XX集团公司干部人事档案管理规定Word文档格式.doc
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（二）负责公司总部全体干部员工及各单位经营班子成员的人事档案管理；
（三）负责对各单位人事档案业务指导、监督和检查。
第八条公司总部各部门负责对形成或收到的人事档案材料，按要求及时送总部人力资源部归档并履行移交手续。
第九条各单位人力资源部门是本单位人事档案管理的业务部门，主要职责：
（一）保管人事档案，为国家积累档案史料；
（二）收集、鉴别和整理人事档案材料；
（三）办理人事档案的查阅、借阅和转递；
（四）及时报送各经营班子成员的人事档案材料；
（五）为有关部门提供人事信息；
（六）做好人事档案工作的安全、保密、保护工作；
（七）推广、应用人事档案现代化管理技术；
（八）定期向档案馆（室）移交死亡人员的档案；
（九）办理其他有关事项。
第三章人事档案管理要求
第十条人事档案的管理范围，原则上与干部管理权限相一致。
不具备保管条件或档案很少的单位，其人事档案由上一级单位管理，或由主管单位指定的人才交流中心代管。
第十一条各单位应对人事档案工作实行集中统一管理。
其主要任务是：
（一）不断加强人事档案工作的组织领导，加强教育，提高全员档案意识，不断提高人事档案工作的科学管理水平；
（二）了解掌握人事档案工作中的问题，根据上级的有关要求制定相应的管理办法；
（三）注意总结和交流人事档案工作经验；
（四）派送人事档案管理工作人员进行业务培训。
第十二条各级干部人力资源部门均应建立本单位人事档案。
各级领导干部的人事档案正本由干部主管部门单位管理，副本由干部协管单位管理，一般干部的人事档案可不建副本。
第十三条人事档案工作人员及其在本单位工作的直系亲属的档案，由其所在单位指定专人保管。
第十四条员工辞职、退职、自动离职、被辞退、被开除公职、出国不归、失踪、逃亡以及受刑事处分和劳动教养的，其人事档案按有关规定管理。
第十五条干部退（离）休后（含异地安置），其人事档案由其人事关系所在单位管理。
第十六条干部死亡后，其人事档案按以下办法分级管理。
（一）隶属上级单位管理的干部、全国著名科学家、两院院士和有特殊贡献的英雄、模范人物、知名人士、政府特殊津贴获得者、省部级单位表彰奖励的有突出贡献的科学家及其他全国性奖项获得者，其人事档案由原管理单位保存五年后，按上级单位有关规定移交相关档案馆永久保存。
（二）上述范围以外的其他人事档案，由原管理单位保存五年后，移交本单位综合档案部门或文书档案部门永久保存。
第十七条人事档案管理工作机构及其人员，应按照下列标准配置：
（一）管理人事档案的单位应建立档案室；
（二）每管理1000卷人事档案的单位应配备1名专职档案管理人员，有业务指导职能的单位应配备相应的业务指导人员；
管理200至1000卷人事档案的单位，应配备1名以档案管理工作为主的兼职人员；
管理200卷以下人事档案的单位，应明确专人兼管。
第十八条各级干部人力资源部门应注意加强人事档案工作队伍建设，选录政治可靠、作风正派、责任心强、具有大专以上学历的中共党员从事人事档案管理工作并将专兼职管档员纳入本单位人力资源管理体系，原则上其岗位薪酬待遇应与本部门其他员工相当，明确职责、加强考核、兑现奖惩。
人事档案管理人员工作调动时，必须做好档案、档案材料、各类台帐及业务文件等的交接工作，办理相应手续。
第十九条在人事档案管理工作中，各单位应建立十项制度：
（一）人事档案的查（借）阅制度；
（二）人事档案材料的收集制度；
（三）人事档案材料的鉴别、归档制度；
（四）人事档案及其档案材料的转递制度；
（五）人事档案及其材料的登记与检查核对制度；
（六）人事档案保管保密制度；
（七）人事档案工作管理人员职责；
（八）人事档案送交材料归档制度；
（九）人事档案定期盘点核对制度；
（十）人事档案信息库数据维护制度。
第二十条在人事档案管理工作中，应建立健全各类人事档案名册，以及档案、档案材料接收登记表，档案、档案材料转出登记表，查（借）阅档案、档案材料审批表及登记表，销毁档案材料审批登记表；
“六防”措施检查登记表；
温湿度检查记录表；
档案检查核对登记表等表册。
各种台帐应管理规范，填写准确，手续完备，登记及时，并与《转递干部档案材料通知单存根》等有关材料一起，长期保存。
第二十一条为持续做好人事档案管理工作，形成长效机制，实行人事档案接收通报工作机制，并纳入对各单位领导班子和领导干部年度考核内容。
航天人力资源部每年根据《公司人事档案接收标准》，向各单位至少通报一次报送档案情况，并提出指导意见。
第四章收集、鉴别与归档
第二十二条人事档案正本的内容和分类，按照中组部《人事档案材料收集归档规定》和《公司人事档案分类目录》（见附件）的规定执行。
人事档案副本是由人事档案正本主要材料的重复件或复制件构成，包括：
第一类的近期履历材料，其中《干部履历表》一般每3至5年填写一次；
第三类的主要鉴定、干部考核材料；
第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料；
第五类的政治历史情况的审查结论材料；
第六类的入党志愿书；
第七类的重大奖励材料；
第八类的处分及取消处分材料；
第九类的任免审批表和工资、待遇、出国审批材料。
第二十三条各级人力资源部门应建立本单位人事档案材料的收集网络，并保持其有效运转，相关规定如下：
（一）员工履历表、自传、鉴定、考核、考察、学历、学位、职称、培训、调资审批、转正定级、干部任免、出国审批等材料，由人力资源部负责收集，其他各部门配合。
（二）入党、入团材料、离退党、团和取消预备党员等材料由党工（团）部门负责收集，各支部或总支配合。
（三）应归档的各类政审材料由人力资源部和党工部门负责收集，各支部或总支配合。
（四）受到各种刑事处分的判决书、党纪、政纪、团纪处分的决定、批复等分别由人力资源部、党工部、纪检监察部和团委负责收集，其他部门及支部、总支配合。
（五）各种奖励、荣誉称号、发明创造、生产技术上的功绩等材料，含先进工作者、三八红旗手、优秀党员、新长征突击手等各类审批材料，由各相关职能部门负责收集，各支部或总支配合。
第二十四条形成人事档案材料的有关单位和部门，应根据人事档案材料收集归档的工作制度，在档案材料形成之日起15日内按要求送交人事档案管理部门归档并履行移交手续。
第二十五条各级干部人力资源部门应根据人事档案的内容，及时收集工作中新形成的人事档案材料，充实档案内容，一般应在档案材料收集后的一个月内，将其归入人事档案。
第二十六条人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备，符合永久保存的要求；
不属于规定归档范围的材料不得擅自归档，可视情况分别予以处置。
第二十七条归档材料一般为原件，特殊情况下使用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。
第二十八条经鉴别需销毁的档案材料，必须详细登记，并报经本单位主管负责人审查批准。
第二十九条凡属于应归入人事档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理并归档立卷。
第五章保管与保护
第三十条各管档单位应根据安全保密、利于工作的原则，对人事档案进行严密、科学地保护。
（一）各管档单位应建立坚固的人事档案专用库房，库房面积每千卷不少于20平方米，并做到档案库房、阅档室、办公室“三室分开”；
管理1000卷以下档案，做到档案库房、办公室“两室分开”。
（二）保管档案必须配置铁质档案柜以及符合防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温要求的必要设施。
应保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（要求：
温度14℃—24℃，相对湿度45-65%）。
（三）在职人员档案一律使用人事档案专用夹具，其它档案用品也应采用档案专用品，确保质量，不得采用替代品。
（四）各管档单位应不断地改进档案的保管方法和保护技术，认真执行有关制度、规定和办法，确保档案、档案材料以及档案信息的安全。
第三十一条严禁任何个人私自保存他人的档案。
对利用档案及档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。
对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第六章利用与转递
第三十二条各单位应充分发挥人事档案的作用，利用计算机等现代化手段，依据人事档案所提供的信息，建立并不断完善本单位人员信息库，全面、及时、高效、准确地为干部人事工作提供服务。
第三十三条各管档单位应本着严格管理、安全保密、规范程序、方便利用的原则，根据有关规定制订查阅和借阅人事档案的有关制度。
查（借）阅人事档案，需遵守下列规定：
（一）办理查（借）阅人事档案的审批手续，监管查（借）阅全过程；
（二）查阅单位派出的查阅人员必须是中共党员和查阅单位的正式员工，并到保管单位档案查阅室查阅；
（三）人事档案一般不外借。
如必须借出使用时，应严格办理借阅和转递手续，采取限期归还和定期催要等措施加以控制，外借使用期限一般掌握在15天内，档案不得擅自转借他人；
（四）任何人员不得查阅本人的档案，也不能查阅其亲属的档案。
公司领导班子成员的档案副本一般不得提供查阅。
查阅院管领导干部的档案，须经本单位主要负责人签字，盖党委印章，由公司人力资源部主要领导审批；
（五）查（借）阅人事档案，必须遵守保密制度和阅档规定；
严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；
未经批准，不得擅自拍摄复制档案内容；
查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
违犯者应视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分，假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。
第三十四条转递人事档案需遵守下列规定：
（一）人事档案应通过机要或派专人送取，不准邮寄或交员工本人自带；
（二）转出的档案必须是信息准确、材料齐全、手续完备、整理规范的，不得扣留或将档案材料分批转出；
（三）转出的档案要严格登记，严密包封；
（四）接收档案单位对转来的档案，经过审核无误后，应在《人事档案转递通知单》的回执上签名盖章，并及时将回执退回寄出单位。
逾期半个月未退回的，档案转出单位应进行催要，以防档案丢失。
第三十五条严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。
对已出现的“无头档案”，应认真查转。
对确属查不到人员下落的，凡有保存价值的档案材料可移交其原籍档案馆保存。
第七章附则
第三十六条附件《公司人事档案分类目录》是本规定的有效组成部分。
第三十七条本规定由公司人力资源部负责解释。
第三十八条本规定自发布之日起施行。
附件：
公司人事档案分类目录
第一类：
履历性质材料。
反映本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。
包括中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历。
第二类：
自传性质材料;
报告个人有关事项的材料。
包括个人撰写的家世、身世和主要社会关系的情况自述；
领导干部个人有关事项报告材料（如婚姻变化，家庭成员增减，配偶、子女出国（境）、留学或加入外国国籍、持有国外永久居住证，子女涉外婚姻等）。
以自传为主的履历表或简历表。
第三类：
考察、考核、鉴定材料；
审计材料。
包括组织人力资源部门通过各种途径，对干部德、能、勤、绩、廉进行调查、评价的材料组成。
包括组织审定的干部定期考核材料，年度考核登记表或“年度考核情况说明”；
审计工作中形成的任期经济责任审计综合报告；
完成专项工作、重大任务或突发事件中的表现；
实习、学习、援藏、援疆、挂职锻炼考核材料；
工作调动、转业鉴定材料；
后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
第四类：
学历学位材料；
职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称）材料；
反映科研学术水平的材料；
培训材料。
包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料：
如学生（学员、学籍）登记表、学习成绩表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表、毕业生登记表、毕业论文答辩情况表、授予各种学位材料、党校学历证明；
报考志愿（登记）表、保送生登记表、选拔学生登记表（限于大学普通班）、报考攻读硕士（博士）学位研究生登记表、专家推荐书；
同等学历申请硕士（博士）学位的学位课程进修成绩表、国家统考科目成绩表；
出国留学或参加中外合作办学的选拔学生审查表、报考（申请）表、成绩表；
各级组织、人事、教育部门出具的学历学位认证材料、教育部留学服务中心出具的国外学历学位认证材料；
结业、肄业材料等。
包括考、评、聘专业技术职务（职称）材料：
评审表、申报表、审批表、职（执）业资格统考材料及证书复印件、资格考试合格人员登记表；
教师资格过渡登记表、审批表；
评选各类专业拔尖人才的材料。
包括反映个人科研学术水平的材料：
当选为中科院院士、中国工程学院院士通知；
遴选博士生导师简况表；
博士后的申请表、博士后研究人员工作期满登记表；
被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；
科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；
创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
包括培训材料：
为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核表，结业登记（鉴定）表、培训证书（复印件）和“党校培训情况证明”等材料。
按中组部要求，第四类采用二级分类法，按照内容的不同分为四小类：
1、学历学位材料；
2、职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料；
3、反映科研学术水平的材料；
4、培训材料。
第五类政审材料；
更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料。
包括因入党、入团、参军、入学、出国等原因形成的政审和调查材料；
政治历史审查过程中形成的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明；
作为结论的调查证明、证据材料，甄别复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关依据材料；
撤销原审查结论的材料；
各类政审表。
包括更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间的个人申请、组织审查报告及其依据的证明材料、上级批复；
计算连续工龄审批材料；
档案审查工作中形成的“三龄一历”认定材料。
第六类：
党团组织建设工作中形成的材料。
包括由干部参加党团组织的有关材料组成：
如入团志愿书、入党志愿书、入党申请书、转正申请书；
党员登记表、党员民主评议或“关于90年党员民主评议情况说明”、民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织意见及主要事实依据，不予登记或缓期登记的决定；
退党、自行脱党的本人申请、上级批复，取消预备党员资格材料；
恢复组织生活（党籍）的审批材料；
加入（退出）民主党派的申请书（表）、登记表等材料。
第七类：
表彰奖励材料。
由对本人进行奖励或表彰的材料组成。
包括授予各种荣誉称号的审批（呈报）表、获得奖励的有关凭证、先进事迹材料、奖学金；
享受政府特殊津贴审批表材料；
撤销奖励的有关材料等。
第八类：
涉法违纪材料。
由对干部违法违纪行为进行处分的材料组成。
包括纪检、监察、公安、检察院、法院和行政管理部门形成的处分决定、上级批复、核实（调查、复查）报告、本人检查和对处分的意见；
解除（变更、撤销）处分的材料；
通报批评；
检察院不起诉决定书；
法院刑事判决书、裁定书；
公安机关做出的行政拘留、限制人身自由、没收非法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等行政处罚决定材料。
第九类：
招录、聘用材料；
任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；
辞职、辞退、罢免材料；
工资、待遇材料；
出国（境）材料；
党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。
包括与职务变化有关的材料：
干部任免审批（呈报）表及其相应（提拔）考察材料或表现情况材料，授予（评定）、变动军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表。
包括与岗位、身份变化有关的材料：
干部试用期满审批表；
公务员过渡、招考、公开选拔和竞争上岗工作中形成的报考（报名）登记表，《公务员登记表》和《参照公务员管理机关（单位）工作人员登记表》；
公务员调任审批（备案）表、干部调动审批表；
挂职锻炼登记（推荐）表；
录（聘）用审批（备案）表和合同（协议）书、续聘通知（决定）；
选调生登记（审批）表，选聘到村任职的高校毕业生登记表；
招工审批表，应征入伍登记表；
军转干部（退伍复员）审批表；
退（离）休审批表；
辞职、辞退、罢免材料，自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉、复议决定；
辞退公务员审批表、辞退决定材料；
罢免材料；
落编、下岗通知书，取消录用等材料。
包括与工资、待遇有关的材料：
新增人员工作审批表、转正定级工资审批表、工资变动审批（登记）表、提职晋级和奖励工资审批表、工资停发（恢复）通知单；
解决各种待遇审批表（批复），辞退费发放证明等。
包括与办理出国（境）工作有关的材料：
因公出国（境）审查（批）表、登记（备案）表，外国护照、外国永久居留证、港澳永久居民身份证复印件。
包括参加党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会议形成的代表登记表、委员（候补委员）当选通知或证明等材料。
按中组织部要求，第九类材料采用二级分类法，按照内容的不同分为四小类：
1、工资材料；
2、任免材料；
3、出国（境）材料；
4、参加会议的代表登记表等材料。
第十类：
健康检查和处理工伤事故材料；
治丧材料；
人事档案报送、审核工作材料；
其他有参考价值的材料。
包括录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；
工伤致残诊断书，确定伤残等级材料；
办理丧事形成的生平；
死亡通知单、非正常死亡调查报告及有保存价值的遗书等。
包括与人员流动有关形成的报到通知单、毕业生就业报到证、派遣证；
人事争议仲裁裁决（调解）书、公务员申诉处理决定书、复核决定等。
包括反映再生育子女申请审批表；
档案审核、报送工作中形成的报送单、关于档案中缺少有关材料的情况说明等有参考价值的材料。
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