企管处制度汇编1.docx
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企管处制度汇编1
（1）
审核人：
签发人：
二00六年二月十日
目录
一、员工行为规范
1、厂规厂纪………………………………………………3
2、行政办公规范管理制度………………………………4
二、文件
1、文件管理考核制度……………………………………8
三、会议管理
1、会议管理制度…………………………………………33
2、会议安排及日常工作未完成考核制度………………41
四、行政事务管理
1、复印、传真、固定电话、碎纸机管理制度…………43
3、印章管理制度…………………………………………48
4、劳保、办公用品、低值易耗品申购制度……………51
五、督察
1、督察制度………………………………………………67
2、关于各类报表报送考核规定…………………………82
一、员工行为规范
1、厂规厂纪
一、珍惜集体财产，爱护公共设施，故意对集体财产造成损坏或破坏公共设施者立即开除，造成严重后果的追究其法律责任。
二、每位员工有责任保持厂区内清洁卫生，禁止乱扔、乱倒垃圾、乱泼污水及油漆的，违者负激励5点。
三、出入厂区、在厂区内的员工必须佩戴工作卡，工作卡上不允许有涂改、涂画、贴胶带、无照片等现象；工作卡不允许转借他人，违者每发现一次负激励2点。
四、爱护花草、树木，禁止破坏花木、践踏草坪，违者负激励5点。
五、进入厂区后禁止骑自行车、摩托车，所有车辆应存放到指定的存车处，并摆放整齐，违者负激励2点。
六、严禁偷吃原料及成品，严禁偷拿原辅料产品及其它物品，违者负激励20点；严重者对当事人予以解聘处理，并对责任部门进行全公司通报批评。
七、厂区内禁止吸烟、喝酒，禁止酒后入厂，违者负激励5点；在厂区闹事者负激励20点/人，并对其责任部门进行全公司通报批评。
八、讲究文明，禁止出现在厂区内大声喧哗、叫骂、打闹等不文明行为，违者负激励5点。
九、工作期间严禁携带小孩入厂（节假日除外），所有人员杜绝携带回族禁忌食品入厂，违者负激励1点。
十、食堂就餐不允许剩菜、剩饭（因食堂原因，不能吃的饭菜除外），违者负激励1点。
十一、各种车辆进入厂区要遵守交通规则，员工进入厂区右侧通行：
两人成排、三人成行，违者负激励1点/人。
十二、不准在主道上随意停车，影响交通，出现一次负激励5点，并且对责任单位（责任人）进行通报批评。
十三、值班期间不允许玩扑克、睡觉等，每发现一次负激励10点/人，部门负责人连带100%责任。
十四、着装要求，夏季着装男性不准穿背心、短裤；女性不准穿吊带服装、膝盖以上15cm短裙。
十五、翻越围墙及跳窗户的（外来人员按偷窃处理），违者负激励20点/次。
十六、在厂区内随地大、小便的，每发现一次负激励20点/次，部门负责人连带100%责任。
十七、在厂区内打架斗殴、寻衅滋事者，每发现一次负激励20点/人。
十八、不配合或阻止检查人员工作，无理取闹、辱骂、威胁工作人员的，负激励20点/人。
注：
1点=10元
2、行政办公规范管理制度
一、目的:
为使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次,特帽定本制度.
二、办公仪表规范:
1、每周一至周五:
（夏季）着白色半袖衬衣，深蓝色或黑色西裤；衬衣必须扎在西裤里面；（冬季）着深黑色西服（西服外不准套外套）、西裤、白色衬衣、系蒙牛领带，西服内衣服不准长于西服外套，衬衣内衣服不准高于衬衣领，
2、周六、日：
随意。
3、头发梳理整齐，服饰熨烫挺括，领带正挺，皮鞋亮净。
三、卡座区规范：
1、办公桌：
桌面除电脑、电话处，不充许放其他物品。
2、坐椅：
靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子归位。
3、卡座屏风：
除桌牌外内外侧不允许有任何张贴。
4、垃圾篓：
置指定位置。
四、办公室规范：
1、办公桌：
桌面除公司购置案头用品及电脑外，不准放其他物品。
2、辅桌：
桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品。
3、电脑：
桌面呈450角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下。
4、拖柜：
置办公桌下左角或辅桌后部面朝办公椅。
5、饮水机：
指定地点，不得随意移动。
6、报刊：
必须上报架，阅完后，放入办公桌内。
7、外衣手袋：
置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及拖柜上。
五、语言规范：
1、交往语言：
您好、早上好、早、晚、再见、请问、请您、劳驾您、关照、谢谢、周末愉快。
2、电话语言：
您好、请问、谢谢、再见。
3、接待语言：
您好、请稍候、我通报一下、请坐、对不起、请登记、我立即去联系、打扰您一下、好的、行（切勿说“不”）
六、行为规范：
1、坚守工作岗位，不得串岗。
2、上班时间不得看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情。
3、办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静。
4、上班时间，不得在办公室化妆。
5、接待来访和业务洽谈请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留。
6、使用接待室和会议室要事先到办公室登记，一般内部事务不得随意使用接待室。
7、不得私自打公司长途电话，凡因私事打电话，发现一次罚款50元。
8、不得在公司电脑上发私人邮件或上网聊天，发现一次罚款50元。
9、不得随意使用其他部门电脑，私客未经经理批准，不准使用公司电话。
10、所有电子邮件的收发，须备案登记，以公司名义发出的邮件须经经理批准。
11、未经部门负责人授意，不得索取打印、复印其他部门资料。
12、严格遵守考勤制度，迟到、早退按相关制度考核。
13、厂区内严禁吸烟。
14、请假必须有请假条，且须部门主管同意，部门负责人签字方可。
15、凡出远勤达一天以上者，均按出差规定报批。
16、部门人员因故临时外出，行政及以上人员必须请示部门负责人，并填写“留言”版。
17、无工作需要，不得擅自进入信息中心、财务部、会议室、接待室。
18、不得将公司的一切公物带回家私用。
二、文件
1、文件管理制度
一、文件的起草与书写规范：
1、文件题头：
统一为“内蒙古蒙牛集团冰淇淋本部XX文件”，题头字号统一用小一号红色宋体。
2、发文字号：
包括单位代字、年份、序号。
联合行文，只标明主办单位发文字号。
发文单位标识下空两行，用三号仿宋体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用中括号“[]”括入；序号不编虚位，不加“第”字。
如：
蒙牛冰河字[2005]1号、蒙牛冰河企[2005]1号，发文编号统一用三号仿宋体。
各处产生所有文件，要求不分文件类别逐一编号。
3、公文标题：
应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文单位。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
公文标题用小二号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
4、文件内容：
用三号（表格内可用小三或四号）仿宋体。
所有文件包括日常行政文件、文件传递单、便签等。
审核人与签发人姓名必须用楷体字书写。
文件最后注：
“特此通知”等字样不加标点。
5、公文附件：
如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
附件在正文下空一行，左空2字用三号仿宋字标识“附件”二字，后标全角冒号和名称。
附件如有序号需使用阿拉伯数字（如“附件：
1.XXX）；附件名称后不加标点符号。
6、文件落款：
单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期。
加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文日期。
当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上。
当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上。
成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人签发的日期为准。
成文日期用三号仿宋体标识右空四个字，用汉字将年、月、日标全，“零”写为英文大写字母“O”。
7、抄送抄报：
单位指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称；抄报单位指发文单位的上级单位或领导。
8、文件页码：
两页以上文件必须于页角正中位置标明页码。
9、页面设置：
公文用纸一般采用国际标准A4型（210㎜×297㎜），左侧装订。
页边距具体为：
上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm。
10、会议纪要：
公司级会议记录由企管处行政事务员整理，形成文字文件，并与本公司其他文件进行统一编号。
（处内部会议纪要编号自行管理）。
11、文件格式：
当公文排版后所剩空白处不能容下印章及落款位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
12、文件传递单：
各处产生的需其他部门协助解决的“请示”、“报告”、“函”的文种，统一使用部门级文件传递单，需在文件内容下方注明起草人、需求部门负责人签字，然后由归口部门负责人签字，交企管处行政事务处备案一份。
13、便签：
各处所产生的批复、意见及临时通知等均可使用便签的形式。
二、文件行文：
1、综管处（指：
公共事务部）涉及到液体奶的相关事宜，与液体奶之间以《文件传递单》行文。
与冰淇淋的行文一律作为冰淇淋的部门之一，执行蒙牛冰河字[2005]103号《文件管理制度》及相关制度补充规定。
2、各部门严格按照蒙牛冰X字[200X]XX号《文件管理制度》相关要求行文，除正规决定、通告、通知、通报、报告（无需协调，直接向上级汇报、反映情况、提出意见或建议）、批复、意见、会议纪要、制度九类文件以外的行文一律使用第十类文件：
《文件传递单》行文。
不允许出现以上十种文件类型以外的任何形式文件。
3、公司除企管、财务、技术三闸口部门以外的部门一律不产生对平级部门的通报。
4、公司除企管处以外的部门一律不产生对平级部门的批复、意见、会议纪要、决定。
5、平级部门之间需周知或应当遵守的事宜可用通告（尤其是综管处）。
二、文件的审批、传递：
1、所有传递的文件、报表及其它资料，均须履行审批手续，事业部级的文件需事业部经理签发；部门级文件除内容与其它处室有联系需经事业部经理签发外，其它由部门负责人签发即可，并逐一编号，否则一律视为无效文件。
2、申请类文件需本处批准的，统一使用本处制作的文件传递单格式；申请类文件相关领导签字时，必须签署意见，比如“同意”或“不同意”，不可直接签姓名。
3、各处室对内、对外发出的各种汇报材料、新闻材料和会议材料等可以不编文号，但各处室需自行登记。
4、各部门日常通知及本部门内部通报、会议纪要，由本部门负责人签发，传递至各部门，同时报企管处备案。
5、闸口部门的通报由本部门负责人审核，经总经理签发，传递至各部门同时报企管处备案。
6、各部门通告中涉及有需相关部门遵守的规定、章程类内容的，一律由本部门负责人审核，总经理签发后传递至各部门，同时报企管处备案。
7、除闸口部门以外的考核通报，各部门以《文件传递单》的形式将需考核的内容报至企管处，经总经理审批后由企管处统一出具通报。
8、各部门书面文件，一律以正规文件形式（含文件传递单）按规定编号行文，杜绝无文件头、无文件编号的书面文件传递。
9、所有具有可追溯价值的文件，一律以正规文件形式（含文件传递单），不允许在OA或NOTES中随意传递。
三、文件的发放、处理：
1、文件签发生效后，需将经签发人手签版文件进行归档。
2、各部门发文，只针对各部门文件管理员，电子邮件发至文件管理人员E-mail或OA邮箱。
3、网络发文时，主题一栏必须有文件名称、版本号、文件顺序号。
比如：
“关于XX事业部上报人员统计的通知[2005]12号”。
4、各处除内容涉及重要事宜的文件外，一般日常行文无需对外发放；日常行政文件需通过企管处转发，严禁各处直接发文；严禁重复发文，考核视其后果轻重而定。
a）凡上级来文，各处室要在收到文件当日自行登记、传递、存档。
b）需领导传阅、批示的文件由各处交有关领导传阅。
文件内容涉及急办工作的，应每3小时向有关领导催办。
遇有紧急任务的文件，可根据情况越级传递。
先送交落实文件指定任务有关领导和处室，然后再向总经理汇报。
c）凡文件中布置的工作，各处室负责人应在规定时间内完成，并在要求完成时间向上级汇报结果；超过规定时间没有完成任务的，需注明未完成原因。
四、文件存档：
1、公司各部门的所有文件一律传递至企管处备案。
2、前期各部门所有制度、规定、章程类文件一律形成汇编，报企管处备案。
汇编以后产生的文件采取陆续在汇编中补充的形式添加，报企管处备案。
汇编目录一季度整顿一次报企管处备案。
3、其他未尽事宜一律按《文件管理制度》规定执行。
五、文件的保存：
1、文件的保存由文件资料员负责，所有文件、报表及资料均电脑备份。
2、文件存档时间按下述规定办理：
1.涉及企业发展，可表明企业进程的文件、材料、图纸、软盘、音像等永久保存。
2.重要文件保存5年。
3.一般文件保存1年。
4.一般信息文件保存6个月。
3、公文的销毁
文件管理员每年年底对档案柜进行一次清理，对已过保存期限的文件登记造册，对已不符合实际情况的已由新版文件代替的旧版文件或已到保存期限，无保留价值的经部门负责人审核确定后，填写《蒙牛公司案卷目录》，报企管处。
对有备案价值的与企管处办理备案手续，填写《蒙牛公司档案移交（接受）登记簿》，对无备案价值的，文件保管部门可填写《蒙牛档案销毁清册》，部门负责人签字认可后，方可销毁。
严禁向废品收购站等业务单位变卖文件和资料。
对已不符合实际情况的或已由新版文件代替的旧版文件，但仍有保留价值的可采用加盖作废章另行保留。
六、文件考核：
1、文件传递执行中，每有一项不符合文件管理制度的，对部门负责人负激励10元。
2、文件未经相关负责人审批、不符合存档要求、违反行文规范，接收部门有权将其退回产生部门重新办理，由此产生的后果由文件产生部门自行承担，同时将依据相关规定进行考核。
3、各部门在发文时若出现错别字或公文格式出现错误，每处将对发文部门负责人处以10元的负激励。
4、凡文件中布置的工作，各部门应在规定时间内完成，并在要求完成时间传递结果；超过规定时间没有完成的，对部门负责人负激励20元，后果严重的将对部门负责人负激励50元。
七、各部门公文的发文字号
1、企管处：
蒙牛冰X企字[200×]××号
2、财务处：
蒙牛冰X财字[200×]××号
3、供应处：
蒙牛冰X供字[200×]××号
4、技术处：
蒙牛冰X技字[200×]××号
5、调度处：
蒙牛冰X调字[200×]××号
6、生产处：
蒙牛冰X生字[200×]××号
7、设备处：
蒙牛冰X设字[200×]××号
8、XX事业部:
蒙牛冰X字[200×]××号
八、公司使用的公文种类主要有：
1、决定
对重要事项或者重大行动做出安排，用“决定”。
2、通告
在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”
3、通知
发布行政措施，转发上级单位或部门、同级单位或部门和不相隶属单位或部门的公文，批转下级单位或部门的公文；印发规章制度和管理办法；传达要求下级部门办理和需要周知或者执行的事项；任免和聘用管理人员，用“通知”。
4、通报
传达重要精神，表彰先进，批评错误，用“通报”。
5、报告
向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级领导或单位的询问，用“报告”。
6、批复
答复下级单位、部门的请示事项，用“批复”。
7、意见
对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。
8、会议纪要
记载、传达本单位召开或主办的会议情况和议定事项，要求与会单位和有关单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。
9、制度
对工作流程、程序、方法、方式、内容的规定、要求。
10、文件传递单
代替以往的“请示”、“函”等需要协调解决有关事宜的文种。
文件产生部门如有需其他部门协调解决的事宜时填写“文件传递单”，直接发往对口业务的部门，由对口业务部门办理；无需经过企管处。
该“文件传递单”适用于河南事业部范围内平级部门与上、下级部门。
九、公文的确认
各部门通过网络或手工收文的形式，收到其它部门制定的与本单位相关的各种指标、制度、规定、考核细则等文件后，若需反馈意见，以该文件审批人所签日期为准，并在三天内将反馈意见以书面形式反馈至文件产生部门，若逾期未反馈，则视为同意。
文件产生部门收到反馈意见后，在三天内给予回复，若有变动，须将修订稿发放至相关部门，并声明原文件作废，在此期间的考核依据修订稿进行。
十、公文的借阅：
（一）非受控类：
借阅档案，要登记履行借阅手续。
登记时要由借阅本人签字，字迹要清楚，内容需详实。
借阅时间，一般档案不超过十天，密级档案经事业部总经理批准后方可借阅且不超过一周。
借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。
外单位借阅档案，应持单位介绍信，并由有关部门人员陪同，双方同时填写借阅表。
（二）受控类：
借阅档案，要详细填写文件处理单，并经文件资料产生部门负责人签字认可。
借阅时间，最长不超过七天。
借阅人不得转借、拆卸、调换、污损、复印所借档案，不得在文件上圈点、划线和涂改。
十一、档案管理制度
1、文件管理员要加强防范，做好对档案的保密保卫工作，注意防止出现失密、失盗和火灾事故，杜绝雨蚀、潮湿、霉变和虫蛀等现象。
2、为了严肃本制度，各部门第一负责人对本部门的档案管理工作负有领导责任，每出现一次因档案发生的问题（指在本事业部或是上级例行检查中出现的问题），对相关部门第一负责人负激励50元。
3、各部门如因违反以上规定而造成严重后果者，由其部门负责人承担全部责任，并对其处以100--500元的负激励。
附件：
1.事业部文件模板
2.各部门文件模板
3.各部门文件传递单模板
4.事业部文件传递单模板
5.河南事业部业务便签模板
附件1
蒙牛乳业冰淇淋本部
XX事业部文件
蒙牛冰X字[200×]××号
关于×××的通知
××：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此通知
附件：
起草人：
签发人：
二00年月日
附件2
蒙牛乳业冰淇淋本部
XX事业部XX处文件
蒙牛冰XX字[200X]XX号
通知、通报、制度等
XXXXXX（部门名称）：
（内容）
审核人：
签发人：
二OO年月日
附件3
内蒙古蒙牛乳业（集团）股份有限公司冰淇淋本部
XX事业部XX处文件传递单
蒙牛冰XX字[200X]XX号
给（TO）
发文日期：
年月日
由（FROM）
解决时限：
年月日
标题（SUBJECT）：
内容（MESSAGE）
否妥，请批示！
起草人：
日期：
部门负责人
审核意见
企管处
处理意见
归口部门负责人解决意见
财务处
处理意见
总经理
处理意见
完成情况描述
附件4
内蒙古蒙牛乳业（集团）股份有限公司冰淇淋本部
XX事业部文件传递单
蒙牛冰X字[200X]×号
给（TO）
发文日期：
年月日
由（FROM）
解决时限：
年月日
标题（SUBJECT）：
关于×××××的申请
内容（MESSAGE）：
起草人：
日期：
部门负责人
审核意见
财务处负责人
处理意见
事业部经理/分公司经理意见
管理中心意见
生产副总意见
完成情况描述
内蒙古蒙牛乳业（集团）股份有限公司冰淇淋本部
XXXXX部文件传递单
蒙牛冰XX字[200X]XX号
给（T0）XXXXXXXXXXX部
发文日期：
2005年X月XX日
由（FROM）XXXXXXXXXX部
解决时限：
2005年X月XX日
标题（SUBJECT）：
关于建立OA邮箱及NOTES邮箱的申请
内容（MESSAGE）
XXXXX:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
X
起草人/日期：
XXXXXXX-X-XX
事业部/部门负
责人审核意见
分管副总
（领导）
审核意见
归口部门负责人解决意见
归口部门副总处理意见
财务部负责人
处理意见
行政管理部
处理意见
总经理
处理意见
完成情况描述
附件5
蒙牛乳业（XX）股份有限公司
内部业务便签
□指示、□通知、□协调
□请示、□报告、□接洽
给（TO）×××
日期：
（DATE）200×年×月×日
由（FROM）×××
□请回复（RETLY）□请存档（FILE）
标题（SUBJECT）：
××××××××××××××
内容（MESSAGE）
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
起草人
××
审核人
××
签发人
××
抄报：
×××××部
二OO×年×月×日
2、文件销毁制度
一、本制度所指的文件，包括各种规定、来往文件、信件调查书、报告、契约、凭证类文件、决议、参考文件、账簿、统计表及其传票等一切业务文件。
二、公司文件的处理必须保持收发之间的联系，分清责任。
三、账簿从封闭时，其他文件从组卷时算起，其保存期限分为如下五种；
1、永久保存的
2、保存10年的
3、保存5年的
4、保存3年的
5、保存1年的
四、文件的保管期制定标准
1、永久保存的文件
（1）公司法规及公司代表大会文件
（2）董事会及其他重要会议的文件
（3）有关经营方针及事业规划
（4）预算、决算材料
（5）各项规章的制定及修改和废止情况
（6）发至公司总部机构的指示及命令
（7）重要的权利、财产的得失保全及其变更情况
（8）重要契约、合同的缔结、解除及其变更
（9）有关公司职员的升降、赏罚等文件的重要部分
（10）向官方提请的文件及官方批复文件中的重要部分
（11）重要的诉论文件
（12）重要的统计及调查
2、需保存10年的文件
（1）上述各种文件中不需要永久保存的
（2）与永久保存文件有关的手续、通牒、照会及报告等
（3）事业规划及经营方针的实施细则
（4）预算的制定及实施细则
（5）权利和财产的得失、保全及其变更
（6）诉论及登记
（7）与各规定相关的指示事项
（8）职员的升降、赏罚及授予
（9）有关职员的卫生保健和福利设施
（10）递交官方的文件及官方下达的命令
（11）有关调查的内容
（12）业务上的差错及事故
（13）现金出纳簿、核对账目及各种会计票据
（14）除以上内容之外，不属于永久保存的，具有重要意义的文件
3、需保存5年的文件
（1）以上两项所列各业务中产生的报告、调查及参考资料
（2）各种简便账目
（3）参照前述各项相关的文件
4、需保存3年的文件
（1）与经营无关的一般往来文书，但过于简单的除外
（2）比较一般的通知书、报告书、调查书及参考文件，特别简单的除外
（3）比照其他各项相关文件
5、需保存1年的文件
（1）简单的来往文件
（2）特别简单的通知、报告、调查及参考文件
（3）仅供一时之用的账簿和用途单一的文件
五、办结完毕的文件需进行适当的整理、装订，此项工作由各处文件资料员进行，会计文件依会计年度进行整理装订，然后分
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