财务采购工作流程解读.docx

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财务采购工作流程解读

财务管理制度

目录

前言

第一章财务管理的权责

第二章岗位责任制

第三章财务工程流程及管理制度

一、岗位工作流程

采购物资验收程序

收银员工作程序

出纳岗位工作规范

主管会计岗位工作规范

费用报销流程

借款规定与流程

物品申购之流程

物品申购之流程

签单消费协议

二、管理制度

会计档案管理制度

收银管理制度

财务票据管理制度

低值易耗品管理制度

固定资产管理制度

财产清查制度

资金管理制度

采购制度

仓库管理制度

合同管理制度

成本控制制度

电脑部规章制度

前言

为加强和改善企业经营管理，提高企业的经济效益，提高财务核算和管理水平，根据国家财经工作的法律、法规和政策的规定，结合本公司的经营特点，特制定本制度望全体员工在工作中遵照执行。

第一章财务管理的权责

一、驻店总经理

1、遵守国家的法律、法规，根据财务预算，计划方案组织好企业经营，根据企业内部财务管理制度实施管理和监督。

2、加强企业的开源节流、检查、督促各部门配合财务部做好资产、收入、成本、费用等各项管理工作。

3、负责日常财务审批工作，审批内容包括：

（1）每月员工工资、奖金的审批

（2）原材料、库存商品、物料用品、低值易耗品、固定资产购进的审批。

（3）各项费用的审批。

（4）备用金、借支的审批。

二、财务经理

1、组织财务核算和财务管理，实施财务监督和考核，控制成本，费用的开支，督促运营部门降低消耗提高效益。

2、定期编制会计报告，对企业的经营情况进行分析，为驻店总经理提供真实、完整的财务数据。

3、定期、不定期地对企业财务工作进行检查，对发现的问题提出整改措施，提高企业财务核算和管理水平。

4、参与经营决策，对企业的经营管理提出合理化建议和意见。

5、组织财务人员的培训和考核，对收银工作进行指导和帮助。

6、财务组织架构。

第二章岗位责任制

一、岗位职责

（一）财务经理岗位责任制

1、对驻店总经理负责，组织企业的财务管理和核算工作，当好企业经营管理的参谋。

2、根据企业特点，依据财务管理的法律、法规，制定本企业的财务管理制度和财务工作操作规范，监督本部门的各岗位工作正常运转。

3、检查、监督各项经营收入的缴纳以及现金备用金使用情况、应收帐款催收情况，监督企业资金的正常安全运转。

4、组织拟定各项成本支出、费用开支标准的方案，呈驻店总经理审定后实施，按内控制度审核、控制好各项成本、费用的支出。

5、组织企业的财务核算、审核各种帐务，财务报表，编写财务分析，提出改进企业经营管理的合理化建议呈驻店总经理审阅。

6、加强企业内部各部门的工作沟通和协作，促进企业稳步健康发展。

7、密切与财、税、物价、金融部门的联系，及时掌握各部门的政策动向，运用各种经济手段保护企业的合法权益。

8、保存财务工作方面的文件。

资料、合同和协议，督促本部员工保管好账册、凭证、报表及原始单据。

9、负责本部门财务机构的设置和人员配备，组织本部人员的业务培训和考核。

10、督促本部员工遵守企业的各项规章制度和员工手册考评各岗位员工操守，提出奖惩意见。

（二）财务助理（主管会计）岗位责任制

1、在财务经理领导下，具体负责公司财务核算工作。

2、做好各种收入的会计事项的账务处理工作，审核各部门经营收入日报表与所附单据是否齐全，手续是否完备。

3、做好各种资产类项目会计事项的账务处理工作，审核申购手续是否齐全，以及各种原始单据是否真实、合法、有效。

4、做好各种成本，费用等支出类会计事项的账务处理工作，检查原材料领用、耗费等相关环节的手续是否齐全；费用单据审批手续是否齐全，是否真实、合法、有效。

5、及时计提相关税费，预提和摊销有关费用。

6、负责存货的账务处理，并及时进行总帐、明细账的勾对稽核工作。

7、负责检查现金账、银行存款账的发生额、检查现金余额是否与现金日记帐余额相符。

勾对银行存款账，编制余额调节表。

8、月末负责编制“资产负债表”、“损益表”、“营业费用及管理费用明细表”、“现金流量表”以及相关的财务报表。

9、整理、装订会计凭证，报送会计报表，保管会计档案。

10、在规定时间内，向税务部门缴纳相关税费。

（三）查核会计岗位责任

1、负责审核经营部门各营业点当日交来的各种帐单，票据。

2、负责审核经营部门各营业点当日每班的收款报表。

3、负责审核各种签单、挂账及信用卡等应收账款明细帐。

4、检查各种优惠折扣与日报表记载是否相符。

5、完成餐饮日间核数报表。

6、编制每日分部门营业收入分类明细表、现金结算情况报表，签单情况报表。

7、负责每日营业点收银机或电脑夜间处理的清机工作，月底打出部门收款月结表。

8、记录收款工作存在的问题，并及时向上级汇报。

（四）出纳员岗位责任制

1、遵守员工守则和财务管理制度。

2、办理企业日常现金的收付、银行存款的存取，保管现金支票和银行转帐凭证。

3、严格执行库存现金限额制度，超过限额部分送存银行，不坐支现金，不白条顶库。

4、登记现金日记账和银行存款日记账。

5、按时收取各种营业款并送存银行，保证企业利益不受损失。

6、及时办理各项转账、现金支票，当天发生的经济事项及相关凭据交会计作账。

7、严格遵循支票管理制度，登记支票使用台账。

签发支票经过驻店总经理批准后方可办理。

（五）收银主管岗位责任制

1、在财务经理的领导下，负责收款工作的组织、指挥、保证收款工作安全有序地进行。

2、检查收银员仪容，仪表的规范，合理安排收银员工作排班及轮休。

3、负责每日业务票据及日收入报表的复核工作，对收银员工作质量和报表准确负有责任。

4、负责月末收入结帐、对账、盘存工作并将情况书面报告财务部。

5、负责将审核后的业务票据、报表等分别送给有关部门，负责收入档案的管理。

6、检查各记账单位的账务结算是否准确及时，并协助对应收款项及时追收入库。

7、协助会计按帐务处理规定及时衔接帐务、核对出纳现金和票据，按时编制平衡表。

8、督促收款班组的现金，票证及时交付，定期或不定期抽查收款人员的业务周转金。

9、督促收银员执行公司的现金管理制度、银行信用卡使用规定、帐单及发票管理规定。

10、检查收银员业务操作程序的执行情况和工作质量、保证单据字迹清晰、数字正确、收付迅速、准确。

11、检查电脑系统的运作情况，发现问题立即与有关人员共同研究解决，并及时报告上级领导。

12、督促和教育收款人员正确使用和爱护各种机械设备（电话、电脑收银机、打字机等），保证各项设备的正常运转。

13、每天上班前须先巡查各收银点电脑、收银机的数据和交班本上的留言及夜间稽核报告，对报告中需要进行处理的内容及时做出处理或向部门经理报告。

14、考评所属员工的工作表现，处理客人在结算工作的投诉。

15、完成财务部安排的其它工作。

（六）收银员岗位责任制

1、负责接受客人的消费单据，准确地将各类菜品，酒水等消费单据编号输入电脑收银系统。

2、负责客人消费的入账工作，准确、快捷地打印收费帐单，及时完成客人的消费结算。

3、妥善处理现金、支票、信用卡及挂账，保证帐单、报表一致。

4、编制当班营业收入日报表。

5、保管好帐单，发票并按规定使用登记。

6、认真解答客人提出结账方面的问题，如自己不清楚或不能令客人满意时，及时向主管报告处理。

7、精心操作收银设备，做好清洁保养工作。

8、每班工作结束后，应将当班报表帐单、营业额封袋及时送存保管箱。

9、做好当班工作交接记录。

（七）采购经理岗位责任制

1、对驻店总经理和财务经理负责，主持采购部的工作，确保采购任务的顺利完成。

2、审核采购计划，统筹、策划和确定采购事项。

3、做好市场调查，了解企业需采购物品的市场行情。

4、询价、比价。

从零售、批发直到生产厂家，从产品的型号、规格、价格、品质到售后服务等方面综合评价。

5、规范采购程序。

包括：

合同谈判、签约交货期跟进，验货到合同的严格履行。

6、采购管理。

包括：

采购制度的编制，人员培训、部门的日常运作，与财务部及各部门的协调与沟通。

7、教育采购人员树立良好的职业道德，与供应商建立良好的合作关系，在平等互利的原则基础上，尽量节省采购成本。

（八）采购员岗位职责制

1、了解和掌握采购物品的名称，型号、规格、特点、产地、进价、售价、行情等情况。

2、了解和掌握市场信息，商业行情，掌握本企业客情状况，按商品销售特点和规律性进行采购。

3、日常采购根据有效的“物品申购单”进行，遇急需物品急事急办，事后补办相关手续（此项特指营运部门总监或其他直属部门经理临时指派）

4、大宗采购严格按供货合同或协议进行。

5、与供应商建立良好的贸易关系，讲究职业道德。

6、定期向采购部经理汇报市场行情的变化情况，以供企业相关价格决策人参考。

（九）仓库主管岗位责任制

1、对财务经理负责，主持总仓库日常工作的协调与安排。

2、督促仓管员保管好库存物品，经常检查库存物品存放情况，确保存放物品井然有序。

3、检查库存存量，对低于最低存量的物品及时提出申购以确保业务开展的需要。

4、每月清理库存物品中的呆滞品，报告相关部门进行处理。

5、参与盘点工作，协助仓管员及时编制盘存表报告相关部门。

6、安排仓管员的轮休及工作排班。

7、经常检查仓库的防火、防盗、防霉变等情况，发现问题及时报告处理。

（十）仓库保管员岗位责任制

1、仓管员是库存物品的实物负责人，对物品的完好性、数量的准确性负完全责任。

2、熟悉库存物品的名称、商标、规格、单价、用途和存放位置。

3、按物品的属性分别堆放，挂置存物卡，登记进出情况。

4、分类设立库存物品明细账，分品名、规格详细记载物品的进库、出库、库存情况，保证帐实相符。

5、月末会同财务人员对库存物品进行盘点，编制库存物品盘存表，上报相关部门。

6、仓管员工作异动、须在财务人员现场鉴证进行盘存交接后方可离职。

（十一）电脑维护员岗位责任制

1、维护电脑网络及应用系统，使其能正常运转，并及时排错；

2、为用户设置系统权限，维护用户密码；

3、负责监督电脑系统数据的备份，定期检查备份情况，并根据实际情况，及时适当进行调整；

4、经常巡视各用点，指导员工正常使用电脑设备，保持设备完好，网络连接通畅；

5、负责解决用户电脑故障，并积极与维护商联络；

6、维护电脑系统数据的设置，并根据实际需要进行调整；

7、对电脑系统进行经常性的维修保养工作，保证电脑主机、服务器、不间断电源的正常使用。

9.对终端机、收银机、打印机定期进行维修保养，遇有故障，应立即排除。

10.做好数据备份，保证储存介质安全。

11.培训和辅导各部门使用电脑的人员掌握电脑操作技能。

12.协助有关部门编排和打印各种报表。

13.积极推广电脑在办公自动化中的运用,负责酒楼内部人员电脑操作的培训；

14.完成上级委派的其他任务

第三章财务管理制度

一、岗位工作流程

A采购物资验收程序

所有酒楼采购之物资，均需到收货区域办理收货手续，打印收货单，任何采购物资凭收货单才可报销支付款项。

（一）、收货、验收流程图

收货部

（二）、货物的验收原则及时间：

1、验收的质量标准：

 根据本酒楼制定的《酒店货物质量标准》进行验收。

2、验收的数量标准：

根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收。

3、验收人员：

      采购人员、领用部门负责人、收货人员三人共同验收。

4、验收时间：

每日上午8：

30---11：

30          下午2：

00---4：

00

（三）、货品验收程序：

购进的各种食品鲜货部分，直接由厨部、餐饮部实物管理责任人（指经营场所日常经营性货物的实物管理人）专人验收，仓库保管及采购人员共同监收；

1、厨部、餐饮部所需货品的验收，应在指定的货品验收区域（指定的验收区域应邻近贮藏室或仓库，应保持灯光明亮、清洁卫生、安全保险），配备专门的实物数量验收工具、必要的质量检验测试装置和特殊货物（如冷冻、保鲜货物）的贮藏工具及场地；

2、货品验收人和监收人必须对照申购单上所列品名、单价、数量和质量办理货品验收和监收工作；

3、验收工作包括货品数量验收和货品质量验收两方面内容：

1）、货品数量验收

A、如果是密封的容器，应逐个检查是否有启封的痕迹，并逐个过称，以防短缺；

B、如果是袋装货品，应通过点数或称重，检查袋上印刷的重量是否与实际一致；

C、散装货品，应逐个品种称重，确定实际货品数量。

2）、货品质量验收 

A、货品验收人员应具备货品质量方面的知识和质量检验水平；

B、验收中对货品质量把握不准的，应证询相关技术人员的意见；对海鲜及其他贵价食品（燕窝、雪蛤膏、鱼翅、冬虫草、辽参、鲍鱼等）的质量验收工作，应由厨部主管参与进行；

C、必须严把货品保质期关，对同一批货品不同保质期的不予验收，对与合同或订货单上规定的保质期不符的不予验收。

5、货品验收过程中，对已点验过的货品必须与未点检的货物分开存放。

6、全部货品的测试、检验、过磅、清点工作，应在送货人在场时完成；货物验收人和监收人应始终在现场，不得由其他非相关人员代行验收和监收工作；验收之后，应尽快将货品送进贮藏室、水池或仓库。

7、为避免酒楼遭受无谓损失，收货员必须坚持拒收制度：

不是已批核采购申请单上所订货品、不符合质量要求的货品、不符合议定价钱的货品、没有按时送货，送来时酒楼已不需要的货品，以上四类货品应予拒收。

8、验收的货品如果与一览表列货品、数量、质量等一致时，在一览表中相应项目旁作上“已到货”标记；如果不符，则要根据具体情况进行相应的处理。

9、根据验收单录入并打印《酒楼收货单》〔一式三联，收货部门一联，供应单位一联，财务部一联〕,各相关责任人核对验收单与收货单内容一致后签字确认。

10、验收工作完成后，将订货单、《酒店收货单》订在一起，及时送交收货部，编制货品收货报表。

B、收银员工作程序

每一名收银员熟练地掌握自己的工作内容及工作流程，并应用于工作中，真正地起到监督、把关的职能作用，为下一步的财务核算奠定良好的基础。

其工作流程图：

其工作内容主要包括：

1、班前准备工作

1）仪容仪表必须符合酒楼规定，穿好制服，佩戴好銘牌，精神饱满。

2）餐厅收银员依照排班表的班次于上岗前签到，由餐厅收银部长监督、检查，并编制成考勤报表。

3）收银员与部长一起清点周转备用金，无误后在登记簿上签收确认，班次之间必须办理周转金交接手续，并在餐厅收银员周转金交接登记簿上签名。

4）领取该班次所需使用的帐单纸、信用卡购货单、各种文具、收据及发票，检查收据与发票是否联号，如有缺号、短联应立即退回，下班时将未使用的帐单纸、收据及发票办理退回手续，并在帐单纸领用登记簿上签字，餐厅帐单纸由主管管理，并由主管监督执行。

5）检查电脑系统的日期、时间是否正确，如有日期不对或时间不准时，应及时通知部长进行调整，并检查色带、纸带是否足够。

6）查阅餐厅收银员交接记事本，了解上班遗留问题，以便及时处理。

2、入单流程（待定）：

1）当服务员把点菜单交到收银台时，收银员应首先检查点菜单上人数、台号是否记录齐全，如记录不全则退回服务员。

2）当点菜单人数、台号记录齐全后，开始正式输入菜单，首先将客帐单号码输入电脑内，收银机将自动编制该帐单号，待客人结帐时使用；然后将客人人数、台号以及客人所点的食品、饮料内容及数量依照电脑菜单键输入（要认真核实楼面开海鲜、香烟及酒类数量，如出现差异及时通知相关领导）。

3）检查点菜单上是否写明日期、台号、人数、服务员工号等；

4）检查菜式、数量、一式三联是否清晰明了；

5）点菜单检查清楚后，再盖上当更收银员用章；

6）入完机后，按台号插入相应的插单座，即可等待客人结帐。

3、结帐方式的处理及步骤：

1）客人以现金结帐

（1）若客人以现金结帐，收银员在收到现金后，应立即在帐单上盖上CASH印，白单联交由服务员给客人。

（2）若客人以外币结帐，收银员按酒店当天之汇价折算，将帐单交由餐厅部长签名确认。

2）客人以支票形式结帐

（1）收取支票时应先征求餐厅主管同意，并让客人留下相关的个人资料。

（2）核对支票的日期、付款行名称、出票人帐号、金额的大小写是否正确。

（3）核对印章是否清晰（必须有壹个公章加两个私章或一个公章加一个私章）。

（4）支票的填写统一用黑色签字笔，收款人一律填写“XXXXXX酒店有限公司”。

（5）要求相关人员提供担保。

3）客人以信用卡结帐

（1）查看是否属于酒楼能够收取信用卡之范围。

（2）简单鉴别信用卡之真伪。

（3）核对该卡是否过期。

（4）在POS机上刷卡，POS机会自动打印签购单，交由客人签署后核对持卡人签名和信用卡人的签名是否相同。

4）酒店高级职员及挂帐公司的处理

（1）酒店高级职员的挂帐，必须经酒楼领导批准。

（2）公司的挂帐必须是在酒楼办理了挂帐手续，该公司人员签单后，收银员须严格核对其签名是否与该公司所提供之签名式样相同。

（3）若未有办理挂帐手续的公司要求挂帐，应征得餐厅副经理级以上人员同意并在帐单上签名担保、留言，收银员才可对其挂帐。

4、取消帐单的处理：

取消帐单必须注明原因及另打之帐单号码，由餐厅副经理级以上人员签名确认，作废单（两联）交收银员送财务部查核审核。

如事后发现有错，但又查不到保存的帐单，其经济责任应由收银当事人承担，同时还要追究销毁单的责任。

5、折扣处理：

结帐时客人出示优惠卡（或者厅面管理人员给予客人打折）要求打折时，厅面人员应将优惠卡（或者管理人员签名）和二联帐单交收银员按程序办理打折，如果厅面人员只将一联帐单交收银员，收银员可以不给予办理。

6、招待、宴请处理：

（1）宴请人首先需出示“宴请申请单”，申请单上须注明日期、部门、宴请事由、宴请人签名、部门经理（总监）、总经理签名，方可接受；

（2）酒楼规定本酒楼总经理宴请时不需“宴请通知书”，只需在帐单上签名并注明事由即可；其他人员需宴请时，如当时没出示“宴请通知书”的，必须在第二天之内补交财务部，否则挂其私人帐。

7、挂帐单的交接流程

客人在餐厅消费后，签单入公司帐，形成挂帐；餐厅收银应及时将餐单送至查核，拓上卡号，由查核负责保存留底。

8、发票的管理

1）公司发票统一由收银主管前往税局进行购买、保管及核销，收银员在领用发票时必须签字。

2）客人在需要发票时，必须前往一楼收银台进行开具发票，提供消费帐单，收银员在消费帐单客户联盖上发票已开字样。

9、收银员印章管理

凡入职本酒店之收银员，根据工作之要求将配备收银印章壹个，现将有关规则说明如下：

1）领用印章之收银员，从领用之刻起直至该印章交回或声明作废止，必须对该印章盖出之所有印负责。

2）印章只准本人在酒楼当值收款时使用，不作其他用途，不得借用、转让。

3）遗失及自然损坏之印章及时通知收银主管更换。

4）遗失印章将按照有关规定进行赔偿。

5）收银员上班应带好印章至工作岗位，按酒楼工作要求正确使用。

6）若核数发现收款单据盖有收银印而该单据未入电脑则该收银印章持有者，将以作弊论处。

7）下班后收银员应带回印章，保管好。

8）辞职之员工必须交回印章，并注明交回日期，不能交回印章者将按照有关规定进行赔偿。

10、单、总班交班结帐：

1）在每班结束后，要做餐饮系统及POS机单班结帐；在当日业务结束后，要做总班结帐。

2）确定所有已开帐单已结帐及记录在电脑上，直接点击“单、总班结帐”按钮，电脑会自动总结营业收入并产生若干报表，根据所需，打印出报表；仔细核对当日的用餐情况及收入情况，并填写相关报表。

3）收银在清点银头时发现收入与现金不符，盈溢需另填付款单上交，短缺应该在付款单上注明短缺数，并将收入减去短缺数，按钱袋实际金额交数，等查核查明原因再补交。

4）收银员核对收银员当天班接报表后，需填写收银投款袋汇总表（包括现金、信用卡及支票），现金按照币种、币值、张数、金额等分别把现金填写在规定的栏目内；交款单上各种币种的合计数、信用卡张数及支票张数应与装入交款袋的现金数、信用卡张数及支票张数相等，并封好缴款袋；保安员陪同收银员到保险箱存放室投币交款；收银员与保安员到达保险箱存放室后，由收银员开启投币保险箱的投币口；收银员填写投款登记表，并将款袋投入投币口；保安员要确保款袋已投进保险箱内，两人共同在投款登记表上签字确认；收银员锁好投币保险箱的投币口。

5）晚更收银员须锁好所有文具及营业点内的柜子，将电脑退至LOGIN，关上电脑，交妥营业点钥匙，方可离开工作岗位。

C、出纳岗位工作规范

1、清点营业款

⑴每天早晨在财务有关见证下从投币保险箱里取出收款员的缴款信封，并按照投款记录表核对缴款信封并签名证明。

⑵与见证人一起开启投币袋，统计现金计入，如果发现长短款，应立即由出纳通知该收银员主管及其本人，并要求证人在出纳报表上签名作凭证。

⑶将收来的现金及支票送存银行，回来后将银行回单附到出纳报表后面以备查核审核。

⑷每日编制出纳报表，以备总经理随时掌握银行存款及现金流量情况。

⑸准备充足的现钞及小面额钞票以备兑换。

2、定期补充出纳备用金

⑴在支付零用现金报销时，应注意报销单是否有部门经理、财务经理、总经理等按公司规定授权有批准权的人签字。

⑵应核对发票金额与收货报告等凭单的金额是否一致。

⑶付完款后应立即在所有凭单上盖上“付讫”章。

⑷定期准备零用现金报销汇总表，经财务经理及总经理批准后，开出现金支票以补充备用金。

D主管会计岗位工作规范

1）月结工作

（1）根据收入报表所列的本月营业收入，计提本月应缴的税金，并在下月10日前报送税务机关。

（2）按标准计提相关经费和基金及折旧。

（3）摊销待摊费用中本月应摊费用。

（4）预提水、电、气、燃料费用。

（5）将管理费用按比例分摊到各经营部门。

（6）每月应编制的报表：

资产负债表、损益表、费用明细表、现金流量表、银行存款余额调节表、应收帐款帐龄分析表、营业收支月报表、部门经营毛利分析表等各种内部报表。

（7）在做过以上各项调整之后，打印出一份交财务经理，由财务经理决定本月是否还有要进行调整的。

如有按要求进行调整。

（8）核对总帐科目余额与各科目明细帐余额汇总数的平衡，查证往来科目的账龄。

2）审查和核对

（1）每月及时勾对银行存款账，对调节表中的未达帐的事项查明原因，属应收未收的款项督促收回，应付未付的款项尽快办理。

（2）掌握固定资产的使用情况，每半年进行一次盘点，每年年底将清理报废的固定资产进行登记，整理新购入的固定资产。

（3）清楚地知道每一笔资产及债务的形成，应收的款项及时督促收回，应付款项应明了付款原因做好付款准备工作。

（4）协助财务经理做好相关部门的查账所需的帐目和报表的准备工作，保证查帐工作的顺利进行和查帐报告的真实。

3）应付账款的处理程序

（1）把每日收到的已获批准的物品申购单分类汇总备查。

（2）核对收货报告中的物品名称、单价、数量、金额、供应商名称是否相符。

每个收货报告均需有相应的申购单支持。

（3）当收货报告核对无误后，根据仓管员或收货员在收货报告单上所列出的物品名称、使用部门、用途填好帐号，编写供应商名称，以备与电脑核对和输入时用。

（4）仓库每日上午应将前一日的收货报告查核清楚，交会计入帐。

会计将收货报告按供应商名称正确地记入相应的科目。

（5）与供应商结算货款时，将供应商的收货联收回与应付账款及申购单核对，如有不符应与相关人员核对清楚，