人事作业指导书.docx
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人事作业指导书
一、行政人事部职责
行政人事部是制订与宣传公司人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效考核、薪酬福利、员工关系等相关制度，发挥员工与领导之间的桥梁和纽带作用，辅助领导决策，在公司领导的直接领导和监督下开展工作的综合管理部门。
其主要职责如下：
1.根据国家有关劳动政策法规和企业实际运营情况，科学制订、修改公司人力资源管理制度、奖惩条例、绩效考核方案、薪酬、福利待遇等相关制度，并报公司领导审批；
2.负责保障公司人力资源的需求，开展招聘工作，办理员工的招募、选拔、录用、配置、考核、转正、合同签定、续约、离职（辞职、辞退）等相关人事手续；
3.负责考核公司员工的任职情况，并在此基础上提出任免、奖罚建议，供公司领导在决策时参考；
4.组织公司员工开展月度、季度、年度绩效考核工作；
5.组织公司员工开展各类新入职培训、在岗培训，并配合各服务中心的相关培训工作；
6.负责公司管理层员工职业生涯规划的设计及实施；
7.负责开展公司员工满意度调查工作，并在此基础上向公司提出改进建议；
8.负责公司员工的社会保险、物业资质及其他证件的手续办理和审查工作；
9.负责管理公司员工档案，并予以及时更新；
10.负责检查、监督公司员工的工作纪律；
11.负责检查、指导各部门执行人力资源制度的情况，以促进人力资源的开发；
12.负责办公物品的采购及仓库管理工作。
13.完成公司领导交办的其它工作。
二、行政人事部经理岗位职责
1.在总经理的领导下，负责组织、协调、安排公司行政人事部的各项工作；
2.编制及按需要修订行政、人事规章制度；
3.对每月员工考勤情况及工资、补贴的发放进行审核；
4.负责对公司所有员工岗位职责执行情况进行检查；
5.负责各部门人员的年终考查，建立人事资料档案制度，负责安排物业管理公司各类对内文件的收发、起草、印发、存档等工作；
6.负责公司及本部门工作的计划安排及检查总结；
7.协助总经理做好对外联络工作；
8.对入职员工进行初步培训，并根据培训考核结果建议部门录用，对员工的培训大纲进行编写审核；
9.负责公司质量管理体系运行、改进维护工作，确保各部门、岗位工作进行有序；
10.负责公司各物业项目年终考核评比工作。
三、行政人事部行政人事岗位职责
1.负责人事行政管理，负责员工招聘、录用、合同签订、社保缴纳、调资、离职、培训、考核、考勤工作；
2.处理公司日常行政事务，接待、处理来信来访，负责部门各类文件、资料、档案的管理；
3.处理员工关系，组织员工活动。
与员工多沟通，发现存在的问题、分析原因，找出解决的办法，并合理地改进公司的相关制度；
4.协助总经理召开公司级会议，并做好相关记录；
5.保证办公工作环境达到标准要求，对各部门、岗位办公环境的监督检查；
6.负责对公司企业文化的宣传、教育。
7.处理公司的公关事务,接待客户,负责公司对外的联谊联络工作,策划公司的对外宣传、广告等大型活动；
8.负责办公物品的采购及仓库管理工作。
9.完成领导安排的其他工作。
四、招聘管理
1招聘
1.10目的：
为满足本公司持续、快速发展的需要，优化人员结构、选拔优秀人才，使招聘工作规范化、制度化，特制定本管理办法来明晰员工的招聘与录用。
1.11招聘来源：
应届毕业生、社会人员招聘、定点组织选送等。
1.12招聘途径：
网络招聘、中介机构推荐、现场招聘会、刊登报纸广告、内部员工推荐、校园招聘、猎头推荐等。
1.13招聘原则：
本公司聘用员工以学识、品德、能力、经验、体格适合于职位或工作者为原则，但遇特殊需要时不在此限。
1.14招聘流程
需求计划
计划确认
行政人事部招聘
行政人事部初试
用人部门复试
审批人复试审批
体检合格
通知上岗
1.15招聘计划
各部门在每月月末，根据部门员工流动情况，制订下月的人才招聘计划，在HER中填写《招聘需求单》，总经理批准后由行政人事部负责招聘。
1.16招聘周期
1.17高层管理岗位委托置业行政人事部招聘，普通管理岗位招聘期限为2个月，操作岗位招聘期限为15天。
1.18招聘标准
1.18.1管理人员：
年龄：
男性不超过45周岁，女性不超过40周岁，高级职称人员可适当放宽；聘用离退休人员，须经公司总经理审批同意；
学历要求：
大专及以上学历，有相关专业技术职称；
专业水平：
与岗位相关的专业；
工作能力：
能熟练处理本岗位的各项工作；
身体状况：
身体健康，持区级以上医院开具的健康证或体检表，无肝炎、肺结核、心脏病、高血压、糖尿病等疾病；男性身高不宜低于165cm，女性不低于155cm；
工作态度：
服从领导、听从分配、积极主动、认真负责。
1.18.2工程维修工：
年龄：
20—40周岁，身体健康；
学历要求：
高中、中专及以上学历；
专业要求：
特种维修工（电工、电梯工）须持真实、有效《特种作业操作证》，普通维修工（水工、泥工、空调工）须通过公司安排的各类专业知识考核；
工作经验：
两年以上本专业工作经验；
身体状况：
持区级以上医院开具的健康证或体检表。
1.18.3秩序维护员：
年龄：
18—35周岁；
学历：
具初中（同等学历）以上文化程度；
专业要求：
退伍军人、有相关工作经验者优先，机警敏捷，有较强的观察、记忆、分析和辨别能力，有强烈的上进心、职业责任感，对安全工作有较强的适应能力；品行良好，无犯罪记录；通过公司安排的入职考试。
身体状况：
身体健康，持区级以上医院开具的健康证或体检表；五官端正，男性身高173cm以上，女性身高165cm以上。
1.18.4清洁绿化工：
年龄：
20—45周岁；
学历：
具初中（同等学历）以上文化程度；
身体状况：
身体健康，五官端正，男性身高160cm以上、女性身高150cm以上；
要求：
讲文明，懂礼貌，积极肯干，吃苦耐劳，服从分配，遵守制度，工作认真负责。
1.19招聘的组织与实施：
1.19.1内部招聘：
参加内聘的员工必须在公司、各子公司内连续工作半年以上（普通一线调动普通一线不需要）；内聘之前需经原公司部门领导同意，并在EHR中填写《内聘报名表》，经考评后予录用，并办理调动手续。
1.19.2社会招聘
1.19.2.1应聘人员携带个人履历及各种证件原件、复印件到公司填写《应聘信息登记表》或将其个人信息通过网络发送至公司指定接受简历的电子邮箱，经专职人员汇总筛选后，确定初试人选。
其他人员资料可留存人才库备存。
《应聘信息登记表》及应聘人员的相关资料由行政人事部存档，予以保密；
1.19.2.2面试主持人员须根据应聘人员的仪表、专业水平及综合能力，在《应聘信息登记表》的“意见”栏填写评语并签字；
1.19.2.3用人部门会同行政人事部对面试结果进行综合分析与评价，以择优录用人员；
初试
专业复试
录用复试
备注
操作层岗位
行政人事部负责人
书面考试/专业测试
用人部门负责人
普通后勤岗位
行政人事部负责人
用人部门负责人
总经理
1.19.2.4行政人事部提前2-5天通知录用人员到岗，并做好准备为新员工办理入职手续。
1.20招聘流程
1.21有下列情形之一者，不得聘用：
被剥夺政治权利尚未恢复者；
被判有期徒刑被通缉，尚未结案者；
吸食毒品者；
拖欠公款并记录在案者；
品行恶劣，曾被开除者；
体格检查经本公司认定不适合者。
2入职
2.1应聘者得到《录取通知书》后，应在通知书所规定时间到公司入职报到，并携带如下资料：
录取通知书；
近期彩色一寸免冠照片四张；
居民身份证原件及复印件；
非宁波户口应聘者须提供暂住证原件及复印件；
最高学历证书、学位证书原件及复印件；
各类资历、资格证书（或上岗证）的原件及复印件；
各种相关荣誉证书原件及复印件；
上家单位解除劳动关系证明原件；
指定医疗机构出具的有效体检报告或健康证；
秩序维护员工户籍所在地派出所开具《无犯罪记录证明》或《政审表》。
员工须承诺所填报的资料均真实有效，如有虚报，由个人承担一切后果。
2.2入职手续
2.2.1新员工签订廉政承诺书和安全承诺书，阅读《员工手册》，了解公司文化、纪律制度、工作要求、薪酬情况等方面的内容，确认无误后签名确认。
2.2.2行政人事部在EHR上建立员工档案及办理人事关系，发放工作证，办理考勤卡。
2.2.3新员工在出纳处暂交200元服装保证金，在行政人事部领取工作服，于15天后凭收据在出纳处退回200元保证金。
行政人事部统一安排员工住宿。
2.2.4新员工接受用人部门的工作试用安排。
2.3E-HR员工信息登记：
员工入职一周内，在行政人事管理员的指导下，必须将个人基本信息、家庭情况、教育情况、培训情况、紧急联系人、工作经历等信息登记至公司E-HR系统（人力资源管理系统）。
2.4入职跟踪
对特殊岗位、职务人员，行政人事部在员工入职一个月内必须组织家访、政审，具体规定如下表：
序号
人员分类
项目
家访
政审
1
财务类人员
√
2
审计类人员
√
3
资金计划类人员
√
4
采购类人员
√
5
仓库保管类人员
√
6
档案、资料管理类人员
√
7
公章管理员
√
8
总裁、副总裁、总经理级秘书
√
√
9
保安类人员
√
2.4.1家访
①家访人员必须对家访对象进行实事求是调查，如实填写《家访记录表》；
②家访对象所提供的证件复印件必须当场验证原件；
③家访对象在宁波大市范围以外的，以工作便笺形式委托当地营销中心进行家访；
④家访人员必须对家访结论签名承诺；
⑤免家访审批流程：
用人部门提案，由总经理审批，审批流程下发行政人事部备案，并放入员工二级档案袋备查；
⑥五职等以上或入司两年以上员工免于家访。
2.4.2政审
员工填写《政审表》，由户籍所在地村委或居委意见、原单位或镇（乡）政府意见、派出所意见，并交行政人事部核准备案。
秩序维护岗位员工必须进行政审，被录用的员工提供户籍所在地派出所开具的《无犯罪纪律证明》或《政审表》后方可入职。
五、档案管理
1.档案分类：
档案分为一级档案和二级档案；一级档案指员工从学校或原单位调入的原始档案，公司委托鄞州人才交流中心代为管理；二级档案指员工入司及工作过程中新建立的公司内部档案，以下简称档案（除特殊注明外）。
2.一级档案管理：
2.1.定义：
指员工从学校或原单位调入的原始档案，公司委托鄞州人才交流中心代为管理。
2.2.一级档案/户籍迁入：
2.2.1.应届毕业生转档（落户）流程：
说明：
应届毕业生毕业后，在“报到证”规定报到日期内，将“报到证”与“户口迁移证”一并交至行政人事部相关人员，由行政人事部相关人员携带“劳动合同”及以上二证向鄞州区人才交流中心统一办理入档手续，办理完入档手续后行政人事部将“落户证明”返回至员工本人，由员工本人自行前往姜山派出所办理落户。
2.2.2.原在职员工转档（落户）流程（专科以上学历）：
2.2.3.
说明：
由员工本人填写《专业及管理人员流动登记表》，然后递交至行政人事部，由行政人事部申请公司盖章后向鄞州区人才交流中心进行申报，申报同意后返回“调档函”给员工本人至原档案存放地办理档案迁出手续，办理完迁出手续后将《专业及管理人员流动登记表》返回至行政人事部，再由行政人事部携带“劳动合同”“毕业证书”“户籍证明或户口本”“鄞州区养老保险缴纳凭证”至鄞州人才交流中心办理入档接收及落户手续。
（注：
大专学历的人员申报户口需由原户籍所在地提供无婚姻登记记录证明）
2.3.一级档案/户籍迁出
2.3.1.一级档案迁出：
员工自行携带“解除劳动关系证明”“劳动合同”等前往鄞州人才交流中心办理；
2.3.2.户籍迁出：
员工离职时，行政人事部必须提醒其在半年内将户口从奥克斯集体户中迁出。
户籍迁出流程如下：
说明：
由员工本人至姜山派出所开具“户籍证明”后至将要迁往地派出所申请“迁移证”，办理完迁移证后回到置业行政人事部“盖章”（作为同意迁出证明）后，至姜山派出所办理迁出手续。
3.二级档案管理（简称档案管理）
3.1.档案建立
公司每位员工都有责任与义务确保自己的档案记录与现实相符，任何有关姓名、身份证号码、住址、学历、职称等方面的变更都应及时向行政人事部报备。
员工档案应包括：
劳动合同、身份证复印件、廉政承诺书（后勤员工）、应聘信息登记表、照片、学历证复印件（后勤员工）、学位证复印件（后勤员工）、体检报告（特殊岗位的健康证）以及职称、技能证书复印件、原单位劳动合同解除证明，包括但不限于在司期间各阶段性考评资料以及违纪行为过失的处罚等；特殊岗位、职务人员档案还应包括家访记录表、政审表、保密协议、竞业限制协议等。
员工入司三天内，行政人事部必须将员工档案存入专用档案袋，并放置在专用档案柜。
3.2.档案转接
3.2.1.员工进行公司间调动后，由调入公司人力资源部在员工办理调动手续后一周内向调出公司人力资源部取回调动人员的人事档案，调出公司人力资源部建立《档案移交签收单》，由双方经办人当场签字，以便查询。
3.2.2.员工离职后：
行政人事部将书面辞职报告与工作交接清单等资料一并放入档案后转入离职人员档案柜保存。
3.3.档案保管
3.3.1.档案由行政人事部指定专人进行管理，必须统一编号后使用专用档案柜进行上锁保存。
3.3.2.离职员工的档案须保存2年以上，关键岗位保存3年以上，并建立《离职员工档案登记表》，以便查询。
3.4.档案借阅
3.4.1.档案查阅：
必须经行政人事部主管领导审批同意，当场查阅，当场归还。
3.4.2.档案借用：
人事档案为保密文件，一般不得复制或外带。
如确因工作需要复制或外带，须事先登记在《档案资料借阅登记表》，并写明理由，报行政人事部主管领导批准后，方可借用。
3.5.档案检查
检查内容：
员工档案资料是否齐全，存放是否整齐，编号是否混乱，档案柜是否上锁；
检查时间：
每月行政人事部进行自查，每季度置业行政人事部进行不定期抽查。
六、合同管理
1.劳动合同管理
1.1.劳动合同类别：
本公司合同分为普通合同与年薪合同两种，年薪制人员签订年薪合同，非年薪制人员签订普通合同。
1.2.签订期限：
一般为三年以上，试用期为三至六个月。
公司出资培训、招（接）收的人员，已经按有关规定与公司签订了《培训协议》的，在与公司订立劳动合同时，合同期不得短于服务合同或协议尚未履行的期限。
1.3.合同签订：
企业实行全员劳动合同制，在平等自愿、协商一致的基础上双方签订书面劳动合同，确立劳动关系。
1.3.1.新签：
公司在聘用员工时，应要求被聘用者出示终止、解除劳动合同证明或与任何用人单位不存在劳动关系的其它凭证，经证实确与其他用人单位没有劳动关系后，于报到后15天内到行政人事部办理好劳动合同签订手续。
1.3.2.续签
1.3.2.1.劳动合同到期预警规定：
在员工合同将到期时，按照到期预警的时间规定，行政人事部相关人员应发送合同到期预警通知至员工上级，并跟进员工的续签情况。
劳动合同到期预警时间规定见下表：
职等/岗位类别
预警时间
方式
8职等及以上
到期前8个月
行政人事部OA发送预警单至直接上级
公司行政人事/财务系统负责人
到期前6个月
5、6、7职等
到期前6个月
4职等及以下
到期前45天
对于关键特殊岗位，行政人事部可根据具体情况确定合同提醒时间和提醒次数。
1.3.2.2.劳动合同期满前30天，行政人事部必须出具书面的《终止（续订）劳动合同意向通知书》给员工本人，根据意向通知书反馈意见，行政人事部办理续订或终止手续。
劳动合同续订时间见下表：
职等
续订时间
8职等及以上
到期3个月前
5、6、7职等
到期2个月前
4职等及以下
到期1个月前
1.3.3.变更：
员工跨公司调动工作时，原劳动合同必须按照调动时间开具《解除（终止）劳动合同证明书》，并及时与新调入公司签订劳动合同。
1.3.4.解除/终止：
员工离职时，必须在正式离职日期按离职的真实原因开具《解除（终止）劳动关系证明书》及《失业证明》，以解除/终止劳动关系。
2.聘用协议：
对退休返聘、特聘专家、顾问等人员，公司与其签订聘用协议。
3.保密协议/竞业限制协议
3.1.保密协议签订对象：
公司经营管理类、技术研发类、财务类、销售类及其他负有保密义务的人员（公司通常指4职等以上所有员工）；
3.2.竞业限制协议签订对象：
公司高级管理人员、高级技术人员等其他负有竞业限制义务的人员（公司通常指7职等以上综合管理类、4职等以上技术研发类人员）。
4.合同/协议签订审批流程：
行政人事部填写《合同签订审批表》，经审批人批准后盖章；年薪合同、聘用协议、补充协议等经法务部审核后，审批人批准后盖章。
七、试用转正管理
1试用期
所有员工的试用期为3个月，考核期为1—3个月，考核期间表现优异者，经公司总经理批准，可申请提前转正，但在职时间必须多于1个月；根据实际情况，试用期可适当延长至6个月，若6个月后仍不能胜任岗位，则立即解除劳动关系。
2转正
2.1转正流程
2.1.1
管理岗位员工
2.1.2操作岗位员工
2.2结果评定
2.2.1管理岗位员工得分=转正述职得分*100%；
2.2.2秩序维护部员工得分=理论考评得分×40％＋军事考评得分×30％+消防考评得分×30％；
2.2.3工程维修部员工得分=理论考评得分×50％+实际操作考核得分×50％；
2.2.4客户服务部员工得分=理论考评得分×50％+实际操作考核得分×50％。
2.2.5成绩合格后，逐级审核，总经理审批。
2.3考核等级及结果
得分
等级
结果
75分以上
合格
转正
60——74分
不甚合格
试用期延长
60分以下
不合格
立即解除劳动关系
2.4考核结果面谈
行政人事部在员工转正前5日将结果告知被考核员工，并与之进行考核结果面谈，其考核意见应得到员工认可并签字确认，若对考核结果有异议可在2日内向行政人事部申诉，考核结果确实与实际情况不符可申请重新考核。
2.5试用期满未申请转正或未参加述职（转正考试）的员工，自动延长试用期一个月，试用期最长可以延迟至六个月。
2.6转正薪资福利的发放
员工每月15日（含）前转正，从本月开始薪资福利按转正后的标准发放；15日以后转正，从次月开始薪资福利按转正后的标准发放。
（例：
2008年10月8日转正，10月开始发放转正后标准的薪资福利；2008年10月20日转正，11月开始发放转正后标准的薪资福利。
）
八、调动管理
1.公司间调动：
员工填写《内部竞聘报名表》，向欲调入人力资源部申请，经初试基本条件合格后，经调出调入部门负责人、调出调入人力资源部负责人、总经理审批同意后允许调动。
2.公司内调动：
员工向本公司行政人事部申请，经初试基本条件合格后，经调出调入部门负责人、总经理审批同意后允许调动。
3.部门内调动：
本人申请，部门负责人审批。
4.调动流转规定：
4.1.E-HR流转：
员工本人在E-HR系统人事调动流程中提交调动申请；
4.2.书面流转：
员工填写《调动申请单》，并由调入调出考勤、财务部（科）、人力资源部、信息管理部（科）等相关部门责任人会签确认后交调入行政人事部备案。
5.未批准的调动申请退回本人，由行政人事部进行面谈。
6.若员工职位调动时间为考勤月度中途，调整后的薪资从调动后次月起计；若职位调动时间为考勤月度首日，调整后的薪资从调动当月起计。
7.调动的员工收到《调动通知单》后须在规定时限内到调入部门报到，逾期报到者若不能提出正当理由，公司将对其作处罚或自动离职处理。
九、离职管理
1.员工辞职
1.1.离职申请：
试用期内，员工本人提出辞职，须至少提前三天向其部门主管领导提出书面辞职申请；转正后，员工本人提出辞职，须至少提前1个月向其部门主管领导提出书面辞职申请。
1.2.离职面谈：
部门领导收到员工的离职申请后，与辞职员工进行沟通，并第一时间告知行政人事部，行政人事部收到员工离职信息后，组织相关人员进行离职面谈。
并将面谈结果反馈给离职员工部门主管领导确认。
1.3.离职审批：
离职审批流程按公司权限手册审批。
1.4.批准人同意离职后，离职员工办好交接工作和移交手续，在EHR系统中提交“离职会审”流程或填写《员工离职会签单》。
1.5.离职会签部门主要包括：
信息管理部（个人ID和相关电脑资料注销）、考勤管理（出勤天数计算，考勤卡和上岗证上交）、物业管理（住宿退房及费用结算）、财务部（借款结算、工量具归还）、行政人事部（上交书面离职报告、工作交接清单、手机短号，终止社保关系，开具劳动关系解除、失业证明等）。
1.6.工资福利结算。
辞职员工结算工资，享受福利待遇的截止日为正式离职日期，发放方式为每月15日打入工资卡。
2.公司辞退
2.1.员工严重违反公司规章制度的，在证据确凿的情况下，公司可以辞退员工，并报行政人事部备案。
2.2.员工不能胜任本职工作的，经过考核、调岗、培训还是不合格的，部门可提前一个月提出辞退申请，经行政人事部审核，审批人（与员工辞职审批人同）批准后执行。
2.3.员工在收到被辞退通知后，需办好交接工作和移交手续，在E-HR系统中提交“离职会审”流程，提交书面“离职报告”和“工作交接单”，在EHR系统中提交“离职会审”流程或办理书面离职会签后，行政人事部方可开具相关离职证明。
3.自动离职
连续3天未履行任何请假手续而无出勤记录的人员，视作旷工，按自动离职处理，各部门须一周内必须上报《员工自动离职情况表》至行政人事部备案。
十、培训管理
1目的
1.1规范和促进奥克斯物业公司培训工作持续、系统开展，强化培训管理和培训质量。
1.2通过知识、经验、能力的积累、传播、应用与创新，不断提升员工职业技能与职业素质，满足公司对优秀人才的需要，为公司可持续经营发展提供人才动力，实现企业战略目标。
2适用范围
适用于公司全体员工。
3职责
3.1总经理负责物业公司人力资源开发方针、政策、制度的审批；培训管理制度、年度培训预算及预算外培训费用的审批；评估培训总体效益；负责培训与学习平台、培训机制及培训体系的建立。
3.2行政人事部是物业公司培训的归口管理部门，负责物业公司人力资源开发培训整体方案的设计和质量管理体系方面的培训；相关管理制度体系的制定；培训日常营运管理和基础行政工作；组织实施物业公司级培训工作及培训教案、档案管理；监督检查各服务中心、各部门培训工作的开展和培训效果评估；并协同做好置业行政人事部的整体培训工作。
3.3各服务中心、部门做好本部门的日常在岗培训。
4培训的类别与组织
4.1新员工培训：
指新进员工在试用期间须接受的入职培训。
4.1.1目的：
4.1.1.1让新员工在最短的时间内了解公司历史、发展情况、相关政策、企业文化等，帮助新员工确立自己的职业规划并明确自己未来在企业的发展方向；
4.1.1.2让新员工体会到归属感，满足新员工进入新群体的需要；
4.1.1.3为新员工提供正确的相关公司及工作岗位
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