行政机关公文的常见错误.docx

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行政机关公文的常见错误

行政机关公文的常见错误

（一）文件内容方面存在的问题

按照《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号，以下简称《办法》）发文办理规定，草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定。

但有些文件内容与政策规定不符。

（二）行文关系方面存在的问题

1．报送渠道不规范

按照《办法》关于各种公文适用范围的规定，上行公文（请示、报告）应当主送上级机关，而不是上级机关的内设机构。

如果办理上级机关内设机构可以自行处置的事项，可以直接向有关内设机构行文，但应当使用函。

有些报告、请示的主送单位打印上级机关的办公厅或其他内设机构，或以本机关办公室的名义向上级机关的办公厅请示、报告单位的工作。

2.“请示”主送上级机关并领导个人

按照《办法》的规定，“请示”一般只写一个主送机关。

除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、和“报告”。

但有些单位将“请示”主送上级机关并署领导个人。

3.在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构

按照公文处理工作有关规定，公文发送给一个单位后，都由收文单位的办公厅（室）负责分发给本单位的相关领导人和业务主管部门，发文单位不应再多头抄送给收文单位的领导人或内设机构。

但有些单位在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构。

（三）行文规则方面存在的问题

1.“报告”在行文规则方面存在的问题

按照公文处理工作有关规定，向上级机关报告事项，应用上行文格式；须有主送单位，注明签发人姓名；报告不得夹带请示事项；下行文不应署签发人姓名，不能用上行文格式。

但有些单位用下行文格式印制报告；报告无主送单位，无签发人；在报告中夹带请示事项，结尾出现“请阅示”字样，混淆了与“请示”的用语规范；有些下行文使用上行文格式。

2.“请示”在行文规则方面存在的问题

按照公文处理有关规定，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话；公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行；文件结尾应当使用“请批示”等规范的请示用语。

但有些单位用下行文格式印制请示；有些没有以附注注明联系人姓名及电话；有些虽然标注了联系人和联系方式，但附注位置不规范；有些文件结尾没有使用“请批示”等规范的请示用语；还有在请示中“以上请示，如无不妥，请求批准”一句为结束语后，又接着写了一段文字也是不对的。

（四）公文要素方面存在的问题

1．公文份数序号

按照保密要求，机密级以上秘密公文应在每份文件上标明份数序号。

如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

具体执行中出现报告是机密等级，却未标明份数序号的情况。

2.发文字号

发文字号中的年度括号应使用“〔〕”，序号不编虚位，不加“第”字。

但有些文件中发文字号中的年度括号却使用“（）”或“[]”、还有编虚位、发文字号错误现象。

3.签发人

国家标准规定：

上报的公文标识的“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。

有些文件中“签发人”未用3号仿宋体字；有的将“签发人”标识为“签发”；有的未用3号楷体字标识签发人姓名。

4.公文标题

《办法》规定，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

行政公文标题中的文种部分，必须与国家规定的13个法定文种一致。

有的单位以“报告”文种报送业务或其他事项时，往往在标题中的文种部分出现《……的业务调查报告》、《……的专项报告》、《……的专项分析报告》等提法，形成文种不规范现象。

应当统一表述为《……**调查的报告》、《……（某专门事项）的报告》。

还有的文件标题末尾将“请示”写作“申请”，将“通知”写作“方案”，将“报告”写作“汇报”。

有些文件公文标题中滥用标点符号。

5.主送机关

《办法》规定，主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

但有些单位将主送单位“上级机关”写为“国家上级机关”；有些简报、信息在正文前打印了主送单位，不符合简报的行文格式。

6.公文正文

《办法》规定，正文结构层次序数，第一层为“一、”,第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”，文章各部分同等层次段落的标题体例应当统一；公文中多次出现某单位的名称时，应当首先引用其全称，同时标注其规范简称，然后均使用规范简称。

有些文件段落序号不连贯、缺序号、序号不符合“一、”、“

（一）”、“1.”、“

（1）”的层次规范，尤其是第三层序号数字后面常常用“、”，而没有用“．”；同一文件内层次序号用法不统一；页之间文字不衔接、出现断行、缺页；正文内对同一审计对象先后使用了多种不同称谓。

7.附件

国家标准规定：

公文如有附件，正文后应标识“附件”；附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号；附件应与公文正文一起装订，页码连续编排；附件的序号和名称前后标识应一致；公文附件如果是表格，仍标识为“附件”，而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。

有些文件带附件，但没有在正文结尾处作附件说明；有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致；有些文件附件称谓比较混乱，有的写作“附”，有的写作“附表”；附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用。

有些附件与正文印在同一页，不符合附件与正文分页印制的规范；有些附件没有与正文统一编排页码；有些表格排版装订时朝向不规范；有些文件仅在左上角订一钉；有些文件附件与正文脱离且正文无附件说明。

8.成文时间

成文日期应当用汉字将年、月、日标全。

误将“○”写为“零”英文“O”或数字“0”。

9.印章

《办法》规定，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

在实际运用中，出现联合上报的公文，发文机关都加盖了印章。

按照公文排版规定，印章须与正文安排在同一页内，印章所在页不得出现“此页无正文”字样；印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔。

如果印章与正文在同一页安排不下时，应当增加或减少正文最后一两页的字间距、行间距，以使印章与正文同页，即在此种情况下正文最后一两页可不受每页22行、每行28个字的排版规范限制。

9.版记应当位于文件封底，最后一个要素应当置于版面最后一行。

有的文件没有版记，有的版记没有位于封底。

（五）排版规格与印制装订方面存在的问题

1.排版规格

国家标准规定，公文纸张规格为A4型纸，一份公文纸张规格应当保持一致（有些表格例外）。

正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

但有些单位的文件A4型与16开纸张混用，文件封面与正文纸张规格不同；排版有的每面为20行或21行、每行有的26个或29个汉字。

还有的行距过大或过小。

2.印刷、装订

国家标准规定，公文双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。

页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

空白页和空白页以后的页不标识页码。

一份文件应统一顺次编排页码。

有些单位的公文为单面印刷，有的还在左上角装订；有的公文页码标识的位置不对，有的没有一字线或一字线字号不规范；有些公文空白页和空白页以后的页标识了页码；转发几份文件的通知，全文未统一顺次编排页码，而是被转发的几份文件页码自成体系。

3.标题字号

国家标准规定：

公文标题用2号小标宋体字，置于红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

公文一级小标题字型使用长城小标宋体或黑体。

有些单位的公文标题使用仿宋体或黑体；字号使用小二号或者三号；字体被加粗；与红色反线之间未空出两个行距。

公文一级小标题字型没有使用长城小标宋体或黑体，而是与正文其他部分一样使用仿宋体或仿宋体加粗。

（六）数字及标点符号方面存在的问题

1.数字。

《办法》规定，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

但使用过程中有应使用阿拉伯数字却用汉字、数字写法不规范等现象存在。

数字精确到某一单位的个位数时，其小数点后数字的省略表述“余”字应置于单位词之后。

另外，同一份文件里对同事项的阿拉伯数字保留小数位应统一。

数字、年份不能回行。

2.标点符号。

国家标准中关于标点符号用法和出版物上数字用法规定：

句子内部并列词语之间用顿号；两个数字并列连用表示概数，数字之间不得用顿号。

有些文件在对有关部委所属二、三级单位进行审计的表述中，将其写作“二三级单位”，“二三”之间缺少顿号，使得两个预算级次与概数的概念相混淆；“二、三十个”，属于相邻的两个数字并列连用表示概数，中间不应用顿号隔开。

如使用书名号，其内应写全称。

例如：

《会计法》，如用书名号就写全称《中华人民共和国会计法》，如用“会计法”，则不应加书名号。

波折号长度应为两个汉字宽度，但是有的文件里只有一个汉字的宽度，容易与“一”字混淆。

（七）文字方面存在的问题

文字方面存在用词重复、概念交叉、词语不搭配现象；有些单位行文用语口头化，导致概念不准确或不规范现象在公文中出现；有些出现错字、别字、用词不当现象。

公文处理办法

来源:

市林业局发布日期：

2008-04-21

为了进一步做好我局公文处理工作，提高办公质量和效率，促进公文处理工作制度化、规范化、科学化，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》和《绍兴市人民政府关于贯彻执行<国家行政机关公文处理办法>的意见》规定，制定本办法。

　　一、行文规则

（一）我局机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

（二）行文应当确有必要，注意效用。

　　（三）行文关系根据隶属关系和职权范围确定部门，一般不得越级请示和报告；可以依据本部门职权向上一级机关、同级部门和下一级政府的业务部门行文；除以函的形式商洽工作和询问或答复问题外，一般不得向下一级政府正式行文；我局与同级部门，下一级政府可以联合行文，与相应的党组织和军队机关可以联合行文，与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文。

　　局内设机构除办公室外一般不得对外正式行文。

（市森林公安处可在森林公安系统内按规定行文）

　　（四）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以局名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”；如果交办，应随文附上上级机关负责人原批示复印件。

　　二、公文种类

　　（五）我局机关的公文种类主要有：

　　1、命令（令）。

　　适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

　　2、决定。

　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　3、通知。

　　适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

　　4、通告。

　　适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　5、通报。

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　6、报告。

　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

报告不得夹带请示事项。

　　7、请示。

　　适用于向上级机关请求批示、批准。

“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下属机关。

　　8、批复。

　　适用于答复下级机关的请示事项。

　　9、意见。

　　适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　10、函。

　　适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　11、会议纪要。

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　（六）公文格式。

　　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标记、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

　　1、发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前；发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

　　2、上行文应当注明签发人、会签人姓名。

其中，“请示”、“报告”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　3、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　4、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

　　5、公文应当标注主题词。

上行文按照上级机关的要求标注主题词。

　　6、报送机关按照党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院的顺序排出。

　　（七）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

　　三、公文处理

　　（八）公文处理指公文的发文办理、收文办理、公文归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　（九）发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

　　1、拟制公文，对涉及其他处、室职权范围内的事项，主办处、室应当主动与有关处、室协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办处、室可以报请局领导协调或裁定。

　　2、公文送局领导签发前，应当由办公室进行审核。

审核的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。

　　3、以局名义制发的上行文，应由主要负责人签发。

如遇主要负责人外出等特殊原因，可由主持工作的负责人签发，但必须以书面形式说明情况，随文上报；以局名义制发的下行文或平行文，可由局分管领导签发。

以局办公室名义制发的文件，经局有关领导同意后由办公室主要负责人签发。

　　（十）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　1、收到公文后由局办公室提出拟办意见，局领导批示后办理。

　　2、承办的处、室、站收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

　　3、送处、室、站办理的公文，局办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办。

　　（十一）公文归档。

　　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

　　个人不得保存应当归档的公文。

　　1、归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保密和利用。

　　2、归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

　　（十二）公文管理。

　　公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　　1、上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经办公室负责人批准，可以翻印。

　　2、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

　　3、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

　　4、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　四、国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中已有规定，本实施细则未复述的，均按《国家行政机关公文处理办法》执行。

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