采购系统与财务系统工作对接管理办法Word文档下载推荐.docx
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6、注意事项
18
7、附件
总裁审批
管理研究室审核
撰写人
1目的：
明确采购系统与财务系统间流程对接责任，提高工作效率，特制定本办法；
2范围：
适用范围：
有限公司总部采购中心、财务中心；
分部采购部、财务部；
发布范围：
总部各中心、各部门；
各分部；
3名词解释
采购系统：
是对×
有限公司的总部采购中心与分部采购部的统称；
财务系统：
有限公司的总部财务中心与分部财务部的统称；
4职责
采购中心在结算过程中的责任
及时提供应商结算方面信息、及相关扣款金额的义务；
按公司规定协助结算人员付款计划的编制与申报；
对进货申请单准确性负有责任；
对于主管商品的库存控制、残次控制负有直接责任；
对于税票的及时回收负有直接责任；
对于存在未决纠纷或清退的供应商向财务系统建议拒绝付款；
对于分部的各项库存占压资金负有责任；
对于分部的各项应收款项的及时收回负有责任；
对于因下属未能按规定履行结算义务产生的损失负有连带责任；
对于合作过程中出现问题的供应商负责审核并停止付款。
5作业内容
合同管理的对接
财务系统对上报合同的权限的审核：
对符合授权标准的且审核无误的，经授权人员签字盖章后，按流程进行备档留存；
财务系统对合同的管理：
编制合同政策一览表并与采购部政策一览表进行对照；
各项费用管理的对接:
采购人员对合同中所涉及到的各项费用及返利的收取进行监督，督促财务系统按合同付款并按期收取各项费用。
财务系统督促各分部采购部，要求供应商按期核对往来帐务。
帐务内容包括：
应付帐款；
应收返利、降价退残、折让等应收款；
应收场地使用费、空调安装费、市场推广费、促销管理费、营业场所支持费等（财务部统一下发财务确认函）。
付款结算管理的对接：
供应商进行货款结算必须与公司签订合同。
供应商必须与公司签订合同，并具有总部统一编制的结算号才能来公司办理货款结算事宜，两者缺一不可。
供应商合同期满未签订新合同的，旧合同可延期执行一个月，一个月后仍未签定新合同，则停止付款，或者按《无合同付款流程》向总部报批。
供应商必须为一般纳税人，进行货款结算必须遵守公司的税票回收制度。
（1）代销商品结算：
必须有增值税发票才能支付货款，不开或错开增值税发票的不予结款。
（2）经销商品同城结算：
必须坚持“一手钱一手票”的原则，有特殊情况需进行支付的，由采购人员提出申请，说明理由并给出交付日，经分部总经理审批后方能支付。
（3）经销商品异地结算：
异地结算的供应商税票必须7天内收回，时间从货款付出后第二天算起。
有特殊情况不能按时收回税票的，由采购人员提出申请，说明理由并给出交付日，必须报总部采购中心、财务中心审核批准后方能支付。
针对一个供应商只能进行一次特批，累计有两笔税票未能收回的，结算组必须立即停止对该供应商任何款项的支付，结算人员要给予严格控制。
（4）先款后货：
同城中的供应商，规定2天的回收期；
异地的供应商，规定7天的回收期。
时间从货款付出后第二天算起，由采购部全权负责。
5。
结算会计要控制供应商的结算款项，对残次、退货较多的、或欲清退的供应商要保留足够的帐面余额。
合同约定有铺底额的供应商，结款后余额不得小于铺底金额。
5遇特殊情况经总部采购中心和财务中心联合审批后可支付），结算会计结款时必须审查货款的帐期，严格按照合同规定的帐期进行结算，禁止提前支付货款。
5《按计划外付款流程》向总部报批。
5
5、礼金券的收回，允许帐扣。
对其它各项应交营业税项目的收入，公司可加收17%的代缴增值税款进行帐扣。
按照合同约定的方式收取，采用帐扣方式进行结算的分两种情况处理：
（1）供应商提供全额税票的，公司按净额支付，公司给供应商开具服务业发票。
（2）供应商提供净额税票的，必须加收17%的代缴增值税款。
ERP的分部货款结算流程：
本结算流程分为经销商品结算操作流程、代销商品结算操作流程、带货安装商品结算操作流程、先款后货商品结算操作流程、计划外付款流程和采购需要控制付款的报批流程。
对帐时间
1）经销商品、代销商品、带货安装商品对帐时间统一为：
上周五至本周三工作时间。
（经销的手机、电脑类产品周四上午也可以对帐）；
2）代销商品、带货安装商品中结算期小于等于7天的供货商对帐时间统一为：
每周三全天。
经销商品结算操作
1）分部配送中心每天必须将前一天所有的“进货入库凭证”结算联送交分部结算组；
2）分部结算组分厂家按品类整理“进货入库凭证”结算联；
3）每周供货商在我公司规定的对帐时间内，到分部财务结算组核对截止到下周四（含周四）之前到帐期的所有货款；
供货商按照我公司的对帐时间，按时到各分部财务结算组核对到帐期的所有货款，帐期起始日期以“进货入库凭证”结算联日期为准，每周对帐时间只核对截止到下周四（含周四）之前所有到帐期的货款。
结算会计与供货商核对往来帐款无误填制“经销商品结算单”，签字后将“经销商品结算单”和相应的“进货入库凭证”结算联一起转交收入组。
代销商品结算操作：
各分部对供货商对帐时间做好合理安排并通知供货商,代销商品每月统一从30日起结算上月26日至本月25日的货款，各分部对本分部的所有代销供货商的对帐时间做好合理安排并通知供货商，且必须将每日对帐供货商的时间安排表下达到所辖门店，各门店严格按照安排表执行。
先款后货、现款现货商品结算操作
1）采购员每周四填报“先款后货与现款现货商品周付款计划”。
各品类采购员根据市场情况和公司经营的需要于每周四填报下周各品类的“先款后货与现款现货商品周付款计划”，报采购经理审批后送交财务部结算组。
2）结算会计汇总编制“先款后货与现款现货商品周付款计划汇总表”，经相关人员签字后于下班前上报总部资金管理部。
3）结算会计根据各品类采购员填报的“先款后货与现款现货商品周付款计划”，汇总编制“先款后货商品周付款计划汇总表”，交结算主管审核签字，报财务经理、采购经理（采购总监）、分部总经理签批。
所有签批手续齐全后，“先款后货商品周付款计划汇总表”必须在周四下班前上报总部资金管理部。
4）总部资金管理部在周五下班前将审批完毕的“先款后货商品周付款计划汇总表”传真给各分部结算组。
5）总部结算会计依据公司的财务制度、结算准则、合同政策审核“先款后货商品周付款计划汇总表”，报总部采购中心审批，并于周五下午下班前审批结果传真给各分部结算组。
6）分部结算组将审批结果送交采购部。
分部结算会计收到总部审批的“先款后货商品周付款计划汇总表”后，复印两份，一份交采购部做付款申请，一份交结算出纳作为付款依据。
7）采购部采购员提出付款申请。
采购员根据总部审批的“先款后货商品周付款计划汇总表”，根据实际经营情况做“先款后货商品付款申请表”和“先款后货商品付款明细表”，提交财务结算组。
8）财务系统审核“先款后货商品付款申请表”，结算主管审核“先款后货商品付款申请表”，申请额度超出计划的按计划外付款执行，收入主管核算应收款项，财务经理、采购经理、分部总经理审批后转交结算出纳进行付款。
9）结算出纳依据总部审批的“先款后货商品周付款计划汇总表”，核对“先款后货商品付款申请表”，支付供货商货款。
结算出纳收到“先款后货商品付款申请表”后，依据总部审批的“先款后货商品周付款计划汇总表”进行审核，申请额度必须小于或等于计划数，超出计划的不予付款。
出纳付完款后将付款原始凭据交结算会计进行帐务处理，同时结算会计将付款数据传真配送财务做帐。
供货商依据公司客户服务部的“派工单”按时送货到客户处并进行安装，同时，从客户手中收回经客户签字的“销售票”提货联。
供货商持“派工单”、“销售票”提货联、“电脑预收单”定期到分部客户服务部进行回访和核对。
客户服务部对供货商的安装情况回访确认完后进行签字，供货商持客服部确认的单据到门店主任处对帐，由门店主任制作“进货申请单”，并报采购部审批。
供货商持采购部审批的“进货申请单”和“电脑预收单”、“销售单提货联”到门店财务室办理商品入库并结转预收。
结完预收后门店给供货商打印相应的结算单据，门店会计签字后交供货商带走作为结算的凭据。
5，供货商按照分部的安排，按时携带在门店打印的结算凭据到分部结算组，结算会计审核结算单据，并与财务帐核对，核对无误填制“代销商品结算单”，签字后将“代销商品结算单”和相应的结算凭据一起转交收入组。
5收入会计按结算会计编制的“代销商品结算单”和门店打印的结算凭据，根据合同政策核算填列应收供货商的返利、补利及其它各种应收款项，供货商签字确认（对于目前返利、补利的计算是在结算会计处的分部，可以维持原有做法不变）。
收入主管签字后将“代销商品结算单”转交结算主管。
5结算主管对“代销商品结算单”进行审核，并根据收入主管提供的数据，计算填列本次实际支付金额，填制付款日期时应根据分部规定的付款日合理安排资金。
供货商根据对帐结果回公司开具增值税发票。
5结算会计必须对所有已对完帐的带货安装商品，将其“代销商品结算单”汇总到“代销商品周付款计划汇总表”中，交结算主管审核签字，报财务经理、采购经理（采购总监）、分部总经理签批。
所有签批手续齐全后，“代销商品周付款计划汇总表”必须在下班前上报总部资金管理部。
5总部结算会计依据公司的财务制度、结算准则、合同政策等审核各分部上报的“代销商品周付款计划汇总表”，并于周五下班前将审批结果传真给各分部结算组。
5结算组根据总部的审批结果，按照公司的规定在付款日签收供货商增值税发票，按照付款方式支付供货商货款。
分部结算组收到总部审批的“代销商品周付款汇总表”后，复印一份交结算出纳作为付款依据。
供货商带增值税发票来公司交纳各项应交款后办理结款，结算会计核验税票无误后在“代销商品结算单”上填写税票金额，并将“代销商品结算单”（附相应结算单据）送交结算出纳进行付款。
结算出纳依据总部审批的“代销商品周付款计划表”，审核“代销商品结算单”无误且税票已收后支付货款，同时将付款原始凭据交结算会计进行帐务处理，结算会计整理当天所有的付款，传真各门店财务进行冲帐。
5，分部市场部依据市场实际情况或者经营需要急需临时进货的，市场部提出要货申请，采购部制作“计划外付款申请表”和“付款明细表”，报采购经理、分部总经理签批后送交分部财务部。
5，结算主管审核“计划外付款申请表”和“付款明细表”，收入主管核对各项应收，财务经理签字后将“计划外付款申请表”上报总部资金管理部。
5，总部资金管理部收到分部上报的“计划外付款申请表”后，根据公司财务制度、结算准则及实际情况进行审批，并将审批结果及时传真给分部结算组。
5，分部结算组收到总部审批的“计划外付款申请表”后，根据总部的审批意见安排结算出纳支付货款，并按照公司相关规定及时催收税票。
分部采购部在每周四下午对下周需要控制付款的供货商填制“×
（）分部第X月第X周采购控制付款申请明细表”，采购经理（总监）、分部总经理审批后于周四下班前上报总部采购中心审批。
5×
（）分部第X月第X周采购控制付款申请明细表”。
总部采购中心收到分部的“×
（）分部第X月第X周采购控制付款申请明细表”后，及时签署审批意见，并将审批意见传真给各分部采购部，同时必须将审批意见于周五上午10：
00点前送总部资金管理部，以保证结算人员按照采购中心的要求审批付款计划。
各分部采购部收到总部采购中心审批后的“×
（）分部第X月第X周采购控制付款申请明细表”后，对总部同意下周不予付款的要及时通知供货商，与供货商沟通，解释暂缓付款的理由，以避免供货商再到财务部结款。
关于预付帐款采购的管理办法：
为了加强预付帐款（本公司在“应付帐款”借方核算，在下文中统一用“预付帐款”进行说明）管理，使公司预付帐款的使用得到及时、准确的反映，减少供货商对公司资金的占压，使公司资金得到合理运用。
公司对预付帐款的管理与监控作出了明确的规定，下面来详细进行介绍：
付帐款采购的使用范围：
（1）合同中明确约定以“先款后货”方式结算的：
此规定对特价机、及其它特殊机型的付款同样有效。
特价机采购协议中约定了“先款后货”方式进行结算的，可按协议约定支付货款；
特价机协议中未约定付款方式的，必须按主合同约定的结算方式进行结算。
（2）大宗订单、为得到额外折扣且额外折扣不低于2%的：
此类付款为公司授权权限所规定的特殊付款，实际执行时必须按照公司规定的授权权限报相关领导审批后支付。
（3）除以上两种情况外，一律不得以预付帐款支付货款。
预付帐款进货入库期限的规定，为使付帐款购进商品的入库问题得到采购人员的重视，使商品及时收到并办理入库，现对以预付帐款购进的商品的入库时间作出明确规定：
（1）以预付帐款在同城内购进的商品，采购人员必须保证自款项付出之日起3天内（含休息日）收到货物并办理入库；
（2）以预付款从异地购进的商品，采购人员必须保证自款项付出之日起7天内（含休息日）收到货物并办理入库。
对预付帐款购进货物的跟踪与监督：
为加强对预付帐款购进货物的监控与管理，现要求各分部填报“×
（）分部应付帐款借方余额明细周报表（见附件）”：
（1）周报的编报安排：
本表由各分部财务部结算人员按表中所列项目如实编报，使各管理部门能切实考核各分部采购人员对预付款的使用和监管情况。
（2）周报的编报内容：
本表按供应商名称及商品类别来进行编写，同一供应商有多笔预付帐款尾款未清时，按货款付出的先后顺序逐笔填列支付金额、应付帐款借方余额及其付款日期等相关内容。
（3）周报的编报注意事项：
在周报的编报过程中，相关数据余额与帐务系统必须保持绝对一致，对已到货未入库的商品不得予以扣除。
（4）报表上报的签批与上报时间：
各分部在每周二结算完毕后统计编制上报该表，制表人完成此表后，由分部结算主管、财务经理审核签批。
在每周三AM11:
00前上报分部采购部经理、总经理，并同时以电子邮件和传真（必须以两种方式）上报总部财务中心资金管理部。
总部财务中心资金管理部相关人员在收到各分部周报后，须将相关报表整理汇总报送总部各相关管理部门。
（5）报表上报责任及处理责任：
该表的准确性与真实性由各分部财务部保证，各分部不论报表日预付帐款有无余额，均应在固定时间报送此表。
报表中预付帐款余额由采购员跟踪处理，各分部财务部有敦促的责任，对超出规定期限仍未收到货物入库的，财务人员必须在报表相关栏中进行标示。
预付帐款采购的管理规定:
（1）“严禁一次付款，分次进货”：
各分部采购人员对市场需求与销售要尽可能作出准确的判断，力求做到按需采购，使以预付帐款购进的货物尽可能一次验收入库，预付帐款购进商品验收入库后，因购进商品数量或价格造成的预付款总额与到货总额的差异不得大于1万元。
（2）预付帐款的支付必须严格按照授权权限进行审批，不得违反；
（3）采购人员在进行新的预付帐款申请时，必须保证前期预付帐款已无余额或有余额的必须在本次货款支付中予以协调处理，抵扣本次货款或购进其它商品。
对以预付帐款结算的供应商，必须严格遵守“上款不清，下款不付”的规定。
预付帐款的处罚规定：
（1）以预付帐款进行货款采购的，必须在规定期限内验收入库，不按规定期限收货入库的每逾期一天，对相关采购人员口头指导一次，行政扣罚1分；
超过5天的书面指导一次，行政扣罚10分，对采购经理（采购总监）口头指导一次，行政扣罚2分。
预付帐款余额小于或等于1万元时，由采购人员在下一次的货物往来中消化，不按此条规定给予处罚。
（2）各分部财务人员在工作中必须按期如实填写“应付帐款借方余额明细周报表”，不得有虚报或隐瞒真实数据。
对在周报中提供虚假信息的分部，每查实一笔给其报表责任人口头指导一次，行政扣罚2分，相关责任经理口头指导一次，行政扣罚2分的处罚。
帐务差异及遗留问题的解决方法：
“×
（）分部往来账务修正申请单（见<
附件四>
）”，报本分部结算主管、财务经理签字确认后，发送相关系统录入员按审批结果于财务系统中给予更正；
“往来帐务核对明细表”通知采购人员尽快协调办理。
（）分部遗留问题及往来差异处理申报明细表（见<
附件五>
）”，并在申报表中给出合适的处理建议和方法。
申报表报分部结算主管、财务经理、采购经理、总经理审核批准后，报总部采购中心总（副总）经理、资金管理部部长、财务中心总（副总）经理审核批复。
各分部采购人员或结算会计根据各级领导审核批复的处理申报表，对往来款项中存在的问题及差异给予调整及跟进。
往来帐务核对的控制办法
在各分部定期的往来帐务核对后，对所有相关帐务应做到即对即止。
即在每次帐务核对后，双方财务人员应对当前帐务做到清楚明了，对所存在的差异以清单详细列示备查（由各分部会计人员根据对帐情况自行制作），在下一次帐务核对时凭本次的差异清单即可对前期帐务一目了然。
各级领导在“处理申报明细表”的审核中，可于表中相关栏内简要说明处理建议或方法，各分部按其审核批复后的最终结果进行差异调整或处理。
经批复由其它分部协作解决的由分部采购人员与协作分部人员联系跟踪相关情况，得以解决的必须及时通知财务系统进行内部往来帐务的处理。
对于差异问题按批复办法给予确认，而供应商不予承认的相关款项，各分部不得擅自调整其帐务，各分部结算部应暂时停止对该供应商货款的支付，直到采购人员按批复意见与供应商协调一致后方可恢复对供应商货款的结算。
供应商不按期寄回对帐函或与供应商预约对帐供应商不予理会的，各分部结算部必须暂停与该供应商往来款项的结算，由采购人员协调解决双方核对帐务后才能恢复办理结算。
因采购人员采购批单价格错误造成的差异，采购人员须在2天内重做批单给予纠正的，采购人员不予纠正的，该笔货款不得予以结算，并可采用恰当的方式向采购总监、分部总经理进行反映要求采购人员及时纠正，直至采购人员制作批单予以纠正后，方可恢复对该供应商货款的结算。
增值税税票回收制度
同城结算：
对同城结算的供应商，必须坚持“一手钱一手票、验票付款”的原则，对没有开具票据的供应商一律不得给予结款，由各地结算人员全权负责。
特殊情况需进行支付的，必须由采购人员给出税票回收期，提出无票付款申请，经分部总经理签字审批后，才可进行货款支付。
先款后货：
同城中先款后货的供应商，规定3天的回收期。
货款付出三天后必须收回供应商开具的税票，由相关采购人员负责，同时财务系统必须及时提醒、监督。
异地结算：
异地的先款后货供应商，规定7天的回收期，时间从货款付出后第二天算起，由相关采购人员负责，同时财务系统必须及时提醒、监督。
远期票据与税票：
各分部以远期票据支付供应商货款时，从票据的付出日起计算税票的欠收日期，各分部结算人员需严格控制。
前票未清，后款不付：
对上一次欠付税票尚未付清的供应商，不得再次给予结算货款。
如必须给予结算的，由采购人员提出申请和税票回收期限，必须报总部采购中心、财务中心审核批准后，结算部门才可进行支付。
针对一个供应商只能进行一次特批，累计有两笔税票未能收回的，结算部门必须停止对供应商任何款项的支付，各分部结算人员要给予严格控制。
考核税票是否在规定时间内收回，是否超期；
考核税票超期欠收的笔数及欠收时间的长短进行处罚；
遇特殊情况在承诺时间内，税票仍未能按时回收，且有分部总经理签字的，其责任人为相应采购人员和采购经理（或采购总监），分部总经理负管理责任；
考核当月欠收税票在本月25日前是否收回，对在25日前收回且没有影响本月进项税抵扣的将酌情处罚。
关于帐扣款项发票开据的规定:
应付帐款的全额开具税票，公司可给供应商开具销售发票或办理退税证明；
发票上注明应付帐款全额，折扣金额和折扣后金额，公司不再给供应商开具任何发票；
实付货款净额开具发票，公司不再给供应商开具任何发票，取消供应商必须开具现金收据的规定。
17%的税金补偿款，且公司不再给供应商开具任何发票。
以上任何款项的帐扣，都必须取得供应商的书面确认或由厂家业务员在货款结算单上签字确认。
对应收降价收入及差价补偿回收的管理:
应收降价款
降价形式
（1）供应商通知降价：
业务人员接到供应商书面调价通知，立即更新价格文件，连同供应商通知一起发到财务部。
财务部接到通知后通知门店、配送中心依据价格文件调价，门店及配送中心按实际库存调价，将差价挂应收降价款，并将调整型号、数量、价格传至财务部，由财务部进行汇总并制作降价汇总表，传至业务部相关业务人员签字确认。
（2）公司自行调价：
因市场价格浮动导致乙方失去零售价格优势时，供应商应及时协调，若在当日无协调结果，公司可自行下调零售价（略低于市场最低零售价格为原则）。
供应商应在5日内将降价款付给公司，如果需要帐扣的，供应商应在5日内签署书面确认函。
逾期未支付或未确认的视同默认，公司财务部应在下一次货款结算中直接扣收。
管理流程:
（1）上述降价款自挂帐之日起（即调价之日起）要求业务部必须在7日内取得供应商确认函，20天以内收回。
业务人员将供应商确认函交财务部后，财务部在结帐时扣减货款或收到供应商款项后冲减应收降价款。
（2）配送中心根据各品牌的降价明细帐的实点余额汇总降价收入收回情况表，于5、15、25日定期上报收入管理员。
（3）收入管理员根据配送中心编制的降价收入编写降价收入欠收明细表与会计报表核对一致后于每月7、17、27日上报总部财务部。
差价补偿款收回的手续
差价补偿款一般由厂家承担，主管业务人员须在10天之内向厂家收回，若10天内无法收回相关费用，则汇报给分部总经理督办并对相关责任人进行处罚，差价补偿款若在一个月内仍不能收回的，主管业务人员负责赔偿，财务系统负责提供名单，由人事部门在发放工资时，从工资中扣收。
特殊原因不能收回的，由分部采购部提出申请，分部总经理同意，报总部采购中心总经理审批，财务人员凭此作为营业外支出列支。
大宗采购用款计划：
大宗采购必须有总部采购中心总经理签批的正式合同或协议，有授权领导的签字确认方可执行。
团购批发业务：
在日常销售中经常会遇到集团购买或批发业务，由于分部在操作中需要优惠或跳点销售，前期总部有较明确的授权，但在实际操作中存在责任界定不明确，流程较为烦琐及亏利后向厂家收取补利等诸多问题，故采购中心制订相应规定及流程，内容如下：
原则：
本公司为全国最大家电零售企业，原则上不进行批发业务，如确需操作，凡低于供价或有帐面保证的且供应商不同意补亏的，均需上报总部采购中心各部门。
公司鼓励开展团购业务，但必须为真实团购行为，坚决杜绝虚假操作，一经发现，将对责任人及分部总经理、总监予以严厉处罚。
界定:
单笔销售在五万元以上的团购，可享受集团购买的优惠政策；
单笔销售在十万元以上的团购固定客户团购，可享受批发的优惠政策，具体优惠幅度视利润等具体情况而订。
授权标准及流程：
（1）优惠幅度在进价——最低零售价之间（不含帐保的），由门店经理签字确认后可执行。
（2）优惠幅度在进价——最低零售限价之间（有帐面保证的），如可向供应商补利的，相关采购业务主管确认后可执行；
如不能向供应商收取亏利的，且又高于实际净价的，须经采购总监或经理审核，分部总经理签字确认后可执行，并以函件形式通知财务。
（3）优惠幅度在低于进价2%（含）以内，由各分部采购中心总监（采购经理）及总经理签字批准后方可执行，并于当日报采购中心备档。
（4）优惠幅度在低于进价2%-4%（含），但又高于公司实际净价，由各分部采购总监（采购经理）及总经理确认后上报总部采购中心，总部采购中心相关品类部长签字批
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