合同承办人员及财务人员应至少每年度与合同相对方对账一次，并经双方签字、盖章，确认债权债务数额。
第四十三条未按规定签订合同或未按规定加盖合同专用章的（有特殊要求的除外），财务部不得办理结算支付事宜。
第四十四条由于客观情况变化导致公司不能全面履行合同的，合同业务承办部门应立即报告分管领导，同时告知专、兼职法务工作人员，并提出处理意见。
第四十五条对方不履行和不完全履行合同的，合同业务承办部门应督促对方履行，并将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报告分管领导，同时告知专、兼职法务工作人员，并提出处理意见。
第四十六条合同业务承办部门收到合同对方提出的履行异议时，应在三个工作日内将有关情况告知专、兼职法务工作人员，征求意见后在法定或约定期限内以法定或约定方式予以回复。
第四十七条合同业务承办部门应根据以下原则妥善处理来往函电：
（一）为履行合同发给或回复对方函电的内容应局限于对履约的通知和提示对方履行义务，未经授权任何承办处室和承办人员均无权作出有违合同约定的行为；
（二）对对方发来函电的内容、落款对象及其身份、地址和时间应仔细分析，发现异常及时核实后报告；
（三）来往函电及其封皮、邮戳应妥善保存和归档。
第四十八条变更或解除合同，需符合法定或约定的条件。
第四十九条公司拟变更或解除合同的，合同业务承办部门应向分管领导说明理由，经分管领导批准并按照合同报审程序征求相关审核部门的意见后，以书面形式及时通知对方，变更或解除通知应注明要求对方回复的期限和逾期不回复的法律后果。
合同业务承办部门应收集有关变更或解除合同的往来资料，并在三个工作日内将有关变更或解除情况书面告知专、兼职法务工作人员。
第五十条对方拟变更或解除合同的，合同业务承办部门应在三个工作日内书面告知法务工作人员并提出是否同意变更或解除的意见。
拟同意变更或解除的，按照报审程序征求相关审核部门的意见，并经主管领导同意后回复对方；
不同意变更或解除的，征求法务工作人员的意见后及时回复对方。
第五十一条变更或终止合同的协议未生效前，原合同继续有效，合同业务承办部门应当做好备案和继续履行工作。
第六章合同纠纷的处理
第五十二条合同发生纠纷时，应当协商解决，协商能够达成一致意见的，应按合同签订程序签订书面协议。
协商不能达成一致意见的，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。
第五十三条合同发生纠纷时，合同业务承办部门应在三个工作日内书面告知专、兼职法务工作人员，同时提供下列有关证据材料：
（一）合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电传、图表、电子邮件、往来函件等；
（二）送货、提货、托运、验收等有关凭证和发票；
（三）财务明细账及收付款凭证等财务相关资料；
（四）产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告等；
（五）有关违约的证据材料；
（六）其他与处理纠纷有关的材料。
第五十四条合同纠纷的处理参照《XX集团有限公司法律纠纷管理暂行办法》相关规定执行。
第七章合同事务的管理
第五十五条合同签订前，应当由合同业务承办部门按公司规定对合同进行编号，并由经营部核定。
使用对方的合同编号的，在合同签订后，应当经经营部审核后，由合同业务承办部门按内部格式重新给予编号。
（合同编号格式详见附件5：
《合同编号格式样本》）
第五十六条签订合同时，公司至少保存合同原件一式三份。
合同签订完毕后，合同业务承办部门应将合同原件一份送经营部（档案室）存档；
有收付款义务的合同应同时将合同原件一份送XX建设有限公司财务部备案（财务部应将合同原件作为财务凭证的附件存档）；
一份合同业务承办部门自行存档备查。
第五十七条合同业务承办部门应当建立合同台账，记录合同签订、变更、履行等相关资料和信息。
台账主要包括经办人、合同的编号、合同类型、合同经办单位或部门、合同名称、标的金额、履行期限、对方单位名称、住所地、法定代表人及委托代理人姓名、联系方式以及合同签订日期等内容。
第五十八条专、兼职法务工作人员有权单独或会同有关部门对合同履行情况进行监督检查。
第五十九条合同承办人应定期将与合同有关的文件、电报、信函、收货通知、授权委托书、提货单、还款协议书等分类整理入卷，移交合同管理人员保管。
合同管理人员应按照公司有关档案管理规定将已签署完毕的合同与相关资料整理后移交档案管理部门存档。
第六十条合同业务承办部门应当于每月5日前将上月的合同签订、履行、变更等情况书面报经营部，经营部汇总后报集团公司法务处备案（报送模板详见附件3：
《合同签订履行变更情况月报表》）。
第六十一条合同签订后5个工作日内，实施单位应当将维简、技术改造及安措工程合同金额大于50（含50）万元，基建工程合同金额大于500（含500）万元的合同复印件（或扫描件）报送集团公司设备能源处备案（报送模板详见附件3：
《工程项目合同履行情况月报表》）。
第六十二条合同签订完成后，按照合同编号进行登记归档；
所有合同全部扫描，留存PDF格式电子版扫描件。
当合同归档后出现补充或更改时，经补充或更改后的合同仍作为有效合同与原合同合并档案管理。
第六十三条合同文件签字盖章完成后2日内，由经营部按照部门需求进行归档和分发，并做好收发记录。
合同原件一份由财务部留存，并作为款项支付的审核依据，剩余合同档案室收存。
其他部门临时使用合同文件时可到档案室进行借阅，并做好借阅登记。
第八章合同印章的管理
第六十四条公司及所属单位合同专用章的刻制、启用、停用等应当严格按照公司印章管理办法相关规定执行。
第六十五条合同专用章原则上由经营部统一管理，一般不得携带外出。
如有特殊情况确需携带外出时，按公司印章管理办法相关规定执行。
第六十六条合同专用章应当严格按照本办法规定的合同审批权限使用，合同专用章管理人员在盖章之前应核对合同用印申请内容与盖章文件内容是否一致，以及核实审批手续是否完整。
第九章责任追究
第六十七条有下列情形之一，尚未造成经济损失的，对直接责任人和单位领导予以通报批评；
造成经济损失的，按集团公司的有关规定追究责任；
涉嫌犯罪的，移送司法机关追究刑事责任：
（一）不按本办法规定签订合同的；
（二）签订有重大缺陷或无效合同的；
（三）未依法律和本办法规定变更或解除合同的；
（四）不按规定使用或丢失合同专用印章、合同文本及相关资料的；
（五）提供虚假资料的；
（六）超越授权或滥用授权签约的；
（七）发生合同纠纷后，隐瞒不报或不及时报告的；
（八）在合同签订、履行过程中，与对方或第三人恶意串通或徇私舞弊损害公司利益的；
（九）泄露商业秘密的；
（十）有其他失职、渎职行为的。
第十章附则
第六十八条本办法由经营部负责解释和修订。
第六十九条本办法自董事长审批之日起执行，凡是之前所下发规定与本办法不一致的，以本办法为准。
附件：
1.合同编制主要条款
2.合同签订审批表
3.合同履行情况月报表
4.付款审批表
5.合同编号格式样本
6.合同信息卡
7.合同审批流程图
附件1
合同编制主要条款
序号
合同名称
适用范围
合同条款
1
咨询合同
适用于实施单位项目勘察、设计、安全评价、环保影响评价、水资源论证等咨询合同
分期付款，首期付款不超过20%，成果验收后付80%，竣工验收后一次付清。
2
《建设工程监理合同》
适用于实施单位项目建设监理事项
采用分期付款，不支付预付款，根据项目进度付款，工程决算审计完成前最高付60%，竣工验收后一次付清。
3
《建设工程施工合同》
适用于实施单位战略项目、基建、维简、技术改造、安措工程
1.不支付预付款；
2.工程施工合同必须明确质保期按国家规定标准确定，合同金额1000万元以上工程质量保修金为合同金额的10%，合同金额1000万元（含1000万元）以下工程质量保修金为合同金额的20%，工程竣工决算审计前除矿山工程按国家标准外，其余工程支付的工程款不得大于合同金额的60%等事项。
4
《备品备件买卖合同》
适用于实施单位项目备品、备件的采购
先货后款，质保金10%，支付时间为到货财务挂帐后3个月支付，若属于特殊备品备件付款方式需报公司党政联席会确定。
5
《设备采购合同》
适用于实施单位项目设备采购
不支付预付款，设备到场验收合格后支付第一笔，比例不高于60%；
安装完毕运行合格支付剩余款项；
质保金不低于10%。
支付时间均为完成该阶段工作后3个月支付。
6
《标准施工招标文件》
适用于项目施工招标
1.招标项目估算价大于等于5000万元的，投标保证金为80万元；
招标项目估算价小于5000万元的，投标保证金按照项目估算价的1%～2%之间取费；
2.履约保证金不低于中标合同金额的10%（含10%）。
7
《设备采购招标文件》
适用于设备采购、按照招标，不包含土建施工
招标项目估算价小于5000万元的，投标保证金按照项目估算价的1%～2%之间取费。
附件2合同签订审批表
合同经办部门：
经办人：
日期：
项目名称：
合同编号：
合同名称：
合作单位：
合同签订金（元）
合同主要条款：
审批意见：
相关部门
经营部
法律事务处
财务部
集团公司财务管理处会签栏
副总经理
总经理
董事长
附件3工程项目合同履行情况月报表（报设备能源处）
单位：
XX建设有限公司负责人签字：
上报日期：
年月日
合同
编号
金额
（万元）
单价/
数量
对方当事人
合同签订时间
履行期限
合同委托方式（谈判、公开招标或邀请招标）
项目性质（选填基建、维简、安措、技改）
合同履行情况
履行中是否存在问题
合同会签情况（已会签、未会签或不需会签
审签日期
经办人
规划院预算审核（审，未审）
备注
。
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