合同档案管理办法Word格式.doc

合同档案管理办法Word格式.doc

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本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。

3.合同档案管理原则

3.1合同档案由公司人事行政部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

3.2人事行政部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3.3需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经理允许不得作承办人。

4.合同文档的管理办法

4.1合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。

4.2合同编号规则：

承办部门名称首字母（名称缩写，选三个字母）

－合同签署年、月份（六位）－顺序号（三位）。

示例：

CWB－201402－001（财务部2014年2月份第1号合同）

4.3合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。

承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。

审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。

4.4公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。

4.5合同承办部门和人事行政部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由人事行政部保管，承办部门只留存影印件。

4.6保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

4.7人事行政部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。

4.8各部门员工可在人事行政部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在人事行政部办理相关借阅手续，以影印件借出。

合同原件无特殊情况不得外借。

4.9借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

5.合同文档的移交

5.1各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交人事行政部存档。

5.2移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。

5.3合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。

以双方签字认可后方可完成交接手续。

合同管理台账

序号

合同编号

合同名称

合同当事人名称

签订人

签订日期

单价

总价

合同份数

存档人

合同档案移交清单

移交日期

移交人

附件资料

页数

接收人

备注