《技术文件和资料档案的修改保存销毁及保密制度》.docx

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《技术文件和资料档案的修改保存销毁及保密制度》

《技术文件和资料档案的修改,保存,销毁及保密制度》

第一篇：

技术文件和资料档案的修改，保存，销毁及保密制度（推荐）技术文件和资料档案的修改，保存，销毁及保密制度

为了保证档案管理工作满足本公司质量体系的要求，充分发挥档案的客观证据和追溯性的作用，特制定本制度。

一，资料档案的管理

资料档案由本公司档案管理员统一管理。

各部门收集其职责范围内的档案资料，每月底送交档案管理员统一整理归档。

二，资料档案的保管

1、资料室应配备防盗、防火、防潮设施。

2、档案管理员应维护适当的贮存环境，保证记录的安全贮存，防止档案资料不正常的损坏和丢失，对损坏或变质的档案资料应及时修补和复印。

3、档案不得随意捆放，应将档案分类建立目录后存放在档案柜中。

档案柜应有明显标识，以便检索和查询。

4、归档记录若发生涂改、损坏、丢失现象，应即时报告质量负责人追查原因，视情节轻重，追究责任。

5、档案的保管期限有相应的程序文件、作业指导书规定。

未明确规定的一般保存期为五年。

6、用于知识积累和延续历史的保留的任何已作废的文件，报质量负责人批准后，技术部对其加盖“历史资料”进行标识，单独存放。

三、检测报告的更改

1、检测人员对检测报告的检测数据与结果负技术责任，任何一级主管或领导在审查时都无权更改：

即使发现内容错误，也应由检测人员负责更改后重新履行逐级检查手续：

对不符合要求的检测报告，坚决退回改正后重新打印。

2、当发现发出检测报告单有错误时，应及时发出《检测报告更改或重新检测通知单》，通知对方重检或重新出具经修改的报告单，并收回原报告单，作废处理。

3、送检单位对检测报告单提出异议时，原则上由原出具报告的人员履行校核与检查，由技术负责人处理和审核，主要核对数据是否准确、设备是否失准、测试方法是否正确、采用的标准是否合适等，然后确定报告是否有效，或重新检测进行验证，并将就处理结果通知送检单位：

若遇重大问题，则由经理主持审理工作。

4、检测原始数据一般不允许接受检查单位或其他单位任意查对，有关人员如确因工作需要，查阅检测报告或原始数据时，应办理文件借阅手续，经公司经理批准后，方可在指定的地点与实践进行。

四、检测报告的存档

1、检测报告签发后，车辆检测报告的电子记录必须妥善保存在电脑或其它存储介质里，存档期至少为两年。

2、质量监督员应定期对检测报告的规范化进行监督检查，对不符合要求的情况记入《不符合检测工作记录表》中，要求及时更正。

3、档案管理员应保证检测报告电子记录安全贮存在配备防盗、防火、防潮设施的环境，防止检测报告电子记录不正常损失和丢失。

4、检测报告电子记录应分类存放在档案柜中。

档案柜应有明显标识，以便检索和查询。

归档检测报告电子记录若发生损坏、丢失现象，应立即报告质量负责人，追查原因，并及时予以处理。

五、销毁

1、超期的技术文件及作废的文件，由质量负责人登记造册，报经理批准后统一销毁。

2、对要求销毁的作废文件，技术部填写《文件销毁记录》，报质量负责人批准后销毁。

六、保密制度

1、需保密文件的管理必须严格遵守慎重、准确、安全、保密的原则。

2、所有涉及公司的文件资料、检测数据、原始记录、检验报告都应保密，未经批准不得复制或扩散。

3、不允许以电话或传真电子邮件等方式泄漏公司资料、检验数据。

如泄密要追查责任人，严肃处理

4、参加涉外活动不得携带各项保密资料，因工作确需携带的应当自经理批准，并采取严格的安全保密措施。

5、对有保密要求的文件和资料实行专柜保存。

6、如发生泄密事件，要及时报告公司相关领导，以便迅速采取措施，认真追查处理。

第二篇：

技术文件和资料档案的修改，保存，销毁及保密制度技术文件和资料档案的修改，保存，销毁及保密制度

为了保证档案管理工作满足本公司质量体系的要求，充分发挥档案的客观证据和追溯性的作用，特制定本制度。

一，资料档案的管理

资料档案由本公司档案管理员统一管理。

各部门收集其职责范围内的档案资料，每月底送交档案管理员统一整理归档。

二，资料档案的保管

1、资料室应配备防盗、防火、防潮设施。

2、档案管理员应维护适当的贮存环境，保证记录的安全贮存，防止档案资料不正常

的损坏和丢失，对损坏或变质的档案资料应及时修补和复印。

3、档案不得随意捆放，应将档案分类建立目录后存放在档案柜中。

档案柜应有明显

标识，以便检索和查询。

4、归档记录若发生涂改、损坏、丢失现象，应即时报告质量负责人追查原因，视情

节轻重，追究责任。

5、档案的保管期限有相应的程序文件、作业指导书规定。

未明确规定的一般保存期

为五年。

6、用于知识积累和延续历史的保留的任何已作废的文件，报质量负责人批准后，技

术部对其加盖“历史资料”进行标识，单独存放。

三、检测报告的更改

1、检测人员对检测报告的检测数据与结果负技术责任，任何一级主管或领导在审查时都无权更改：

即使发现内容错误，也应由检测人员负责更改后重新履行逐级检查手续：

对不符合要求的检测报告，坚决退回改正后重新打印。

2、当发现发出检测报告单有错误时，应及时发出《检测报告更改或重新检测通知单》，通知对方重检或重新出具经修改的报告单，并收回原报告单，作废处理。

3、送检单位对检测报告单提出异议时，原则上由原出具报告的人员履行校核与检查，由技术负责人处理和审核，主要核对数据是否准确、设备是否失准、测试方法是否正确、采用的标准是否合适等，然后确定报告是否有效，或重新检测进行验证，并将就处理结果通知送检单位：

若遇重大问题，则由经理主持审理工作。

4、检测原始数据一般不允许接受检查单位或其他单位任意查对，有关人员如确因工作需要，查阅检测报告或原始数据时，应办理文件借阅手续，经公司经理批准后，方可在指定的地点与实践进行。

四、检测报告的存档

1、检测报告签发后，车辆检测报告的电子记录必须妥善保存在电脑或其它存储介质里，存档期至少为两年。

2、质量监督员应定期对检测报告的规范化进行监督检查，对不符合要求的情况记入《不符合检测工作记录表》中，要求及时更正。

3、档案管理员应保证检测报告电子记录安全贮存在配备防盗、防火、防潮设施的环境，防止检测报告电子记录不正常损失和丢失。

4、检测报告电子记录应分类存放在档案柜中。

档案柜应有明显标识，以便检索和查询。

归档检测报告电子记录若发生损坏、丢失现象，应立即报告质量负责人，追查原因，并及时予以处理。

五、销毁

1、超期的技术文件及作废的文件，由质量负责人登记造册，报经理批准后统一销毁。

2、对要求销毁的作废文件，技术部填写《文件销毁记录》，报质量负责人批准后销毁。

六、保密制度

1、需保密文件的管理必须严格遵守慎重、准确、安全、保密的原则。

2、所有涉及公司的文件资料、检测数据、原始记录、检验报告都应保密，未经批准不得复制或扩散。

3、不允许以电话或传真电子邮件等方式泄漏公司资料、检验数据。

如泄密要追查责任人，严肃处理

4、参加涉外活动不得携带各项保密资料，因工作确需携带的应当自经理批准，并采取严格的安全保密措施。

5、对有保密要求的文件和资料实行专柜保存。

6、如发生泄密事件，要及时报告公司相关领导，以便迅速采取措施，认真追查处理。

第三篇：

安检机构管理制度_技术文件和资料档案的修改、保存、销毁及保密制度技术文件和资料档案的修改、保存、销毁及保密制度

为了保证档案管理工作满足本公司质量体系的要求，充分发挥档案的客观证据和追溯性的作用，特制定本制度。

一、资料档案的管理

资料档案由本公司档案管理员统一管理。

各部门收集其职责范围内的档案资料，每月底送交档案管理员统一整理归档。

二、资料档案的保管

1、资料室应配备防盗、防火、防潮设施。

2、档案管理员应维护适当的贮存环境，保证记录的安全贮存，防止档案资料不正常的损坏和丢失，对损坏或变质的档案资料应及时修补和复印。

3、档案不得随意捆放，应将档案分类建立目录后存放在档案柜中。

档案柜应有明显标识，以便检索和查询。

4、归档记录若发生涂改、损坏、丢失现象，应及时报告质量负责人追查原因，视情节轻重，追究责任。

5、档案的保管期限由相应的程序文件、作业指导书规定。

未明确规定的一般保存期为五年。

6、用于知识累积和延续历史的保留的任何已作废的文件，报质量负责人批准后，技术部对其加盖“历史资料”进行标识，单独存放。

三、检测报告的更改

1、检测人员对检测报告的检测数据与结果负技术责任，任何一级主管或领导在审查时都无钱更改；即使发现内容错误，也应由检测人员

负责更改后重新履行逐级检查手续；对不符合要求的检测报告，坚决退回改正后重新打印。

2、当发现发出检测报告单有错误时，应及时发出《检测报告更改或重新检测通知单》，通知对方重检或重新出具经修改的报告单，并收回原报告单，作废处理。

3、送检单位对检测报告单提出异议时，原则上由原出具报告的人员履行校核与检查，由技术负责人处理和审核，主要核对数据是否准确、设备是否失准、测试方法是否正确、采用的标准是否合适等，然后确定报告是否有效，或重新检测进行验证，并将就处理结果通知送检单位；若遇重大问题，则由经理主持审理工作。

4、检测原始数据一般不允许接受检查单位或其它单位任意查对，有关人员如确因工作需要，查阅检测报告或原始数据时，应办理文件借阅手续，经公司经理批准后，方可在指定的地点与实践进行。

四、检测报告的存档

1、检测报告签发后，车辆检测报告的电子记录必须妥善保存在电脑或其它存储介质里，存档期至少为两年。

2、质量监督员应定期对检测报告的规范化进行监督检查，对不符合要求的情况记入《不符合检测工作记录表》中，要求及时更正。

3、档案管理员应保证检测报告电子记录安全贮存在配备防盗、防火、防潮设施的环境，防止检测报告电子记录不正常损失和丢失。

4、检测报告电子记录应分类存放在档案柜中。

档案柜应有明显标识，以便检索和查询。

归档检测报告电子记录若发生损坏、丢失现象，应立即报告质量负责人，追查原因，并及时予以处理。

五、销毁

1、超期的技术文件及档案资料，由质量负责人登记造册，报经理批准后统一销毁。

2、对要求销毁的作废文件，技术部填写《文件销毁记录》，报质量负责人批准后销毁。

六、保密制度

1、需保密文件的管理必须严格遵守慎重、准确、安全、保密的原则。

2、所有涉及公司的文件资料、检测数据、原始记录、检验报告都应保密，未经批准不得复制或扩散。

3、不允许以电话或传真电子邮件等方式泄露公司的资料、检验数据。

如泄密要追查责任人，严肃处理。

4、参加涉外活动不得携带各项保密资料，因工作确需携带的应当由经理批准，并采取严格的安全保密措施。

5、对有保密要求的文件和资料实行专柜保存。

6、如发生泄密事件，要及时报告公司相关领导，以便迅速采取措施，认真追查处理。

瓜州县宏达机动车安全技术检测有限公司

瓜州县宏达机动车安全技术检测有限公司

技术文件和资料档案的修改、保存、销毁及保密制度

第四篇：

xx资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度盘县鸡场坪乡云脚煤矿

资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及

销毁制度

盘县鸡场坪乡云脚煤矿

xx年

资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度本单位实行档案集中统一管理的原则，按档案法的有关规定，由各部门科室收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。

由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。

任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。

资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁必须遵循以下规定。

一、归档凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。

1、归档时间。

各部门要按时收集、整理各类文件材料。

各业务科室在工作中形成的具有保存、利用价值的文字材料和声像资料，由兼职档案员收集好，统一归档。

文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全，整理归档完毕。

科研档案实行由项目主持人负责立卷提供资料，由相关科室业务人员归档的责任制。

设备档案、声像档案和实物档案随时归档。

2、归档要求。

档案工作人员要认真做好档案的收集、整理、分类、鉴定工作，做到文件材料齐全、完整，并注意字迹材料是否符合归档要求。

卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。

一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须是原件。

同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。

归档的照片要附简要说明，录像带要附内容提要。

3、归档份数。

本单位发文一般归档两份，其中一份归入相应门类档案，另一份编制“本单位发文汇编”。

基建档案本单位必须保存一套原件。

4、归档手续。

各部门整理归档后按规定移交档案中心，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。

二、保管

1、资料档案质量符合完整、准确、系统的要求，分类编号保管；

2、资料档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

4、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

6、做好档案室温湿度的监控与登记工作。

7、每半年对档案室进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

三、借阅

1、严格按玉华煤矿资料档案借阅有关管理规定执行。

2、查阅资料档案，必须严格履行登记手续，由借阅人写书面申请并经分管领导批准方可准予借阅。

3、申请单上必须写明借阅目的、借阅时间及借阅人，同时有分管领导的同意签字。

4、所借阅资料档案必须由借阅签字人负责保管，不得随意借与他人，文档在使用时需爱护，不得有破损、缺页。

5、资料档案使用完毕应及时归还，统一交回档案室，由档案室核销该员工借阅记录，如未能完整回收者，将按矿有关制度予以处罚。

四、保密

1、资料管理工作人员和借阅人不得以任何理由和方式对外泄露资料档案中的机密，对造成泄密事故者，应追究其责任。

2、未经领导批准，不得擅自复印档案。

3、认真执行《保密法》，严格遵守《保密守则》的规定，做好档案保密工作。

五、登记申请人借阅资料必须在资料本上登记，注明借阅、归还时间及借阅人。

同时，档案管理员必须借阅情况做好记录。

六、销毁

1、资料的鉴定销毁工作，必须由档案鉴定小组负责。

档案鉴定小组要严格按照有关规定，对期满资料档案，认真进行鉴定。

2、销毁档案，必须编制清册，并经档案鉴定小组负责人审查批准。

3、销毁档案时，必须派专人（两人以上）监督，并在销毁清册上签字。

七、资料管理员岗位责任制

1、监督指导本机关各部门有关资料档案业务工作，贯彻执行有关档案工作的方针、政策，制定本机关档案工作计划和各项规章制度。

2、管理好档案，定期或不定期检查档案保管情况，作好记录。

3、熟悉档案业务，工作认真负责，积极热情地为本机关领导和各部门服务。

4、严格遵守保密制度，不得泄密。

5、认真履行工作职责，严格执行资料档案管理工作制度，确保资料档案安全。

如因工作失误造成损失，视其情节论处。

第五篇：

档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

本单位实行档案集中统一管理的原则，按档案法的有关规定，由各部门收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。

由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。

任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。

资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁必须遵循以下规定。

一、归档

凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。

1、归档时间。

各部门要按时收集、整理各类文件材料。

各业务部门在工作中形成的具有保存、利用价值的文字材料和声像资料，由兼职档案员收集好，统一归档。

文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全，整理归档完毕。

档案实行由项目主持人负责立卷提供资料，由相关业务人员归档的责任制。

设备档案、声像档案和实物档案随时归档。

2、归档要求。

档案工作人员要认真做好档案的收集、整理、分类、鉴定工作，做到文件材料齐全、完整，并注意字迹材料是否符合归档要求。

卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。

一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须是原件。

同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。

归档的照片要附简要说明，录像带要附内容提要。

3、归档份数。

本单位一般归档两份，且必须保存一套档案原件。

4、归档手续。

各部门整理归档后按规定移交档案中心，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。

二、保管

1、资料档案质量符合完整、准确、系统的要求，分类编号保管；

2、资料档案按档号排放，档案柜编顺序号，张贴相关档案资料管理规章和制度。

3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

4、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

6、做好档案室温湿度的监控与登记工作。

7、每半年对档案室进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

三、借阅

1、严格按成都辰坚市场信息咨询有限公司资料档案借阅有关管理规定执行。

2、查阅资料档案，必须严格履行登记手续，由借阅人写书面申请并经分管领导批准方可准予借阅。

3、申请单上必须写明借阅目的、借阅时间及借阅人，同时有分管领导的同意签字。

4、所借阅资料档案必须由借阅签字人负责保管，不得随意借与他人，文档在使用时需爱护，不得有破损、缺页。

5、资料档案使用完毕应及时归还，统一交回档案室，由档案室核销该员工借阅记录，如未能完整回收者，将按公司有关制度予以处罚。

四、保密

1、资料管理工作人员和借阅人不得以任何理由和方式对外泄露资料档案中的机密，对造成泄密事故者，应追究其责任。

2、未经领导批准，不得擅自复印档案。

3、认真执行《保密法》，严格遵守《保密守则》的规定，做好档案保密工作。

五、登记

申请人借阅资料必须在资料本上登记，注明借阅、归还时间及借阅人。

同时，档案管理员必须借阅情况做好记录。

六、销毁

1、资料的鉴定销毁工作，必须由档案鉴定小组负责。

档案鉴定小组要严格按照有关规定，对期满资料档案，认真进行鉴定。

2、销毁档案，必须编制清册，并经档案鉴定小组负责人审查批准。

3、销毁档案时，必须派专人（两人以上）监督，并在销毁清册上签字。

七、资料管理员岗位责任制

1、监督指导本机关各部门有关资料档案业务工作，贯彻执行有关档案工作的方针、政策，制定本机关档案工作计划和各项规章制度。

2、管理好档案，定期或不定期检查档案保管情况，作好记录。

3、熟悉档案业务，工作认真负责，积极热情地为本机关领导和各部门服务。

4、严格遵守保密制度，不得泄密。

5、认真履行工作职责，严格执行资料档案管理工作制度，确保资料档案安全。

如因工作失误造成损失，视其情节论处。

内容仅供参考