档案馆物业管理服务项目竞争性磋商文件模板.docx

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档案馆物业管理服务项目竞争性磋商文件模板

XX市档案馆

竞争性磋商文件

采购项目：

XX市档案馆物业管理服务项目

竞争性磋商文件编号：

_______

编制单位：

XX市档案馆

编制日期：

二○一九年十月

第一章竞争性磋商邀请函……………………………………………5

第二章项目技术规范与采购要求……………………………………7

第三章竞争性磋商活动程序…………………………………………17

第四章供应商须知…………………………………………………22

第五章评审办法………………………………………………………33第六章合同草案………………………………………………………37

第七章附件……………………………………………………………44

第一章竞争性磋商邀请函

各潜在投标供应商：

XX市档案馆拟采用竞争性磋商方式进行XX市档案馆物业管理服务项目采购，本项目磋商小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定贵公司参加磋商，现将本次磋商要求通知如下：

一、竞争性磋商文件编号：

_______

二、采购项目名称及采购预算：

采购项目名称：

XX市档案馆物业管理服务项目

采购预算：

____元

三、供应商资格条件

1.符合《政府采购法》第二十二条规定的条件。

2.资格审查合格、制作响应文件。

四.获取竞争性磋商文件

供应商从XX公共资源交易网（____________________）政府采购栏目免费下载竞争性磋商文件，我单位不再发放纸制竞争性磋商文件。

五、递交响应文件截止时间及地点

递交响应文件截止时间：

2019年___月___日上午9点整。

递交响应文件地点：

___市___区宝山路___号（北方时代建筑设计院_座）四楼开标九室。

六、开启响应文件时间及地点

响应文件开启时间：

2019年___月___日上午9点整。

响应文件开启地点：

___市___区宝山路___号（北方时代建筑设计院_座）四楼开标九室。

七、联系方式

采购代理机构名称：

XX市政府采购中心

地址：

___市___区宝山路___号（北方时代建筑设计院_座）__楼。

联系人：

巴达仍贵

联系电话：

______________

采购人：

XX市档案馆

地址：

___市___区玉龙大街以南大板路以西

联系人：

XXX

联系电话：

__________

XX市档案馆

2019年___月___日

第二章项目技术规范与采购要求

一、采购清单及技术要求

根据XX市档案馆实际，制定此物业服务事项与标准，以明确责任与义务，达到XX市档案馆物业管理经济高效的目标。

（一）XX市档案馆基本情况

市档案馆项目总用地_____________平方米，建筑面积__________平方米，其中地上建筑面积__________平方米，地下建筑面积___平方米，地上__层，地下__层，建筑高度为37.9米，本工程结构形式为框架结构，院内面积9750.17，绿地率约26.67%。

全馆有地下车位___个，地上停车位___个。

XX市档案馆项目配备集中采暖系统，空调系统，完善的消防系统和监控系统，安装客运、货运两类电梯各__部。

（二）物业服务内容

1.XX市档案馆及周边区域的保洁服务；

2.XX市档案馆的安保服务；

3.XX市档案馆的设施设备的维护维修服务；

4.XX市档案馆的绿化服务；

（三）岗位设置

根据XX市财政局评审中心意见，XX市档案馆物业服务岗位计划配备___人，其中项目经理__人，保洁员__人，保安员__人，维修员__人，绿化员__人，药物管控员__人，上述岗位人员数量可根据实际工作量进行适当调整。

（1）项目经理：

__人（专职）

有物业行业管理工作经验，熟悉党政机关物业项目的管理工作；身体健康，具备能够履行项目经理的健康条件；具有较强的组织、协调和沟通能力，能够落实好档案馆的物业服务工作。

（2）保洁员：

__人（全职）

身体健康，品行端正；具有良好的语言表达和沟通能力；熟练掌握保洁工具的使用方法和工作流程；

档案馆地上八层计划有__名保洁员，地下室及档案馆院内计划有__名保洁员，要求工作期间在岗履职。

（3）保安员：

__人（全职）

具备保安员证，持证上岗；身体健康，品行端正，具备履行保安职能的身体素质和思想觉悟；良好的语言表达和沟通能力，能够熟悉档案馆工作人员，熟练掌控对外来人员的接待引导工作。

档案馆大厅计划设保安岗位__人，负责来人来访的登记服务和大厅的安保服务，此岗要求24小时在岗履职；展厅设保安岗__人，展厅有人参观时负责展厅的引导和安保服务，展厅无人时负责楼内和院内巡逻，此岗要求24小时在岗履职；监控室__人，负责监控视频画面及消防中控室内设备的管理，此岗要求24小时在岗履职。

保安员每班__人，两班倒，共__人。

（4）维修员：

__人（全职）

具备水、电、暖的维修工作技能，其中电工要具备电工执业资格；身体健康，品行端正，具有良好的语言表达和沟通能力；

此岗位要求档案馆工作期间在岗履职，在非工作时间内档案馆水、电、暖等故障时应在1小时内到达处理。

（5）绿化员：

__人（全职）

熟悉绿植的养护知识及美化造型等工作；身体健康，品行端正，具有良好的语言表达和沟通能力；

此岗位要求档案馆工作期间在岗履职；每逢季节转换、天气突变等情况，应及时采取措施确保室外绿化、绿植健康安全。

（6）药物管控人员：

__人（全职）

熟悉各类药品的投放与使用；身体健康，品行端正，良好的语言表达和沟通能力；

此岗位要求档案馆工作期间在岗履职；并负责药品的长期管理工作。

（四）对物业服务的总体要求

（1）基本服务要求

1.认真贯彻执行档案馆关于物业服务方面的要求和需求，积极营造一个清洁、整齐、安全、和谐的工作环境；

2.熟悉档案馆的整体情况和所需服务的内容、程序、要求及质量标准；

3.管理好物业公司的员工，做好日常工作分配，掌握好员工日常工作的程序和服务工作质量，引导好员工端正工作态度；

4.负责档案馆物业服务人员的培训，按实际需要安排岗位工作；

5.服从档案馆的领导，接受档案馆办公室的指导；

6.结合档案馆实际情况，建立健全各项规章制度，督促员工认真贯彻执行，并督促员工坚持原则，秉公办事，敬业守纪，维护档案馆荣誉；

7.组织好日常服务工作质量的检查考核，明确奖惩依据，努力提升服务水平；

（2）禁止事项

1.严禁在档案馆内吸烟；

2.严禁聚众聊天、嬉戏打闹；

3.严禁酒后上岗、值班期间严禁玩游戏、严禁脱岗睡岗；

4.严禁在档案馆内聚众赌博及有其他违法行为。

（3）服务形象

1.男同志不留长发，头发前不齐眉、侧不及耳、后不过领、勤洗保持干净；

2.女同志不化浓妆，男同志不留胡须；

3.物业公司为员工配备的工装应大力得体，便于工作，员工在工作期间要着工装，保持整洁，系好扣子，不得敞开外衣、不得卷裤脚和衣袖；

4.员工工作期间应热情礼貌，对待群众要使用文明用语，面带微笑，维护好党政事业单位的良好形象；

5.员工要保持个人卫生，做到：

勤洗澡、勤换衣、勤剪指甲、勤洗手、每天刷牙。

（五）保洁服务

（1）保洁服务范围

1.档案馆院内、房屋建筑共用部位（包含大厅、展厅、走廊、楼梯、电梯、卫生间、开水间、沐浴间、食品加热间、餐厅、休息室、会议室、活动室、电教室、健身房、接待室、地下室、泵站、热换站、楼顶天台、空调机房及其他共用区域）和共用设施设备的清洁卫生；

2.院内环境卫生的维护和清洁，建筑物外墙（3米以下）的清洁，大门外应延续到与马路衔接处；

3.垃圾的收集，清运。

（2）工作要求和标准

1.每天在档案馆工作时间半小时前开始保洁工作，保洁员应统一着装；

2.档案馆正门、一楼大厅区域、二三楼展厅区域每天早、中上班前应当清扫完毕，玻璃、地面要保持清洁明亮；

3.公共区域地面，保洁员应用循环往复拖洗清洁，地面及边角要保持干净光洁，无杂物、无污迹、无水迹、无灰尘、无积水、无明显脚印；

4.玻璃镜面、隔断板、隔断门保持光亮、无水点、水渍、无手印；

5.瓷砖墙面保持无污迹、无尘土；

6.排风口、灯罩、天花板保持无尘土、无污渍；

7.卫生间：

（1）门：

洁净无手印、无黑点、污渍、门缝及闭门器无尘土；

（2）台面、洗手盆、水龙头、皂液盒无污物、无水迹、无杂物、白洁光亮；

（3）便池底盘、周围墙面、小便池上下内外要求保持干净、无黄垢、无毛发、无杂物、光亮白洁；

（4）压水杆及扶手、门拴要保持无水迹、无水印、无污迹、光亮如新；

（5）卫生间内空气清新无异味；

（6）根据使用情况及时补充洗手液、手纸等易耗品；

8.垃圾及时清倒，不得过2/3，垃圾袋及时更换，垃圾筒内壁及筒后墙面要保持无污迹；

9.雨天路面雨水的清扫，雪天应及时清扫主楼正面积雪，其他位置应清扫出人行及车行道路，清理融雪期间的院内积雪。

10.周期性清理工作：

（1）每日__次公共区域消毒；

（2）每周__次全面清洁、消毒卫生间，不遗漏边角、死角；

（3）每月__次全面彻底清洗所有地面；

（4）每月__次全面彻底清洗门厅、电梯、扶手、踏步、共用区域门窗等；

（5）每月__次全面清扫档案库房卫生。

11.档案馆为物业公司设置工具设备间，设备间各类工具要摆放整齐，工具自身干净，无垃圾、无积水、无污垢；

12.其他要求

（1）遇有群众，应主动避让。

群众较多时，可先行清洁其他部位，等群众离开后再行清洁；

（2）协助维护各项设施，发现问题随时记录、及时上报；

（3）协助安全防范，发现可疑人员或可疑情况要及时报告给保安员或档案馆；

（4）遇有重大活动、重要会议等，要提前完成卫生清洁工作；

13.完成档案馆交办的其它保洁工作。

（六）安保服务

（1）工作范围

1.做好档案馆（以大院花墙及大门为界）的安全保卫工作，确保人员、办事群众和档案馆财产的安全，为档案馆营造良好的工作秩序；

2.做好档案馆的消防安全工作；

3.做好档案馆的车辆管理工作，做好院内交通秩序维护工作，保证车辆、停车场安全有序；

（2）工作内容和要求

1.维护档案馆院内的交通秩序，引导车辆的行驶及行人的过往，保障车辆及行人安全；

2.维护停车场秩序，纠正停车场乱停乱放车辆行为；

3.做好工作时间人员的进出登记及引导工作，发现可疑情况可进行有礼貌盘问并及时通知档案馆；

4.制止非工作时间未经档案馆许可的人员进入档案馆；

5.严密监视档案馆内的各种情况，发现可疑或不安全迹象，及时处置或报告；

6.严格履行交接班手续，坚守岗位，不脱岗、不空岗、不漏岗；

7.制定突发事件应急预案，并周期性组织演练；

8.妥善保管监控录像，按时间、组别、顺序分类登记，做好内容标识，以便查找；

9.保持监控室、值班室室内清洁，保持安防设备设施处于良好的工作状态；

10.严格遵守安全保密制度，未经档案馆批准，任何人不得查阅档案馆内的工作录像和值班资料；

11.制止档案馆内发生的打架、滋扰事件；劝阻来档案馆的推销、散发广告等闲杂人员；

12.熟悉档案馆内工作人员的情况，回答群众的咨询，必要时为其导向；

13.大厅门岗工作日期间比档案馆工作时间提前半小时上岗；

14.工作时应使用文明规范用语，与群众说话时面带微笑，语调自然、柔和、亲切。

15.完成档案馆交办的其它安保工作。

（七）设备维护维修服务

（1）服务范围

1.档案馆内水、电、暖等设备的维护维修工作；

2.档案馆内门、窗、玻璃、锁、灯的维护维修工作；

3.根据档案馆的工作需要，配合进行重大维修养护工作；

4.配合专业设备设施公司的维修、保养工作。

（2）工作内容及标准

1.完成日常维护维修任务；

2.经常对各项设备设施运转等情况巡视，能及时发现各种隐患和问题，及时预防和处理；

3.努力学习技术，尽快熟练掌握档案馆相关设备的原理、实际操作与维护维修，确保其正常使用和运转；

4.设备发生故障时，应采取安全措施保护，待专业设备设施公司人员到达后方可离开；

5.电器设备发生事故时（包括电路故障等其他带电隐患），故障隐患排除前不得离岗；

6.熟悉给排水系统（如各种水泵、阀门、管道、控制设施）以及供气供暖设备的情况，掌握操作规程和维护保养知识，并按要求正确使用；

7.做好应急（漏气、漏水、污水外溢等）抢修工作，接到应急报告工作期间应在__分钟内到位，非工作期间应在1小时内到位，并及时进行抢修；

8.维修时限

（1）一般小故障，2小时内修好，不超过8小时，难故障不超过3天；

（2）水管、闸、阀、水表渗漏，一般在2小时以内，最长不超过8小时，如需改动管道，视实际情况确定；

（3）楼上渗水到楼下，一般4小时内，面积大或难以处理最长不超过3天，维修后两周内，每天不少于__次巡查。

（4）房间无电，2小时内供电，如需重新购买开关等材料，4小时内供电。

对供电系统进行维修养护要提前1天通知档案馆，临时停电要发出停电通知；

（5）电器维修，不超过2小时，有难度的不超过8小时，达到原标准且符合安全要求。

（6）门窗修理，2小时内修好，新换3天之内完成，达到原标准；

（7）排水管道堵塞，不超过2小时，难不超过8小时。

9.维护要求

（1）小修零修日事日毕；

（2）电梯系统、空调系统、消防系统完好，使用正常；

（3）给排水系统正常畅通；

（4）公用设施设备完好，无损坏；

10.做好维护维修工具的管理保养工作，搞好工作室、休息室的卫生。

11.完成档案馆交办的其他维修工作。

（八）绿化工作

（1）服务范围

1.档案馆院内绿植的养护；

2.档案馆楼内绿植的养护；

3.档案馆绿化区的环境卫生维护；

4.根据季节要求，按照养护规范对植物、草地、花卉等进行栽种。

5.重大节日、重大活动进行绿化装饰。

（2）工作内容和标准

1.负责档案馆植物（花草树木）的浇水、抹叶、除尘、修剪、清除杂物等日常性绿化养护；

2.根据档案馆的要求，负责植物的摆设和造型；

3.负责盆栽植物的换盒、施肥；

4.负责植物的补栽和清除病虫害；

5.负责维护植物安全，制止践踏绿地、破坏植物的行为；

6.室内绿植养护工作标准

1）外观：

土壤表层无杂物、无枯叶；叶子健壮，叶色正常，有光泽；盆器及托盘完好干净，托盘无积土；

2）摆放：

根据档案馆需求和要求在公共部位摆放绿植，布局合理、均匀、疏密有度；

3）修剪养护：

定期浇水、施肥，定期修剪，保证造型优美

4）选种：

选择观赏性强、观赏周期长、存活率高、方便管理的植物；

5）用肥及用药控制：

应选用无毒、无害、无味的园艺型肥料，发现病虫害及时更换植物，禁止在室内喷洒农药。

7.室外绿植养护工作标准

1）草地：

根据长势状况每年定期修剪整形，草的高度不超过___且保持一致，草坪无杂草草屑；

2）灌木：

根据长势状况每年定期修剪整形，植物主枝分布均匀，通风透气，造型美观，绿篱整齐一致；

3）乔木：

每年冬季修剪一遍，树冠圆整、树势均匀，45度剪口靠节光滑，针叶树应保持明显顶端优势；

4）灌溉：

根据天气情况而定，保证供水充足，保持植物良好长势，不出现大面积枯萎等缺水现象；

5）除杂草：

草地定期除杂草，草地上无开花杂草，花木丛中无高于花木的杂草；

6）松土：

定期疏松表土，土壤疏松通透；

7）施肥：

定期进行施肥，施肥均匀、充足、适度，保证绿化植物强壮、枝叶茂盛；

8）病虫害防治：

及时防治，病株、虫害现象不成灾；

9）抢救：

对新植和弱小树木、植物做好综合防护，及时扶正加固；

10）补植：

对因生长不良造成的残缺花草树木及时补种，能满足植物生长的条件下无黄土裸露；

11）清理绿化垃圾：

修剪下来的树枝和杂草，当天清理运走，专人跟踪保洁；

12）防寒：

寒冷季节应有防冻保温措施；

13）防灾：

灾前积极预防，对树木加固，灾后及时清除倒树断枝，疏通道路，清理扶植，尽快恢复原状。

8.完成档案馆交办的其他绿化工作。

（九）药物管控服务

（1）服务范围

1.档案防虫、防鼠药物的管理和投放；

2.档档案防霉、杀菌药物的管理使用；

3.档案去湿、防潮药品的管理使用；

4.档案消毒设备的管理使用。

（2）工作内容和标准

1.经常检查药品质量及有效期，避免失效，发现失效的药品要及时向档案馆汇报，并按规定处理；

2.做好药品的管理工作，确保各类药品安全，对所保管的药品种类、数量、质量及变化情况做到“一口清”，做到帐物相符；

3.熟练掌握各种药品的杀虫原理、用药剂量、注意事项和操作方法；

4.按时清扫药品库内外卫生，库内常年清洁整齐；

5.严格执行药品出库手续，规范填写《药品出入库登记薄》《药品使用登记薄》，确保数字真实准确；

6.根据库存和预计用药量，及时提报采购计划；

（十）重大活动

当档案馆遇到举办重大活动、重点检查、大型工程维修等急需大量人员增援情况时，物业公司应根据人员需求整合其他项目部人员予以增援。

（十一）其他约定

1、采购人负责为物业公司提供水、电、暖、网络设备齐全的办公场所，其他设施和工具由中标供应商自理。

2、物业公司应为保洁员配备工作所需要的工具：

棉拖布，抹布、腻子刀，水桶，笤帚撮子套装、玻璃器套装、清洁车等；公共区域需要的擦手纸、洗手液等耗材由采购人负责提供。

3、物业公司负责绿化物种植和养护，其种子及苗木由采购人负责。

室内外需要补栽、补种的绿植，在绿植维保期内的，应由绿植维保公司进行补栽、补种；超过绿植维保期的，由物业公司配合采购人补栽、补种，需要的绿植树苗由采购人负责提供。

3、招标文件没有列出的内容和要求，在实际工作中需提供的服务项目，可由采购人与物业公司签订补充协议，共同协商解决。

补充协议与物业服务合同具有同等法律效力。

二、付款方式

物业服务费用按季度支付，中标人完全完成服务内容并采购人验收合格后支付，上一季度的物业服务费用根据供应商提供的正规发票在下一季度月初支付。

三、服务期限：

自合同签定之日起，本项目服务期限为一年。

一年服务期限到期后，如果双方完全履行合同条款，且采购人验收合格，并采购预算、合同金额不变的前提下可续签下一年物业服务合同，续签不超过三年。

在服务期限内，双方未能按照磋商文件要求提供服务，双方可以解除合同。

第三章竞争性磋商活动程序

1.组成竞争性磋商小组

竞争性磋商小组组成方式。

磋商小组由采购人代表和评审专家共__人组成，其中评审专家人数不得少于磋商小组成员总数的2/3。

采购人代表不得以评审专家身份参加本部门或本单位采购项目的评审。

2.制定竞争性磋商文件

根据采购人提出的采购要求及政府采购有关规定，制定本次政府采购项目竞争性磋商文件。

3.确定参加磋商供应商方式

采购人在指定媒体______自治区政府采购网（______________________）和XX公共资源交易网（____________________）发布公告，资格满足的供应商可参加本项目竞争性磋商活动。

采购人成立的磋商小组负责本项目采购的资格审查和评审工作。

4.发出竞争性磋商文件

供应商可以从______自治区政府采购网（______________________）和XX公共资源交易网（____________________）公告附件中免费下载竞争性磋商文件，采购人不再发放纸质竞争性磋商文件。

5.澄清或修改

提交首次响应文件截止之日前，采购人或者磋商小组可以对已发出的磋商文件进行必要的澄清或者修改，澄清或者修改的内容作为磋商文件的组成部分。

澄清或者修改的内容可能影响响应文件编制的，采购人在提交首次响应文件截止时间至少__日前，以书面形式通知所有获取磋商文件的供应商，不足__日的，采购人顺延提交首次响应文件截止时间。

6．递交响应文件及其他资料

供应商按照磋商文件的要求编制响应文件。

并对提交的响应文件的真实性、合法性承担法律责任。

供应商在磋商文件要求的截止时间前，将响应文件密封盖章及原件资料送达指定地点。

在截止时间后送达的响应文件为无效文件，采购人或者磋商小组拒收。

7.组织磋商及评审工作程序

磋商小组按照客观、公正、审慎的原则，根据磋商文件规定的评审程序、评审方法和评审标准进行独立评审。

磋商会在采购人主持下按程序进行。

（1）供应商代表向磋商小组递交响应文件；

（2）抽签决定供应商磋商次序；

（3）磋商小组审阅响应文件：

磋商小组依据磋商文件的规定，对响应文件的有效性、完整性和对磋商文件的响应程度进行审查，以确定是否对磋商文件的要求做出实质性响应。

未对磋商文件做实质性响应的供应商，按无效响应处理。

在磋商文件及程序符合法律规定的前提下，符合要求的供应商有__家及以上的，竞争性磋商采购活动可以继续进行。

符合要求的供应商只有__家的，采购人终止竞争性磋商采购活动，发布项目终止公告并说明原因，重新开展采购活动。

（4）磋商开始，与供应商谈各项内容：

磋商小组所有成员集中与单一供应商按照抽签决定的磋商次序分别进行磋商，并给予所有参加磋商的供应商平等的磋商机会。

在磋商过程中，磋商小组可以根据磋商文件和磋商情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动磋商文件中的其他内容。

实质性变动的内容，须经采购人代表确认。

对磋商文件作出的实质性变动是磋商文件的有效组成部分，磋商小组及时以书面形式同时通知所有参加磋商的供应商。

供应商按照磋商文件的变动情况和磋商小组的要求重新提交响应文件，并由其法定代表人或授权代表签字或者加盖公章。

磋商小组要求供应商澄清、说明或者更正响应文件应当以书面形式作出。

供应商的澄清、说明或者更正应当由法定代表人或其授权代表签字或者加盖公章。

由授权代表签字的，并附法定代表人授权书。

（5）各供应商进行最后报价：

磋商小组应当要求所有实质性响应的供应商在规定时间内提交最后报价，由磋商小组采用综合评分法对提交最后报价的供应商的响应文件和最后报价进行综合评分。

（6）确定成交供应商。

磋商小组按照少数服从多数的原则、评审得分由高到低顺序推荐2-__名成交候选供应商，并编写评审报告。

评审得分相同的，按照最后报价由低到高的顺序推荐。

评审得分且最后报价相同的，按照技术指标优劣顺序推荐。

8.提交评审报告

XX市公共资源交易中心在评审结束后__个工作日内将评审报告送采购人确认。

9.确定成交供应商

采购人应当在收到评审报告后__个工作日内，从评审报告提出的成交候选供应商中，按照排序由高到低的原则确定成交供应商，也可以书面授权磋商小组直接确定成交供应商。

采购人逾期未确定成交供应商且不提出异议的，视为确定评审报告提出的排序第一的供应商为成交供应商。

成交供应商拒绝与采购人签订合同的，采购人可以按照评审报告推荐的成交候选人名单排序，确定下一候选人为成交供应商，也可以重新开展政府采购活动。

10.公告成交结果

采购人或XX市公共资源交易中心应当在成交供应商确定后__个工作日内，在______自治区政府采购网（______________________）和XX公共资源交易网（____________________）上公告成交结果，采购人同时向成交供应商发出成交通知书。

成交结果公告包括以下内容：

（一）采购人的名称、地址和联系方式；

（二）项目名称和竞争性磋商文件编号；

　　（三）成交供应商名称、地址和成交金额；

　　（四）主要成交标的的名称、规格型号、数量、单价、服务要求；

　　（五）磋商小组成员名单。

11.合同签订

采购人与成交供应商应当在成交通知书发出之日起___日内，按照磋商文件确定的合同文本以及采购标的、规格型号、采购金额、采购数量、技术和服务要求等事项签订政府采购合同。

采购人不得向成交供应商提出超出竞争性磋商文件以外的任何要求作为签订合同的条件，不得与成交供应商订立背离竞争性磋商文件确定的合同样本以及采购标的